Übernachtungen und OP-Karteieinträge in der Terminsuche

Wenn Sie im Kalender einen Termin öffnen, können Sie im Termindetail-Popover (sofern so konfiguriert) sehen, dass für Termine Übernachtungen angewählt und OP-Karteieinträge angelegt werden können. Sollten diese Elemente in Ihrem Popover nicht angezeigt sein, so können Sie diese über das Einstellungsrädchen oben rechts im Popover einblenden.

Voraussetzungen zur Nutzung

Um für einen Termin Übernachtungen eintragen zu können, müssen unter dem Menüpunkt Admin → Praxisorganisation → Betten für die Praxis Betten angelegt sein. Diese können, falls gewünscht, verschiedenen Räumen zugeordnet werden. Um das Bett für Übernachtungen freizugeben, setzen Sie bitte die entsprechende Checkbox in der Bettenverwaltung. Ist diese nicht gesetzt, kann das Bett im Termin nicht für Übernachtungen gebucht werden. Bitte beachten Sie, dass momentan in tomedo® noch keine komplexe Bettenverwaltung möglich ist, d.h. es kann bei Terminbuchung noch nicht berücksichtigt werden, dass Räume ggf. nach Geschlechtern unterteilt sind, etc. Die Terminbuchung beachtet lediglich die Gesamtanzahl der Betten.

Um über die Termine auf schnellem Weg OP-Karteieinträge anlegen zu können, muss unter dem Menüpunkt Admin → Karteieintragstypen ein Eintragstyp mit Standardmedientyp „OP“ angelegt sein. Sie können diesen Karteieintrag über den Button „Editieren“ in der Zeile „CustomKarteieintrag“ individuell konfigurieren. Es können mehrere Eintragstypen mit Standardmedientyp „OP“ angelegt sein. Im Termindetail-Popover haben Sie dann ein Auswahl-Menü zur Verfügung, in dem Sie den anzulegenden OP-Karteieintrag auswählen können. Bitte beachten Sie, dass dem Termin dazu ein Patient zugewiesen sein muss. 

Einstellung in der Terminsucheverwaltung

Unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen → Terminsuche-Favoriten können Sie vordefinierte Terminsuchen anlegen und unter dem Button „Weitere Konfigurationen …“ dabei je Suche wählen, ob bei Terminanlage standardmäßig eine Übernachtung mit gebucht oder automatisch ein OP-Karteieintrag für den zugewiesenen Patienten angelegt werden soll.

Öffnen Sie nun das Terminsuchefenster und wählen dort unter dem Reiter „Definiert“ die Terminsuche aus, dann ist die Einstellung im Terminsuchefenster bereits korrekt vorausgewählt.

Hinweis: Wie Sie Terminsuche-Favoriten insgesamt anlegen und konfigurieren, ist im Kapitel Terminsuche anlegen / konfigurieren beschrieben.

Übernachtung für Einzel- und Kettensuchen

Übernachtungen und OP-Einträge lassen sich sowohl für Einzelterminsuchen als auch für Kettentermine automatisch mit anlegen. Die Checkboxen zur Auswahl liegen dafür im Bereich der Suche und Suchergebnisse. So kann je Kettenglied entschieden werden, ob eine Übernachtung oder ein OP-Karteieintrag mit gebucht werden soll.

Wird im Reiter „Kette“ jetzt eine vordefinierte Kettensuche ausgewählt, dann wird im Bereich der Suchergebnisse schon vor Ausführung der Suche angezeigt, für welche Kettenglieder standardmäßig eine Übernachtung bzw. ein automatischer OP-Karteieintrag 1 gesetzt ist. Vor Ausführung der Suche können Sie dies noch manuell verändern, falls gewünscht.

Es ist bei möglicherweise mehreren verschiedenen OP-Karteieintragstypen außerdem möglich, bei Anwahl der Checkbox „OP-Eintrag“ zu entscheiden, welcher der vorhandenen OP-Karteieintragstypen angelegt werden soll. Es kann dabei immer nur ein OP-Eintrag pro Termin angelegt werden. Ist nur ein möglicher OP-Eintragstyp vorhanden, wird automatisch dieser gewählt.

Wird die Suche durchgeführt und es sind Übernachtungen für einzelne Kettenglieder oder für die gesamte Suche angewählt, dann beachtet die Suche die Gesamtanzahl der Betten, die unter dem Menüpunkt Admin → Praxisorganisation → Betten angelegt worden sind. Pro Tag können maximal so viele Übernachtungen angelegt werden, wie Sie in Ihrer Bettenverwaltung zur Verfügung haben. Ist die Maximalanzahl erreicht und wäre deshalb an bestimmten Tagen kein Termin mehr buchbar, dann wird der Termin in den Suchergebnissen auch gar nicht mehr mit ausgegeben. Für Kettentermine, die mehrere Termine am selben Tag für denselben Patienten enthalten, wird dabei nur eine Übernachtung gezählt.

Ist die Suche bereits ausgeführt worden, dann können Sie für die einzelnen Kettenglieder die Übernachtung nicht nochmals manuell an- oder abwählen, da dies einen Einfluss auf die ausgegebenen Suchergebnisse hat 2. Falls Sie etwas verändern möchten, müssen Sie deshalb über das Kreuz zunächst die Suche zurücksetzen 3, Ihre Übernachtung-Auswahl erneut vornehmen und die Suche neu ausführen.

Wird ein gefundener Termin bzw. eine Kette tatsächlich angelegt, dann erfolgt eine Prüfung auf die Bettenanzahl und Sie erhalten einen Hinweis, wie viele Betten vor der Buchung noch zur Verfügung standen. Ein angelegter Termin ist dann korrekt im Kalender sichtbar und hat im Termindetail-Popover die Checkbox für Übernachtung gesetzt.

Hinweis: Auch die visuelle Kettensuche im Kalenderfenster bucht Übernachtungen automatisch mit. Sie übernimmt dabei die Vorbelegung der verwendeten Terminsuchen: Für jedes Kettenglied wird eine Übernachtung angelegt, wenn die zugehörige Terminsuche mit Bett-Vorbelegung konfiguriert ist. Eine manuelle Auswahl je Kettenglied wie im Terminsuchefenster gibt es in der visuellen Suche nicht — möchten Sie von der Vorbelegung abweichen, wählen Sie die Übernachtung nach der Terminanlage im Termindetail-Popover ab. Für Suchen mit Bett-Vorbelegung muss außerdem ein Patient ausgewählt sein.

Wenn Termine mit Übernachtungen bereits angelegt sind und Sie wollen diese anschließend im Kalenderfenster verschieben oder erneut über die Suche umsetzen, dann wird auch hier die Maximalanzahl der Betten berücksichtigt und Sie dürfen in Tage mit bereits voller Auslastung keine Termine mehr hineinschieben. Sie erhalten dann eine Hinweismeldung.

Wird ein Termin oder eine Terminkette über den „Umsetzen“-Button (erneute Terminsuche) verschoben, dann kann hier erneut entschieden werden, ob Übernachtungen an den Einzelterminen erhalten bleiben sollen oder nicht. Auch hier hat die Auswahl Einfluss auf die Suchergebnisse, da für Termine mit Übernachtung die Tage mit bereits voller Bettenauslastung nicht zur Buchung vorgeschlagen werden.

OP-Karteieinträge für Einzel- und Kettentermine

Wie bei Übernachtung wurde nun auch für OP-Karteieinträge die Checkbox in den Bereich der Suchergebnisse hinzugefügt, sodass es auch hier je Kettenglied möglich ist, zu entscheiden.

Auch hier wird zunächst die Standardeinstellung beachtet, die Sie in Ihren definierten Terminsuchen (bzw. damit auch in den einzelnen Kettengliedern) gesetzt haben. Dies wird bei Auswählen der Terminsuche bzw. Kettensuche im Terminsuchefenster zunächst vorausgewählt. Bevor Sie die Suche ausführen, können Sie die Auswahl nochmals händisch verändern, falls gewünscht.

Bitte beachten Sie, dass in der Terminsuche ein Patient vorausgewählt sein muss, um einen OP-Karteieintrag anlegen zu können.

Anders als bei Übernachtungen hat die OP-Karteieintrags-Auswahl keinen Einfluss auf die Suchergebnisse, da hier keine Maximalanzahl zu beachten ist. Sie können die Auswahl deshalb auch noch nach Ausführen der Suche manuell verändern.

Ist für mindestens einen gesuchten Termin ein OP-Karteieintrag angewählt, dann ist es in der Terminsuche möglich, den Termin einfach nur anzulegen oder auch gleich zur Kartei und direkt in den OP-Karteieintrag des Patienten zu springen. Die Verknüpfung zwischen dem angelegten Termin und dem OP-Eintrag ist automatisch gesetzt. Sie können vom Eintrag zum Termin springen und umgekehrt. Termine mit anhängenden OP-Karteieinträgen können weiterhin verschoben werden.

Bei Löschung eines solchen Termins erfolgt eine Abfrage, was mit dem anhängenden OP-Karteieintrag passieren soll. Sie können diesen ebenfalls löschen oder ihn weiterhin in der Kartei des Patienten behalten und, falls gewünscht, über das Karteieintragspopover zu einer erneuten Terminsuche springen, um einen Alternativtermin anzuhängen.

Wird ein Termin oder eine Terminkette mit enthaltenen verknüpften OP-Karteieinträgen über den „Umsetzen“-Button (über erneute Terminsuche) verschoben, dann kann hier die Auswahl zum OP-Karteieintrag nicht nachträglich nochmal verändert werden, da die Verknüpfung bereits stattgefunden hatte und nicht nachträglich entfernt werden kann.