Warenwirtschaft

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Übersicht

Sie können über die mobile App von tomedo® in wenigen Schritten Ihre Warenwirtschaft überblicken und neue Medikamente für Ihr Lager hinzufügen. Um in die Warenwirtschaft zu gelangen, klicken Sie auf der Hauptseite der App auf „Waren“.

Falls der Menüpunkt „Waren“ nicht sichtbar ist, öffnen Sie die Patientenliste und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen. Wählen Sie unter „APP-Inhalte“ die Option „Komponentenleiste konfigurieren“. Ziehen Sie anschließend die Komponente „Waren“ aus den „Ausgeblendeten Komponenten“ in die „Angezeigten Komponenten“.

Im oberen rechten Bereich können Sie unter 1 den linken Bereich mit den Warennamen einklappen, Waren Einscannen 2, Waren hinzufügen 3 oder die Liste nach Kriterien wie Bezeichnung, Kennung, ATC, Robotertauglich oder Substanzen 4 ordnen lassen

Durch Klick auf Waren gelangen Sie direkt in die Warenübersicht. Auf der linken Seite 1 sind alle Artikel Ihres Warenlagers in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Sobald Sie ein Artikel aus der Liste auswählen, erscheinen die Informationen dazu in der rechten Hälfte des Fensters. Der Name des Medikamentes ist dabei im Kopf des Fensters 2 zu sehen.

In den Details 3 befinden sich zuerst einmal der Name und der Typ der Ware. Zur besseren Ordnung können sie einzelnen Artikeln Label vergeben. Die EAN der Ware sollte dabei über tomedo® hinweg eindeutig sein, da Sie die Zuordnung des Medikamentes regelt. Auch ATC und PZN werden hier verzeichnet. Außerdem können, wenn vorhanden, Verkaufspreis und Mehrwertsteuer eingesehen werden.

Im Bereich „Packung“ 4 werden die Untereinheit (z.B. Tabletten) und die Einheiten pro Packung angegeben. Im Beispiel rechts handelt es sich also um eine Packung mit 50 Tabletten.

Unter „Sonstiges“ 5 finden Sie einige weitere Informationen über die Ware. Hier werden die einzelnen Substanzen der Ware aufgelistet. Der Punkt „Robotertauglich“ sagt aus, ob die Ware prinzipiell auch von einem Roboter ausgegeben werden kann.

Im Freitext 6 werden weitere Informationen über die Artikel angezeigt.

Über den Button „Bestand“ 7 in der Mitte der Wareninformationen gelangen Sie in die Auflistung des aktuellen Bestands in ihren Lagern.

Bestand

Den Bestand einer bestimmten Ware können Sie jederzeit einsehen, indem Sie in der Liste auf die gewünschte Ware klicken. Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite eine Detailansicht mit allen relevanten Informationen.

Der Bestand ist nach Lager aufgelistet. Sollten Sie über mehrere verschiedene Lager verfügen, werden dieser untereinander mit dem jeweiligen Bestand aufgeführt. Die obere Zeile 1 verfügt dabei über Informationen bezüglich des Namens des Lagers (z.B. „CHB“) gefolgt von der Anzahl der Packungen und der Stückzahl. Jede Charge 2 ist dabei als einzelner Posten aufgelistet. Der Eintrag enthält Informationen über die Anzahl der Packungen 3 für die jeweilige Charge sowie das Verfallsdatum 4 des Medikaments, insofern es verfügbar ist und angegeben wurde.

Suchen und Sortieren

Um Ihnen die Suche nach konkreten Waren innerhalb Ihrer Warenwirtschaft zu erleichtern, können Sie sowohl nach Text suchen, als auch die Liste nach einer bestimmten Reihenfolge sortieren.

Die Suche finden Sie an oberster Stelle der linken Liste Ihrer Waren.

Hinweis: Das Suchfeld scrollt nicht mit. Sie können es also nur erreichen, in dem Sie selber zum Anfang der Liste scrollen.

Sie können an dieser Stelle nach einer Reihe von Warendetails suchen, um die gewünschte Ware zu finden.

Die Sortierungseinstellungen finden Sie im oberen Reiter über die zwei Pfeile. Sie können hier wählen, nach welchem Kriterium geordnet werden soll: Bezeichnung (Name), Kennung (EAN), ATC, Robotertauglichkeit oder Substanzen. Ein erneuter Klick wechselt die Sortierung zwischen auf- und absteigend.

Waren einbuchen

Um Waren in Ihr Lager einzubuchen, tippen Sie auf das QR-Symbol in der oberen Leiste im Menü „Waren“. Alternativ finden Sie das QR-Symbol auch oben links in der Patientenliste, wo es den Scanmodus startet.

Die App verbindet sich automatisch mit Ihrer Kamera. Tippen Sie anschließend in der unteren Leiste auf „Waren Einbuchen“.

Halten Sie den QR-Code der Ware in die Kamera, um diesen einzulesen. Beachten Sie dabei auch den Hinweis, der unten im Bild angezeigt wird:

Achten Sie beim Scannen auf ausreichende Beleuchtung und Druckqualität. Halten Sie das iPad möglichst parallel zum Code. Beim Scannen von großen DataMatrix-Codes kann es noch zu Problemen bei der Erkennung kommen.

Sobald der QR-Code erfolgreich gescannt wurde, erscheint das folgende Popup zum Einbuchen der Ware, falls die Ware noch nicht in der Warenwirtschaft angelegt wurde. Zum Anlegen auf Ok klicken.

Anschließend können Sie für die neue Ware den Namen 1, die Teilmenge mit Namen und die Untereinheiten 2 eingeben. Die EAN 3 oder PZN 4 wird, sofern vorhanden, automatisch aus dem gescannten QR-Code übernommen oder kann manuell eingegeben werden.

Nach dem Erstellen der Ware — oder wenn die Ware beim Einscannen bereits in den Warendetails vorhanden war — öffnet sich ein Popover zum Einbuchen.

Dort sehen Sie den Namen der Ware 1, die eingebucht wird. Unter dem Punkt „Lager“ 2 suchen Sie eines der vorhanden Lager aus, welches das Medikament erhalten soll. Die Charge 3 sowie das Haltbarkeitsdatum 4 werden automatisch durch das Scannen eingelesen. Falls diese Daten nicht übernommen werden, können sie manuell eingetragen werden. Sollte es sich nicht um eine Ware handeln, die verfällt (und daher kein Verfallsdatum vorweist) können Sie über „verfällt“ das Haltbarkeitsdatum für diese Ware ausschalten.

Sie können angeben, welche Menge 5 Sie in diesem Schritt einpflegen wollen. Dazu geben Sie außerdem die Einheit der Ware (zum Beispiel Packung(en) oder Stück) an.

Des Weiteren kann der Einkaufspreis 6 dokumentiert werden. Im Freitextfeld 7 können weitere Informationen zur Ware ergänzt werden.

Mit einem Klick auf „Fertig“ wird die Ware in das ausgewählte Lager eingebucht und ist direkt in der Liste Ihrer Warenübersicht in der mobilen App zu finden.

Waren ausbuchen

Um Waren aus Ihrem Lager auszubuchen, tippen Sie auf das QR-Symbol in der oberen Leiste der Warenwirtschaft. Die App verbindet sich automatisch mit Ihrer Kamera. Wählen Sie anschließend in der unteren Leiste „Waren Ausbuchen“. Halten Sie den QR-Code der Ware vor die Kamera, um diesen einzulesen.

Die App erkennt die gescannte Ware anhand der hinterlegten EAN oder PZN und zeigt den Namen 1 an. Ist die Charge 2 bereits in der Warenwirtschaft erfasst, wird diese ebenfalls angezeigt. Unter Bestand 3 sehen Sie, aus welchem Lager die Ware stammt.

Sie können nun die Menge 4 eingeben, die ausgebucht werden soll — entweder als ganze Packung oder als Teilmenge. Das in der Warenwirtschaft hinterlegte Verfallsdatum 5 der jeweiligen Charge wird ebenfalls angezeigt.

Optional können Sie im Freitextfeld 6 zusätzliche Informationen zur Ausgabe dokumentieren.

Tippen Sie oben rechts auf ‚Fertig‘, um die Ware endgültig auszubuchen.

Hinweis: Die Funktion „Ware & Sterilchargen zuordnen“ im Scanmodus des iPads befindet sich noch in Bearbeitung und ist derzeit noch nicht verfügbar.