zollsoft Account

Der zollsoft Account dient zur sicheren Nutzerauthentifizierung und fungiert als zentraler Login für tomedo-Dienste und weitere Angebote der zollsoft GmbH. Sie haben die Möglichkeit, direkt aus der Software heraus einen komplett neuen Account zu registrieren oder einen bereits bestehenden zollsoft Account mit einer neuen tomedo-Installation zu verknüpfen.

ACHTUNG: Die Registrierung eines zollsoft Accounts erfolgt einmalig für die gesamte Praxis. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Praxismanager, falls Sie das nicht selbst sind. Nach der Registrierung können dem Konto Zugänge für einzelne Mitarbeiter hinzugefügt werden.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

tomedo.Campus: Demo-Kurs zum tomedo.Campus (frei verfügbar)

Anlage eines zollsoft Accounts

Unter tomedo.pro → Über tomedo.pro können Sie auf den im unten stehenden Bild mit 1 markierten Button klicken, um das Menü zum Anlegen eines zollsoft Accounts für Ihre Praxis zu öffnen. Dabei können Sie wählen, ob Sie einen bestehenden Account mit tomedo.pro verknüpfen 2 oder einen neuen anlegen 3 möchten.

Wenn Sie bereits einen Account verknüpft haben zeigt Ihnen der Tooltipp an Position 1 an mit welcher E-Mail-Adresse Sie registriert sind.

Wenn Sie einen bestehenden Account verknüpfen, öffnet sich ein Browserfenster in dem Sie die Anmeldedaten eingeben müssen. Damit ist die Verknüpfung bereits abgeschlossen.

Wenn Sie einen neuen Account anlegen, geben Sie die für die Registrierung benötigte E-Mail-Adresse 4 an und einen Namen für Ihren zollsoft Account 5. Mit Klick auf Registrieren 6 wird die Anfrage versendet und Sie erhalten einen Link zur E-Mail-Adressbestätigung. Folgen Sie dem Link und hinterlegen Sie ein Passwort für den Account. Solange die Registrierung nicht abgeschlossen ist, können Sie auch die E-Mail-Adresse anpassen und den Registrierungslink erneut versenden.

Hinweis: Mit dem so erstellten Account, können Sie mehrere unserer Dienste in Anspruch nehmen. Unter anderem erlaubt es die Nutzung der Funktionen von tomedo.Intelligence und Zugriff auf unser Kundenportal sowie den Campus. Das Angebot wird stetig erweitert.

Verwaltung des Accounts

Die Verwaltung des Accounts erfolgt über my.zollsoft.com. Klicken Sie dort auf Account-Details und loggen sich mit dem soeben angelegten Account via E-Mail und Passwort ein.

Auf der Startseite sehen Sie die Organisation, die Sie gerade verknüpft haben. Klicken Sie auf die Organisation, um die Anzahl der Mitglieder und der eingeladenen Mitglieder zu sehen. Darunter sehen Sie die Liste aller aktuellen Mitglieder.

Nutzerverwaltung im Web

Zudem können Sie zu dem Konto weitere Nutzer hinzufügen und vorgeben, welche Funktionen für diese Mitarbeiter freigeschaltet werden sollen.

Dazu klicken Sie zunächst auf „+ Einladen“. Nun sehen Sie die Liste aller verfügbaren Rechte. Diese müssen vor dem Versand der Einladung festgelegt werden. Dazu stehen folgende Vorkonfigurationen zur Verfügung:

• alle – alle Rechte
• alle Organisationsverwaltung – alle verwaltenden Rechte; dazu gehört unter anderem die Anpassung von Organisationsdaten und die Einladung neuer Mitglieder.
• alle Anwendungen – Erlaubt die Verwendung des Kontos im Zusammenhang mit Forum, Lizenzierung und Rechnungen

Nutzerverwaltung in tomedo.pro

Mitarbeiteraccounts können Sie auch direkt aus tomedo.pro heraus anlegen und mit Ihren Nutzern verknüpfen. Diese können nur von einem Nutzer mit Administrator-Rechten verwaltet werden. Öffnen Sie über Admin → Nutzerverwaltung → Nutzer die Nutzerverwaltung, wählen Sie links den gewünschten Nutzer aus und wechseln Sie in den Reiter „zollsoft Account“ 1.

Hinweis: Mitarbeiteraccounts können erst angelegt werden, wenn tomedo.pro mit einem zollsoft Account verknüpft ist. Solange das nicht der Fall ist, finden Sie hier den Button „zollsoft Account einrichten“, über den Sie die Registrierung ihrer Praxis starten.

Tragen Sie im Feld „E-Mail-Adresse des Mitarbeiters“ 2 die Adresse ein, unter der der Mitarbeiter registriert werden soll. Ist in der Mitarbeiterkartei des Nutzers bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird das Feld damit vorbefüllt. Mit Klick auf „Mitarbeiteraccount erstellen / verknüpfen“ 3 wird die Adresse mit Ihrer Praxisorganisation abgeglichen:

• Ist in Ihrer Praxisorganisation bereits ein Mitglied mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden, wird dessen zollsoft Account mit dem tomedo-Nutzer verknüpft.
• Andernfalls wird ein zollsoft Account für diese Adresse angelegt und in Ihre Praxisorganisation eingeladen. Um den Vorgang abzuschließen, muss der Mitarbeiter die zugeschickte Einladung noch bestätigen.

Neu erstellte Nutzer erhalten Standardmäßig die Rechte für unseren tomedo.pro Campus und unser Forum.

Oben rechts im Bereich sehen Sie den Status des Accounts 4:

• Kein Account – dem Nutzer ist noch kein zollsoft Account zugeordnet.
• Neu – der Account wurde in tomedo.pro angelegt, die Einladung ist noch nicht versendet.
• Eingeladen – die Einladung wurde versendet, der Mitarbeiter hat sie noch nicht bestätigt.
• Mitglied – der Mitarbeiter ist Mitglied Ihrer Praxisorganisation.
• Nicht gefunden – zu dem Account ist in Ihrer Praxisorganisation kein Mitglied hinterlegt.

Für Nutzer im Status „Eingeladen“ können Sie die Einladung ein weiteres Mal verschicken, etwa wenn die E-Mail nicht angekommen oder der Einladungslink nach 14 Tagen abgelaufen ist.

Hinweis: Löschen Sie einen Nutzer in der Nutzerverwaltung, wird auch sein zollsoft Account aus Ihrer Praxisorganisation entfernt. Ist derselbe Account mit mehreren tomedo-Nutzern verknüpft, wird lediglich die Verknüpfung zum gelöschten Nutzer aufgehoben und der Account bleibt bestehen. Lässt sich der Account nicht automatisch entfernen, weist tomedo.pro Sie darauf hin. Sie können ihn dann im Web manuell aus der Organisation löschen.

Verknüpfung des alten Forums-Accounts eines Mitarbeiters mit dem neuen Forum

Für die korrekte Zuordnung von privaten Konversationen aus dem alten Forum muss die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die der Mitarbeiter im alten Forum genutzt hat. Folgendermaßen können Sie vorgehen:

• Loggen Sie sich mit Ihrem zollsoft Praxisaccount ein
• Wählen Sie links die passende Organisation aus
• Laden Sie eine neue Person ein mit der E-Mail-Adresse aus dem alten Forum