Heilmittelerbringer

√úbersicht

Das Heilmittelerbringer-Modul kann speziell f√ľr Heilmittelerbringer aktiviert werden, sodass die Kartei konkret nach Ihren Bed√ľrfnissen gestaltet wird. Das Modul umfasst dabei die Bereiche Physiotherapie, Ergotherapie, Logop√§die, Podologie und Ern√§hrungstherapie.

Verordnungen anlegen

Wenn Sie das Heilmittelerbringer-Modul nutzen, so verändert sich die Ansicht Ihrer Kartei etwas.

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In der Tabelle mit dem Titel „Heilmittelverordnung“ werden die Heilmittelverordnungen f√ľr den jeweiligen Patienten angezeigt. Rechts davon (im Bereich „Abrechnung“ mit dem Tabs „GKV“ und „Privat“) werden die zur Heilmittelverordnung passenden Rechnungen und Leistungen dargestellt.

Es stehen verschiedene Heilmittelverordnungstypen (genauer: Formulartypen) zur Auswahl. Neben dem klassischen Muster 13 gibt es auch die Privatverordnung f√ľr Privatpatienten. Da es kein genaues Format f√ľr die Privatverordnung gibt und wir nicht alle im Umlauf befindlichen Formate abbilden k√∂nnen, haben wir uns dazu entschieden, die Privatverordnung ebenfalls auf dem Muster 13 abzubilden. Dabei ist nat√ľrlich die Validierung im Vergleich zum GKV-Fall deutlich abgeschw√§cht.

Weitere Formulartypen sind das Entlassmanagement und die BG-Verordnung (F2400 und F2402). Das Entlassmanagement wird nach einem Krankenhaus- oder Reha-Aufenthalt ausgestellt. Die Behandlung muss dabei innerhalb von 7 Tagen nach Entlassung begonnen werden. Das Formular entspricht dem Muster 13 mit einem zus√§tzlichen Schriftzug „Entlassmanagement“ im KVB-Header. F√ľr die BG-Verordnung gibt es ebenfalls eine eigene Validierung.

Anlegen einer Heilmittelverordnung

Wenn Sie auf die „+“-Schaltfl√§che klicken, wird ein Men√ľ ge√∂ffnet, dass die verschiedenen Heilmittelverordnungstypen zur Auswahl stellt. Im Folgenden wird zun√§chst der Workflow anhand des Musters 13 verdeutlicht. Das Muster 13 kann dabei auch per Barcode-Scan eingelesen werden. Dies ist speziell f√ľr Praxen mit hohem Patientenaufkommen sehr n√ľtzlich.

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Bei Klick auf das gew√ľnschte Men√ľ-Item √∂ffnet sich die Formular-Maske zum Ausf√ľllen der Verordnung. Der Heilmittelbericht ist entsprechend der Systemeinstellungen voreingestellt. Falls eine Praxis mehrere Heilmittelbereiche abbildet, kann zwischen den verschiedenen Bereichen ausgew√§hlt werden. Dies geschieht √ľber einen modalen Dialog:

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Wurde ein Bereich ausgew√§hlt, √∂ffnet sich die entsprechende Ausf√ľllmaske.

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Ausstellenden Arzt auswählen

Ab v1.135 gibt es eine Relation zwischen Heilmittelverordnung und Hausarzt (in diesem Fall „ausstellender Arzt“ genannt). Dazu gibt es ein eigenes Toolbar-Icon mit dem Titel „Ausstellender Arzt“, welches dem bereits bekannten Hausarztsuchfeld entspricht.

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Die BSNR- und LANR-Felder sind zun√§chst leer, da der ausstellende Arzt sehr wahrscheinlich nicht in der Heilmittelerbringer-Praxis arbeitet. Der einfachste Weg ist, nach der LANR, BSNR oder dem Namen mittels Toolbar-Icon zu suchen und dann den gew√ľnschten Eintrag zu selektieren. Nach Klick auf „OK“ werden die LANR und BSNR korrekt √ľbernommen und der ausstellende Art in der Verordnung hinterlegt.

Hinweise:

  • Es gibt auf eine Tabellenspalte, die den ausstellenden Arzt anzeigt.
  • Wenn die Verordnungen von verschiedenen √Ąrzten ausgestellt werden, kann man festlegen dass alle Verordnungen zu einem Verordnungsfall gez√§hlt werden. Klicken Sie dazu im Formular auf das Zahnrad-Symbol und aktivieren Sie die Option „Bei der Bestimmung von Verordnungsf√§llen den ausstellenden Arzt ber√ľcksichtigen“.
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Alternativ k√∂nnen LANR und BSNR auch direkt von Hand in den Header geschrieben werden. Es wird dann nach √Ąrzten gesucht, die passen k√∂nnten. Ein ausstellender Arzt wird automatisch hinzugef√ľgt. Es k√∂nnen auch neue √Ąrzte zur √Ąrzteliste hinzugef√ľgt werden.

Workflow

Zusammengefasst handelt es sich also um folgenden Workflow:

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Klicken Sie auf das Suchfeld 1 und suchen Sie im erscheinenden Popup den gew√ľnschten Arzt. Die BSNR 2 und LANR 3 werden automatisch in das Formular eingetragen. Alternativ k√∂nnen Sie BSNR oder LANR auch in die Felder der Verordnung tippen. Wenn Sie daraufhin auf das Suchfeld klicken, wird Ihnen sofort der entsprechende Arzt vorgeschlagen. Auch das Datumsfeld 4 kann √ľber einen Klick in das Feld editiert werden.

Wenn diese Daten in der Verordnung eingetragen worden sind, haben Sie die M√∂glichkeit, die Checkbox „vollst√§ndig“ 5 zu aktivieren. Daraufhin k√∂nnen Sie die Verordnung speichern 6.

Ausf√ľllen der Verordnung

Die Tabelle „Fehler/Hinweise“ zeigt die Ergebnisse einer Validierungsroutine an, die hilft, die Verordnung korrekt auszuf√ľllen. Das Verordnungsdatum (entspricht dem Formulardatum) kann per Klick auf das jeweilige Feld im Formular angepasst werden. Unter „Letzte Verordnungen“ k√∂nnen vorherige Verordnungen geladen werden. Das ist sinnvoll bei Dauerpatienten, die alle sechs Wochen eine neue Verordnung mit den gleichen verordneten Heilmitteln mitbringen.

Wird die Verordnung auf „vollst√§ndig“ gesetzt, dann k√∂nnen Termine vereinbart werden. Dies ist m√∂glich, sobald keine Fehler mehr in der Validierungstabelle angezeigt werden.

Tabellen unterhalb der Verordnungen

Nach Anlegen einer Verordnung und Selektion eben dieser tauchen einige neue Elemente unterhalb der Haupttabelle der Heilmittelverordnungen auf. Falls der untere Bereich des Splitviews kollabiert ist, muss dieser einmal nach oben gezogen werden.

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Zunächst sehen Sie unterhalb der Verordnungstabelle weitere Elemente:

  • eine Tabelle, in der die Heilmittel und der jeweilige Behandlungsstatus gelistet sind
  • die Therapiefrequenz
  • Termine f√ľr die Verordnung

Oberhalb der Tabelle „Heilmittelverordnugnen“ sind nun drei Checkboxen sichtbar. Mit diesen k√∂nnen Elemente unterhalb der Haupttabelle ausgeblendet werden, wenn diese gerade nicht ben√∂tigt werden. Der frei werdende Platz wird von den verbleibenden Elementen genutzt.

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Heilmitteltabelle

An dieser Stelle k√∂nnen Sie die Behandlungseinheiten einsehen. So bedeutet zum Beispiel die Anzeige „0/3 KG“, dass keine der drei verordneten Behandlungseinheiten stattgefunden hat.

Falls ein Termin mit diesem Heilmittel erstellt worden ist, dieser allerdings noch nicht stattgefunden hat (also noch nicht auf „war da“ gesetzt wurde), erscheint der Status „0/3 (1) KG“, was bedeutet, dass 0 Einheiten stattgefunden haben und 1 Behandlungseinheit geplant ist. Wird der besagte Termin auf „war da“ gesetzt, erh√∂ht sich der Z√§hler und der Status aktualisiert sich zu „1/3 KG“. Dies kann fortgef√ľhrt werden, bis die Heilmittel vollst√§ndig abgearbeitet wurden.

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Die Terminsuche kann √ľber Doppelklick auf die Elemente der Heilmitteltabelle ge√∂ffnet werden. Eine Mehrfachauswahl ist m√∂glich und √ľbernimmt dann mehrere Heilmittel in den Termin.

GKV-Leistungen

Die Tabelle „GKV-Leistungen“ ist f√ľr die RZH-Kassenabrechnung gebaut worden. RZH ist ein Rechnungszentrum, das f√ľr ca. 1-2% des Umsatzes die Abrechnung anstellt.

Hinweis: Bisher ist nur diese Kassenabrechnung implementiert, keine direkte Abrechnung.

Die Tabelle kann erzeugt werden, sobald eine (GKV-)Verordnung auf „abgeschlossen“ gesetzt wurde. In dieser Tabelle werden alle erbrachten Leistungen gesammelt. Die Tabelle wird automatisch mit dem Verordnungsinhalt gef√ľllt und reagiert auf zwischenzeitliche Katalog√§nderungen korrekt. Leistungen, die zwar erbracht, aber nicht verordnet wurden, k√∂nne hier auch h√§ndisch durch Klick auf die „+“-Schaltfl√§che hinzugef√ľgt werden. Es √∂ffnet sich ein entsprechendes Popover.

Beim Dr√ľcken auf die „Aufdrucken“-Schaltfl√§che wird die Verordnung ge√∂ffnet und die f√ľr die RZH-Abrechnung n√∂tigen Abrechnungsdetails auf Seite zwei aufgedruckt.

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Schaltflächen unterhalb der Heilmittelverordnungstabelle

Unterhalb der Haupttabelle befinden sich einige f√ľr Sie relevante Schaltfl√§chen.

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√úber die „+“-Schaltfl√§che k√∂nnen, wie bereits weiter oben erw√§hnt, neue Verordnungen hinzugef√ľgt werden. Die „‚Äď“-Schaltfl√§che setzt die selektierte Verordnung auf „gel√∂scht“. Die Sichtbarkeit wird auf False gesetzt. Die Schaltfl√§che „Formular“ √∂ffnet die Formularmaske. Ist die Verordnung bereits auf „vollst√§ndig“ gesetzt, kann diese nicht mehr bearbeitet werden. F√ľr nachtr√§gliche √Ąnderungen muss die Vollst√§ndigkeit zwischenzeitlich auf False gesetzt werden. Terminvergabe und Abrechnung k√∂nnen nur f√ľr vollst√§ndige Verordnungen durchgef√ľhrt werden.

Die Schaltfl√§chen „Rechnung“ und „Behandlung Abbrechen“ werden in den folgenden beiden Abschnitten erkl√§rt.

Rechnung erstellen

√úber die „Rechnung“-Schaltfl√§che kann eine Rechnung erstellt werden, die direkt die verordneten Leistungen enth√§lt.

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Wichtig f√ľr GKV-Patienten: Die Patienten m√ľssen 10 ‚ā¨ + 10 % der Verordnungssumme selbst tragen. Daf√ľr wird eine Privatrechnung erstellt, die direkt den Steigerungsfaktor 0,1 enth√§lt. Die Verordnungsgeb√ľhr √ľber 10 ‚ā¨ wird als Sachkosten modelliert.

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Das Erstellen der Privatrechnung f√ľr Privatpatienten funktioniert nach demselben Muster. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Privatrechnung zun√§chst leer ist und sukzessiv je nach erbrachter Leistung bef√ľllt wird. Das bedeutet, wenn ein Termin mit Heilmitteln auf „war da“ 1 gesetzt wird, wird automatisch eine Leistung dazu erstellt 2.

Es k√∂nnen au√üerdem auch eigene Tarife angelegt werden. Dies ist besonders f√ľr Privatpatienten relevant, da diese h√§ufig beihilfepflichtig sind. F√ľr die Heilmittelerbringer ist es besonders wichtig, eigene Preise f√ľr spezifische Heilmittel festlegen zu k√∂nnen, die sich von den jeweiligen Steigerungsfaktoren des Tarifs durchaus unterscheiden k√∂nnen. Dies wurde durch Customsteigerungsfaktoren gel√∂st.

Heilmittel-Tarife

√úber Admin ‚Üí Heilmittelpositionen k√∂nnen Sie die Verwaltung der Heilmittelpositionen √∂ffnen.

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Unter „Tarifspezifische Kosten“ k√∂nnen die angelegten Tarife bearbeitet werden, nachdem die jeweiligen Felder entsperrt wurden. Sowohl die Steigerungsfaktoren als auch die Preise k√∂nnen direkt angepasst werden.

F√ľr das Heilmittel mit dem Code X0501 sind zum Beispiel zwei Tarifspezifische Kosten f√ľr die Tarife „Privat 20“ und „Beihilfe 20“ eingetragen. Wenn Sie nun im Tarif „Privat 20“ den Preis von 41,01 in 45 ver√§ndern, wird der Steigungsfaktor von urspr√ľnglich 1.57 automatisch auf 1.722 ver√§ndert. Genauso k√∂nnen Sie etwa im Tarif „Beihilfe 20“ den Steigerungsfaktor von 1.4 auf 1.6 hochsetzen. In diesem Fall ver√§ndert sich der Preis von urspr√ľnglich 36,57 zu 41,79.

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Die neuen Preise sind als Customsteigerungsfaktoren an den Tarif f√ľr das jeweilige Heilmittel geh√§ngt. Die Tarifverwaltung ist relativ vereinfacht. Es gibt hier nun einen allgemeinen Steigerungsfaktor, welcher bestimmt werden kann. Wenn kein Customsteigerungsfaktor vergeben wurde, wird der Default-Wert beim Erstellen von Leistungen genutzt.

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Wenn in der Rechnungsansicht nun eine Leistung hinzugef√ľgt wird, hat diese genau den eigens vergebenen Steigerungsfaktor bzw. Preis.

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Behandlung abbrechen

Die Behandlung kann aus verschiedensten Gr√ľnden zwischenzeitlich abgebrochen werden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfl√§che „Behandlung Abbrechen“. Das Aufheben des Behandlungsabbruchs ist √ľber die daraufhin erscheinende Schaltfl√§che „Behandlung Abbrechen ‚Äď R√ľckg√§ngig“ m√∂glich.

F√ľr GKV-Patienten werden dann, falls die Privatrechnung f√ľr die Zuzahlung noch nicht bezahlt wurde, die Leistungen entsprechend der tats√§chlich stattgefundenen Behandlungen angepasst. Falls der Patient die volle Zuzahlung vor Behandlungsbeginn bereits get√§tigt hat, muss im Falle eines Behandlungsabbruchs ein Teilbetrag an den Patienten r√ľckerstattet werden. Dies geschieht mit der in diesem Fall vorhandenen Schaltfl√§che „Gutschrift“. Der zu erstattende Betrag berechnet sich aus der gezahlten Summe minus der Zuzahlungsgeb√ľhr von 10‚ā¨ minus der Summe der erbrachten Leistungen. Erteilen Sie eine Gutschrift, so wird gleichzeitig ein Eintrag im Kassenbuch hinterlegt.

Therapiebericht

Au√üerdem gib es direkt die M√∂glichkeit, einen Therapiebericht als Customkarteieintrag zu erstellen, falls dies auf der Verordnung so gefordert wird. Durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfl√§che √∂ffnet sich der Customkarteieintrag und l√§sst sich ausf√ľllen. Der Customkarteieintrag wird direkt am Server mit Aktivierung des Heilmitelerbringer-Moduls angelegt und ist dann mit dem K√ľrzel „HE-Bericht“ verf√ľgbar. Ab voraussichtlich v.1.136 kann der Therapiebericht auch √ľber eine zus√§tzliche Schaltfl√§che direkt gedruckt werden. Die ben√∂tigte Briefvorlage daf√ľr wird ebenfalls bei Aktivierung des Moduls am Server angelegt.

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Fehlbetrag

Dieser Fall betrifft Katalogs√§nderungen. Der Heilmittelkatalog erh√§lt regelm√§√üige Updates, sodass es vorkommen kann, dass ein Patient vor einem Preis-Update die Behandlung beginnt und sich in der Zwischenzeit die Preise √§ndern. Dies muss ber√ľcksichtigt werden, da die Zuzahlung und Privatrechnung f√ľr die Behandlung in diesem Fall nicht mehr korrekt und im Normalfall zu niedrig sind. Falls ein solcher Fehlbetrag entsteht, erscheint die Schaltfl√§che „Fehlbetrag“. Sobald Sie auf diese klicken, wird der entsprechende Kassenbuch-Eintrag erzeugt.

Fehler und Hinweise

Fehlbeträge und Gutschriften sind zwei Fälle von einigen weiteren, in denen Fehler/Hinweise zum Verordnungsmanagement gegeben werden. Sind solche Hinweise vorhanden, so wird ein rot blinkendes Symbol in Form einer Alarmleuchte rechts oberhalb der Heilmittelverordnungstabelle sichtbar.

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Die Zahl am Symbol zeigt an, wie viele Hinweise zu der selektierten Verordnung vorliegen. Bei Klick auf die Alarmleuchte öffnet sich ein Popover, in welchem Sie eine Tabelle mit allen Fehlern und Hinweisen finden.

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Termine vereinbaren

Termine k√∂nnen wie gewohnt √ľber den Kalender oder die Terminsuche vereinbart werden.

In der Kartei kann √ľber die Tabelle „Heilmittel“ ein oder mehrere (‚ĆėCmd beim Doppelklick dr√ľcken) Heilmittel ausgew√§hlt werden, um die Terminsuche zu √∂ffnen und einen Termin zu vereinbaren. Wichtig ist hierbei, dass die Heilmittelverordnung und die jeweiligen Heilmittel, die f√ľr den erstellen Termin angewendet werden, auch als Relation am Termin h√§ngen (siehe Heilmittelverordnung ‚Üí Termin ‚Üí Heilmittel). F√ľr einen Termin k√∂nnen mehrere Heilmittel ausgew√§hlt werden.

Alternativ k√∂nnen Termine auch ganz regul√§r √ľber den Kalender vergeben werden. Die M√∂glichkeit f√ľr Wiederholungstermine, bei denen Heilmittel und Heilmittelverordnung mit ber√ľcksichtigt werden, besteht.

Falls sich nicht an die verordnete Therapiefrequenz gehalten wird oder die Behandlung zu spät (> 28 Tage) beginnt, werden Fehler/Hinweise berechnet, welche im entsprechenden Popover auftauchen.

Wie rechne ich ab?

Sie k√∂nnen sowohl Privat- als auch GKV-Patienten abrechnen. Bei GKV-Patienten muss lediglich noch zwischen zuzahlungspflichtig (zzp) und zuzahlungsbfreif (zzb) unterschieden werden. Die zzp-Patienten m√ľssen 10 % der Behandlungseinheiten und 10 ‚ā¨ Geb√ľhr selbst zuzahlen; bei zzb-Patienten entf√§llt dies.

Das bedeutet, f√ľr zzp-Patienten muss eine zus√§tzliche Privatrechnung erstellt werden. Diese kann, wie bereits oben beschrieben, durch einen Klick auf die Schaltfl√§che „Rechnung“ erzeugt werden. Sollte sich der GO√Ą-Katalog innerhalb des Behandlungszeitraums √§ndern und die Rechnung noch nicht gedruckt und bezahlt sein, passen sich die Leistungen entsprechend an.

F√ľr GKV-Patienten ist die Tabelle „Erbrachte Leistungen“ relevant. Wie bereits zuvor beschrieben, werden dort alle Leistungen gesammelt und das Aufdrucken auf die Seite zwei der Verordnung angesto√üen. Erfolgt dies, wird die Verordnung auf „abgerechnet“ gesetzt.

Im Falle eines Behandlungsabbruchs ist der Workflow derselbe. Es werden dann allerdings nur die tatsächlich erbrachten Leistungen aufgedruckt und nicht die verordnete Menge. Ist die Privatrechnung noch änderbar, wird diese entsprechend korrigiert.

Falls eine Gutschrift erzeugt werden muss oder ein Fehlbetrag entstanden ist, kann √ľber die Schaltfl√§chen „Gutschrift“ und „Fehlbetrag“ ein entsprechender Eintrag im Kassenbuch vermerkt werden.

Verwaltung der Heilmittelverordnung

Um eine √úbersicht Ihrer Heilmittelverordnungen zu erhalten, existiert in tomedo¬ģ bei aktiviertem Modul ein Verwaltungsfenster (Verwaltung ‚Üí Heilmittelverordnungen), welches alle geladenen Verordnungen √ľber Patientengrenzen hinweg anzeigt.

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In diesem Fenster lassen sich Verordnungen f√ľr einen bestimmten Zeitraum laden oder auch alle Verordnungen, die sichtbar in der Datenbank hinterlegt sind, aufrufen. Schnellfilter k√∂nnen ebenfalls konfiguriert werden. Es kann direkt die Terminsuche und der Kalender ge√∂ffnet werden. Ebenso k√∂nnen Sie je nach Selektion direkt in die Kartei und die Patientendetails springen. Au√üerdem steht die rote Fehler/Hinweis-Schaltfl√§che zur Verf√ľgung, falls an einer Verordnung Hinweise h√§ngen.

Unterhalb der Heilmittelverordnungstabelle befinden sich alle Termine, die zu der ausgewählten Verordnung gehören. Voraussichtlich ab v1.136 werden auch Warnungen erzeugt, beispielsweise, wenn die Verordnung bald abläuft, weil keine Termine vereinbart wurden. Dazu wird es einen Zähler geben, der anzeigt, wie viele Tage noch verbleiben.

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