Terminlimits anlegen und grundlegende Einstellungen

Unter Admin → Kalender finden Sie die Terminlimit-Verwaltung.

Hier können Sie über den „+“-Button eigene Terminlimits anlegen und treffend benennen. Gelöschte Limits können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

In den Details rechts im Fenster können Sie genau definieren, wie viele Termine maximal in welchem Zeitraum liegen dürfen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, bspw. pro Tag oder pro Woche nur eine bestimmte Anzahl von Terminen einer bestimmten Art zu erlauben, sowie auch für Termine einen bestimmten Mindestabstand zu definieren.

Höchstanzahl

Geben Sie hier einen Wert von „0“ ein, verursacht dies ein komplettes Verbot der gewählten Terminart.

Geben Sie „1“ ein und legen Sie dazu einen Zeitraum fest, bspw. „30 Minuten“, dann definieren Sie so einen Mindestabstand zwischen Terminen dieser Terminart. Die 30 Minuten werden dabei zwischen Ende des ersten Termins bis zum Beginn des zweiten Termins eingehalten.

Geben Sie eine beliebige Höchstanzahl (bspw. „5“) für einen bestimmten Zeitraum (bspw. „1 Woche“) ein, dann dürfen maximal 5 Termine dieser Art pro Woche angelegt oder dorthin verschoben werden.

Zeitraum

Den Zeitraum, für den die Höchstanzahl von Terminen gelten soll, legen Sie über ein Popover fest: Sie tragen einen Zahlenwert ein und wählen die Einheit. Zur Auswahl stehen Minuten, Stunden, volle Stunden, Tage, Wochen, Kalenderwochen, Monate, Kalendermonate, Quartale, Jahre und Kalenderjahre. Bei Wochen, Monaten und Jahren unterscheidet tomedo® zwei Varianten. „1 Woche“ meint sieben Tage ab dem jeweiligen Termin, „1 Kalenderwoche“ dagegen die tatsächliche Kalenderwoche von Montag bis Sonntag. Ebenso verhält es sich bei Monaten und Kalendermonaten sowie bei Jahren und Kalenderjahren.

Ein Zeitraum von „0“ wird unabhängig von der Zeiteinheit so behandelt, dass die Anzahl an parallelen Terminen eingeschränkt wird.

Minuten- und Stundenbezogene Zeiträume gelten auch tagesübergreifend. Höhere Zeiteinheiten orientieren sich an vollen Tagen, sodass z.B. ein Limit über einen Tag nicht gleich einem Limit über 24 Stunden ist.

Für Stunden stehen zwei Einheiten zur Auswahl. Möchten Sie, dass Termine immer genau eine Stunde Abstand haben, egal zu welchen (ggf. unrunden) Zeiten sie beginnen, dann wählen Sie „1 Stunde“. Möchten Sie, dass innerhalb einer vollen Uhrzeitstunde immer nur genau x Termine liegen, dann wählen Sie „1 volle Stunde“. Ihre bisherigen Stundenlimits sind auf „volle Stunden“ umgestellt und gelten unverändert weiter.

Terminart-Auswahl

Hier finden Sie alle Terminarten aus Ihrer Terminart-Verwaltung aufgelistet. Sie können die Liste durchsuchen oder schnellfiltern nach „Keine“ und „Alle“. Über einen kleinen Button gelangen Sie direkt zur Terminart-Verwaltung.

Sie können hier festlegen, für welche Terminarten das Limit gelten soll. Dabei können mehrere Terminarten gleichzeitig angewählt sein. In diesem Fall darf die Höchstanzahl durch alle diese Terminarten gemeinsam nicht überschritten werden.

Terminarten können ebenfalls durch mehrere Limits gleichzeitig betroffen sein.

Ist für ein Limit keine Terminart angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv.

Hinweis: Ist die Option „Immer alle“ für Terminarten aktiviert, dann gilt das Limit immer über alle Terminarten hinweg, auch für neu angelegte. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Hinweis: Für Ganztagstermine gilt ein Limit nur dann, wenn es mindestens die Einheit Tage verwendet und der Zeitraum größer als 0 ist. Limits mit kleineren Zeiteinheiten, Limits auf parallele Termine („Zeitraum 0“), uhrzeitbeschränkte Limits und Limits pro Patient gelten nicht für Ganztagstermine.

Kalender-Auswahl

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Liste zu durchsuchen oder zu filtern, sowie durch einen Button zur Kalender-Verwaltung zu springen.

Ist kein Kalender angewählt, dann ist das Limit für keinen angelegten oder verschobenen Termin aktiv, da Termine immer zwingend in bestimmten Kalendern liegen müssen.

Für ein Limit können mehrere Kalender angewählt werden. Dies bedeutet, dass die Höchstanzahl übergreifend über alle gewählten Kalender nicht überschritten werden darf. Wenn Sie wünschen, dass das Limit pro Kalender gilt, müssen Sie hierfür mehrere Limits anlegen mit den jeweils betroffenen Kalendern.

Hinweis: Ist die Option „Immer alle“ für Kalender aktiviert, dann gilt das Limit immer über alle Kalender hinweg, auch für neu angelegte. Eine manuelle Auswahl ist in diesem Fall nicht möglich.

Sie haben hier außerdem die Möglichkeit, entweder das Limit über alle Kalender hinweg  (Checkbox „Pro Kalender“ ist nicht aktiviert) oder das Limit jeweils für jeden der ausgewählten Kalender gelten zu lassen (Checkbox „Pro Kalender“ ist aktiviert).

Pro Patient

Weiterhin steht ihnen die Option „Pro Patient“ zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, dann erhalten Sie bei Erreichung des Limits eine entsprechende Warnung. Das Limit gilt dann je Bestandspatient. Für Neupatienten (Patient ist in tomedo® noch nicht angelegt, sondern vorläufig nur im Termin eingetragen) gilt das Limit dann ebenfalls pro Patient. Hierbei werden Vorname, Nachname und Geburtsdatum der eingetragenen Daten in den Terminen abgeglichen.

Sollten Sie den Online-Terminkalender (OTK2) nutzen, dann werden dem Patienten hier zunächst die Termine vorgeschlagen. Sobald ein Patient seine Daten hinterlegt hat und beim Abgleich mit tomedo® ein verletztes Limit identifiziert wird, bekommt der Patient jedoch eine entsprechende Ablehnungs-Email für diesen Termin. Bitte beachten Sie, dass in den OTK2-Einstellungen in arzt-direkt separate bzw. zusätzliche Buchungslimits gesetzt sein können.