Patienteneinschreibung – digital (DETE)

Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE)

Mit der digitalen Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE) schreiben Sie Patienten papierlos in die hausarztzentrierte Versorgung (HZV) bzw. die Facharztverträge (FaV) ein. Sie ersetzt das bisherige Papierformular. Das Erstellen, Ausfüllen und Unterschreiben der Teilnahmeerklärung erfolgt vollständig digital, der Patient unterschreibt mit einer digitalen Signatur. Das erspart den Ausdruck, das Ablegen und den Versand von Papierdokumenten. Die Unterlagen werden digital archiviert und übermittelt. Die digitale Einschreibung steht ab dem dritten Quartal 2026 zur Verfügung. Ob diese für einen Patienten genutzt werden kann, hängt davon ab, ob dessen Krankenkasse die DETE bereits unterstützt.

Der Patient unterschreibt auf einem mobilen Endgerät, das von einer separaten DETE-Software bereitgestellt wird. tomedo® startet den Vorgang, ruft die unterschriebenen Dokumente wieder ab und übermittelt die fertige Teilnahmeerklärung an das Rechenzentrum.

tomedo® setzt dabei die sogenannte flache Integration um. Die Funktionen zum Visualisieren und Unterschreiben bildet tomedo® nicht selbst ab, sondern tauscht alle Daten über das HÄVG-Prüfmodul (HPM) mit der DETE-Software aus. Eine eigenständige DETE-Software in der Praxis ist daher Voraussetzung für die Nutzung. Ist keine DETE-Software vorhanden, bleibt der bisherige Einschreibeweg (offline oder online) bestehen.

Welche Verträge die digitale Einschreibung unterstützen, hängt von der jeweiligen Vertragskonfiguration ab.

Hinweis: Für einen Patienten kann entweder eine klassische Teilnahmeerklärung oder ein DETE-Vorgang bestehen, nicht beides gleichzeitig für denselben Vertrag.

tomedo® entwickelt derzeit eine eigene DETE-Software, sodass für die digitale Einschreibung künftig keine separate DETE-Software eines Drittanbieters mehr erforderlich ist. Die Entwicklung befindet sich in den letzten Zügen, derzeit steht noch die Zertifizierung aus (Stand: Juli 2026). Sobald die zertifizierte tomedo®-DETE-Software verfügbar ist, informieren wir Sie umgehend.

Einen DETE-Vorgang starten

Einen DETE-Vorgang legen Sie über den Einschreibeassistenten an. Der Ablauf entspricht weitgehend der Online-Einschreibung (siehe Einschreibung (mit Sofortversand) auf der Seite „Patienteneinschreibung – online)„.

Sie starten den Assistenten in den Patientendetails und durchlaufen die Schritte „Information“ und „Anlagemodus„. Im Schritt 1 „Verfahrensart“ wählen Sie jedoch die Option 2 „Digital (DETE Vorgang)„. Ist der DETE-Prozess für den Vertrag bereits voreingestellt, überspringt der Assistent diesen Schritt. Die Verfahrensart „Digital (DETE Vorgang)“ wird automatisch gewählt und der Assistent wechselt direkt zum Schritt „Vorgangsvorlage„. Ob der DETE-Prozess voreingestellt ist, legen Sie im Dialog „Verwaltung Verfahrensarten der Versicherteneinschreibung“ fest, entweder im Bereich „Allgemein“ für alle Verträge oder je Vertrag einzeln.

Anders als bei der Offline- und Online-Einschreibung folgt bei DETE anschließend ein zusätzlicher Schritt. Bestätigen Sie mit 3 „Weiter„.

Die 4 Vorgangsvorlage, unter „Bitte wählen Sie eine Vorgangsvorlage:“ zeigt die für den Vertrag gültigen Vorgangsvorlagen an. Wählen Sie die passende Vorlage über die 5 Checkbox aus. Es lässt sich genau eine Vorlage auswählen. Je nach Vertrag stehen Vorlagen unterschiedlichen Typs zur Verfügung (HZV, FaV oder Hybrid). Klicken Sie anschließend auf 6 „Weiter“.

Im abschließenden Schritt „Betreuarzt“ wählen Sie den betreuenden Arzt (bei einem Arztwechsel zusätzlich den Wechselgrund) und schließen die Anlage mit „Anlegen“ ab.

Fehlen beim Anlegen Pflichtangaben, meldet tomedo® dies mit „Der DETE-Vorgang kann nicht erstellt werden, da folgende Pflichtfelder fehlen: …“ und weist darauf hin, dass alle Patientendaten (Name, Adresse, Versichertennummer usw.) sowie BSNR und LANR des Arztes vollständig hinterlegt sein müssen. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und starten Sie den Vorgang erneut.

War das Anlegen erfolgreich, öffnet tomedo® das 1 Vorgangsfenster mit dem Titel „<Patientenname> – Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE)„. Darin werden der 2 aktuelle Vorgangsstatus und der 3 QR-Code angezeigt. Den QR-Code scannt der Patient mit dem mobilen Endgerät der DETE-Software ein und bearbeitet den Vorgang dort. Über den Button 4 „Zur Kartei“ wechseln Sie in die Patientenkartei, mit 5 „Schließen“ beenden Sie das Fenster. Der Vorgang bleibt erhalten und erscheint anschließend in der Übersicht „Verwaltung Teilnahmeerklärungen„. Das Vorgangsfenster können Sie später jederzeit erneut öffnen, wählen Sie dazu in den Patientendetails den betreffenden Vorgang aus und klicken Sie auf „Zeigen„.

„Status“-Farben des Vorgangs im Überblick: 2

Im Hintergrund ruft tomedo® im eingestellten Intervall den Status ab. Sobald der Patient den Vorgang unterschrieben und abgeschlossen hat, übernimmt tomedo® die unterschriebenen Dokumente und gibt den Vorgang zum Versand frei. Der Versand an das Rechenzentrum erfolgt automatisch oder manuell (siehe „Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten„). Mit erfolgreichem Versand wechselt der Teilnahmestatus des Patienten auf „Beantragt“.

Bearbeitung durch den Patienten und Versand

Nachdem der Patient den QR-Code gescannt und die Teilnahmeerklärung in der DETE-Software unterschrieben hat, ruft tomedo® im Hintergrund im eingestellten Intervall den Status ab. Alternativ ist es möglich, den Status manuell über den Button 1 „Status abrufen“ abzufragen. Sobald der Patient den Vorgang abgeschlossen hat, übernimmt tomedo® die unterschriebenen Dokumente und gibt den Vorgang zum Versand frei. Der Versand an das Rechenzentrum erfolgt automatisch (siehe „Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten„) oder 2 manuell über den Button „Teilnahmeerklärung online versenden“ . Mit erfolgreichem Versand wechselt der Teilnahmestatus des Patienten auf „Beantragt„.

Ein erfolgreicher Versand wird Ihnen durch folgenden Hinweis signalisiert.

Belegexemplar für den Patienten

Nach erfolgreichem Versand kann dem Patienten ein Belegexemplar bereitgestellt werden. Dabei werden die unterschriebenen Dokumente zu einer Gesamt-PDF zusammengestellt.

Die Bereitstellung ist an zwei Stellen möglich, direkt im DETE-Vorgangsfenster (dem Fenster mit QR-Code und Status, das Sie nach dem Anlegen sehen oder über „Zeigen“ in den Patientendetails erneut öffnen) sowie in der Übersicht „Verwaltung Teilnahmeerklärungen“ (siehe „Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten„).
An beiden Stellen sind die entsprechenden Schaltflächen aktiv, sobald der Vorgang den Status „Versandfertig“ oder „Versendet“ hat. Folgende Wege der Bereitstellung sind für einen Vorgang vorgesehen.

• Druck – der Beleg wird gedruckt
• eMail-Versand – der Beleg wird per E-Mail versendet
• ePA – der Beleg wird in die elektronische Patientenakte eingestellt
• Patienten-App – der Beleg wird über die Patienten-App bereitgestellt
• (Kasse – die Krankenkasse stellt den Beleg bereit, eine eigene Erstellung ist dann nicht möglich)

Hinweis: Die Bereitstellung über die Patienten-App ist nur möglich, wenn der Patient die arzt-direkt App nutzt (für arzt-direkt gekoppelt ist). Andernfalls meldet tomedo®, dass der Patient nicht für arzt-direkt gekoppelt ist.
Die Variante „Kasse“ erscheint lediglich in der „Verwaltung Teilnahmeerklärungen„.

Die Hybrid-Variante (HZV und FaV kombiniert – nur Baden-Württemberg)

Manche Verträge werden als Hybrid-Teilnahmeerklärung geführt. Eine Hybrid-Teilnahmeerklärung enthält zugleich eine Teilnahmeerklärung für die HZV und eine für den Facharztvertrag (FaV). Der Patient kann in einem Vorgang beide Teilnahmeerklärungen unterschreiben.

Der Versand erfolgt in zwei Schritten und in fester Reihenfolge:

• Zuerst wird der HZV-Anteil an das Rechenzentrum übermittelt.
• Der FaV-Anteil wird nur dann übermittelt, wenn der Versand des HZV-Anteils erfolgreich war und der Patient die FaV-Teilnahmeerklärung tatsächlich unterschrieben hat. Hat der Patient nur den HZV-Anteil unterschrieben, entfällt der FaV-Versand.

Hinweis: Ein Hybrid-Vorgang erhält den Status „Versendet“ erst, wenn beide erforderlichen Anteile erfolgreich übermittelt wurden. Schlägt einer der beiden Schritte fehl, gilt der gesamte Vorgang als nicht versendet und wird bis zum erfolgreichen Abschluss beider Übertragungen erneut versucht. Bei einem Arztwechsel ist der Arztwechselgrund – wie bei der reinen HZV-Teilnahmeerklärung – auch bei der Hybrid-Variante verpflichtend.

Anwendungsbeispiel – digitale Einschreibung im Praxisablauf

Ein Patient soll in die HZV eingeschrieben werden. Sie öffnen in den Patientendetails die Einschreibung, wählen im Einschreibeassistenten als Verfahrensart „Digital (DETE Vorgang)„, wählen die Vorgangsvorlage und legen den Vorgang über Anlegen an. tomedo® öffnet das Vorgangsfenster mit dem QR-Code, den der Patient mit dem Endgerät der DETE-Software einscannt und die Teilnahmeerklärung dort unterschreibt. Sobald der Vorgang bearbeitet ist, erscheint er in der Übersicht „Verwaltung Teilnahmeerklärungen„, wird an das Rechenzentrum übermittelt und der Teilnahmestatus wechselt auf „Beantragt„. Anschließend stellen Sie das Belegexemplar für den Patienten bereit.

Hinweis: Ist die DETE-Cloud nicht erreichbar, meldet tomedo® je nach Aufruf z. B. „Der Server ist nicht erreichbar. Kann DETE-Vorgang nicht anzeigen.“ oder „Keine Antwort vom Server. Kann offene DETE-Vorgänge nicht laden.„. Der Vorgang bleibt erhalten und kann später erneut abgerufen werden.