Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten

Die korrekte Verwaltung des Teilnahmestatus ist essenziell für die Abrechnung der HZV-Leistungen. tomedo® bietet mehrere Wege, um den Status eines Patienten zu prüfen und zu setzen – von der automatisierten Aktualisierung bis zur manuellen Korrektur.

Statusinformationen aus HÄVG Arztportal und eInfobrief

Der maßgebliche Teilnahmestatus (Teilnehmer im aktuellen Quartal oder ab dem kommenden Quartal) wird Ihnen von der HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG übermittelt.

• Es handelt sich um Listen, die als zentrale Steuerungsinformation für die Aktualisierung Ihrer Patiententeilnahmeverwaltung zur Verfügung gestellt werden.
• Die Listen der bestätigten HZV-Teilnehmer (auch Patiententeilnahmelisten genannt) werden im HÄVG Arztportal (www.arztportal.net) im Bereich „Vertrauliche Dokumente“ und im ePostfach als eInfobrief bereitgestellt.
• Diese Dokumente enthalten pro Arzt und Krankenkasse alle Patienten mit dem jeweiligen Teilnahmestatus für das bevorstehende oder aktuelle Quartal.
• Praxen, die auf den elektronischen Versand umgestellt haben, erhalten diese Dokumente nicht mehr per Post.

Manuelle Statusverwaltung über die Patientendetails

Den Teilnahmestatus eines Patienten verwalten Sie in den Patientendetails im Bereich der „Selektivverträge /HZV. Wenn Sie dort die Einschreibung für einen Vertrag starten, öffnet tomedo® den Einschreibeassistenten (siehe Der Einschreibeassistent auf der Seite „Patienteneinschreibung – online„). Im Schritt „Information“ zeigt der Assistent das Ergebnis der Teilnahmeprüfung und den passenden Handlungshinweis (z. B. Beantragung und Direktaktivierung möglich oder Nur Direktaktivierung möglich). Welche Anlagemodi zur Verfügung stehen, richtet sich nach diesem Ergebnis, die Auswahl treffen Sie im Schritt 1 „Anlagemodus“. Für die manuelle Statusverwaltung sind dabei vor allem die beiden Modi „Direktaktivierung“ und „Vertretung“ von Bedeutung. Beide werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Direktaktivierung (Neu- oder Korrektureintrag)

Mit der 2 Direktaktivierung können Sie den Patienten manuell und sofort für Ihre Praxis als HZV-Teilnehmer aktivieren. Wählen Sie dazu im Einschreibeassistenten im Schritt „Anlagemodus“ die Option „Direktaktivierung“ (im Assistenten als Pflichtfunktion gekennzeichnet).

• Diese Funktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sicher wissen, dass der Patient bei Ihnen teilnimmt (z. B. wenn Sie die Bestätigung der HÄVG haben), die Teilnahme im PVS aber aufgrund technischer Vorgänge (etwa nach einem Softwarewechsel) noch nicht korrekt dargestellt wird.

Hinweis: Die Funktion wird oft mit dem Hinweis zur Pflichtfunktion angezeigt. Eine Direktaktivierung sollten Sie nur vornehmen, wenn Sie eine offizielle Bestätigung der HÄVG vorliegen haben, da eine nicht bestätigte Aktivierung zu Honorarrückforderungen führen kann.

Vertretung (Fremdeingeschriebene Patienten)

Wählt der Patient einen HZV-Arzt, der nicht Betreuarzt oder Stellvertreter des Patienten ist, wird er in tomedo® als „nimmt in einer ANDEREN Praxis teil“ angezeigt (grün/grau schraffierte Karteikarte).

• Behandeln Sie diesen Patienten im Rahmen einer Vertretung (z. B. in einer Praxisgemeinschaft oder im Vertretungsfall), aktivieren Sie ihn im Einschreibeassistenten im Schritt „Anlagemodus“ über die Option „Vertretung“ als Vertretungspatienten. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass Sie HZV-Leistungen im Vertretungsfall abrechnen können (z. B. die Vertreterpauschale 0004).

Aktivierung für ein zurückliegendes Quartal (Rückwirkende Aktivierung/Nachzügler)

tomedo® ermöglicht es Ihnen, einen Patienten sowohl als Teilnehmer als auch in Vertretung rückwirkend zu einem früheren Quartal zu aktivieren. Anders als Direktaktivierung und Vertretung wählen Sie das Quartal nicht im Assistenten, sondern weiterhin direkt in den Patientendetails.

• Hintergrund: Diese Funktion dient der Korrektur von Teilnahmezeiträumen, da die HZV-Abrechnung in der Regel Korrekturen für bis zu vier Quartale rückwirkend erlaubt. Voraussetzung ist immer, dass der rückwirkende Status (Teilnahme oder Vertretung) von der zuständigen Krankenkasse bzw. der HÄVG im Nachhinein bestätigt wird.

Bei einer normalen Teilnahme passen Sie den Teilnahmebeginn über das Feld 1 Teilnahmebeginn an. Über das sich öffnende 2 Auswahlmenü wählen Sie das gewünschte Quartal, in dem der Patientin seine Teilnahme begonnen hat.

Im Vertretungsfall klicken Sie dazu auf das Feld 1 „Erstes Quartal der Vertreterdokumentation„. Es öffnet sich ein 2 Auswahlmenü in dem Sie das gewünschte Quartal einstellen können.

Automatisierter Statusabgleich: Patiententeilnehmerverzeichnis

Die schnellste und sicherste Methode zur Aktualisierung des Teilnahmestatus ist der automatisierte Abgleich über das Patiententeilnehmerverzeichnis (PTV). Das PTV ist ein standardisiertes Dateiformat der HÄVG, das alle Statusänderungen eines Arztes für ein Quartal enthält. tomedo® kann diese Liste abrufen und die Patientendaten automatisch abgleichen. Dabei werden immer die aktuell verfügbaren Verzeichnisse vom HÄVG-Server abgerufen.

PTVs abrufen und ICode eingeben

Damit tomedo® die Liste mit den Statusänderungen abrufen und die Patientendaten automatisch abgleichen kann, ist die Eingabe eines quartalsweise wechselnden Identifikationscodes (ICode) erforderlich.

Voraussetzung: mTAN-Verfahren im Arztportal

Um den für den Abruf notwendigen ICode zu erhalten, müssen Sie im Arztportal der HÄVG für das mTAN-Verfahren freigeschaltet sein. Dieses Verfahren dient der Zwei-Faktor-Authentifizierung und stellt sicher, dass sensible Vertragsunterlagen und Patientendaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Ohne diese Freischaltung können Sie den sogenannten eInfobrief, in dem der ICode enthalten ist, nicht digital einsehen.

So aktivieren Sie das mTAN-Verfahren

1. Loggen Sie sich im Arztportal (www.arztportal.net) mit Ihrer HÄVG-ID und Ihrem Passwort ein.
2. Navigieren Sie zum Menüpfad Verträge → Vertrauliche Dokumente.
3. Klicken Sie auf den Button „Registrierung starten“.
4. Überprüfen Sie die angezeigte Praxisadresse. Falls diese nicht mehr aktuell ist, passen Sie diese über den Link „Adresse ändern“ an.
5. Bestätigen Sie die AGB sowie die Bereitstellung der Informationen als Download und klicken Sie auf den Button „Weiter“.
6. Geben Sie Ihre Mobilfunknummer an und bestätigen Sie diese erneut mit dem Button „Weiter“.

Hinweis: Am Ende der Registrierung wird Ihre Mobilfunknummer noch validiert Aus Sicherheitsgründen ist der Registrierungsprozess an dieser Stelle dann unterbrochen. Die HÄVG sendet Ihnen nun einen physischen Aktivierungscode per Post an die hinterlegte Praxisanschrift Ihrer BSNR. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Aktivierung nach Erhalt des Postbriefs

Sobald Ihnen der Aktivierungscode vorliegt, schließen Sie die Einrichtung ab:

1. Loggen Sie sich erneut im Arztportal ein.
2. Navigieren Sie zum Menüpfad Ihr Profil → mTAN-Verfahren.
3. Geben Sie den Code aus dem Postbrief in das entsprechende Feld ein.

Nach der erfolgreichen Aktivierung ist Ihr Zugang freigeschaltet. Bei jedem zukünftigen Zugriff auf „Vertrauliche Dokumente“ erhalten Sie eine TAN per SMS auf Ihre Mobilnummer, die Sie zur Verifizierung im Portal eingeben.

Verfügbare PTVs abrufen

Der Zugriff auf die PTV-Funktionen erfolgt über den Menüpfad Verwaltung -> Selektivverträge (HÄVG) -> Teilnehmerverzeichnisse. Sie öffnen damit den Dialog mit dem Reiter „Abruf/Prüflauf/Import“.

Bevor Sie den ICode eingeben, rufen Sie die aktuell auf dem HÄVG-Server verfügbaren PTVs ab.

1 Wählen Sie im Feld „Vertragspartner“ das Kürzel des gewünschten Arztes aus.
2 Klicken Sie auf den Button „Abrufen“.

tomedo® lädt nun alle aktuell verfügbaren PTV-Dateien vom HÄVG-Server. Für diesen Schritt benötigen Sie noch keinen ICode, die Dateien werden in der 3 Tabelle im mittleren Bereich des Dialogs angezeigt.

ICode eingeben

Nun hinterlegen Sie den ICode, der für den eigentlichen Prüflauf und Import notwendig ist.

Im rechten Bereich des Dialogs, unter 4 „Abrufcodes“, wählen Sie das entsprechende Quartal aus. Sie können den ICode nun entweder direkt in der Spalte 5 „Abrufcode“ neben dem Quartal oder im Feld 6 „Abrufcode“ unten rechts unter der Tabelle eintragen. tomedo® speichert diesen Code und verwendet ihn automatisch für alle nachfolgenden Abrufe, falls erforderlich, in diesem Quartal – eine erneute Eingabe ist nicht nötig.

Woher Sie den ICode bekommen: Der ICode ist ein 8-stelliger, quartalsgültiger Schlüssel, den Sie quartalsweise von der HÄVG erhalten. Sie finden diesen Code im eInfobrief, den die HÄVG jedem teilnehmenden Arzt über das HÄVG-Arztportal (www.arztportal.net) zur Verfügung stellt. Ohne eine Registrierung in diesem Portal ist der Abruf der Verzeichnisse nicht möglich.

PTVs für Import auswählen und prüfen

Nach der ICode-Eingabe wählen Sie das gewünschte PTV in der Tabelle (mittlerer Bereich) aus und klicken auf den Button 7 „Prüflauf“, um den Import vorzubereiten. Es öffnet sich automatisch der „Prüflauf-Bericht„.

Prüflauf

Bevor die Patientendaten in Ihrer Praxissoftware aktualisiert werden, muss zwingend ein Prüflauf durchgeführt werden, dessen Ergebnis Ihnen direkt angezeigt wird. Der Prüflauf vergleicht die PTV-Daten mit Ihren Patientendaten in tomedo®. Ein Patient kann dabei nur eindeutig zugeordnet werden, wenn seine eGK-Nummer (Versicherten-ID) in beiden Systemen – PTV und tomedo® – identisch ist.

Prüflauf-Protokoll

Der Prüflauf sortiert die Ergebnisse in drei wichtige Gruppen, deren Übersicht Sie als Prüflauf-Bericht angezeigt bekommen:

• 1 Normale Teilnahmemeldungen: Diese umfassen standardisierte Status wie unveränderte, neu gemeldete („Aktiviert„) oder neu beendete („Beendet„) Teilnahmen. Diese sind für den automatischen Import vorgesehen.
• 2 Besondere Teilnahmemeldungen: Hierbei handelt es sich um spezielle Fälle (z. B. Stornierungen oder rückwirkende Einschreibungen). Diese können nicht automatisch importiert werden und müssen manuell geprüft werden.
• 3 Nicht gefundene Patienten: Dies betrifft Patienten, die nur in der PTV-Liste oder nur in tomedo® (mit Status „Beantragt“ oder „Aktiviert“) existieren. Diese können nicht eindeutig zugeordnet werden und erfordern ebenfalls immer eine manuelle Bearbeitung bzw. Bewertung durch Sie.

Umgang mit Stammdatenkonflikten

Stammdatenkonflikte treten auf, wenn ein Patient zwar über die eGK-Nummer eindeutig identifiziert wird, es aber Abweichungen im Nachnamen, Vornamen oder Geschlecht zwischen PTV und tomedo® gibt.

• Diese Konflikte werden in einer separaten Kategorie im Importprotokoll aufgeführt, wobei die abweichenden Werte aus PTV und tomedo® dargestellt werden.
• tomedo® darf diese Konflikte niemals automatisch lösen oder anpassen, sie müssen manuell von Ihnen geprüft werden.

Import

Nachdem der Prüflauf durchgeführt wurde, vergewissern Sie sich, dass das gewünschte PTV in der mittleren Tabelle noch markiert ist und klicken auf den Button 1 „Import“. Es folgen zwei Dialoge zur Bestätigung und Wahl des Importmodus.

Bestätigung des Importvorgangs

Es öffnet sich zuerst ein Dialog, in dem tomedo® Sie zur finalen Bestätigung des Importvorgangs auffordert. Hier werden zur Kontrolle das Arzt– und Vertragskürzel sowie das Quartal der zu importierenden PTV-Datei aufgeführt.

• Um den Import fortzusetzen, klicken Sie auf 2 „Ja“.
• Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf 3 „Abbrechen“.

Wahl zwischen Standard- und Vollimport

Direkt im Anschluss öffnet sich ein zweiter Dialog, in dem Sie zwischen dem Standard- und dem Vollimport wählen müssen.

• 1 Standardimport: Wenn Sie den „Standard“-Button wählen, gelten die Regeln für den Standardimport, bei dem nur „Normale Teilnahmemeldungen“ automatisch übernommen werden.
• 2 Vollimport: Wenn Sie den „Vollimport“-Button wählen, gelten die Regeln für den Vollimport, bei dem die Teilnahmedaten soweit möglich vollständig automatisch übernommen werden.
• 3 Über den Button „Abbrechen“ kann der gesamte Vorgang auch an dieser Stelle noch abgebrochen werden.

Entscheidungshilfe: Der Vollimport stellt sicher, dass sämtliche eindeutig zuordenbare Änderungen – auch die „Besonderen Teilnahmemeldungen“ (wie Stornierungen oder rückwirkende Beendigungen), die der Standardimport ausschließt – automatisch übernommen werden. Dies gewährleistet die umfassendste und aktuellste Synchronisation Ihrer Teilnehmerdaten und minimiert den nachfolgenden manuellen Aufwand.

Protokolle, Historie und Statusübersicht

Import-Protokoll

Nach dem Import wird automatisch ein detailliertes Import-Protokoll angezeigt, das jederzeit gespeichert und ausgedruckt werden kann.

• Es zeigt die 1 Gesamtanzahl der eingeschriebenen Patienten nach dem Import.
• Die Patientenlisten werden zuerst nach Vertragsstatus (Aktiviert, Beendet, Beantragt, Storniert, Abgelehnt) und dann nach Nachname sortiert dargestellt.
• Wichtig: 2 Abweichende oder geänderte Werte zwischen PTV und tomedo® sind im Protokoll in Tabellenform optisch gut erkennbar gekennzeichnet.
• 3 Konflikte in den Patientenstammdaten werden am Ende des Protokolls aufgelistet.

Vorgänge im Fenster „Verwaltung Teilnahmeerklärungen“

Das Fenster „Verwaltung Teilnahmeerklärungen“ öffnen Sie über Verwaltung -> Selektivverträge (HÄVG) -> Verwaltung Teilnahmeerklärungen. Es listet die Teilnahmeerklärungen der Praxis auf. Über die Navigation am linken Rand wählen Sie den Bereich:

• Offline/Online – die klassischen Teilnahmeerklärungen (Papier und Online)
• DETE – die digitalen Vorgänge

Innerhalb beider Bereiche stehen die Ansichten „Alle“ und „Offene“ zur Verfügung. Über die 1 Checkbox „Fenster an diesem Rechner bei Programmstart automatisch öffnen, wenn offene Erklärungen vorhanden sind“ am unteren Rand blenden Sie das Fenster künftig automatisch ein, sobald beim Programmstart offene Dokumentationen vorliegen. Die Einstellung gilt pro Rechner.

Der Bereich Offline/Online

Hier stehen die klassischen Teilnahmeerklärungen. Die Liste zeigt je Erklärung u. a. 1 Name, Geburtsdatum und Patientennummer, den Status, ob die erste und ggf. zweite Unterschrift vorliegen, einen Hinweis, den betreuenden Arzt, den Übermittler und den Vertrag. Ein 2 Hinweis oben im Fenster erinnert daran, dass eine Einschreibung für das nächste Quartal bis zum ersten Tag des zweiten Monats im aktuellen Quartal möglich ist.

In der Ansicht 3 „Offene“ wählen Sie die zu übermittelnden Erklärungen aus, einzeln durch Klick auf eine Zeile oder gesammelt über den Button 4 „Alle markieren“ – und übermitteln diese mit dem Button 5 „Ausgewählte Teilnahmeerklärungen online versenden“ an das Rechenzentrum.

Der Bereich DETE

Hier stehen die digitalen Vorgänge (DETE). Die Liste zeigt je Vorgang u. a. den 1 Zeitpunkt der Initiierung, den letzten Statuswechsel, den Typ (HZV-, FaV- oder Hybrid-Teilnahmeerklärung), den Patienten, den Vorgang, den Status sowie Angaben zum Belegexemplar (Bereitstellungsweg, Datum und Hinweis). Über einen Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift 2 Status oder 3 Belegexemplar filtern Sie die Liste, mit 4 Auswahl löschen setzen Sie den Filter zurück. Sortiert wird durch Klick auf eine Spaltenüberschrift.

In der Ansicht 5 „Offene“ schalten Sie über ein 6 Auswahlmenü zwischen offene Vorgänge deren Statuswechsel ≤120 Tage zurückliegt (Voreinstellung) und alle offenen Vorgänge um. Oberhalb der Liste sehen Sie den Zeitpunkt des letzten automatischen Abrufs. Über einen 7 Link gelangen Sie zur Einstellung des Abrufintervalls (siehe Automatischen Abruf einrichten).

Hinweis: Ein versendeter Vorgang, dessen Belegexemplar bereitgestellt wurde, gilt als abgeschlossen und erscheint anschließend nur noch in der Ansicht „Alle„.

In der Ansicht „Offene“ verwalten Sie die Vorgänge. Für einen einzeln ausgewählten Vorgang stehen die 1 „Aktionen bei Einzelauswahl“ zur Verfügung:

• Details zeigen… – öffnet die unterschriebenen Dokumente und die Vorgangsdaten
• Aktualisieren – ruft den aktuellen Status und die bearbeiteten Dokumente des Vorgangs aus der DETE-Cloud ab
• Drucken/Versenden – stellt das Belegexemplar für den Patienten bereit (siehe Belegexemplar für den Patienten)
• QR-Code drucken – druckt den QR-Code des Vorgangs erneut
• Über zwei Symbol-Buttons brechen Sie den Vorgang ab oder löschen ihn
  • Vorgang abbrechen – „Mülleimer“-Symbol) oder
  • Vorgang löschen – rotes Kreuz

Welche dieser Aktionen möglich ist, hängt vom Status des Vorgangs ab. Ein Vorgang lässt sich nur abbrechen, solange er noch nicht versandfertig, versendet, abgebrochen oder fehlerhaft ist, und nur bei einem abgebrochenen oder fehlerhaften Vorgang wieder löschen. Aktualisieren können Sie einen Vorgang, solange er initiiert oder in Bearbeitung ist. Das Belegexemplar stellen Sie erst bereit, wenn der Vorgang versandfertig oder versendet ist.

Daneben gibt es 2 Funktionen, die sich auf alle angezeigten Vorgänge beziehen:

• Alle offenen Vorgänge aktualisieren – ruft für alle offenen Vorgänge den aktuellen Status und die bearbeiteten Dokumente aus der DETE-Cloud ab
• Versandfertige Teilnahmeerklärungen online versenden – übermittelt die versandfertigen Vorgänge an das Rechenzentrum
• Alles auswählen – markiert alle angezeigten Vorgänge

Der Status eines DETE-Vorgangs

Der „Status“ (siehe „Im Bereich DETE“ 2) zeigt an, wo sich ein Vorgang im Ablauf befindet – von Initiiert über In Bearbeitung und Bearbeitet bis Versandfertig und Versendet. Daneben gibt es Abbruch-Status und technische Fehler. Mit Ausnahme von Versendet, den tomedo® selbst setzt, werden alle Status durch das HÄVG-Prüfmodul vergeben. Die einzelnen Status und ihre Bedeutung:

Statusgruppe	Bedeutung (Anzeigetext in der Liste)
Initiiert	Vorgang wurde erfolgreich in die DETE-Cloud übertragen
In Bearbeitung	Vorgang wurde von einer DETE-Software abgeholt
Bearbeitet, Zu senden!	Die Bearbeitung des Vorgangs durch den Patienten wurde erfolgreich abgeschlossen
	Der erfolgreich bearbeitete Vorgang wurde erfolgreich in die Vertragssoftware übernommen und ist zum Versand freigegeben
Versendet	Versand an RZ war erfolgreich
Abbruch	Von der Praxis abgebrochen
	Vom Patienten abgebrochen
	Annahme noch nicht möglich
	Annahmefrist abgelaufen
	Frist zur Bearbeitung überschritten
	Nicht von DETE-Software abgeholt
Abgelaufen	Maximaler Bearbeitungszeitraum ist überschritten und Vorgang wurde von der Cloud bereinigt
Fehlerhaft	Technischer Fehler in der Vertragssoftware
	Technischer Fehler in der DETE-Software

Hinweis: Der Vorgangsstatus beschreibt den Fortschritt des DETE-Vorgangs und ist nicht mit dem Teilnahmestatus des Patienten (z. B. Beantragt, Aktiviert, Beendet) zu verwechseln. Erst mit erfolgreichem Versand wechselt der Teilnahmestatus des Patienten auf Beantragt. Ab da greifen die übrigen Abschnitte dieser Seite.

Hinweis: Der Status „Frist zur Bearbeitung überschritten“ gehört zur Gruppe Abbruch, nicht zu Abgelaufen. Der ähnlich klingende Status „Maximaler Bearbeitungszeitraum ist überschritten …“ gehört zu Abgelaufen.

Vorgänge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, werden in der Liste farblich hervorgehoben: Ein technischer Fehler wird rot markiert, ein hinterlegter Hinweistext gelb. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Vorgänge eine Aktion benötigen.