Patienteneinschreibung – digital (DETE)

Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE)

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Mit der digitalen Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE) schreiben Sie Patienten papierlos in die hausarztzentrierte Versorgung (HZV) bzw. die Facharztverträge (FaV) ein. Sie ersetzt das bisherige Papierformular. Das Erstellen, Ausfüllen und Unterschreiben der Teilnahmeerklärung erfolgt vollständig digital, der Patient unterschreibt mit einer digitalen Signatur. Das erspart den Ausdruck, das Ablegen und den Versand von Papierdokumenten. Die Unterlagen werden digital archiviert und übermittelt. Die digitale Einschreibung steht ab dem dritten Quartal 2026 zur Verfügung. Ob diese für einen Patienten genutzt werden kann, hängt davon ab, ob dessen Krankenkasse die DETE bereits unterstützt.

Der Patient unterschreibt auf einem mobilen Endgerät, das von einer separaten DETE-Software bereitgestellt wird. tomedo® startet den Vorgang, ruft die unterschriebenen Dokumente wieder ab und übermittelt die fertige Teilnahmeerklärung an das Rechenzentrum.

tomedo® setzt dabei die sogenannte flache Integration um. Die Funktionen zum Visualisieren und Unterschreiben bildet tomedo® nicht selbst ab, sondern tauscht alle Daten über das HÄVG-Prüfmodul (HPM) mit der DETE-Software aus. Eine eigenständige DETE-Software in der Praxis ist daher Voraussetzung für die Nutzung. Ist keine DETE-Software vorhanden, bleibt der bisherige Einschreibeweg (offline oder online) bestehen.

Welche Verträge die digitale Einschreibung unterstützen, hängt von der jeweiligen Vertragskonfiguration ab.

Hinweis: Für einen Patienten kann entweder eine klassische Teilnahmeerklärung oder ein DETE-Vorgang bestehen, nicht beides gleichzeitig für denselben Vertrag.

tomedo® entwickelt derzeit eine eigene DETE-Software, sodass für die digitale Einschreibung künftig keine separate DETE-Software eines Drittanbieters mehr erforderlich ist. Die Entwicklung befindet sich in den letzten Zügen; derzeit steht noch die Zertifizierung aus (Stand: Juli 2026). Sobald die zertifizierte tomedo®-DETE-Software verfügbar ist, informieren wir Sie umgehend.

Einen DETE-Vorgang starten

Einen DETE-Vorgang legen Sie über den Einschreibeassistenten an. Der Ablauf entspricht weitgehend der Online-Einschreibung (siehe Einschreibung (mit Sofortversand) auf der Seite „Patienteneinschreibung – online)„. Sie starten den Assistenten in den Patientendetails und durchlaufen die Schritte „Information“ und „Anlagemodus„. Im Schritt 1 „Verfahrensart“ wählen Sie jedoch die Option 2 „Digital (DETE Vorgang)„. Ist der DETE-Prozess für den Vertrag bereits voreingestellt, überspringt der Assistent diesen Schritt. Die Verfahrensart „Digital (DETE Vorgang)“ wird automatisch gewählt und der Assistent wechselt direkt zum Schritt „Vorgangsvorlage„. Ob der DETE-Prozess voreingestellt ist, legen Sie im Dialog „Verwaltung Verfahrensarten der Versicherteneinschreibung“ fest, entweder im Bereich „Allgemein“ für alle Verträge oder je Vertrag einzeln.

Anders als bei der Offline- und Online-Einschreibung folgt bei DETE anschließend ein zusätzlicher Schritt. Bestätigen Sie mit 3 „Weiter„.

Die 4 Vorgangsvorlage, unter „Bitte wählen Sie eine Vorgangsvorlage:“ zeigt die für den Vertrag gültigen Vorgangsvorlagen an. Wählen Sie die passende Vorlage über die 5 Checkbox aus. Es lässt sich genau eine Vorlage auswählen. Je nach Vertrag stehen Vorlagen unterschiedlichen Typs zur Verfügung (HZV, FaV oder Hybrid). Klicken Sie anschließend auf 6 „Weiter“.

Im abschließenden Schritt „Betreuarzt“ wählen Sie den betreuenden Arzt (bei einem Arztwechsel zusätzlich den Wechselgrund) und schließen die Anlage mit „Anlegen“ ab.

Fehlen beim Anlegen Pflichtangaben, meldet tomedo® dies mit „Der DETE-Vorgang kann nicht erstellt werden, da folgende Pflichtfelder fehlen: …“ und weist darauf hin, dass alle Patientendaten (Name, Adresse, Versichertennummer usw.) sowie BSNR und LANR des Arztes vollständig hinterlegt sein müssen. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und starten Sie den Vorgang erneut.

War der Start erfolgreich, öffnet tomedo® das 1 Vorgangsfenster mit dem Titel „<Patientenname> – Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE)„. Darin werden der 2 aktuelle Vorgangsstatus und der 3 QR-Code angezeigt. Den QR-Code scannt der Patient mit dem mobilen Endgerät der DETE-Software ein und bearbeitet den Vorgang dort. Über den Button 4 „Zur Kartei“ wechseln Sie in die Patientenkartei, mit 5 „Schließen“ beenden Sie das Fenster. Der Vorgang bleibt erhalten und erscheint anschließend in der Übersicht „Verwaltung Teilnahmeerklärungen„.

2 „Status“-Farben des Vorgangs im Überblick:

Im Hintergrund ruft tomedo® im eingestellten Intervall den Status ab. Sobald der Patient den Vorgang unterschrieben und abgeschlossen hat, übernimmt tomedo® die unterschriebenen Dokumente und gibt den Vorgang zum Versand frei. Der Versand an das Rechenzentrum erfolgt automatisch oder manuell (siehe „Aktivierung und Teilnahmestatus verwalten„). Mit erfolgreichem Versand wechselt der Teilnahmestatus des Patienten auf „Beantragt“.

Die Hybrid-Variante (HZV und FaV kombiniert)

Manche Verträge werden als Hybrid-Teilnahmeerklärung geführt. Eine Hybrid-Teilnahmeerklärung enthält zugleich eine Teilnahmeerklärung für die HZV und eine für den Facharztvertrag (FaV). Der Patient kann in einem Vorgang beide Teilnahmeerklärungen unterschreiben.

Der Versand erfolgt in zwei Schritten und in fester Reihenfolge:

• Zuerst wird der HZV-Anteil an das Rechenzentrum übermittelt.
• Der FaV-Anteil wird nur dann übermittelt, wenn der Versand des HZV-Anteils erfolgreich war und der Patient die FaV-Teilnahmeerklärung tatsächlich unterschrieben hat. Hat der Patient nur den HZV-Anteil unterschrieben, entfällt der FaV-Versand.

Hinweis: Ein Hybrid-Vorgang erhält den Status „Versendet“ erst, wenn beide erforderlichen Anteile erfolgreich übermittelt wurden. Schlägt einer der beiden Schritte fehl, gilt der gesamte Vorgang als nicht versendet und wird bis zum erfolgreichen Abschluss beider Übertragungen erneut versucht. Bei einem Arztwechsel ist der Arztwechselgrund – wie bei der reinen HZV-Teilnahmeerklärung – auch bei der Hybrid-Variante verpflichtend.