Einlesen von Buchungen zu Rechnungen

Allgemein

Es ist m√∂glich, die auf dem Konto eingegangenen Buchungen direkt in tomedo¬ģ einzulesen und die gezahlten Betr√§ge den Rechnungen zuzuweisen. In diesem Fall werden diese Rechnungen automatisch auf bezahlt gesetzt und direkt in das Kassenbuch √ľbertragen. tomedo¬ģ unterst√ľtzt zum Einlesen der Daten die folgenden Formate:

  • v11 (wird nicht mehr verwendet, nur noch aus Kompatibilit√§tsgr√ľnden in tomedo¬ģ vorhanden)
  • camt.05x (z.B. Version camt.053)

Wenn Sie dieses Feature nutzen wollen, muss Ihre Bank Ihnen Ihre Buchungen in einem dieser Formate zur Verf√ľgung stellen.

Einlesen der Buchung

Unter Verwaltung ‚Üí Privat / BG ‚Üí Privatabrechnung befindet sich unter dem Punkt „Buchungen“ die Buchungs√ľbersicht. Per Drag-and-drop oder durch Klicken auf die Fl√§che 1 k√∂nnen Sie Buchungsdateien oder Kontoausz√ľge im v11- oder camt-Format hinzuf√ľgen. In dem Fenster oben rechts 2 sehen Sie eine √úbersicht der bereits geladenen Buchungsdateien. Diese Tabelle enth√§lt zun√§chst maximal 50 Buchungsdateien. Durch Klicken auf „Weitere Dateien laden“ 3 k√∂nnen Sie die restlichen Buchungsdateien noch laden.

tomedo handbuch Buchung buchungsuebersicht

Auf Nachfrage erg√§nzen Sie das entsprechende Kassenbuch und best√§tigen Ihre Eingabe. Anschlie√üend werden die Buchungen, die in den Kontoausz√ľgen bzw. Buchungsdateien codiert sind, am Server verarbeitet. Die Zahlungen werden sowohl in der Rechnung eingetragen als auch, bei ausgew√§hltem Kassenbuch, in diesem vermerkt. Dabei wird zus√§tzlich der Vermerk „Aus Buchungsdatei erstellt.“ gesetzt. Das wiederholte Einlesen derselben Datei wird von tomedo¬ģ als solches erkannt und f√ľhrt nicht zu Doppelbuchungen, sondern wird ihnen als Warnung angezeigt.

Durch Dr√ľcken auf „Alle nicht erledigten Buchungen laden“¬†4¬†k√∂nnen Sie alle nicht erledigten Buchungen laden, unabh√§ngig von der Buchungsdatei, zu der sie geh√∂ren. Durch Dr√ľcken auf die Punkte¬†5¬†√∂ffnet sich ein Popover mit zwei weiteren Einstellungsm√∂glichkeiten:

tomedo handbuch einlesen von buchungen zu rechnungen popover einstellungen

√úber die Buchungstoleranz in Cent k√∂nnen Sie einstellen, wie stark ein bezahlter Betrag abweichen darf, um trotzdem von tomedo¬ģ als vollst√§ndig bezahlt akzeptiert zu werden. Im Beispiel wird ein Betrag von 10 Cent angegeben. Werden also in einer Rechnung 10 Cent zu viel oder zu wenig gezahlt, wird dies toleriert. √úberschreitet die Abweichung diese Toleranz, so gilt die Rechnung als nicht vollst√§ndig bezahl bzw. als √ľberbezahlt.

Der Rechnungszeitraum gibt an, in welchem Zeitrahmen nach bezahlten Rechnungen gesucht werden soll, um diese mit eingelesenen Rechnungen zu verkn√ľpfen. Dies ist wichtig, da sich Rechnungsnummern eventuell √§hneln k√∂nnen. So haben Sie vielleicht, bevor Sie Rechnungskreise mit Pr√§fixen genutzt haben, vor zwei Jahren eine Rechnung mit der Rechnungsnummer „100“ erstellt. Nun haben Sie eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer „BG 100“. Um also nicht beide Rechnungen vorgeschlagen zu bekommen oder gar eine falsche Zuordnung zu riskieren, k√∂nnen Sie einen Zeitraum eingeben, ab welchem Rechnungen ignoriert und damit nicht mehr vorgeschlagen werden. Im Beispiel werden etwa alle Rechnungen, die √§lter als 12 Monate sind, bei der Zuordnung ignoriert. Unbezahlte Rechnungen werden generell immer (also auch vor dem eingegebenen Zeitraum) angezeigt.

Automatische Zuordnung via Verwendungszweck

Beim Einlesen von Buchungen versucht tomedo¬ģ automatisch, diese Buchungen √ľber den Verwendungszweck mit bereits vorhandenen Rechnungen zu verkn√ľpfen. Sie haben dazu zwei M√∂glichkeiten, um eine eindeutige Zuordnung zu gew√§hrleisten: Angabe der Referenznummer oder Angabe der Rechnungsnummer.

Zuordnung √ľber die Referenznummer

Generell wird empfohlen, in Ihren Buchungen die Referenznummer im Verwendungszweck zu hinterlegen, da diese immer einzigartig und somit eindeutig zuzuordnen ist. Die Referenznummer kann dabei automatisch √ľber das Briefkommando $[pr_referenznummerDE]$ erzeugt werden. Sie k√∂nnen dieses Briefkommando zum Beispiel auch in Rechnungsvorlagen verwenden, um die Referenznummer jederzeit in den Rechnungen hinterlegt zu haben.

Zuordnung √ľber Rechnungsnummern

Neben der Referenznummer k√∂nnen auch Rechnungsnummern genutzt werden, um Buchungen eindeutig zuzuordnen. Rechnungsnummern sind in der Regel k√ľrzer und daher bei der Abrechnung leichter zu handhaben. Hier m√ľssen Sie allerdings einige Punkte beachten, damit die Zuordnung so reibungslos wie m√∂glich geschieht.

Prinzipiell k√∂nnen sowohl Rechnungsnummern ohne als auch mit Pr√§fix zugeordnet werden. Sollten Sie keinen Pr√§fix benutzen, k√∂nnen Probleme bei der Erkennung der Rechnungsnummer entstehen, zum Beispiel, wenn im Verwendungszweck zus√§tzlich im Rahmen eines Geburtsdatums des Patienten eine Jahreszahl angegeben wurde, die tomedo¬ģ eventuell als Rechnungsnummer liest. In diesem Fall ist teilweise eine manuelle Zuordnung n√∂tig.

Daher empfiehlt sich hier dringend die Verwendung eines (m√∂glichst dreistelligen) Pr√§fix, da dies die Verarbeitung durch tomedo¬ģ deutlich vereinfacht. Achten Sie dabei darauf, dass sie keinen Pr√§fix doppelt vergeben, zum Beispiel in unterschiedlichen Rechnungskreisen, da in diesem Fall ebenfalls keine eindeutige Zuordnung m√∂glich ist.

Wann die Zuordnung funktioniert

Generell k√∂nnen Sie in den Verwendungszweck neben der Referenz- oder Rechnungsnummer problemlose weitere Details hinterlegen, wie etwa den Vor- und Nachnamen eines Patienten. Schwierigkeiten k√∂nnen erst entstehen, wenn weitere Zahlen im Verwendungszweck auftauchen, die tomedo¬ģ eventuell als Rechnungs- oder Referenznummer lesen k√∂nnte.

Hier ein paar Beispiele, wann tomedo¬ģ die eindeutige Zuordnung von Buchungen vornimmt:

VerwendungszweckZuordnung
123KVG2121 2Rechnungsnummer mit Pr√§fix „KVG2121“ wird erkannt
123 KVG21219Rechnungsnummer mit Pr√§fix „KVG2121“ wird nicht erkannt, da direkt eine weitere Ziffer („9“) ohne Leertaste folgt
abcKVG2121abcRechnungsnummer mit Pr√§fix „KVG2121“ wird erkannt
1243242343 340 244432342Zahl „340“ als Rechnungsnummer erkannt

Sollte keine eindeutige Zuordnung durch tomedo¬ģ m√∂glich sein, da mehrere Nummern als Rechnungs- oder Referenznummern in Frage kommen, erscheint der folgende Dialog:

tomedo handbuch einlesen von buchungen automatisch nicht erkannt

tomedo¬ģ gibt dabei an, welche Nummern eventuell in Frage kommen. Sie k√∂nnen daraufhin entweder die korrekte Nummer im Verwendungszweck im oberen Textfeld markieren oder unten unter „‚Ķoder Rechnung ausw√§hlen“ die korrekte Rechnung direkt anklicken. Die Buchung wird daraufhin zugeordnet.

Erkennung von Rechnungen aus dem PAD-Format

Wenn Sie Rechnungen im PAD-Format einlesen, kann es zu falschen Zuordnungen kommen. Rechnungsnummern in tomedo¬ģ mit mehr als 6 Stellen werden in Buchungsdateien vom PAD-Format auf die letzten 6 Stellen gek√ľrzt. Die Zuordnung von Rechnungsnummern in tomedo¬ģ und PAD-Rechnungsnummer erfolgt dann nicht.

Um dies zu umgehen, k√∂nnen Sie in den tomedo¬ģ Einstellungen unter Praxis ‚Üí Abrechnung aktivieren, dass Rechnungen im PAD-Format eingelesen werden.

tomedo handbuch einlesen von buchungen zu rechnungen pad format

Umgang mit Statusmeldungen

F√ľr jede Buchung erscheint eine Statusmeldung. Diese Statusmeldungen k√∂nnen die folgenden Informationen enthalten:

  • Patient
  • Patientennummer
  • Erledigt
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsident
  • Abrechner
  • Betriebsst√§tte
  • Betrag
  • Buchungsdatum
  • Valutadatum
  • Typ
  • Info
  • Datei

Tabellenspalten, die nicht ben√∂tigt werden, k√∂nnen durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf und Entfernen des entsprechenden H√§kchens verborgen werden. Unterschiede zwischen Buchungsdatum und Valutadatum 3 kommen durch die internen Prozesse der Bank zustande.

Buchungen, die zweifelsfrei einer Rechnung zugeordnet werden k√∂nnen, werden mit wei√üem Hintergrund dargestellt. Anderenfalls gibt es je nach Typ der Statusmeldung 4 die folgende farbliche Codierung:

  • rot: Fehler
  • gelb: Warnung
  • hellblau: Hinweis

Im Info-Feld finden Sie eine n√§here Erl√§uterung zu der jeweiligen Statusmeldung. Jede Statusmeldung kann durch Klicken von „Erledigt“ beseitigt werden. Es wird empfohlen, dies erst nach Beheben der Ursache der Statusmeldung zu tun. Um jederzeit eine schnelle √úbersicht √ľber alle m√∂glichen Statusmeldungen und Empfehlungen zur Behebung der Ursachen der Meldung zu haben, k√∂nnen Sie die folgende Tabelle ausdrucken:

tomedo handbuch Buchung Doppelklick

Durch Doppelklick auf eine rot markierte Zeile von Buchungen, die nicht zugeordnet werden konnten, k√∂nnen Sie ein Fenster √∂ffnen, in dem der Inhalt des Info-Feldes als Text steht. Wenn die Rechnungs-ID und Rechnungsnummer im Verwendungszweck stehen, k√∂nnen sie markiert werden, und werden sie beim Dr√ľcken von OK der gew√ľnschten Rechnung zugeordnet. Diese Zuordnung kann auch √ľber Eingabe der ID und Nummer im Info-Feld und anschlie√üendem Markieren erfolgen. Zur Eingrenzung des Fehlers k√∂nnen Sie einfach per Copy-and-paste die Rechnungs-ID mit dem Rechnungsbuch abgleichen. Zudem haben Sie die M√∂glichkeit, bei Bedarf ein anderes Kassenbuch auszuw√§hlen.

Mit Rechtsklick auf eine Zeile k√∂nnen Sie abh√§ngig vom Typ der Buchung verschiedene Aktionen ausf√ľhren:

tomedo handbuch Buchung Rechtsklick

Patientenmarker f√ľr unbezahlte Rechnungen

Wenn Sie den Patientenmarker „unbez. Rechnung“ aktivieren, wird in den Karteien von Patienten mit √ľberf√§lligen Rechnungen ein Markersymbol angezeigt. Standardm√§√üig ist die Karenzzeit daf√ľr auf 28 Tage eingestellt. Sie k√∂nnen diese jedoch auch bei Bedarf selbst anpassen.

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