{"id":4464,"date":"2024-03-18T13:03:39","date_gmt":"2024-03-18T12:03:39","guid":{"rendered":"https:\/\/support.tomedo.de\/handbuch\/tomedo\/kommunikation-mit-aerzten-patienten\/briefschreibung\/verwaltung-der-briefvorlagen-und-formulare\/"},"modified":"2025-04-02T13:09:11","modified_gmt":"2025-04-02T11:09:11","slug":"verwaltung-der-briefvorlagen-und-formulare","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/support.tomedo.de\/handbuch\/tomedo\/kommunikation-mit-aerzten-patienten\/briefschreibung\/verwaltung-der-briefvorlagen-und-formulare\/","title":{"rendered":"Verwaltung der Briefvorlagen und Formulare"},"content":{"rendered":"\n

NUR ADMINISTRATOR<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

In der Praxis ben\u00f6tigte Briefvorlagen und Dateien lassen sich \u00fcber Admin \u2192 Vorlagen (Briefe, Rechnungen, PDF-Formulare)<\/em> erfassen und sortieren. Die Tabelle 1<\/mark> gibt eine \u00dcbersicht aller vorhandenen Vorlagen. \u00dcber die Eigenschaft „sichtbar“ k\u00f6nnen Sie Briefvorlagen in tomedo\u00ae anzeigen lassen. Die Eigenschaft „Formular“ gibt an, ob die entsprechende Datei als Formular (Modus Datei: keine Textersetzungen bzw. keine Kommandos) oder als Brief (Modus Einzel und Modus Serie: Unterst\u00fctzung von Textersetzungen bzw. Kommandos) verwendet werden soll.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcber die Spalte „Typ“ k\u00f6nnen Sie sehen, woher die Vorlagen stammen. Das blaue „Z“ zeigt an, dass es sich um eine mitgelieferte Vorlage von zollsoft handelt. Vorlagen mit der roten tomedo\u00ae-Tomate stammen aus dem Tausch-Center. Wenn kein Symbol zu sehen ist, handelt es sich um eine selbst hinzugef\u00fcgte Vorlage.<\/p>\n\n\n\n

Rot markierte Eintr\u00e4ge sind nicht vorhanden, lila markierte m\u00fcssen noch repariert werden.<\/p>\n\n\n\n

Interne Vorlagen sind in Orange dargestellt. F\u00fcr die Funktion von tomedo\u00ae ist es wichtig, dass diese Vorlagen nicht gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n\n\n

Die untere Tabelle „Sichtbar“ 2<\/mark> zeigt \u2013 getrennt nach Briefvorlagen und Formularen \u2013 alle sichtbaren Vorlagen und Formulare und deren Kategorie an. Sofern ein Eintrag in dieser Tabelle von den Formularen<\/a> kommt, ist dieser kursiv<\/em> ausgeschrieben.<\/p>\n\n\n\n

Auf der rechten Seite ist eine Vorschau 3<\/mark> des momentan ausgew\u00e4hlten Briefes zu sehen. Der Bereich unterhalb der Vorschau 4<\/mark> zeigt zus\u00e4tzliche Informationen \u00fcber die ausgew\u00e4hlte Briefvorlage an. Dazu geh\u00f6ren das Datum der Erstellung, die Gr\u00f6\u00dfe der Datei, zus\u00e4tzliche Informationen, eventuell zugeordnete Kategorien, sowie welcher Drucker als Standard f\u00fcr diese Vorlage ausgew\u00e4hlt ist. <\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ab der v1.152 k\u00f6nnen Sie au\u00dferdem in einem zus\u00e4tzlichen Drop-Down-Men\u00fc die Druckkonfiguration einer anderen Vorlage \u00fcbernehmen.
Des Weiteren kann ein Kartei-K\u00fcrzel f\u00fcr die Vorlage angelegt werden.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcber das rechte Feld 5<\/mark> k\u00f6nnen Dateien, die nicht vorhanden sind oder repariert werden m\u00fcssen, \u00fcber Drag-and-drop in die entsprechende Vorlage eingef\u00fcgt werden.<\/p>\n\n\n\n

Wenn es sich bei der ausgew\u00e4hlten Vorlage um eine interne, durch zollsoft ausgelieferte Vorlage handelt, so stehen Ihnen zwei weitere Buttons 6<\/mark> zur Verf\u00fcgung. \u00dcber „Serverversion“ k\u00f6nnen Sie die aktuellste Version der Vorlage herunterladen. Sollten Sie bereits \u00fcber diese Version verf\u00fcgen, erscheint ein Hinweis von tomedo\u00ae. Au\u00dferdem k\u00f6nnen Sie \u00fcber die „Historie“ alle vorherigen Versionen der Vorlage einsehen.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Auf der linken Seite sehen Sie alle Versionen, die aktuell oder in der Vergangenheit in Ihrem tomedo\u00ae installiert worden sind. Dabei ist sowohl das Erstellungsdatum als auch der Nutzer, welcher die Vorlage hinzugef\u00fcgt hat, ersichtlich.<\/p>\n\n\n\n

Wenn Sie eine vergangene Version anklicken, haben Sie die M\u00f6glichkeit, diese \u00fcber den entsprechenden Button unten wieder herzustellen. \u00dcber den Button „zur\u00fcck zur \u00dcbersicht“ gelangen Sie wieder in die Vorlagenverwaltung.<\/p>\n\n\n\n

Vorbereitung<\/h2>\n\n\n\n

Bitte lesen Sie vorher die Hilfen zum Erstellen von Briefen<\/a> und Brief-Popover in der Kartei<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Hinzuf\u00fcgen von Vorlagen<\/h2>\n\n\n\n

Briefvorlagen-Formulare k\u00f6nnen (gew\u00f6hnlich als .doc-, .docx- oder .pdf-Datei) einfach in die Tabelle 1<\/mark> gezogen werden. Daraufhin wird eine neue Vorlage erstellt. Alternativ k\u00f6nnen Sie auch eine Datei in die Drop-Zone (Datei-Symbol 5<\/mark>) schieben. Dann wird die selektierte Vorlage \u00fcberschrieben. Sie k\u00f6nne auch aus der Drop-Zone die Datei auf den Desktop schieben, um eine Kopie zu erstellen.<\/p>\n\n\n\n

Formulare-Dateipool f\u00fcr die Praxis<\/h2>\n\n\n\n

F\u00fcr Formulare, auf die \u00fcber die Briefschreibung zugegriffen werden kann, bieten sich schnelllebige oder seltene Formulare an, deren Implementierung in tomedo\u00ae zu aufwendig w\u00e4re. Das Praxispersonal kann sich solch eine Vorlage \u00fcber den Brieferstell-Dialog in die Kartei des Patienten \u00fcbernehmen, elektronisch ausf\u00fcllen und ausdrucken (z.B. f\u00fcr PDF-Dateien die Programme Vorschau oder Adobe Reader). Achten Sie darauf, dass das entsprechende Formular in der Tabelle erscheint und als sichtbar und \u00fcber die Checkbox als Formular markiert ist. Nur dann hat das Praxispersonal den richtigen Zugriff.<\/p>\n\n\n\n

Briefvorlagen \u2013 Automatisches Ausf\u00fcllen von Textmarken<\/h2>\n\n\n\n

Arztbriefe unterscheiden sich in tomedo\u00ae von Formularen durch die M\u00f6glichkeit, gesetzte Textmarken gezielt durch spezifische Informationen \u00fcber den Patienten, Schein, etc. zu ersetzen. Die Adresse des Empf\u00e4ngers soll im Serienbrief beispielsweise individuell angepasst werden, w\u00e4hrend der Hauptinhalt konstant bleibt. Auch k\u00f6nnen patientenspezifische Karteieintr\u00e4ge automatisch \u00fcbernommen werden.<\/p>\n\n\n\n

Daf\u00fcr gibt es in tomedo\u00ae einige Kommandos, die bei der Erstellung einer Briefvorlage angewendet werden k\u00f6nnen. Die zugeh\u00f6rige Skript-Sprache in tomedo\u00ae hei\u00dft ZSBriefBasic und befindet sich in st\u00e4ndiger Weiterentwicklung, um den Anspr\u00fcchen verschiedener Praxen gerecht zu werden.<\/p>\n\n\n\n

tomedo\u00ae setzt auf DOCX als offenes Datei-Format f\u00fcr formatierten Text. Deswegen ist es m\u00f6glich, dass jeder seine eigene Lieblings-Textverarbeitung verwenden kann, solange sie .docx zum Lesen und Speichern unterst\u00fctzt. Microsoft Word und Libre Office unterst\u00fctzen diesen Standard gut.<\/p>\n\n\n\n

Trotzdem muss bei der Erstellung von Briefvorlagen die Kompatibilit\u00e4t gepr\u00fcft werden. Daher ist es empfehlenswert, dieselbe Textverarbeitung praxisweit einzusetzen. Andernfalls sollte die Vorlage auf allen eingesetzten Textverarbeitungen getestet werden.<\/p>\n\n\n\n

Empfohlenes Vorgehen f\u00fcr Textmarker<\/h2>\n\n\n\n
    \n
  1. W\u00e4hlen Sie die „kompatibelste“ Textverarbeitung f\u00fcr das Erstellen der Vorlage, falls Sie mehrere einsetzen. (Erst MS Word, dann Libre Office, dann alle anderen.)<\/li>\n\n\n\n
  2. Designen Sie die Vorlage ohne Kommandos (in der Textverarbeitung).<\/li>\n\n\n\n
  3. Erg\u00e4nzen Sie die Kommandos m\u00f6glichst in einem Rutsch (in der Textverarbeitung).<\/li>\n\n\n\n
  4. Klicken Sie auf „Repariere Vorlage“ in tomedo\u00ae, um ggf. automatisch Anpassungen vornehmen zu lassen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Kommandos von ZSBriefBasic werden durch die Anfangssequenz $[<\/code> und die Endsequenz ]$<\/code> gekennzeichnet, also allgemein $[Kommandoname]$<\/code> oder als Beispiel: $[adressfeld_empfaenger]$<\/code> .<\/p>\n\n\n\n

    Kommandos k\u00f6nnen im Kontext der Briefschreibung, aber auch f\u00fcr interne Vorlagen verwendet werden (interner Kontext).<\/p>\n\n\n\n

    Folgende interne Vorlagen werden derzeit von tomedo\u00ae angewendet<\/h2>\n\n\n\n
      \n
    • Einkaufsliste<\/li>\n\n\n\n
    • Kalendertag<\/li>\n\n\n\n
    • Karteiexport<\/li>\n\n\n\n
    • Laborbefund mit Text<\/li>\n\n\n\n
    • Laborbefund ohne Text<\/li>\n\n\n\n
    • Laborwerteverlauf chronologisch<\/li>\n\n\n\n
    • Laborwerteverlauf kumulativ<\/li>\n\n\n\n
    • MarcumarplanKE<\/li>\n\n\n\n
    • Medikamentenplan<\/li>\n\n\n\n
    • Nur Adressfeld, DIN A4<\/li>\n\n\n\n
    • Patientenliste<\/li>\n\n\n\n
    • Patiententermine<\/li>\n\n\n\n
    • Rezept<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Achtung:<\/strong> Interne Vorlagen (gekennzeichnet durch \"\") m\u00fcssen zwingend vorhanden sein, damit tomedo\u00ae einwandfrei funktioniert.<\/p>\n\n\n\n

      Achtung:<\/strong> Die Vorlage wird \u00fcber Ihren Namen identifiziert (wie in der Spalte „Vorlage“ angegeben).<\/p>\n\n\n\n

      Befehle mit Parameter<\/h2>\n\n\n\n

      Bei Kommandos mit Parametern (Admin \u2192 Briefkommando-Liste \u2192 Platzhalter \u2192 Text mit Parameter)<\/em> werden die einzelnen Parameter jeweils durch ein Leerzeichen (Space) getrennt. Einige Kommandos akzeptieren als Parameter auch Befehle, die selbst Parameter erfordern. Diese Parameter werden in eckigen Klammern [_ _ _]<\/code> zusammengefasst. Je nach Kommando k\u00f6nnen auch optionale Parameter vorhanden sein.<\/p>\n\n\n\n

      Wird als Parameter ein Text verlangt, so werden auszugebende Leerzeichen durch _<\/code> dargestellt.<\/p>\n\n\n\n

      Im Ausgabeformat bestimmter Kommandos (z.B. if, if_then, kommandorahmen) k\u00f6nnen auch die Steuerbefehle \\t (Tabulator) und \\r\\n (neuer Absatz) verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

      Diese Befehle k\u00f6nnen jeweils einzeln getestet werden, indem im Anzeigefeld des Befehls die gew\u00fcnschten Parameter mit angegeben werden.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Selektion von Karteieintr\u00e4gen<\/h2>\n\n\n\n

      Nutzen Sie das x-Kommando (Admin \u2192 Briefkommando-Liste \u2192 Medizinische Dok. \u2192 x)<\/em>, um Karteieintr\u00e4ge automatisch oder in Auswahl zu \u00fcbernehmen. Sie k\u00f6nnen verschiedene Formatierungseinstellungen vornehmen und in Klammern (_ _ _)<\/code> angeben, welche Karteieintr\u00e4ge zusammengefasst dargestellt werden sollen. Durch Klick auf „Beispiel“ wird das Kommando f\u00fcr die aktuell gew\u00e4hlte Kartei ausgef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Zur \u00dcbernahme von Labordaten stehen die Kommandos „lab“ und „labor“ zur Verf\u00fcgung. Der „lab“-Befehl kann in eine vorgegebene Tabelle eingesetzt werden oder dient f\u00fcr eine blockweise Darstellung der Ergebnisse. Der Befehl „labor“ erzeugt eine eigene Tabelle mit den angegebenen Parametern. Analog zum „labor“-Befehl kann mit dem Kommando „medikamentenplan“ eine Tabelle des Medikamentenplans erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n

      Im Reiter „dmp“ stehen Kommandos zur \u00dcbernahme von Eintr\u00e4gen aus DMP-Dokumentationen zur Verf\u00fcgung. F\u00fcr den Zeitraum kann entweder ein bestimmtes Quartal, das jeweils aktuelle Quartal oder das Datum der letzten Dokumentation gew\u00e4hlt werden. Bei expliziter Auswahl eines Quartals wird die zuletzt abgeschlossene Dokumentation vom Quartal des Formularjahres verwendet.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Sofern Sie das Programm ImpfDocNE\u00ae zur Dokumentation von Impfungen verwenden, steht Ihnen auch der Befehl f\u00fcr den Impfstatus zur Verf\u00fcgung. Damit wird eine Tabelle aller geplanten und bereits durchgef\u00fchrten Impfungen erzeugt.<\/p>\n\n\n\n

      Expertenteil (f\u00fcr Administratoren und zollsoft-Mitarbeiter)<\/h2>\n\n\n\n

      Es besteht die M\u00f6glichkeit, \u00fcber sogenannte Key-Paths auf bestimmte Attribute zuzugreifen. Die allgemeine Syntax daf\u00fcr lautet:<\/p>\n\n\n\n

      $[&some.keypath]$<\/code><\/p>\n\n\n\n

      wobei „some<\/code>“ eines der Objekte „p<\/code>“ (Patient), „pr<\/code>“ (Rechnung) oder „termin<\/code>“ (Termin) ist, und „keypath<\/code>“ ein relativer Pfad zu einem Patienten-, Rechnungs- oder Termin-Objekt ist.<\/p>\n\n\n\n

      Sie finden die \u00dcbersicht der Keypaths unter Admin \u2192 Briefkommando-Liste<\/em> im Reiter „Keypath“.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Um Keypaths auszuprobieren, k\u00f6nnen Sie eine Testperson ausw\u00e4hlen. \u00dcber den „+“-Button 1<\/mark> wird von tomedo\u00ae ein beliebiger Patient mit vorhandener Rechnung ausgew\u00e4hlt. Sie k\u00f6nnen allerdings zum Beispiel auch eine konkrete Patientennummer in das entsprechende Feld eintrage, um einen Patienten nach Wahl zu laden.<\/p>\n\n\n\n

      \u00dcber den Konfigurator 2<\/mark> k\u00f6nnen Sie nun verschiedene Keypaths testen, die Ihnen unter Einbezug des gew\u00e4hlten Patienten angezeigt werden.<\/p>\n\n\n\n

      In der ersten Zeile 3<\/mark> kann der Keypath eingegeben werden. Dabei geht es nur um das Objekt und eventuelle Attribute, da „$[&<\/code>“ am Anfang und „]$<\/code>“ am Ende bereits automatisch angegeben sind. Wenn Sie zum Beispiel nur das Objekt „p<\/code>“ oder „pr<\/code>“ eintragen und die Enter-Taste bet\u00e4tigen, erscheint im Feld „Attribute“ 4<\/mark> eine Liste von m\u00f6glichen Attributen, die Sie mit diesem Objekt kombinieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Wenn Sie in den Attributen eine Zeile angeklickt haben, wird diese automatisch oben dem Keypath hinzugef\u00fcgt 5<\/mark>. In diesem Fall wurde an das „p<\/code>“ also das Attribut „authorFirstName<\/code>“ angeh\u00e4ngt.<\/p>\n\n\n\n

      Im Ergebnisfeld 6<\/mark> unterhalb des Keypaths wird anhand des Testpatienten angezeigt, welche Antwort das System f\u00fcr den entsprechenden Keypath gibt. Im Beispiel ist also „Max“ als Vorname des Patienten „Max Mustermann“ angegeben. So k\u00f6nnen Sie sich mit den Keypaths vertraut machen und einsehen, wie eventuelle Ergebnisse aussehen, wenn Sie diese in Briefen oder Formularen verwenden m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n

      Um das letzte angeh\u00e4ngte Attribut wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil-Button 7<\/mark>. So gelangen Sie auch automatisch zur\u00fcck in die Auswahl, in welcher Ihnen alle zur Verf\u00fcgung stehenden Attribute im unteren Feld aufgelistet werden.<\/p>\n\n\n\n

      Wollen Sie weitere Beispiele f\u00fcr Keypaths und ihre Ergebnisse sehen, k\u00f6nnen Sie auch auf den Reiter „Beispielliste“ 8<\/mark> klicken.<\/p>\n\n\n\n

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