Patientenformulare anfordern

Im Folgenden werden verschiedene Wege beschrieben, Patientenformulare anzufordern bzw. zu verschicken. Für effiziente Praxisabläufe sind automatische Versandmöglichkeiten z.B. via Terminerinnerung und die Option, Fälligkeiten für Patientenformulare zu definieren, empfehlenswert. Sofern einzelne Formulare ad-hoc im Praxisalltag angefordert werden müssen, kann dies auch über den Menüpunkt Aktion → Patientenformular anfordern erfolgen. Zusätzlich können Sie mit Permanentlinks z.B. auf Ihrer Praxishomepage arbeiten.

Wenn Sie Patientenformulare an Bestandspatienten aus tomedo® heraus verschicken, wird das Formular direkt dem passenden Patienten zugeordnet (die Anforderung wie auch der Eingang des Formulares). Sofern Sie mit Permanentlinks arbeiten (z.B. auf Ihrer Praxishomepage oder eingebunden in die Terminerinnerungen des Online-Terminkalenders oder auch eingebunden in externe Tools), müssen Sie das eingegangene Formular manuell dem richtigen Patienten zuordnen.

Es ist also wichtig, dass Sie sich von Anfang an überlegen, zu welchem Zeitpunkt über welchen Versandweg und mit welchem Automatismus Patientenformulare angefordert werden sollen.

Patientenformulare manuell anfordern

Unter dem Menüpunkt Aktion → Patientenformular können Sie Patientenformulare anfordern und damit manuell via E-Mail, QR-Code, iPad oder arzt-direkt App versenden. Sobald ein Patienten eingetragen ist, wird das angeforderte Patientenformular auch diesem zugeordnet. Bei Neupatienten, die noch keine Kartei in Ihrer Praxis haben, lassen Sie das Feld Patient entsprechend leer.

Sie können die notwendigen Formulare anhaken, die von Ihnen ausgewählten Formulare werden dann automatisch oben in der Liste angezeigt. Es ist auch möglich die Reihenfolge der Formulare zu ändern und diese wird dann entsprechend auch den Patienten präsentiert. Für Nutzer mit Administratorrechten ist is auch möglich eine Vorauswahl von Formularen zu speichern und damit einfacher wieder zu verwenden (z.B. als Formularpaket für neue Patienten). Hierzu finden sie im Dialog die folgenden Schaltflächen:

Durch Klick auf die Bleistift-Schaltfläche 1 können Sie die Funktionen hierfür sichtbar machen (oder wieder entfernen). Mit 2 fügen Sie weitere Formulare zu einer existierenden Vorlage hinzu. Mit 3 können sie eine neue Vorlage speichern und mit 4 wieder löschen. Das Aktualisierungs-Symbol 5 können Sie nutzen, falls Sie noch nicht alle verfügbaren Formulare in der Auswahlliste sehen.

Anforderung via E-Mail

Hier ist zu beachten, dass die Links nur klickbar sind, wenn Sie tomedo® (und nicht Apple E-Mail) als E-Mail-Client verwenden. Dies können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail ändern. Die E-Mail-Vorlage, die hier verwendet wird befindet sich unter Admin → E-Mail-Vorlagen. bis zu tomedo® Version 148 muss die Standardvorlage „MUSTER – Patientenformularanforderung“ verwendet werden. Ab Version 149 können Sie neue Vorlagen erstellen und auch zwischen mehreren Vorlagen wählen. Achten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung darauf, das im Bereich „Vorschlag für“ die Patientenformulare Anforderung angehakt ist, wenn Sie die E-Mail-Vorlage hierfür nutzen möchten. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Vorlage das Kommando $[Formularlinks]$ enthalten sollte.

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Anforderung per QR-Code

Über den Knopf QR-Code können Sie alternativ auch das Patientenformular via QR-Code anfordern.

Bitte beachten Sie, dass der Name des Patienten mit dem QR-Code erscheint, wenn der Code für einen Bestandspatienten erzeugt wird. Sie können den Vorgang auch abbrechen, indem sie in dem Dialog auf das „X“ hinter dem QR-Code klicken

Die Dauer für die der QR-Code ohne Unterbrechung dargestellt wird, können Sie unter dem Menüpunkt Admin bei Formularen festlegen, indem Sie ein beliebiges Patientenformular auswählen (oder nach der Kategorie filtern) und dann auf die Schaltfläche „Patientenformular-Einstellungen“ klicken. Die Einstellungen für den QR-Code befinden sich unter dem Reiter „Anforderungen“.

Hier können sie den Zeitraum festlegen und auch ob sie das Betriebsstättenlogo in dem Fenster für den QR-Code anzeigen möchten, wenn gerade kein QR-Code angezeigt wird.

Das Logo können in der Verwaltung Betriebsstätten unter „Sonstiges“ festlegen.

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Patientenformulare per arzt-direkt Messenger anfordern

Die entsprechende Schaltfläche ist wie beim QR-Code unter dem Menüpunkt „Aktion“ für Patientenformulare anfordern.

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Patientenformulare per Terminerinnerung anfordern

Sie können Patientenformulare automatisch per Terminerinnerung anfordern, wenn für eine genutzte Terminart Patientenformulare hinterlegt sind. Dies gilt sowohl für manuell im tomedo® Kalender eingetragene Termine als auch für Termine, die aus dem Online-Terminkalender übernommen wurden.

Bitte beachten Sie, dass ab Version v1.165 die Patientenformulare nicht mehr in den Kalendereinstellungen für die Terminarten festgelegt werden, sondern stattdessen die Verwaltung über die Patientenformular-Einstellungen vorgenommen werden. Diese erreichen Sie zum Beispiel über den Menüpunkt „Admin > Patientenformulare“.

Ist für diese Terminart ein Terminerinnerungsplan mit einer geeigneten E-Mail-Vorlage eingerichtet, werden nach dem Anlegen eines Termins dieser Terminart im tomedo® Kalender Erinnerungs-Nachrichten verschickt. Einen passenden Terminerinnerungsplan legen Sie in der Terminerinnerungsverwaltung an.

Die für die Terminerinnerung genutzte E-Mail-Vorlage muss für die Erzeugung des oder der Links für die Patientenformulare das Briefkommando $[selektierterTermin %formularlinks]$ enthalten.

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Patientenformulare lokal ausfüllen

Sie können die gleichen Formulare auch auf MacOS in tomedo® unter Formular → Patientenformulare einsehen und für den in der Tagesliste ausgewählten Patienten direkt ausfüllen. 

Alternativ können Sie Ihre Patienten diese Formulare auch über den Workflow via iPad ausfüllen lassen. Dazu können Sie die Schnellaktion „Patientenformular“ direkt aus der Tages- und Besuchsliste der tomedo® iOS App verwenden. Alternativ wechseln Sie in die Übersicht der Karteieinträge, klicken auf „+ Neu“ und wählen anschließend „Patientenformular“ um ein neues Formular anzulegen.

Patientenformular für einen Neupatienten anfordern

Sie können z.B. in einer E-Mail mit einem Permanentlink arbeiten, und diesen dem Patienten zuschicken. Dann können Sie aus dem ausgefüllten Formular in tomedo® eine neue Kartei anlegen. Alternativ, wenn Sie schon eine Kartei angelegt haben, können Sie ab dem Zeitpunkt auch die patientenspezifischen Anforderungswege nutzen.