Wenn Sie dieses Feature nutzen wollen, muss Ihre Bank Ihnen Ihre Buchungen in einem dieser Formate zur Verf\u00fcgung stellen.<\/p>\n\n\n\n
Einlesen der Buchung<\/h2>\n\n\n\n
Unter Verwaltung \u2192 Privat \/ BG \u2192 Privatabrechnung<\/em> befindet sich unter dem Punkt „Buchungen“ die Buchungs\u00fcbersicht. Per Drag-and-drop oder durch Klicken auf die Fl\u00e4che 1<\/mark> k\u00f6nnen Sie Buchungsdateien oder Kontoausz\u00fcge im v11- oder camt-Format hinzuf\u00fcgen. In dem Fenster oben rechts 2<\/mark> sehen Sie eine \u00dcbersicht der bereits geladenen Buchungsdateien. Diese Tabelle enth\u00e4lt zun\u00e4chst maximal 50 Buchungsdateien. Durch Klicken auf „Weitere Dateien laden“ 3<\/mark> k\u00f6nnen Sie die restlichen Buchungsdateien noch laden.<\/p>\n\n\n\n Auf Nachfrage erg\u00e4nzen Sie das entsprechende Kassenbuch und best\u00e4tigen Ihre Eingabe. Anschlie\u00dfend werden die Buchungen, die in den Kontoausz\u00fcgen bzw. Buchungsdateien codiert sind, am Server verarbeitet. Die Zahlungen werden sowohl in der Rechnung eingetragen als auch, bei ausgew\u00e4hltem Kassenbuch, in diesem vermerkt. Dabei wird zus\u00e4tzlich der Vermerk „Aus Buchungsdatei erstellt.“ gesetzt. Das wiederholte Einlesen derselben Datei wird von tomedo\u00ae als solches erkannt und f\u00fchrt nicht zu Doppelbuchungen, sondern wird ihnen als Warnung angezeigt.<\/p>\n\n\n\n Durch Dr\u00fccken auf „Alle nicht erledigten Buchungen laden“\u00a04<\/mark>\u00a0k\u00f6nnen Sie alle nicht erledigten Buchungen laden, unabh\u00e4ngig von der Buchungsdatei, zu der sie geh\u00f6ren. Durch Dr\u00fccken auf die Punkte\u00a05<\/mark>\u00a0\u00f6ffnet sich ein Popover mit zwei weiteren Einstellungsm\u00f6glichkeiten:<\/p>\n\n\n\n \u00dcber die Buchungstoleranz in Cent k\u00f6nnen Sie einstellen, wie stark ein bezahlter Betrag abweichen darf, um trotzdem von tomedo\u00ae als vollst\u00e4ndig bezahlt akzeptiert zu werden. Im Beispiel wird ein Betrag von 10 Cent angegeben. Werden also in einer Rechnung 10 Cent zu viel oder zu wenig gezahlt, wird dies toleriert. \u00dcberschreitet die Abweichung diese Toleranz, so gilt die Rechnung als nicht vollst\u00e4ndig bezahl bzw. als \u00fcberbezahlt.<\/p>\n\n\n\n Der Rechnungszeitraum gibt an, in welchem Zeitrahmen nach bezahlten Rechnungen gesucht werden soll, um diese mit eingelesenen Rechnungen zu verkn\u00fcpfen. Dies ist wichtig, da sich Rechnungsnummern eventuell \u00e4hneln k\u00f6nnen. So haben Sie vielleicht, bevor Sie Rechnungskreise mit Pr\u00e4fixen genutzt haben, vor zwei Jahren eine Rechnung mit der Rechnungsnummer „100“ erstellt. Nun haben Sie eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer „BG 100“. Um also nicht beide Rechnungen vorgeschlagen zu bekommen oder gar eine falsche Zuordnung zu riskieren, k\u00f6nnen Sie einen Zeitraum eingeben, ab welchem Rechnungen ignoriert und damit nicht mehr vorgeschlagen werden. Im Beispiel werden etwa alle Rechnungen, die \u00e4lter als 12 Monate sind, bei der Zuordnung ignoriert. Unbezahlte Rechnungen werden generell immer (also auch vor dem eingegebenen Zeitraum) angezeigt.<\/p>\n\n\n\n Beim Einlesen von Buchungen versucht tomedo\u00ae automatisch, diese Buchungen \u00fcber den Verwendungszweck mit bereits vorhandenen Rechnungen zu verkn\u00fcpfen. Sie haben dazu zwei M\u00f6glichkeiten, um eine eindeutige Zuordnung zu gew\u00e4hrleisten: Angabe der Referenznummer oder Angabe der Rechnungsnummer.<\/p>\n\n\n\n Generell wird empfohlen, in Ihren Buchungen die Referenznummer im Verwendungszweck zu hinterlegen, da diese immer einzigartig und somit eindeutig zuzuordnen ist. Die Referenznummer kann dabei automatisch \u00fcber das Briefkommando Neben der Referenznummer k\u00f6nnen auch Rechnungsnummern genutzt werden, um Buchungen eindeutig zuzuordnen. Rechnungsnummern sind in der Regel k\u00fcrzer und daher bei der Abrechnung leichter zu handhaben. Hier m\u00fcssen Sie allerdings einige Punkte beachten, damit die Zuordnung so reibungslos wie m\u00f6glich geschieht.<\/p>\n\n\n\n Prinzipiell k\u00f6nnen sowohl Rechnungsnummern ohne als auch mit Pr\u00e4fix zugeordnet werden. Sollten Sie keinen Pr\u00e4fix benutzen, k\u00f6nnen Probleme bei der Erkennung der Rechnungsnummer entstehen, zum Beispiel, wenn im Verwendungszweck zus\u00e4tzlich im Rahmen eines Geburtsdatums des Patienten eine Jahreszahl angegeben wurde, die tomedo\u00ae eventuell als Rechnungsnummer liest. In diesem Fall ist teilweise eine manuelle Zuordnung n\u00f6tig.<\/p>\n\n\n\n Daher empfiehlt sich hier dringend die Verwendung eines (m\u00f6glichst dreistelligen) Pr\u00e4fix, da dies die Verarbeitung durch tomedo\u00ae deutlich vereinfacht. Achten Sie dabei darauf, dass sie keinen Pr\u00e4fix doppelt vergeben, zum Beispiel in unterschiedlichen Rechnungskreisen, da in diesem Fall ebenfalls keine eindeutige Zuordnung m\u00f6glich ist.<\/p>\n\n\n\n Generell k\u00f6nnen Sie in den Verwendungszweck neben der Referenz- oder Rechnungsnummer problemlose weitere Details hinterlegen, wie etwa den Vor- und Nachnamen eines Patienten. Schwierigkeiten k\u00f6nnen erst entstehen, wenn weitere Zahlen im Verwendungszweck auftauchen, die tomedo\u00ae eventuell als Rechnungs- oder Referenznummer lesen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n Hier ein paar Beispiele, wann tomedo\u00ae die eindeutige Zuordnung von Buchungen vornimmt:<\/p>\n\n\n\n Sollte keine eindeutige Zuordnung durch tomedo\u00ae m\u00f6glich sein, da mehrere Nummern als Rechnungs- oder Referenznummern in Frage kommen, erscheint der folgende Dialog:<\/p>\n\n\n\n tomedo\u00ae gibt dabei an, welche Nummern eventuell in Frage kommen. Sie k\u00f6nnen daraufhin entweder die korrekte Nummer im Verwendungszweck im oberen Textfeld markieren oder unten unter „\u2026oder Rechnung ausw\u00e4hlen“ die korrekte Rechnung direkt anklicken. Die Buchung wird daraufhin zugeordnet.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie Rechnungen im PAD-Format einlesen, kann es zu falschen Zuordnungen kommen. Rechnungsnummern in tomedo\u00ae mit mehr als 6 Stellen werden in Buchungsdateien vom PAD-Format auf die letzten 6 Stellen gek\u00fcrzt. Die Zuordnung von Rechnungsnummern in tomedo\u00ae und PAD-Rechnungsnummer erfolgt dann nicht.<\/p>\n\n\n\n Um dies zu umgehen, k\u00f6nnen Sie in den tomedo\u00ae Einstellungen unter Praxis \u2192<\/em> Abrechnung<\/em> aktivieren, dass Rechnungen im PAD-Format eingelesen werden.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr jede Buchung erscheint eine Statusmeldung. Diese Statusmeldungen k\u00f6nnen die folgenden Informationen enthalten:<\/p>\n\n\n\n Tabellenspalten, die nicht ben\u00f6tigt werden, k\u00f6nnen durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf und Entfernen des entsprechenden H\u00e4kchens verborgen werden. Unterschiede zwischen Buchungsdatum und Valutadatum 3<\/mark> kommen durch die internen Prozesse der Bank zustande.<\/p>\n\n\n\n Buchungen, die zweifelsfrei einer Rechnung zugeordnet werden k\u00f6nnen, werden mit wei\u00dfem Hintergrund dargestellt. Anderenfalls gibt es je nach Typ der Statusmeldung 4<\/mark> die folgende farbliche Codierung:<\/p>\n\n\n\n Im Info-Feld finden Sie eine n\u00e4here Erl\u00e4uterung zu der jeweiligen Statusmeldung. Jede Statusmeldung kann durch Klicken von „Erledigt“ beseitigt werden. Es wird empfohlen, dies erst nach Beheben der Ursache der Statusmeldung zu tun. Um jederzeit eine schnelle \u00dcbersicht \u00fcber alle m\u00f6glichen Statusmeldungen und Empfehlungen zur Behebung der Ursachen der Meldung zu haben, k\u00f6nnen Sie die folgende Tabelle ausdrucken:<\/p>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo_handbuch_Buchung_buchungsuebersicht.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo-handbuch-einlesen-von-buchungen-zu-rechnungen-popover-einstellungen.png\")
<\/figure>\n\n\n\nAutomatische Zuordnung via Verwendungszweck<\/h2>\n\n\n\n
Zuordnung \u00fcber die Referenznummer<\/h3>\n\n\n\n
$[pr_referenznummerDE]$<\/code> erzeugt werden. Sie k\u00f6nnen dieses Briefkommando zum Beispiel auch in Rechnungsvorlagen verwenden, um die Referenznummer jederzeit in den Rechnungen hinterlegt zu haben.<\/p>\n\n\n\nZuordnung \u00fcber Rechnungsnummern<\/h3>\n\n\n\n
Wann die Zuordnung funktioniert<\/h3>\n\n\n\n
Verwendungszweck<\/strong><\/td> Zuordnung<\/strong><\/td><\/tr> 123KVG2121 2<\/td> Rechnungsnummer mit Pr\u00e4fix „KVG2121“ wird erkannt<\/td><\/tr> 123 KVG21219<\/td> Rechnungsnummer mit Pr\u00e4fix „KVG2121“ wird nicht erkannt, da direkt eine weitere Ziffer („9“) ohne Leertaste folgt<\/td><\/tr> abcKVG2121abc<\/td> Rechnungsnummer mit Pr\u00e4fix „KVG2121“ wird erkannt<\/td><\/tr> 1243242343 340 244432342<\/td> Zahl „340“ als Rechnungsnummer erkannt<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n ![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo-handbuch-einlesen-von-buchungen-automatisch-nicht-erkannt-1024x655.png\")
<\/figure>\n\n\n\nErkennung von Rechnungen aus dem PAD-Format<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo-handbuch-einlesen-von-buchungen-zu-rechnungen-pad-format.png\")
<\/figure>\n\n\n\nUmgang mit Statusmeldungen<\/h2>\n\n\n\n
\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo_handbuch_Buchung_Doppelklick-1024x678.png\")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/support.tomedo.de\/wp-content\/uploads\/2024\/03\/tomedo_handbuch_Buchung_Rechtsklick-1024x680.png\")
<\/figure>\n\n\n\n