{"id":3539,"date":"2024-03-12T12:36:34","date_gmt":"2024-03-12T11:36:34","guid":{"rendered":"https:\/\/support.tomedo.de\/handbuch\/tomedo\/kalender\/onlineterminvergabe-durch-patienten-ueber-eine-webseite\/"},"modified":"2024-11-19T22:58:45","modified_gmt":"2024-11-19T21:58:45","slug":"otk-2","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/support.tomedo.de\/handbuch\/tomedo\/kalender\/otk-2\/","title":{"rendered":"Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)"},"content":{"rendered":"\n

F\u00fcr den Betrieb des OTK 2 wird zun\u00e4chst ein Zugang bei https:\/\/app.arzt-direkt.de<\/a> ben\u00f6tigt. Bei Interesse wenden Sie sich daf\u00fcr bitte an unseren Support.<\/p>\n\n\n\n

In tomedo\u00ae erfolgt die Einrichtung anschlie\u00dfend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und \u00f6ffnen Sie das Men\u00fc unter Admin \u2192 Kalender \u2192 Online-Terminkalender 2<\/em>. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox \u201cAktiv\u201d 1<\/mark>. \u00dcber den Button \u201cDashboard\u201d 2<\/mark> gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Der Button „Buchung“ 3<\/mark> ruft die Webseite auf, \u00fcber die die Patienten Termine buchen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

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Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Men\u00fc Admin \u2192  Kalender \u2192 Terminsuche-Favoriten<\/em> in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.<\/p>\n\n\n\n

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Die restliche Konfiguration erfolgt \u00fcber Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausf\u00fchrliche Anleitung dazu finden Sie hier<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Einstellungen<\/h2>\n\n\n\n

Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zus\u00e4tzlich die M\u00f6glichkeit, Einstellungen f\u00fcr die Terminzuordnung in tomedo\u00ae vorzunehmen. F\u00fcr einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter „Einstellungen“ festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald \u00fcbereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, die Zuordnung aber manuell erfolgen soll.<\/p>\n\n\n\n

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Unter dem Reiter „Globale Einstellungen“ finden Sie ab tomedo\u00ae Version 1.114 die M\u00f6glichkeit, \u00fcber die Listen der rechten H\u00e4lfte des Fensters Patienten f\u00fcr die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, k\u00f6nnen nicht im OTK 2 buchen, sondern bekommen eine Absageemail und es wird kein Termin in tomedo\u00ae angelegt.<\/p>\n\n\n\n

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo\u00ae-Patienten gef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr Freitext-Eintr\u00e4ge (untere Liste) wird auf \u00dcbereinstimmung mit allen bef\u00fcllten Feldern gepr\u00fcft, d.h. je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (diese ist sehr eindeutig), sparen Sie sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen m\u00f6chte, wird die Buchung abgelehnt. Geben Sie beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen f\u00fcr die Buchung abgelehnt.<\/p>\n\n\n\n

In der oberen Liste k\u00f6nnen Sie nach bereits in tomedo\u00ae existierenden Patienten suchen. Diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und k\u00f6nnen \u00fcber den „+“-Button zur Block-Liste hinzugef\u00fcgt werden. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse \u00fcbereinstimmt oder<\/strong> Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle \u00fcbereinstimmen.<\/p>\n\n\n\n

In der linken H\u00e4lfte k\u00f6nnen Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie k\u00f6nnen etwa festlegen, ob gesperrte Patienten f\u00fcr einen automatischen Abgleich der Patientendaten ber\u00fccksichtigt werden sollen 1<\/mark>. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.<\/p>\n\n\n\n

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrag mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden 2<\/mark>.<\/p>\n\n\n\n

Die dritte Option 3<\/mark> bewirkt, dass Terminanfragen<\/a> nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder abgesagt werden.<\/p>\n\n\n\n

Des Weiteren k\u00f6nnen Sie festlegen ob es f\u00fcr die automatische Zuordnung von Terminen zu einem Patienten ausreicht, wenn die E-Mail Adresse im Onlinetermin in einer Kartei vorhanden ist. Das Deaktivieren dieser Option ist zum Beispiel f\u00fcr Kinderarztpraxen sinnvoll, wenn die Termine vorrangig von den Eltern der Kinder gebucht werden.<\/p>\n\n\n\n

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Terminanfragen<\/h2>\n\n\n\n

In den Einstellungen des OTK 2 k\u00f6nnen Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen k\u00f6nnen, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und m\u00fcssen durch Mitarbeiter der Praxis best\u00e4tigt oder abgelehnt werden.<\/p>\n\n\n\n

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In der Inbox kann das Modul „OTK“ aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine \u00dcbersicht \u00fcber alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die \u00dcbersicht die Anfragen bei allen Konten.<\/p>\n\n\n\n

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Offline-Termine manuell in OTK2-Termine umwandeln<\/h2>\n\n\n\n

Vorbereitung<\/h3>\n\n\n\n

1. Die Terminsuche hat in den Einstellungen im Terminsuche-Verwaltungsfenster in tomedo\u00ae den Haken f\u00fcr OTK2 gesetzt <\/p>\n\n\n\n

2. In arzt-direkt ist die Terminsuche (Terminart) entweder aktiviert oder deaktiviert. Wenn die Terminart auf aktiv steht, k\u00f6nnen Patienten Ihre Termine verschieben und stornieren. Sollte sie auf deaktiviert stehen, k\u00f6nnen Patienten nur Ihre Termine stornieren.<\/p>\n\n\n\n

Einstellungen \u2192 Online-Terminkalender \u2192 Terminarten<\/em><\/p>\n\n\n\n

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3. Wenn gew\u00fcnscht, Wartelistenfunktion aktivieren unter Einstellungen \u2192 Online-Terminkalender \u2192 Terminarten \u2192 gew\u00fcnschte Termineart \u2192 Extras<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

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Durchf\u00fchrung Arztseite<\/h3>\n\n\n\n

1. Der Termin muss per Terminsuche in tomedo\u00ae vergeben werden (+Neu).<\/p>\n\n\n\n

2. Im Termindetailsfenster auf das arzt-direkt Symbol zum Umwandeln klicken.<\/p>\n\n\n\n

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3. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Umwandlung initiiert wurde. Bitte bearbeiten Sie den Termin nicht, solange die Umwandlung noch nicht abgeschlossen ist.<\/p>\n\n\n\n

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4. Das Termindetailfenster passt sich an und wird nun als Online-Termin gekennzeichnet.<\/p>\n\n\n\n

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Wenn der gebuchte Termin ein Bezahltermin ist, zeigen die arzt-direkt Termindetails auch den zugeh\u00f6rigen Bezahlstatus sowie den Betrag an.<\/p>\n\n\n\n

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Durchf\u00fchrung Patientenseite<\/h3>\n\n\n\n

1. Patient erh\u00e4lt eine Buchungsbest\u00e4tigung von arzt-direkt.<\/p>\n\n\n\n

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2. Diese Mail enth\u00e4lt den Bearbeitungslink. Dieser muss angeklickt und das Geburtsdatum eingegeben werden.<\/p>\n\n\n\n

3. Auf der Bearbeitungsseite kann nun nachtr\u00e4glich der Haken f\u00fcr die Warteliste gesetzt werden. <\/p>\n\n\n\n

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Hinweis:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die verwendetet Terminsuche muss dem OTK bekannt sein, um einen Offline-Termin zu einem Online-Termin umzuwandeln. Wenn Sie den Termin in tomedo\u00ae jedoch nicht \u00fcber eine bestimmte Terminsuche, sondern h\u00e4ndisch angelegt haben, so schaut tomedo\u00ae zun\u00e4chst, ob die angelegte Terminart eindeutig einer bestimmten Terminsuche zugeordnet werden kann und w\u00e4hlt in diesem Fall diese beim Umwandeln automatisch. Sind f\u00fcr die jeweilige Terminart jedoch mehrere m\u00f6gliche Terminsuchen vorhanden, so erfolgt beim Klick auf das arzt-direkt-Symbol im Termindetails-Popoverfenster zun\u00e4chst eine Abfrage, bei der die gew\u00fcnschte zugeh\u00f6rige Terminsuche h\u00e4ndisch ausgew\u00e4hlt werden soll. So kann sichergestellt werden, dass diese in arzt-direkt verwendet wird, wenn ein Patient seinen Termin gern selbst verschieben m\u00f6chte.<\/p>\n\n\n\n

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