Das Fenster DMP-Dokumentation

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Das Fenster enthält mehrere Reiter (Stammdaten, DM1, DM2, …), welche über die Reiter 1 am oberen Fensterrand ausgewählt werden können. Im dargestellten Beispiel ist der Reiter „Stammdaten“ aktiv. Im unteren Bereich befindet sich die Fehlerliste 2. Diese Liste kann über den Schieberegler 3 größer und kleiner gezogen werden.

Das Feld „Datum“ 4 gibt an, wann die Untersuchung am Patienten stattgefunden hat. Das Datum, an dem Sie Ihren DMP-Patienten behandelt haben, ist entscheidend für die Vergütung von Dokumentationen. Der DMP-Patient muss am Behandlungsdatum Mitglied bei der auf dem Abrechnungsschein angegebenen Krankenkasse sein.

In tomedo® kann eine DMP-Dokumentation für mehrere DMP-Programme gleichzeitig erstellt werden. (Die KBV spricht in diesem Falle von einem sogenannten „multi-morbiden“ Patienten.) Das bedeutet, dass beim Export bis zu drei Bögen pro DMP-Dokumentation entstehen können. Welche Programme in einer Dokumentation dokumentiert wurden, zeigen die Checkboxen 5 in den Reitern. Die Farbe des Reiters gibt dabei an, ob der entsprechende Bogen bereits vollständig ist oder noch Fehler enthält. Im nachfolgenden Beispiel wird eine Dokumentation gezeigt, welche Bögen für die DMP-Programme COPD und KHK enthält, wobei der Bogen für COPD bereits komplett ausgefüllt ist, während bei KHK noch Angaben fehlen oder widersprüchlich sind.

Für DMP-Programme, in die der Patient zwar eingeschrieben ist, für die aber im aktuellen Besuch kein Bogen erstellt werden soll (z.B. bei multi-morbiden Patienten, welche in einem Programm vierteljährlich und in einem anderen Programm halbjährlich untersucht werden), wird im Reiter angezeigt, wann die letzte Dokumentation für den Patienten erstellt wurde 6. Im nachfolgenden Beispiel ist der Patient zwar in das Programm „Diabetes Mellitus Typ 2“ eingeschrieben, aber es braucht erst im Quartal 3/2014 wieder dokumentiert zu werden, weil einhalbjährliches Dokumentationsintervall vereinbart wurde. Somit wird im Quartal 2/2014 der Text „nicht notwendig“ angezeigt.

Bereich „Stammdaten“

Dieser Reiter enthält Verwaltungsdaten, die für die Abrechnung der Dokumentation notwendig sind.

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Bei tomedo® muss eine DMP-Dokumentation zwingend einem KV-Abrechnungsschein zugeordnet werden 7, selbst wenn im Rahmen der DMP-Untersuchung keinerlei kassenärztliche Leistungen abgerechnet werden müssen. Der Grund dafür ist, dass die DMP-Untersuchungsbögen Angaben über die Kasse des Patienten, den Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB) sowie gegebenenfalls Angaben für Sonderkostenträger beinhalten, und diese Informationen über einen KV-Abrechnungsschein eingegeben werden müssen.

Weiterhin enthält dieser Reiter Informationen über die DMP-Einschreibungen des Patienten 8. In der Regel werden die Einschreibungen mit den dokumentierten Bögen übereinstimmen. Es kann aber auch vorkommen, dass die Dokumentationsintervalle für verschiedene DMP-Programme unterschiedlich sind, so dass eine Dokumentation einen DMP-Bogen nicht enthält, obwohl der Patient in das Programm eingeschrieben ist.

WICHTIG: Auch wenn nicht alle DMP-Programme, in die der Patient eingeschrieben ist, bei einem Besuch dokumentiert werden, dürfen die Einschreibedaten nicht verändert werden.

Die Betriebsstätte und der abrechnende Arzt 9 werden beim ersten Öffnen automatisch bestimmt und sind durch den Anwender nochmals zu überprüfen. Die DMP-Fallnummer 10 muss eine systemweit eindeutige Zeichenkette sein. Es empfiehlt sich, für die DMP-Fallnummer die Patienten-Nummer zu verwenden.

WICHTIG: Sobald Sie einen DMP-Bogen an die Abrechnungsstelle verschickt haben, dürfen Sie die DMP-Fallnummer des Patienten nicht mehr ändern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in tomedo® Folgedokumentationen für einen Patienten erstellen, dessen DMP-Fallnummer bereits in einem anderen Softwaresystem festgelegt wurde. In diesem Fall müssen Sie die DMP-Fallnummer aus dem anderen Softwaresystem übertragen.

Wenn die Abrechnungsdateien versehentlich als versendet markiert wurden und die Fallnummer geändert werden muss, kann der Versandzustand gelöscht und die Fallnummer von Nutzern mit Administratorrechten in den Patientendetails angepasst werden.

Eingabe der medizinischen Daten

Die Dokumentation der medizinischen Daten sei nachfolgend am Beispiel des DMP-Programms „Asthma bronchiale“ beschrieben.

Die Farbgebung der Eingabefelder folgt diesem Schema:

  • Optionale Angaben (Farbe ist frei wählbar, Einstellungen → Nutzer)
  • Fehlende oder fehlerhafte Angaben
  • Nur für Erstdokumentationen benötigte Angaben

Die Angabe „Verlaufsdokumentation“ kann nur dann gemacht werden, wenn tomedo® eine ältere Dokumentation für den Patienten findet. Falls keine solche Dokumentation im System vorhanden ist, können Sie aber trotzdem Verlaufsdokumentationen anlegen, indem Sie eine der Optionen „Verlaufsdokumentation nach Arztwechsel“ oder „Verlaufsdokumentation bei anderweitig vorliegender Erstdokumentation“ wählen. Letztere Option käme zum Beispiel immer dann in Frage, wenn Sie gerade zu tomedo® gewechselt haben und die bisherigen Dokumentationen nur in ihrem alten Praxisverwaltungssystem vorliegen. Eine dritte Option ist die Erstellung einer Dokumentation als DMP-Vertretungsarzt. Diese Eingabe müssen Sie im Reiter „Stammdaten“ vornehmen, da dies sämtliche Bögen betrifft.

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Sobald eine Dokumentation angelegt wurde, wird auch ein zugehöriger Karteieintrag angelegt und mit der Dokumentation verknüpft. Der Karteieintrag enthält den editierbaren Karteitext, Angaben zu Arzt, Betriebsstätte und Status der Dokumentation, in welches Programm der Patient eingeschrieben ist und ggf. Notizen zur Dokumentation. Sie können über den Button „zur Dokumentation“ zum Dokumentationsbogen wechseln und wenn die Dokumentation bereits gedruckt wurde, außerdem direkt auf das PDF-Dokument zugreifen.

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Datenübernahme

Für Diabetes-, KHK- und Asthma-Dokumentationen können Sie sich in den Dokumentationen durch einen Klick auf die Bezeichnung des jeweiligen Wertes direkt die Werte aus der Patientenkartei anzeigen und übernehmen lassen, wie z.B. für den HbA1c-Wert bei Diabetes.

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Dabei wird in den LAB-Einträgen der Patientenkartei nach dem Kürzel HbA1c des Tests gesucht und die Werte werden chronologisch so angezeigt, dass der aktuellste oberste Wert entsprechend der KBV-Vorgabe für die Übernahme aus der Kartei automatisch ausgewählt wird.

Da die Bezeichnungen der Kürzel nicht standardisiert sind, können Sie im Menü der Praxiseinstellungen ein alternatives Kürzel wählen, falls Ihr Labor nicht HbA1c verwendet sondern z.B. HBA1. Da dieser Laborwert mit zwei äquivalenten Einheiten bereitgestellt wird, können Sie bei taggleichen Werten Ihre bevorzugte Einheit auswählen, die zuoberst in der Übersicht angezeigt und automatisch ausgewählt wird. Gleiches gilt für den LDL-Wert bei KHK-Dokumentationen.

Die Kürzel erhalten sie aus einem existierenden Befund, indem Sie den Befund in der neuen Ansicht öffnen und mit der Maus die entsprechenden Testergebnisse mittels Drag-and-drop in das betreffende Feld ziehen.

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Für Asthma-Dokumentationen können der FEV1-Wert sowie die Anzahl der ungeplanten bisherigen Asthma-Dokumentationen aus Custom-Karteieinträgen übernommen werden. Dazu wird der Typ des Karteieintrages hinterlegt und der jeweilige Variablenname im Custom-Karteieintrag.

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Gesperrte Dokumentationen

Wenn eine DMP-Dokumentation gedruckt oder an die Datenannahmestelle verschickt wurde, wird die Dokumentation gesperrt. Das heißt, dass alle Felder ausgegraut sind und nicht mehr editiert werden können.

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Solange eine Dokumentation lediglich gedruckt wurde, kann die Dokumentation über die Schaltfläche mit dem Schloss-Symbol 1 entsperrt werden. Wurde die Dokumentation allerdings bereits an die Datenannahmestelle übermittelt, ist das Entsperren nicht mehr möglich und Sie werden darauf aufmerksam gemacht, dass Sie eine Korrekturdokumentation anlegen müssen.

Ausfüllanleitung

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Hinweise zum Ausfüllen der einzelnen Felder erhalten Sie per Tooltipp, indem Sie den Mauszeiger einen Moment lang über dem entsprechenden Feld stillhalten. Außerdem besteht die Möglichkeit über den Button „Zur Ausfüllanleitung“ die komplette Ausfüllanleitung der KBV einzusehen.

Managen von Ein- und Ausschreibungen

Für die Neu- oder Wiedereinschreibungen von DMP-Patienten gibt es in tomedo® keine separate Oberfläche mehr (in älteren Versionen von tomedo® wurden die Einschreibedaten in dem Fenster mit angezeigt, in dem auch die medizinische Dokumentation gemacht wurde). Für die Übermittelung der Dokumentationsdaten ist sowieso nur von Interesse, in welche DMP-Programme der Patient zum Zeitpunkt der Untersuchung eingeschrieben ist.

Dies darf nicht damit verwechselt werden, welche DMP-Programme im Rahmen der Untersuchung auch tatsächlich untersucht werden. Ein Patient könnte zum Beispiel in DMP „Asthma Bronchiale“ vierteljährlich und in „KHK“ halbjährlich untersucht werden. In dem Fall, wo die zusätzliche „Asthma Bronchiale“-Untersuchung durchgeführt wird, müssen Sie trotzdem in der Dokumentation angeben, dass der Patient in beide DMP-Programme „Asthma Bronchiale“ und „KHK“ eingeschrieben ist.

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Um zu dokumentieren, dass ein Patient an einem DMP-Programm nicht mehr teilnehmen wird (weil z.B. der Patient wegen wiederholter Nichtteilnahme von seiner Krankenkasse aus dem Programm ausgeschrieben wurde oder weil der Patient auf eigenen Wunsch nicht mehr an einem der Programme teilnehmen möchte), können Sie eine DMP-Dokumentation anlegen, in der lediglich die Einschreibungen des Patienten, aber kein DMP-Bogen ausgefüllt wird 1. Im Feld „Notiz“ 2 können Sie dokumentieren, aus welchem Grund der Patient ausgetragen wurde (dieser Text kann auch in der Karteikarte 3 des Patienten eingeblendet werden). Alle restlichen Eingabefelder brauchen nicht ausgefüllt zu werden, da diese Dokumentation keinen DMP-Bogen enthält.

Aufgrund dieser Dokumentation erscheint der Patient fortan nicht mehr in den Erinnerungslisten für DMP.

Wenn dokumentiert werden soll, dass ein Patient an keinem der DMP-Programme mehr teilnehmen möchte so steht ab Version v1.135 in den Patientendetails im Reiter „eDMP“ die Checkbox „Keine Teilnahme am DMP“ zur Verfügung.

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Nach Aktivieren der Checkbox und Ausfüllen der Grundes

  • wird der Patient in der Recall-Übersicht und in der Statistik „zu erwartende Dokumentationen DMP“ nicht angezeigt.
  • wird in der Kartei/Reiter DMP „das“ lila Dreieck (Hinweis über zu erwartende Dokumentation) nicht mehr angezeigt.
  • werden in der Kartei/Reiter „DMP“ die nächsten Dokumentationstermine nicht angezeigt.
  • wird beim Versuch eine DMP Doku anzulegen darauf hingewiesen, dass die Teilnahme nicht mehr erwünscht ist und der hinterlegte Grund angezeigt. Der Vorgang kann auf Wunsch fortgesetzt und eine Dokumentation angelegt werden.

Korrektur-Dokumentationen

Wenn Sie auf einer bereits verschickten DMP-Dokumentation einen Fehler entdecken, müssen Sie für diese Dokumentation eine Korrektur-Dokumentation erstellen. Dazu müssen Sie die zu korrigierende Dokumentation öffnen (entweder aus der Kartei des Patienten heraus oder über die DMP-Verwaltung).

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Wenn Sie die zu korrigierende Dokumentation angezeigt bekommen, müssen sie die Dokumentation entsperren, indem Sie auf die Schloss-Schaltfläche klicken. Es öffnet sich automatisch eine neue DMP-Dokumentation, welche als Korrektur-Dokumentation gekennzeichnet ist 1.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die Korrektur-Dokumentation ohne das Unterschriftsdatum erstellt wird. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (mit der Eingabe dieses Datums „unterschreiben“ Sie sozusagen die Dokumentation, d.h. Sie geben damit die Erklärung ab, dass die aufgenommenen Daten wahrheitsgemäß sind). In der Korrektur-Dokumentation müssen Sie also das Unterschriftsdatum erneut eingeben, und dieses muss mit dem Unterschriftsdatum der korrigierten Dokumentation übereinstimmen!

Sowohl die Korrektur-Dokumentation als auch die korrigierte Dokumentation werden von tomedo® extra hervorgehoben, damit es nicht zu Verwechselungen kommt. Dazu wird der Spalte „Notiz“ in den verschiedenen Tabellen ein Vorsatz „Korrektur für …“ beziehungsweise „Korrigiert durch …“ vorangestellt:

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