Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten

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Die korrekte Verwaltung des Teilnahmestatus ist essenziell für die Abrechnung der HZV-Leistungen. tomedo® bietet mehrere Wege, um den Status eines Patienten zu prüfen und zu setzen – von der automatisierten Aktualisierung bis zur manuellen Korrektur.

Statusinformationen aus HÄVG Arztportal und eInfobrief

Der maßgebliche Teilnahmestatus (Teilnehmer im aktuellen Quartal oder ab dem kommenden Quartal) wird Ihnen von der HÄVG Hausärztliche Vertragsgemeinschaft AG übermittelt.

• Es handelt sich um Listen, die als zentrale Steuerungsinformation für die Aktualisierung Ihrer Patiententeilnahmeverwaltung zur Verfügung gestellt werden.
• Die Listen der bestätigten HZV-Teilnehmer (auch Patiententeilnahmelisten genannt) werden im HÄVG Arztportal (www.arztportal.net) im Bereich „Vertrauliche Dokumente“ und im ePostfach als eInfobrief bereitgestellt.
• Diese Dokumente enthalten pro Arzt und Krankenkasse alle Patienten mit dem jeweiligen Teilnahmestatus für das bevorstehende oder aktuelle Quartal.
• Praxen, die auf den elektronischen Versand umgestellt haben, erhalten diese Dokumente nicht mehr per Post.

Manuelle Statusverwaltung über die Patientendetails

Wenn Sie in den Patientendetails im Reiter Selektivverträge/HZV auf den Pfeil neben dem Vertrag klicken (wie im Screenshot dargestellt), öffnet sich ein Menü mit speziellen 1 Aktivierungsoptionen:

Direktaktivierung (Neu- oder Korrektureintrag)

Mit der 2 Direktaktivierung können Sie den Patienten manuell und sofort für Ihre Praxis als HZV-Teilnehmer aktivieren.

• Diese Funktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sicher wissen, dass der Patient bei Ihnen teilnimmt (z. B. wenn Sie die Bestätigung der HÄVG haben), die Teilnahme im PVS aber aufgrund technischer Vorgänge (etwa nach einem Softwarewechsel) noch nicht korrekt dargestellt wird.
• Hinweis: Die Funktion wird oft mit dem Hinweis zur Pflichtfunktion angezeigt. Eine Direktaktivierung sollten Sie nur vornehmen, wenn Sie eine offizielle Bestätigung der HÄVG vorliegen haben, da eine nicht bestätigte Aktivierung zu Honorarrückforderungen führen kann.

Vertretung (Fremdeingeschriebene Patienten)

Wählt der Patient einen anderen Arzt als Betreuarzt, wird er in tomedo® als „nimmt in einer ANDEREN Praxis teil“ angezeigt (grün/grau schraffierte Karteikarte).

• Wenn Sie diesen Patienten im Rahmen einer 3 Vertretung behandeln (z. B. in einer Praxisgemeinschaft oder im Vertretungsfall), können Sie ihn über diese Option als Vertretungspatienten in tomedo® aktivieren. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass Sie HZV-Leistungen im Vertretungsfall abrechnen können (z. B. die Vertreterpauschale 0004).

Aktivierung für ein zurückliegendes Quartal (Rückwirkende Aktivierung/Nachzügler)

tomedo® ermöglicht es Ihnen, einen Patienten sowohl als Teilnehmer als auch in Vertretung rückwirkend zu einem früheren Quartal zu aktivieren, indem das entsprechende Startdatum gesetzt wird.

• Hintergrund: Diese Funktion dient der Korrektur von Teilnahmezeiträumen, da die HZV-Abrechnung in der Regel Korrekturen für bis zu vier Quartale rückwirkend erlaubt. Voraussetzung ist immer, dass der rückwirkende Status (Teilnahme oder Vertretung) von der zuständigen Krankenkasse bzw. der HÄVG im Nachhinein bestätigt wird.

Bei einer normalen Teilnahme passen Sie den Teilnahmebeginn über das Feld 1 Teilnahmebeginn an. Über das sich öffnende 2 Popup wählen Sie das gewünschte Quartal, in dem der Patientin seine Teilnahme begonnen hat.

Im Vertretungsfall klicken Sie dazu auf das 1 Erstellt:-Datum. Es öffnet sich ein kleines 2 Popup in dem Sie das gewünschte 3 Quartal einstellen können.

Automatisierter Statusabgleich: Patiententeilnehmerverzeichnis

Die schnellste und sicherste Methode zur Aktualisierung des Teilnahmestatus ist der automatisierte Abgleich über das Patiententeilnehmerverzeichnis (PTV). Das PTV ist ein standardisiertes Dateiformat der HÄVG, das alle Statusänderungen eines Arztes für ein Quartal enthält. tomedo® kann diese Liste abrufen und die Patientendaten automatisch abgleichen. Dabei werden immer die aktuell verfügbaren Verzeichnisse vom HÄVG-Server abgerufen.

PTVs abrufen und ICode eingeben

Damit tomedo® die Liste mit den Statusänderungen abrufen und die Patientendaten automatisch abgleichen kann, ist die Eingabe eines quartalsweise wechselnden Identifikationscodes (ICode) erforderlich.

Voraussetzung: mTAN-Verfahren im Arztportal

Um den für den Abruf notwendigen ICode zu erhalten, müssen Sie im Arztportal der HÄVG für das mTAN-Verfahren freigeschaltet sein. Dieses Verfahren dient der Zwei-Faktor-Authentifizierung und stellt sicher, dass sensible Vertragsunterlagen und Patientendaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Ohne diese Freischaltung können Sie den sogenannten eInfobrief, in dem der ICode enthalten ist, nicht digital einsehen.

So aktivieren Sie das mTAN-Verfahren

1. Loggen Sie sich im Arztportal (www.arztportal.net) mit Ihrer HÄVG-ID und Ihrem Passwort ein.
2. Navigieren Sie zum Menüpfad Verträge → Vertrauliche Dokumente.
3. Klicken Sie auf den Button „Registrierung starten“.
4. Überprüfen Sie die angezeigte Praxisadresse. Falls diese nicht mehr aktuell ist, passen Sie diese über den Link „Adresse ändern“ an.
5. Bestätigen Sie die AGB sowie die Bereitstellung der Informationen als Download und klicken Sie auf den Button „Weiter“.
6. Geben Sie Ihre Mobilfunknummer an und bestätigen Sie diese erneut mit dem Button „Weiter“.

Hinweis: Am Ende der Registrierung wird Ihre Mobilfunknummer noch validiert Aus Sicherheitsgründen ist der Registrierungsprozess an dieser Stelle dann unterbrochen. Die HÄVG sendet Ihnen nun einen physischen Aktivierungscode per Post an die hinterlegte Praxisanschrift Ihrer BSNR. Dieser Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Aktivierung nach Erhalt des Postbriefs

Sobald Ihnen der Aktivierungscode vorliegt, schließen Sie die Einrichtung ab:

1. Loggen Sie sich erneut im Arztportal ein.
2. Navigieren Sie zum Menüpfad Ihr Profil → mTAN-Verfahren.
3. Geben Sie den Code aus dem Postbrief in das entsprechende Feld ein.

Nach der erfolgreichen Aktivierung ist Ihr Zugang freigeschaltet. Bei jedem zukünftigen Zugriff auf „Vertrauliche Dokumente“ erhalten Sie eine TAN per SMS auf Ihre Mobilnummer, die Sie zur Verifizierung im Portal eingeben.

Verfügbare PTVs abrufen

Der Zugriff auf die PTV-Funktionen erfolgt über den Menüpfad Verwaltung -> Selektivverträge (HÄVG) -> Teilnehmerverzeichnisse. Sie öffnen damit den Dialog mit dem Reiter „Abruf/Prüflauf/Import“.

Bevor Sie den ICode eingeben, rufen Sie die aktuell auf dem HÄVG-Server verfügbaren PTVs ab.

1 Wählen Sie im Feld „Vertragspartner“ das Kürzel des gewünschten Arztes aus.
2 Klicken Sie auf den Button „Abrufen“.

tomedo® lädt nun alle aktuell verfügbaren PTV-Dateien vom HÄVG-Server. Für diesen Schritt benötigen Sie noch keinen ICode, die Dateien werden in der 3 Tabelle im mittleren Bereich des Dialogs angezeigt.

ICode eingeben

Nun hinterlegen Sie den ICode, der für den eigentlichen Prüflauf und Import notwendig ist.

Im rechten Bereich des Dialogs, unter 4 „Abrufcodes“, wählen Sie das entsprechende Quartal aus. Sie können den ICode nun entweder direkt in der Spalte 5 „Abrufcode“ neben dem Quartal oder im Feld 6 „Abrufcode“ unten rechts unter der Tabelle eintragen. tomedo® speichert diesen Code und verwendet ihn automatisch für alle nachfolgenden Abrufe, falls erforderlich, in diesem Quartal – eine erneute Eingabe ist nicht nötig.

Woher Sie den ICode bekommen: Der ICode ist ein 8-stelliger, quartalsgültiger Schlüssel, den Sie quartalsweise von der HÄVG erhalten. Sie finden diesen Code im eInfobrief, den die HÄVG jedem teilnehmenden Arzt über das HÄVG-Arztportal (www.arztportal.net) zur Verfügung stellt. Ohne eine Registrierung in diesem Portal ist der Abruf der Verzeichnisse nicht möglich.

PTVs für Import auswählen und prüfen

Nach der ICode-Eingabe wählen Sie das gewünschte PTV in der Tabelle (mittlerer Bereich) aus und klicken auf den Button 7 „Prüflauf“, um den Import vorzubereiten. Es öffnet sich automatisch der „Prüflauf-Bericht„.

Prüflauf

Bevor die Patientendaten in Ihrer Praxissoftware aktualisiert werden, muss zwingend ein Prüflauf durchgeführt werden, dessen Ergebnis Ihnen direkt angezeigt wird. Der Prüflauf vergleicht die PTV-Daten mit Ihren Patientendaten in tomedo®. Ein Patient kann dabei nur eindeutig zugeordnet werden, wenn seine eGK-Nummer (Versicherten-ID) in beiden Systemen – PTV und tomedo® – identisch ist.

Prüflauf-Protokoll

Der Prüflauf sortiert die Ergebnisse in drei wichtige Gruppen, deren Übersicht Sie als Prüflauf-Bericht angezeigt bekommen:

• 1 Normale Teilnahmemeldungen: Diese umfassen standardisierte Status wie unveränderte, neu gemeldete („Aktiviert„) oder neu beendete („Beendet„) Teilnahmen. Diese sind für den automatischen Import vorgesehen.
• 2 Besondere Teilnahmemeldungen: Hierbei handelt es sich um spezielle Fälle (z. B. Stornierungen oder rückwirkende Einschreibungen). Diese können nicht automatisch importiert werden und müssen manuell geprüft werden.
• 3 Nicht gefundene Patienten: Dies betrifft Patienten, die nur in der PTV-Liste oder nur in tomedo® (mit Status „Beantragt“ oder „Aktiviert“) existieren. Diese können nicht eindeutig zugeordnet werden und erfordern ebenfalls immer eine manuelle Bearbeitung bzw. Bewertung durch Sie.

Umgang mit Stammdatenkonflikten

Stammdatenkonflikte treten auf, wenn ein Patient zwar über die eGK-Nummer eindeutig identifiziert wird, es aber Abweichungen im Nachnamen, Vornamen oder Geschlecht zwischen PTV und tomedo® gibt.

• Diese Konflikte werden in einer separaten Kategorie im Importprotokoll aufgeführt, wobei die abweichenden Werte aus PTV und tomedo® dargestellt werden.
• tomedo® darf diese Konflikte niemals automatisch lösen oder anpassen; sie müssen manuell von Ihnen geprüft werden.

Import

Nachdem der Prüflauf durchgeführt wurde, vergewissern Sie sich, dass das gewünschte PTV in der mittleren Tabelle noch markiert ist und klicken auf den Button 1 „Import“. Es folgen zwei Dialoge zur Bestätigung und Wahl des Importmodus.

Bestätigung des Importvorgangs

Es öffnet sich zuerst ein Dialog, in dem tomedo® Sie zur finalen Bestätigung des Importvorgangs auffordert. Hier werden zur Kontrolle das Arzt– und Vertragskürzel sowie das Quartal der zu importierenden PTV-Datei aufgeführt.

• Um den Import fortzusetzen, klicken Sie auf 2 „Ja“.
• Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf 3 „Abbrechen“.

Wahl zwischen Standard- und Vollimport

Direkt im Anschluss öffnet sich ein zweiter Dialog, in dem Sie zwischen dem Standard- und dem Vollimport wählen müssen.

• 1 Standardimport: Wenn Sie den „Standard“-Button wählen, gelten die Regeln für den Standardimport, bei dem nur „Normale Teilnahmemeldungen“ automatisch übernommen werden.
• 2 Vollimport: Wenn Sie den „Vollimport“-Button wählen, gelten die Regeln für den Vollimport, bei dem die Teilnahmedaten soweit möglich vollständig automatisch übernommen werden.
• 3 Über den Button „Abbrechen“ kann der gesamte Vorgang auch an dieser Stelle noch abgebrochen werden.

Entscheidungshilfe: Der Vollimport stellt sicher, dass sämtliche eindeutig zuordenbare Änderungen – auch die „Besonderen Teilnahmemeldungen“ (wie Stornierungen oder rückwirkende Beendigungen), die der Standardimport ausschließt – automatisch übernommen werden. Dies gewährleistet die umfassendste und aktuellste Synchronisation Ihrer Teilnehmerdaten und minimiert den nachfolgenden manuellen Aufwand.

Protokolle, Historie und Statusübersicht

Import-Protokoll

Nach dem Import wird automatisch ein detailliertes Import-Protokoll angezeigt, das jederzeit gespeichert und ausgedruckt werden kann.

• Es zeigt die 1 Gesamtanzahl der eingeschriebenen Patienten nach dem Import.
• Die Patientenlisten werden zuerst nach Vertragsstatus (Aktiviert, Beendet, Beantragt, Storniert, Abgelehnt) und dann nach Nachname sortiert dargestellt.
• Wichtig: 2 Abweichende oder geänderte Werte zwischen PTV und tomedo® sind im Protokoll in Tabellenform optisch gut erkennbar gekennzeichnet.
• 3 Konflikte in den Patientenstammdaten werden am Ende des Protokolls aufgelistet.