Privatrechnungstypen-Verwaltung

Bevor mit der Privatabrechnung begonnen werden kann, müssen zunächst Privatrechnungstypen angelegt werden. Diese dienen als Vorlage und Steuerungsinstrument für die spätere Rechnungserstellung.

Ein Privatrechnungstyp enthält unter anderem:

• die Zuordnung zum Abrechnungskatalog (GOÄ, UVGOÄ),
• die Zuordnung, ob der Typ ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung ist,
• die Zuordnung zu einem Rechnungskreis (z. B. Betriebsstätte oder Inhaber),
• eine Kostenstelle zur internen Zuordnung und Auswertung,
• sowie die passende (Brief-)Vorlage für den Rechnungsausdruck (z. B. mit Briefkopf, Layout, Fußzeile etc.).

Damit wird sichergestellt, dass jede Rechnung automatisch korrekt aufgebaut, rechtlich sauber zugeordnet und intern eindeutig auswertbar ist.

Rechnungstypen erstellen und bearbeiten

In die Verwaltung der Rechnungstypen gelangen Sie über Admin → Privat → Privatrechnungstypen.

In der Tabelle 1 auf der linken Seite sind alle bereits vorhandenen Rechnungstypen mit ihrem Kürzel und der Bezeichnung angegeben. Um einen neuen Typ hinzuzufügen, klicken Sie unterhalb der Tabelle auf das „+“-Symbol 2.

Hier sehen Sie zunächst die vier voreingestellten Typen:

• BG-Rechnung
• BG-Kostenvoranschlag
• Privatrechnung
• Kostenvoranschlag (für die Privatrechnung)

Entsprechend können auch bereits vorhandene Typen über den „–“-Button wieder entfernt werden.

Achtung: Jeder Rechnungstyp (Privatrechnung oder BG-Rechnung sowie jeweils ein Kostenvoranschlag für jeden dieser Typen) muss mindestens einmal existieren. Wenn Sie versuchen, einen Tariftypen, der nur einmal in Ihrer Liste erscheint, zu löschen, gibt tomedo.pro eine Fehlermeldung heraus und der Typ kann nicht gelöscht werden.

Sobald Sie einen neuen Rechnungstypen angelegt oder einen bestehenden aus der Liste ausgewählt haben, füllt sich die rechte Seite 3 des Fensters mit Details.

Wenn Sie einen neuen Rechnungstyp anlegen, erscheint ein Popover. An dieser Stelle müssen Sie einen Typ auswählen (Privat- oder BG-Rechnung) und angeben, ob es sich um Kostenvoranschläge handeln soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird einer neuer Rechnungstyp erstellt.

Allgemeine Einstellungen

An dieser Stelle geben Sie Ihrem neuen Rechnungstyp ein Kürzel 1 und einen Namen 2. Bei Bedarf können Sie auch die Hintergrundfarbe 3, die dann als Hintergrund der entsprechenden Rechnung in der medizinischen Dokumentation erscheint, ändern. Die Angaben unter „Typ“ und „Kostenvoranschlag“ 4 entsprechen denen, die Sie beim Anlegen im Popover eingetragen haben und sind nachträglich nicht mehr zu verändern. Der leere Kreis sagt dabei aus, dass kein Kostenvoranschlag vorgesehen ist. Ansonsten wäre der Kreis grün und mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Rechnungskreis-Einstellungen

An dieser Stelle können Sie auswählen, zu welchem Rechnungskreis der Rechnungstyp gehören soll. Neben den voreingestellten Möglichkeiten, können Sie auch eigene hinzufügen oder bestehende bearbeiten. Dazu müssen Sie entweder über die drei Punkte rechts neben dem Auswahlmenü oder über Admin → Privat → Rechnungskreise/Kostenstellen in die Verwaltung der Rechnungskreise gehen.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Rechnungskreise erstellen und bearbeiten, finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.

Briefvorlagen

Für jeden Rechnungstyp können unterschiedliche Briefvorlagen hinterlegt werden. Dabei wählen Sie verschiedene Vorlagen für Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung und Inkasso aus.

Wenn Sie neue Briefvorlagen für Ihren Rechnungstyp anlegen oder bestehende nach Ihren Wünschen bearbeiten wollen, können Sie dies in der Briefvorlagen-Verwaltung tun. Diese erreichen Sie unter Admin → Vorlagen. Weitere Informationen dazu, wie Sie Briefvorlagen erstellen und bearbeiten, finden Sie im Kapitel Briefschreibung.

Zahlungsfristen

Sie können für jeden Rechnungstypen entscheiden, wie lange die Zahlungsfristen jeder Stufe der Rechnung laufen sollen.

Die Frist der Rechnung läuft dabei ab dem Tag, an dem diese gedruckt wurde. Das heißt, wenn, wie im Beispiel oben, bei „Rechnung“ eine 14 eingetragen ist, muss die Rechnung innerhalb von vierzehn Tagen bezahlt werden.

Die jeweiligen Mahnstufen (Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung) gelten, sobald die Mahnstufe in der Rechnung eingestellt und der entsprechende Brief gedruckt wurde. Wird also eine Zahlungserinnerung gedruckt und versendet, hat der Patient ab diesem Zeitpunkt zum Beispiel wieder vierzehn Tage Zeit, um dieser Aufforderung nachzukommen. Sie können diese Zahlungsfristen für einzelne Rechnungen allerdings auch in der Rechnung selber unter dem Punkt „Fällig bis“ verändern, indem Sie hier das gewünschte abweichende Datum eingeben.

Erweiterte Einstellungen

In den erweiterten Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, für Ihren Rechnungstypen einen initialen Freitext 1 hinzuzufügen. Ausserdem können Sie die Währungsregion und damit den Regionalcode für Zahlenformate und das Währungssymbol über den Button „Region festlegen“ 2 anpassen. Weiterführende Informationen dazu bekommen Sie, wenn Sie das Fragezeichen 3 an der Seite anklicken.

In diesem Fall erscheint ein Hinweis.

Im Drop-down-Menü 4 können Sie für den jeweiligen Rechnungstyp eine Umsatzsteuer auswählen. Über das Drei-Punkte-Menü haben Sie zudem die Möglichkeit, einen neuen Steuersatz zu erstellen.

Mit der Checkbox „Adressatfehler anzeigen“ 5 werden Ihnen entsprechende Fehler in der Fehlerbeschreibung der Abrechnung (im Dossier des Patienten) angezeigt. Möchten Sie diese Hinweise nicht mehr sehen, entfernen Sie einfach das Häkchen.

Außerdem können Sie festlegen, ob beim Anlegen automatisch der Haken bei „Für PVS“ oder „Für Sammelrechnung“gesetzt werden soll.

Arbeitsplatzspezifische Rechnungsdruckeinstellungen

Wenn Sie die Druckeinstellungen für den Rechnungstypen auch für den Druck in der Kartei voreingestellt haben möchten, aktivieren Sie die Checkbox „Automatisch in die Rechnungsdetails übernehmen“. So wird automatisch auch dort angekreuzt, ob das Original oder wie viele Kopien gedruckt werden sollen.

Sie können für jeden Rechnungstyp einstellen, ob generell das Original der Rechnung gedruckt werden soll oder nicht. Ausserdem können Sie angeben, ob Sie Rechnungskopien drucken wollen und wen ja, wie viele.

Hinweis: Wählen Sie „Original drucken“ oder mindestens eine Rechnungskopie aus. Ansonsten findet beim Abrechnen der Rechnung kein Druck statt und sie wird nicht auf „gedruckt“ gesetzt.

Rechnungskreise

Die Rechnungskreisverwaltung öffnen Sie entweder aus der Verwaltung der Rechnungstypen heraus über die drei Punkte im Bereich „Rechnungskreis-Einstellung“ oder über den Pfad Admin → Privat → Rechnungskreise/Kostenstellen.

Auf der linken Seite sehen Sie in der Tabelle 1 alle vorhandenen Rechnungskreise. Auch hier können Sie über die „+“- und „–“-Buttons 2 unterhalb der Liste neue Kreise hinzufügen oder wieder entfernen.

Auf der rechten Seite sind die Details des aktuell ausgewählten Rechnungskreises zu sehen. Hier befinden sich der Name und das Kürzel 3 des Kreises. Darunter sind das Rechnungspräfix und die nächste Rechnungsnummer 4 bestimmt. Diese beiden Angaben bestimmen, wie die Rechnungsnummer, die für einen Typen aus diesem Rechnungskreis erstellt wird, aussieht. Es ist auch möglich, später nochmals die Nummer zu ändern. Dann werden Sie aber in jedem Fall gewarnt, dass es zu inkonsistenter Rechnungsnummernvergabe kommen kann. Ausserdem können Sie einen zuständigen Server 5 angeben. Auch Kostenstellen 6 und Konten 7 können an dieser Stelle hinterlegt werden.

Hinweis: Wenn Sie in der Rechnungsvorlage einen QR-Code für die Überweisung ausgeben, werden standardmäßig die Kontodaten der Betriebsstätte verwendet. Wenn beim Privatrechnungstyp Kostenstelle und/oder Konto angegeben sind werden hingegen diese Angaben genutzt.

Ein möglicher Anwendungsfall, bei dem die Anlage eines neuen Privatrechnungstyps (mit abweichender Briefvorlage) sinnvoll ist, sind beispielsweise IGeL-Rechnungen.

Hierzu erstellen Sie einen neuen Privatrechnungstyp „IGeL“ und weisen diesem passende Briefvorlagen zu. Sie können hierfür von einer der mitgelieferten „Privatrechnung IGeL …“-(Brief-)Vorlagen in der Vorlagenverwaltung Kopien erzeugen und diese editieren. Bei Erstellung einer neuen Rechnung kann dann unter „Rechnungstyp“ der Typ „IGeL“ ausgewählt werden. Eine Rechnung dieses Typs wird nun beispielsweise mit der Briefvorlage „BriefvorlageIGeL“ gedruckt.

Da IGeL-Rechnungen immer die gleichen Leistungen (und Diagnosen) haben, empfiehlt es sich, für jede IGeL-Rechnung ein Rechnungsmuster (mit fixierten Eurowerten der einzelnen Leistungen) zu erstellen. Rechnungsmuster sind fixe Kombinationen aus Ziffern und ggf. Diagnosen, die mit einem Privatrechnungstyp verknüpft werden können. Diese werden in der Kartei eines Patienten konfiguriert.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wie unterscheide ich zwischen iGeL und Privatrechnungen?

Wie erstelle ich ein Rechnungsmuster?

Für wiederkehrende IGeL-Rechnungen bietet es sich an, ein Rechnungsmuster für spezifische Texte (z.B. „Glaukomvorsorge“ oder „Optische Cohärenztomographie“) anzulegen. Diese können zum Beispiel im Feld „Bemerkung“ oder „Notiz“ der Muster-Rechnung direkt mitgespeichert und per Briefvorlagen-Platzhalter $[pr_bemerkung]$ bzw. $[pr_notiz]$ in die Rechnung übernommen werden.

Informationen zum Erstellen von Rechnungsmustern finden Sie hier.