Technische Hinweise zur Test- und Datenkonvertierung

Die Test-Konvertierung stellt keine vollständige Migration Ihrer Daten aus dem bisherigen Praxisverwaltungssystem (PVS) dar.

Etwa 50 % der Daten werden in der Test-Konvertierung anonymisiert bzw. verschlüsselt dargestellt. Dadurch kann es vorkommen, dass bestimmte Informationen nicht vollständig sichtbar sind.

In der Test-Konvertierung sind viele personenbezogene Daten anonymisiert. Daher kann es sein, dass Patient:innen nicht über ihren Namen gefunden werden können.

In diesem Fall empfiehlt es sich, stattdessen nach der Patienten-ID oder Patientennummer zu suchen.

Die Anonymisierung dient dazu, die Testumgebung von der späteren Produktivumgebung zu unterscheiden und gleichzeitig den Datenschutz während der Testphase zu gewährleisten.

 Dokumente aus Ihrem vorherigen Praxisverwaltungssystem (z. B. Arztbriefe oder eingescannte Dokumente) finden Sie in den Karteieinträgen unter den folgenden Kategorien:

• DOK_ALT
• ABR_ALT

Diese Einträge enthalten die aus dem Altsystem übernommenen Dokumente.

 In der Test-Konvertierung kann es vorkommen, dass bestimmte Dokumente nicht verfügbar sind. In diesem Fall erscheint die Meldung:

„Wegen Demo nicht verfügbar“

Der Grund dafür ist, dass die Test-Konvertierung nicht die vollständige Datenbank des Altsystems enthält.

Nein. Die Test-Konvertierung enthält nur einen Teil der Daten aus Ihrem bisherigen System. Daher kann es sein, dass:

• einige Dokumente fehlen
• bestimmte Dateien ausgeblendet sind
• einzelne Inhalte nicht geöffnet werden können

Die vollständigen Daten stehen erst nach der finalen Migration im Produktivsystem zur Verfügung.

Um zu prüfen, ob Diagnosen aus dem bisherigen System übernommen wurden, suchen Sie in den Karteieinträgen nach folgenden Kategorien:

• DIA – Akutdiagnosen
• DDI – Dauerdiagnosen

Dort werden die im Rahmen der Konvertierung übernommenen Diagnosen angezeigt.

Öffnen Sie die entsprechenden Karteieinträge (DIA oder DDI) und prüfen Sie:

• ob die Diagnose vorhanden ist
• ob das Diagnosedatum korrekt übernommen wurde
• ob der dokumentierende Nutzer korrekt hinterlegt ist

Bei der Migration wird zu jeder Diagnose ein dokumentierender Benutzer hinterlegt.

Überprüfen Sie daher, ob das Nutzerkürzel mit der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt übereinstimmt. So stellen Sie sicher, dass die Zuordnung im neuen System korrekt ist.

• Was ist der Bundeseinheitliche Medikationsplan (BMP)?
  • Der BMP ist ein Dokument, das die Medikationsdetails eines Patienten enthält. Es kann nach der Konvertierung anders dargestellt werden und erfordert möglicherweise eine Überprüfung und Anpassung der Karteieinträge.

• Wie finde ich den BMP-Eintrag in den Karteieinträgen?
  • Suchen Sie nach dem Karteieintrag „BMP“. Wenn dieser nicht vorhanden ist, prüfen Sie, ob der BMP als Anhang unter den Einträgen „ABR-ALT“ oder „DOK-ALT“ abgelegt wurde.

• Was mache ich, wenn der BMP-Eintrag nicht gefunden wird?
  • Wenn der BMP-Eintrag nicht vorhanden ist, können Sie versuchen, den BMP als Anhang in den Karteieinträgen „ABR-ALT“ oder „DOK-ALT“ abzulegen, entweder als PDF oder XML-Datei.

• Wie kann ich das BMP-Dokument einlesen?
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die Option „Versuche, als BMP einzulesen“, um das Dokument in den BMP-Eintrag zu übertragen.

• Was passiert, wenn ich den BMP-Eintrag nicht sehe?
  • Falls der BMP-Eintrag nicht sichtbar ist, stellen Sie sicher, dass Sie nach den relevanten Einträgen wie „ABR-ALT“ oder „DOK-ALT“ suchen, die das BMP möglicherweise enthalten.

• Wo finde ich zusätzliche Informationen zur Medikamentenverwaltung?
  • Weitere Informationen zur Medikamentenverwaltung und zum Umgang mit BMP-Einträgen finden Sie in den späteren Kapiteln des Handbuchs zur Medikamentenverwaltung.
• Kann ich den BMP-Eintrag nach der Konvertierung noch bearbeiten?
  • Ja, nach der Konvertierung kann der BMP-Eintrag angepasst werden, falls er in einer anderen Form angezeigt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Schritte zur Überprüfung und Anpassung des Eintrags unternehmen.

Sonografie-Bilder finden Sie im Karteieintrag „SON“.

Es kann vorkommen, dass nicht alle Bilder vollständig angezeigt werden, da nicht der gesamte Datenstamm des vorherigen Systems in der Test-Konvertierung übernommen wurde.

Wenn das Bild nicht korrekt angezeigt wird, könnte dies an unvollständigen Daten aus der vorherigen Systemumstellung liegen. Stellen Sie sicher, dass die Migration alle relevanten Daten berücksichtigt.

Ja, das Bild wird als Anhang angezeigt, den Sie öffnen können, um die Sonografie-Untersuchung einzusehen. Wenn das Bild nicht im richtigen Format vorliegt, könnte dies durch die Test-Konvertierung bedingt sein.

Überprüfen Sie, ob im Karteieintrag „SON“ alle Bilder sichtbar sind und ob sie vollständig geladen werden. Falls nicht, liegt dies möglicherweise an fehlenden Daten aus dem vorherigen System.

Ja, wie bei den Sonografie-Bildern können auch andere Dateianhänge nicht vollständig angezeigt werden, wenn der Datenstamm aus dem vorherigen System nicht vollständig in die Test-Konvertierung übernommen wurde.

Formulare werden nicht in jedem Fall vollständig übernommen. Es kommt darauf an, wie die Formulare im Altsystem gespeichert wurden.

Formulare, die im Altsystem direkt im System erstellt wurden, können nicht konvertiert werden.

Diese Formulare stehen in tomedo® nur noch als informativer Texteintrag zur Verfügung.

Nein. Diese Formulare können nicht wie gewohnt weiterverwendet oder bearbeitet werden.

Weil systemintern erstellte Formulare aus dem Altsystem technisch nicht in ein weiterverwendbares Formularformat übernommen werden können.

Formulare, die im Altsystem als Dokumente hinterlegt wurden, zum Beispiel als PDF- oder DOC-Datei, werden übernommen.

Als Dokument hinterlegte Formulare stehen Ihnen auch in tomedo® weiterhin zur Verfügung.

Wenn ein Formular nicht bearbeitbar ist und nur als Texteintrag erscheint, wurde es nicht als nutzbares Formular konvertiert, sondern nur informativ übernommen.

Nein. Diese Formulare sind nach der Übernahme nicht mehr als bearbeitbare Formulare verfügbar.

Prüfen Sie, ob wichtige Formulare im Altsystem als Dokumente oder direkt im System angelegt wurden. Nur als Dokument hinterlegte Formulare stehen Ihnen auch nach der Migration weiter zur Verfügung.

Es sollte stichprobenartig geprüft werden, ob die Abrechnungsscheine der bisherigen Patientinnen und Patienten korrekt übernommen wurden.

Öffnen Sie die Patientenkartei und schauen Sie in die rechte Tabelle. Dort finden Sie die Buttons für die verschiedenen Abrechnungsarten.

Dort finden Sie zum Beispiel Abrechnungsarten wie GKV oder Privat.

Klicken Sie auf die gewünschte Abrechnungsart, zum Beispiel GKV, und wählen Sie anschließend im Drop-down-Menü einen alten Abrechnungsschein aus.

Alte Abrechnungsscheine sind über das Datum des jeweiligen Quartals gekennzeichnet, zum Beispiel „1/2024“.

Geprüft werden sollten die konkreten Leistungen, die EBM-Ziffern, das Datum, der Leistungserbringer sowie der abrechnende Arzt oder die abrechnende Ärztin.

Ja. Es sollte zusätzlich geprüft werden, ob die korrekten Diagnosen auf den Scheinen stehen.

Über den Button „Schein zeigen“ können Sie kontrollieren, ob die Versicherungsdaten der Patientinnen und Patienten korrekt übernommen wurden.

Sie können damit auch prüfen, ob die Scheinart korrekt übernommen wurde, zum Beispiel „Ärztliche Behandlung“ oder „Mit-/Weiterbehandlung“.

Mit der Stichprobenprüfung lässt sich feststellen, ob die übernommenen Abrechnungsdaten vollständig und korrekt in das neue System übertragen wurden.

In diesem Fall sollte der betroffene Schein dokumentiert und im Rahmen der Testdatenmigration zur Prüfung gemeldet werden.

Am besten prüfen Sie stichprobenartig verschiedene Patientinnen und Patienten aus unterschiedlichen Quartalen und Abrechnungsarten.

Nein. Abrechnungsdaten werden mit Ausnahme der KV-Abrechnung nicht in strukturierter oder abrechnungsfähiger Form in das neue System übernommen.

Betroffen sind Privatabrechnungen, DMP, BG-Abrechnungen, HzV, HKS und oKFE.

Die KV-Abrechnung ist nicht betroffen. Sie wird 1:1 übernommen und steht im neuen System vollständig zur Verfügung.

Nein. Diese Abrechnungsbereiche stehen nicht in einer direkt weiterverwendbaren oder abrechnungsfähigen Form zur Verfügung.

Diese Bereiche müssen in tomedo® neu angelegt beziehungsweise manuell erfasst werden.

Weil sie technisch nicht in einer strukturierten und abrechnungsfähigen Form aus dem Altsystem übernommen werden können.

Privatabrechnungen müssen vor der Echt-Datenkonvertierung im Altsystem vollständig abgeschlossen werden, da sie nicht strukturiert übernommen werden.

Auch DMP-Abrechnungen müssen vor der Umstellung im Altsystem abgeschlossen werden und bei Bedarf später in tomedo® neu angelegt werden.

Diese Abrechnungsarten müssen ebenfalls vor der Echt-Datenkonvertierung im Altsystem vollständig abgeschlossen werden.

Dann besteht das Risiko, dass sie im neuen System nicht vollständig oder nicht abrechnungsfähig weitergeführt werden können.

Ja. Es sollte geprüft werden, welche Abrechnungsfälle neu angelegt oder manuell nacherfasst werden müssen.

Weil nur die KV-Abrechnung vollständig übernommen wird. Alle anderen genannten Abrechnungsarten benötigen vor und nach der Umstellung besondere Aufmerksamkeit.

Alle laufenden oder noch nicht final bearbeiteten Privatabrechnungen sollten im Altsystem vollständig abgeschlossen werden.

DMP-Abrechnungen sollten vor der Umstellung vollständig bearbeitet und abgeschlossen sein.

Offene BG-Abrechnungen sollten vor der Migration nicht im Zwischenstand verbleiben, sondern vollständig beendet werden.

HzV-Fälle sollten im Altsystem vollständig abgeschlossen werden.

Alle Hautkrebsscreening-Abrechnungen sollten vor der Umstellung abgeschlossen sein.

Auch die organisierte Krebsfrüherkennung sollte vor der Echt-Datenkonvertierung vollständig abgeschlossen werden.

Nicht abgeschlossene, nur teilweise bearbeitete oder noch in Vorbereitung befindliche Abrechnungsfälle in den genannten Bereichen sollten möglichst vermieden werden.

Es ist sinnvoll, vor der Umstellung zu dokumentieren, welche Fälle in den betroffenen Abrechnungsbereichen zuletzt bearbeitet oder abgeschlossen wurden.

Legen Sie intern fest, wer nach der Umstellung betroffene Abrechnungsbereiche in tomedo® neu anlegt oder manuell nacherfasst.

Planen Sie ein, dass betroffene Abrechnungsbereiche im neuen System manuell ergänzt oder neu aufgebaut werden müssen.

Es sollte vor allem geprüft werden, ob die Patiententermine vollständig übernommen wurden.

Wählen Sie stichprobenartig einige Patientinnen und Patienten aus und vergleichen Sie die in tomedo® angezeigten Termine mit den Terminen aus Ihrem vorherigen System.

Es werden nur die Termine angezeigt, die zum Zeitpunkt der Konvertierung bereits vereinbart waren.

Fehlende Termine können darauf zurückzuführen sein, dass diese zum Zeitpunkt der Konvertierung noch nicht im Altsystem angelegt oder nicht Bestandteil der übernommenen Testdaten waren.

Die Prüfung sollte stichprobenartig erfolgen.

Am besten wählen Sie mehrere Patientinnen und Patienten mit unterschiedlichen bereits geplanten Terminen aus, um die Übernahme sinnvoll zu prüfen.

Die Kalenderfunktionen finden Sie sowohl in der Tagesliste als auch in der Kartei im oberen rechten Bereich der Tagesliste.

Das Ziel ist festzustellen, ob die übernommenen Termine im Rahmen der Test-Konvertierung vollständig und plausibel dargestellt werden.

Der betroffene Fall sollte dokumentiert und im Rahmen der Testprüfung gemeldet werden.

Nein. Für die Prüfung der Datenkonvertierung sind nur die Termine relevant, die bereits zum Zeitpunkt der Konvertierung vereinbart waren.

Nur durch den direkten Vergleich mit dem vorherigen System lässt sich beurteilen, ob die Terminübernahme vollständig war.

Besonders wichtig ist die Prüfung von bereits geplanten Patiententerminen, da diese im Zuge der Test-Konvertierung vollständig übernommen worden sein sollten.

Es sollte geprüft werden, ob alle bisher ausgestellten Verordnungen auch in tomedo® vorhanden sind.

Klicken Sie im linken oberen Teil der Symbolleiste auf Mediks. So gelangen Sie in die Medikamentenverordnung des aktuell ausgewählten Patienten.

Unter dem Punkt bisher können Sie die bereits getätigten Verordnungen einsehen.

Vergleichen Sie die dort angezeigten Verordnungen mit den Verordnungen aus Ihrem vorherigen System. Diese sollten sich möglichst decken.

Fehlende Verordnungen sollten dokumentiert und im Rahmen der Testdatenprüfung gemeldet werden.

Den Inhalt des BMP finden Sie in der Medikamentenverordnung unter dem Punkt Plan.

Ja. Alte BMPs können in der Patientenkartei möglicherweise als PDF-Dateien enthalten sein.

Per Rechtsklick kann versucht werden, dieses Dokument auszulesen und in die BMP-Übersicht in tomedo® zu übertragen.

Ja. Einerseits sollten die bisherigen Verordnungen geprüft werden, andererseits sollte kontrolliert werden, ob der BMP korrekt übernommen oder einlesbar ist.

Das Ziel ist sicherzustellen, dass frühere Verordnungen und vorhandene BMP-Inhalte in tomedo® nachvollziehbar und möglichst vollständig verfügbar sind.

Prüfen Sie, ob in der Patientenkartei ein alter BMP als PDF hinterlegt ist und ob dieser per Rechtsklick in die BMP-Übersicht übernommen werden kann.

Nur durch den Vergleich mit dem vorherigen System kann festgestellt werden, ob die übernommenen Verordnungen vollständig sind.

Wählen Sie eine Patientin oder einen Patienten aus, den Sie stichprobenartig prüfen möchten.

Klicken Sie im linken oberen Bereich der Symbolleiste auf Mediks.

Öffnen Sie in der Medikamentenverordnung den Punkt bisher.

Vergleichen Sie die dort angezeigten bisherigen Verordnungen mit den Einträgen aus dem Altsystem.

Falls Verordnungen fehlen oder unvollständig erscheinen, halten Sie dies für die Testprüfung fest.

Öffnen Sie in der Medikamentenverordnung den Punkt Plan.

Kontrollieren Sie, ob dort ein Bundeseinheitlicher Medikationsplan angezeigt wird.

Falls kein BMP sichtbar ist, prüfen Sie die Patientenkartei auf alte BMP-Dateien, zum Beispiel als PDF.

Wenn ein alter BMP als PDF vorhanden ist, kann per Rechtsklick versucht werden, diesen auszulesen und in die BMP-Übersicht zu übertragen.

Prüfen Sie anschließend, ob der BMP-Inhalt korrekt in tomedo® dargestellt wird.

Labordaten können Sie in der Patientenkartei überprüfen.

Suchen Sie nach dem Karteieintrag LAB, um alte Laborbefunde einzusehen.

Ja. Sie können in der Symbolleiste den Punkt Laborverlauf auswählen.

Über LAB sehen Sie einzelne alte Laborbefunde. Über Laborverlauf können Sie den zeitlichen Verlauf aller Laborwerte eines Patienten einsehen.

Die Laboreinträge sollten sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf das Datum geprüft werden.

Das Datum ist wichtig, damit Laborbefunde zeitlich korrekt zugeordnet werden können und der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Es sollte geprüft werden, ob die angezeigten Werte, Befunde oder Einträge mit den Daten aus dem Altsystem übereinstimmen.

Am besten prüfen Sie beides: einzelne Befunde über LAB und zusätzlich den zeitlichen Verlauf über Laborverlauf.

Diese Auffälligkeiten sollten dokumentiert und im Rahmen der Testprüfung gemeldet werden.

Nur durch den Vergleich mit dem vorherigen System kann festgestellt werden, ob die Laborwerte vollständig und korrekt übernommen wurden.

Am besten wählen Sie stichprobenartig Patientinnen und Patienten mit bereits vorhandenen Laborbefunden aus.

Das Ziel ist sicherzustellen, dass alte Laborbefunde und Laborverläufe korrekt, vollständig und mit dem richtigen Datum in tomedo® dargestellt werden.

Es sollte geprüft werden, ob alle angelegten Nutzerprofile vollständig übernommen wurden und ob die eingetragenen Daten korrekt sind.

Insbesondere sollten die Angaben zur LANR und zur zugeordneten Betriebsstätte geprüft werden.

Sie gelangen über den Menüpunkt Admin – Nutzerverwaltung in die Nutzerverwaltung.

Weil neben den Patientendaten auch die Daten aller Behandler in tomedo® übernommen wurden und diese für die weitere Nutzung korrekt angelegt sein müssen.

Dann kann es bei der Konvertierung dazu kommen, dass mehrere Nutzer in einem gemeinsamen Profil zusammengefasst werden.

Die Konvertierung betrachtet Behandler anhand ihrer LANR. Wenn mehrere Nutzer dieselbe LANR haben, können sie nicht sauber getrennt übernommen werden.

Es muss unbedingt geprüft werden, ob es im alten Praxisverwaltungssystem verschiedene Nutzer mit gleicher LANR gibt.

In diesem Fall müssen die LANRs vor der Echt-Konvertierung angepasst werden.

Für jeden betroffenen Nutzer kann eine eigene Pseudo-LANR eingetragen werden.

Die Pseudo-LANR muss aus neun Stellen bestehen. Jeder betroffene Nutzer benötigt eine eigene Nummer.

Ja. Zum Beispiel könnte eine Assistenzärztin die Nummer 999999901 und ein Assistenzarzt die Nummer 999999902 erhalten.

Nein. Wenn alle Ärztinnen und Ärzte Ihrer Praxis bereits über eine eigene LANR verfügen, ist dieser Schritt nicht notwendig.

Nach der Konvertierung sollte geprüft werden, ob alle Nutzer einzeln vorhanden sind und die jeweiligen Daten korrekt übernommen wurden.

Besonders relevant ist die Prüfung bei Praxen, in denen mehrere Behandler oder Assistenzärztinnen und Assistenzärzte unter derselben LANR geführt wurden.