Handoff

In der tomedo® iOS App haben Sie die Möglichkeit, von tomedo® Mac gesendete Dokumente anzusehen, zu unterschreiben und diese durch Speichern automatisch zurück an die Patientenkartei zu übergeben. Hierzu müssen Sie zunächst die Dokumente am Mac an die sogenannte „Handoff-Schlange“ übergeben. In der App finden Sie diese Dokumente anschließend unter dem Hauptnavigations-Punkt „Handoff“. Standardmäßig ist die Funktion ausgeblendet, Sie können sie jedoch über die Einstellungen der Hauptnavigation hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass die Handoff-Funktion Ihnen nur auf dem iPad, jedoch nicht auf dem iPhone zur Verfügung steht und dass in der App bisher noch nicht alle Dokumententypen angezeigt werden können. Vorerst ist die Handoff-Funktion lediglich für Rechnungen und Custom-Formulare möglich. Bitte geben Sie uns gern Ihr Feedback, falls für Sie weitere Dateitypen erwünscht wären.

Vorbereitung in tomedo® am Mac

Um in der App zu unterschreibende bzw. zu bearbeitende Dokumente laden und öffnen zu können, müssen diese zunächst in tomedo® Mac an die Handoff-Schlange übergeben werden. Unter dem Menüpunkt Panel →  Handoff können Sie dazu das Handoff-Panel öffnen und bestehende Handoff-Schlangen bzw. -Listen betrachten. Hier können Sie via Dropdown-Menü bestehende Listen auswählen und anzeigen. Um zunächst eine neue Art von Liste anzulegen, betätigen Sie den „+“-Button. Über den 3-Punkte-Button können Sie die ausgewählte Liste umbenennen oder löschen. Sind bereits bestimmte Dokumente von bestimmten Patienten in der Schlange eingereiht, so sehen Sie diese in der Liste. Sie können hier auch zur Kartei springen oder die Dokumente wieder aus der Liste entfernen.

Rechnungen zur Handoff-Schlange hinzufügen

Sie können Rechnungen zur Handoff-Schlange hinzufügen, um Sie später in der iOS App anzuzeigen und bearbeiten zu können. Hierzu muss zunächst für einen Patienten eine Privatrechnung angelegt und auch gespeichert sein. Wählen Sie im Privatrechnungs-Popover den Reiter „Drucken“ aus. Zunächst muss hier dann eine Datei erstellt worden sein. Erst dann erscheint die gespeicherte Rechnung in der Dokumentenliste im Popover. Neben den Datei-Informationen finden Sie nun u.a. das Handoff-Symbol. Klicken Sie dieses an, so öffnet sich die Auswahl ihrer vorhandenen Handoff-Listen. Wählen Sie hier aus, welcher Liste das Dokument hinzugefügt werden soll. Es erscheint nun ein Hinweis, dass die Datei der Handoff-Schlange hinzugefügt wurde und im Handoff-Panel sehen Sie den Patienten mit der dazugehörigen Datei in der Liste.

Custom-Formulare zur Handoff-Schlange hinzufügen

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion in tomedo® sehr neu ist. Sollten Sie die beschriebenen Konfigurationen in ihrem tomedo® Mac oder iOS nicht finden, so ist es ggf. zunächst nötig, auf die neueste tomedo® Version zu updaten.

Um Custom-Formulare für die Handoff-Funktion freizuschalten, müssen Sie zunächst unter Menüpunkt Admin →  Formulare die Formularverwaltung öffnen. Wählen Sie hier das gewünschte Custom-Formular aus und klicken Sie auf „Editieren“ um die CustomFormularVerwaltung zu öffnen. Hier finden Sie die Einstellung zur Handoff-Funktion. Im Dropdown-Menü können Sie aus folgenden Möglichkeiten wählen:

• Aus
• Button in Formular
• Beim Anlegen

Im Beispiel (siehe Screenshot) wurde auf „Button in Formular“ gestellt.

Sie können Sie Einstellungen nun einfach schließen.

Öffnen Sie nun die Kartei des Patienten und suchen Sie bspw. über die Kommandozeile nach dem entsprechenden Custom-Formular. Es öffnet sich das Fenster zur Bearbeitung. In diesem Fenster finden Sie in der Fußzeile nun den „Handoff“-Button. Wenn Sie diesen betätigen, öffnet sich zunächst wieder die Abfrage, zu welcher Liste das Dokument hinzugefügt werden soll. Wählen Sie hier das gewünschte aus und bestätigen Sie mit „OK“. Das Dokument ist nun ebenfalls im Handoff-Panel in der jeweils ausgewählten Liste zu finden.

Sie haben am Mac nun alle nötigen Schritte vorgenommen um die Handoff-Dokumente erfolgreich an die App zu übergeben.

Handoff-Funktion in der App einblenden

Wenn Sie die App ganz neu installieren oder bereits eine viel ältere Version installiert haben und diese auf eine neuere Version updaten, dann ist die Handoff-Funktion zunächst nicht standardmäßig angezeigt. Sie können diese jedoch über die Einstellungen in der Tagesliste einblenden. Gehen Sie dazu in der Tageslistenansicht auf das Einstellungsrädchen oben rechts und wählen Sie den Menüpunkt „Komponentenleiste konfigurieren“.

Hiermit können Sie die Hauptnavigationsleiste in der App anpassen. Ziehen Sie hier das Element „Handoff“ aus den ausgeblendeten in die angezeigten Komponenten an die gewünschte Position und verlassen Sie die Einstellung. Der Menüpunkt landet damit in der Hauptnavigationsleiste.

Tipp: Wenn Sie die App komplett neu installieren, können Sie diese Einstellung bereits im Setup-Assistenten vornehmen und haben die Handoff-Funktion somit gleich von Beginn an startklar.

Handoff-Screen und Einstellungen

Öffnen Sie den Handoff-Screen erstmalig so sind zunächst keine Dokumente angezeigt, selbst wenn Sie am Mac bereits Elemente den Handoff-Schlangen hinzugefügt haben, denn Sie müssen in der App zunächst einstellen, welche Schlangen Sie angezeigt haben möchten. Öffnen Sie hierzu die Einstellungen über einer der beiden unten gezeigten Möglichkeiten

In den Einstellungen finden Sie die Liste Ihrer angelegten Handoff-Schlangen. Sie können diese einzeln anwählen oder aber über den Toggle „Alle beobachten“ automatisch alle Schlangen auf angezeigt setzen.

Bitte beachten Sie, dass in der App bisher nur die Dokumenten-Typen Rechnungen und Custom-Formulare im Handoff-Screen angezeigt und bearbeitet werden können, d.h.: Haben Sie am Mac bspw. BMP-Dokumente einer Handoff-Schlange hinzugefügt, dann kann die Schlange in der App zwar ausgewählt werden, aber die BMP-Dokumente sind trotzdem in Ihrer Liste in iOS noch nicht angezeigt.

Sie finden hier außerdem weitere Einstellungsmöglichkeiten. „Elemente im Patientenmodus öffnen“ ist standardmäßig eingeschaltet und bedeutet, dass bei Start der Bearbeitung das Dokument nur verlassen werden kann, wenn der eingestellte App-Schutz korrekt abgefragt wird (d.h. korrekte Eingabe des App-Passworts, Touch-ID, usw.). Sie können außerdem einstellen, wie genau Custom-Formulare gespeichert werden sollen. Sie haben hier die Wahl zwischen:

• Sperren (Standard-Einstellung): Heißt das ganze Formular ist nach dem Speichern nicht mehr bearbeitbar, auch nicht unausgefüllte Felder.
• Ausgefüllte Felder sperren: Nur die ausgefüllten Felder sind nach dem Speichern nicht mehr bearbeitbar, unausgefüllte Felder können weiterhin bearbeitet werden.
• Zwischenspeichern: Alle Felder, sowohl ausgefüllte als auch unausgefüllte, bleiben nach dem Speichern bearbeitbar.

Haben Sie nun Listen zur Beobachtung ausgewählt, so erscheinen Ihnen die Dokumente aller Listen, die Sie am Mac den jeweiligen Handoff-Schlangen hinzugefügt haben, gruppiert nach Patienten. Über das Pfeil-Symbol können die Dokumente des jeweiligen Patienten ein- und ausgeklappt werden.

Sie können die Dokumente durch Anklicken einzeln anwählen oder durch Aktivieren der Checkbox „Alle“ alle vorhandenen Dokumente gleichzeitig auswählen. Sind Dokumente angewählt, so erscheint der „Weiter“-Button, um die Dokumente zu öffnen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer nur alle Dokumente EINES Patienten gesammelt öffnen können, aber nicht Dokumente übergreifend über mehrere verschiedene Patienten.

Handoff-Dokumente bearbeiten

Je nachdem, wer die gewählten Dokumente bearbeiten soll, nehmen Sie entweder selbst die Eingaben vor oder händigen Sie dem Patienten das iPad zur Befüllung aus.

Im vorliegenden fiktiven Beispiel werden für Patienten Mustermann alle Dokumente gemeinsam zur Bearbeitung geöffnet, hier eine Rechnung und ein Custom-Formular. Sie sehen zunächst die Rechnung angezeigt. Unten rechts finden Sie eine Anzeige, wie viele Dokumente bearbeitet werden und dass Sie sich gerade im ersten der beiden gewählten befinden. Über den „Nächstes“-Button könnten Sie zum nächsten Dokument springen.

Öffnen Sie die Bearbeitung erstmalig in der App, so erfolgt (falls noch nicht an anderer Stelle in der App erfolgt) die Abfrage nach der zu verwendenden Eingabe für die Unterschrift (Pencil, Touch). Wählen Sie hier das gewünschte aus.

Um die Rechnung nun zu unterzeichnen, wählen Sie das Stift-Symbol in der rechten oberen Ecke an.

Es öffnet sich nun das Unterschriften-Feld, in dem Sie (je nach Einstellung) mit Touch oder durch Verwendung eines Apple Pencils eine Unterschrift setzen können. Sie können die Eingabe über das Eimer-Smbol zurücksetzen, die Eingabe komplett abbrechen oder speichern.

Haben Sie die gesetzte Unterschrift gespeichert, so erscheint diese zunächst ggf. nicht an der gewünschten Stelle im Dokument. Sie können durch Drang&Drop die Unterschrift einfach dort hinziehen, wo Sie sie platzieren möchten. Über das Pfeilsymbol an der Unterschrift, können Sie diese außerdem bei Bedarf vergrößern oder verkleinern.

Ist die Unterschrift nun an gewünschter Position und in gewünschter Größe, bestätigen Sie Ihre Bearbeitung bitte nochmals durch einen Klick auf „Speichern“.

Die Unterschrift ist anschließend an fester Position und kann nicht mehr bearbeitet und verschoben werden.

Springen Sie durch den „Nächstes“-Button nun zum nächsten Dokument, so öffnet sich das ausgewählte Custom-Formular. In diesem Fall hat das Dokument mehrere Seiten. Wie in der üblichen Custom-Formular-Bearbeitung über die Patientenkartei haben Sie auch hier die Möglichkeit, zwischen den vorhandenen Seiten zu wischen oder durch die Buttons in der Fußleiste zur nächsten Seite zu springen. Sie können das Custom-Formular auch hier normal befüllen. Klicken Sie dazu einfach die vorhandenen Felder an, oder wählen Sie „Ausfüllen beginnen“. Wählen Sie Feld für Feld manuell an oder springen Sie falls gewünscht durch die vorhandenen Buttons von Feld zu Feld. Bei nicht befüllten Pflichtfeldern erscheinen Ihnen entsprechende Warnhinweise, wenn Sie versuchen zur nächsten Seite zu springen.

Im vorliegenden Beispiel befindet sich auf der letzten Seite des Dokumentes ein vorgegebenes Unterschriftenfeld. Wählen Sie hier das Stift-Symbol im Feld direkt an um die Bearbeitung zu starten.

Es öffnet sich ein Eingabe-Popover, in dem Sie ebenfalls mit Pencil oder durch Touch eine Unterschrift setzen können. Bestätigen Sie mit „Fertig“. Die Unterschrift ist anschließend im Dokument zu sehen.

Falls gewünscht können Sie hier die Unterschrift durch das Eimer-Symbol nochmals entfernen und neu setzen.

Haben Sie alle Dokumente wie gewünscht befüllt, so betätigen Sie den „Fertig“-Button in der Fußzeile des Bildschirms. Sie gelangen anschließend zum Abschluss-Bildschirm. Über Klick auf den „Weiter“-Button bekommen Sie ein Auswahl-Menü angezeigt:

• Speichern: Ist das Dokument im Patientenmodus geöffnet, erfolgt die Abfrage nach dem App-Schutz (PIN-Eingabe, Touch, …), anschließend wird das Dokument geschlossen und so in der Kartei des Patienten gespeichert wie eingestellt.
• Prüfen: Ist das Dokument im Patientenmodus geöffnet, erfolgt die Abfrage nach dem App-Schutz (PIN-Eingabe, Touch, …), anschließend gelangt man zurück zur Bearbeitung im Dokument und kann noch Änderungen vornehmen. Es ist hier auch möglich, den Patientenmodus nochmals zu aktivieren. Erfolgt dies nicht, so wird beim Speichern nicht nochmal der App-Schutz abgefragt, sondern das Dokument einfach geschlossen und in der Kartei gespeichert.
• Verwerfen: Auch hier gilt: Ist das Dokument im Patientenmodus geöffnet, erfolgt zunächst die Abfrage nach dem App-Schutz (PIN-Eingabe, Touch, …), anschließend wird das Dokument geschlossen ohne zu speichern. Es landet dann nicht in der Kartei sondern bleibt in der Handoff-Schlange und kann erneut zur Bearbeitung geöffnet werden.

Gespeicherte Dokumente

Wurden Dokumente erfolgreich bearbeitet und gespeichert, so werden sie in der App auch unverzüglich aus der Handoff-Liste entfernt.

Am Mac finden Sie die gespeicherten Dokumente, mit den jeweiligen Bearbeitungen und hinzugefügten Unterschriften gespeichert in der Kartei des Patienten. Im Handoff-Panel am Mac sind sie nun ebenfalls aus den Listen entfernt.

Hinweis zur Unterschriften via iOS App: Es gibt 3 eIDAS-konforme rechtliche Stufen der elektronischen Signatur. In der tomedo® iOS App wird die Stufe EES (Einfache Elektronische Signatur) verwendet. Die Unterschrift wird als Serie der Linien mit den einzelnen Punkten mit Position, Zeit sowie falls verfügbar auch mit Druck und Winkel im Formular abgespeichert.