Thieme Compliance (Anamnese- & Aufklärungsbögen)

Mit der Thieme-Integration nutzen Sie in tomedo® die Aufklärungsbögen von Thieme Compliance als Patientenformulare. Die Thieme-Formulare integrieren sich in tomedo® wie Ihre eigenen Patientenformularen. Sie könne jedoch auch die Thieme-Formulare nutzen ohne eigene Patientenformulare. Durch die Integration in die Patientenformulare® stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Automatisierung wie gewohnt zur Verfügung. Sie fordern sie auf dieselbe Weise an, füllen sie in tomedo® aus und legen sie in der Kartei ab und können Formularinhalte auslesen und in Ihrer Dokumentation nutzen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Kommentare, Anmerkungen und Zeichnungen auf den Aufklärungsbögen zu ergänzen. Damit können Sie die Aufklärungsbögen im Gespräch für Ihren Patienten individualisieren. Nach dem Aufklärungsgespräch unterschreiben Sie und der Patient die Formulare digital. Im Praxisalltag entfällt damit das Ausdrucken, Unterschreiben und erneute Einscannen.

Für Interessenten: auf dieser Seite finden Sie weiterführende Hintergrundinformationen und ein Buchungsformular.

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Ein Thieme-Formular erkennen Sie überall in tomedo® am Thieme-Compliance-Logo (Baumsymbol). Im Vergleich zu Ihren eigenen Patientenformularen gelten einige Besonderheiten: Für jede Öffnung eines Thieme-Formulars fallen Kosten an, sobald eine Frage beantwortet wurde. Außerdem können Thieme-Formulare erst abgeschlossen werden, wenn alle Unterschriften vorliegen. Beides wird im Folgenden noch genauer beschrieben.

Hinweis: Voraussetzung ist, dass die Thieme-Patientenformulare für Ihre arzt-direkt Instanz freigeschaltet sind. Solange das nicht der Fall ist, steht im Menü Formular der Eintrag Vorlagen entdecken mit dem Thieme-Logo. Er führt zur unserer Informationsseite der Thieme-Integration in tomedo® für Interessenten. Sobald Thieme für Ihre Praxis aktiv ist, wird der Eintrag ausgeblendet.

Die allgemeinen Funktionen der Patientenformulare beschreiben diese Handbuchseiten:

• Patientenformulare (https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/formulare/patientenformulare/)
• Patientenformulare Einstellungen (https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/formulare/patientenformulare/einstellungen-zu-patientenformularen/)
• Patientenformulare anfordern (https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/formulare/patientenformulare/patientenformulare-anfordern/)
• FAQ Patientenformulare (https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/formulare/patientenformulare/faq-patientenformulare/)

Thieme-Vorlagen in den Patientenformular-Einstellungen

Thieme-Vorlagen freischalten

Thieme-Formulare richten Sie im Fenster der Patientenformular-Einstellungen ein. Es öffnet sich über Admin → Patientenformulare. Hinweis: Sie benötigen Administratorrechte, um die Patientenformular-Einstellungen zu öffnen und Thieme-Vorlagen freizuschalten.

Links im Fenster sehen Sie alle Patientenformulare Ihrer Praxis, die Sie derzeit aktiv verwenden können. Darunter liegt der Button Hinzufügen (+). Was er macht, hängt davon ab, welche Formularangebote für Ihre Praxis aktiv sind:

• Eigene Patientenformulare und Thieme aktiv: (+) Es öffnet sich ein Auswahlmenü mit den Einträgen Neues Formular erstellen und Vorlagen entdecken.
• Nur Thieme aktiv: (+) Das arzt-direkt Dashboard öffnet sich direkt im Bereich Vorlagen entdecken.
• Nur eigene Patientenformulare aktiv: (+) Das arzt-direkt Dashboard öffnet sich zum Erstellen einer neuen Formularvorlage.

Sofern Sie in arzt-direkt starten, sehen Sie auch hier bei den Formulare unten Vorlagen entdecken (Thieme…). Wählen Sie in arzt-direkt im Bereich Thieme die Thieme-Vorlagen aus, die Sie in Ihrer Praxis verwenden möchten (über Vorlagen suchen, Sie können die Vorlagen auch auf Fachbereiche eingrenzen). Haken Sie die passenden Vorlagen an und fügen Sie ihren Formularen hinzu. Die somit freigeschaltete Thieme-Formulare erscheinen danach in der Liste der Patientenformulare sowohl in arzt-direkt wie auch in tomedo® und sind mit dem Thieme-Logo gekennzeichnet. Sie können nicht mehr benötigte Thieme-Vorlagen jederzeit löschen. Thieme-Vorlagen können nicht dupliziert werden und es kann kein Permanentlink erzeugt werden (siehe unten).

Einstellungen eines Thieme-Formulars

Nachdem Sie erfolgreich neue Thieme-Formulare zu Ihren Patientenformularen hinzugefügt haben, sehen Sie diese nun auch in tomedo® in Admin → Patientenformulare in der Liste Ihrer Patientenformulare. Wenn Sie links in der Liste ein Thieme-Formular auswählen, zeigt der rechte Bereich die gleichen Einstellungen wie bei Ihren eigenen Patientenformularen, mit diesen Abweichungen:

Der Inhalt eines Thieme-Formulars wird von Thieme gepflegt und kann nicht verändert werden. Der Button Bearbeiten ist deshalb ausgeblendet. Über dem Eingabefeld für den Titel steht nur „Titel“ statt „Titel (editierbar im Editor)“.

Hinweis: Für Thieme-Formulare können keine permanenten Links erstellt werden, weil sich die Kosten pro Öffnung bei einem dauerhaft gültigen Link nicht sicher kontrollieren lassen. Deshalb ist die Einstellung Patientenformular ist per dauerhaft gültigem Link erreichbar bei Thieme-Formularen deaktiviert und ausgegraut. Das erklärt auch der Tooltip, wenn Sie mit der Maus über die Einstellung fahren.

Kürzel, Text- und Hintergrundfarbe (in der Kartei), Briefkommandos sowie der Bereich Elemente und Karteitext lassen sich bei Thieme-Formularen genauso nutzen wie bei Ihren eigenen Patientenformularen.

Thieme-Formulare anfordern und ausfüllen

Die Sprache der Thieme-Formulare kann oben rechts geändert werden. Die Sprachauswahl ist von Thieme vorgegeben und kann nicht geändert werden.

Bei einem Patienten anfordern

Thieme-Formulare fordern Sie wie alle Patientenformulare an, z.B. über Aktion → Patientenformulare anfordern. Auch hier sehen Sie in der Vorschau am Thieme-Logo, dass es sich bei einem Formular um ein Thieme-Formular handelt. Im Menü Formular sind Thieme-Formulare ebenfalls in einer Kategorie mit dem Thieme-Logo gekennzeichnet.

Wenn Sie Thieme-Formulare bei dem Patienten via E-Mail oder QR-Code anfordern, dann muss der Patient alle Informationen, inclusive seines Namens und Geburtsdatums, neu ausfüllen, auch wenn das Formular über einen patientenspezifischen Link versendet wurde. Sofern der Patient das Formular im gesicherten Patientenmodus an einem iPad Ihrer Praxis ausfüllt, sind die Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum) schon vorausgefüllt, und der Patient muss nur noch die weiteren anamnestischen Angaben wie im Formular vorgegeben ausfüllen.

Wichtig: Bei den Thieme-Formularen gibt es Felder, die nur sichtbar sind, wenn das Formular in tomedo® geöffnet wird. Diese arztspezifische Felder sind für den Patienten nicht sichtbar, wenn das Formular z.B. via E-Mail oder QR-Code bei dem Patienten angefordert wird, oder wenn der Patient das Formular am iPad im gesicherten Modus ausfüllt.

Wenn Sie Thieme-Formulare ohne Patientenzuordnung anfordern, z.B. für einen Neupatienten, zeigt tomedo® vor dem Anfordern den Hinweis auf mögliche Mehrkosten ohne Patientenzuordnung: „Für Patientenformulare von Thieme fallen Kosten pro Öffnung an. Ohne Patientenzuordnung wird die Gebühr bei jeder Öffnung erneut fällig und nicht nur einmalig.“ Mit Ja, anfordern fordern Sie das Formular trotzdem an, mit Abbrechen kehren Sie zur Auswahl zurück.

Erfassen die ausgewählten Formulare außerdem Vorname, Nachname und Geburtsdatum nicht, fasst tomedo® beide Hinweise unter Fehlende Felder und mögliche Mehrkosten zusammen.

Hinweis: Ordnen Sie Thieme-Formulare beim Anfordern nach Möglichkeit immer einem Patienten zu. Dann fällt die Gebühr für dieses Formular nur einmal an.

Ausfüllen in tomedo®

Ein Thieme-Formular, das Sie in tomedo® in einer Patientenkartei öffnen, zeigt auch die zusätzlichen Fragen an, die für den Arzt bestimmt sind. Zusätzlich können Sie nun auch im Formular zeichnen und kommentieren, z.B. um eine Skizze für das Aufklärungsgespräch zu ergänzen. Diese Kommentare und Zeichnungen sind mit einem Zeitstempel versehen.

Wenn Sie das Formular am iPad im ungesicherten Modus öffnen, sehen Sie nun auch alle Felder inclusive der arztspezifischen Felder, und können Kommentare. und Zeichnungen ergänzen.

Am iPad kann mit Stift oder Finger in den Unterschriftenfeldern unterschrieben werden. In tomedo® kann mit der Maus unterschrieben werden.

In der Symbolleiste des Formularfensters stehen diese Buttons zur Verfügung:

• Speichern bzw. Zwischenspeichern: Speichert das Formular zwischen. Sie können es später weiter bearbeiten.
• Abschließen bzw. final speichern: Schließt das Formular endgültig ab. Danach kann es nicht mehr bearbeitet werden.
• Drucken und PDF Export: Im PDF-Export eines Thieme-Formulars sind auch die nicht ausgefüllten Praxis-Felder enthalten.
• Kopie: Für Thieme-Formulare ist dieser Button deaktiviert. Der Tooltip zeigt: „Von Thieme-Patientenformularen kann aktuell keine editierbare Kopie erstellt werden.“

Abschließen nur mit vollständigen Unterschriften

Ein Thieme-Formular kann erst abgeschlossen werden, wenn alle erforderlichen Unterschriften gesetzt sind. Wenn Sie vorher auf Abschließen bzw. final speichern klicken, erscheint der Hinweis: „Das Formular ist noch nicht vollständig unterschrieben. Es kann erst abgeschlossen werden, wenn alle erforderlichen Unterschriften vorliegen. Sie können das Formular stattdessen zwischenspeichern.“ Das Formular bleibt dann offen. Mit Speichern sichern Sie den bisherigen Stand.

Diese Prüfung gilt auch, wenn das Formular über Drucken oder PDF Export abgeschlossen wird.

Dokumentation in der Kartei speichern

Nach dem Abschließen fragt tomedo®: „Soll das PDF des Formulars mit den Annotationen zusätzlich als Dokumentation (DOK-Karteieintrag) in der Kartei gespeichert werden?“

• Speichern: tomedo® erstellt ein PDF des Formulars mit allen Zeichnungen und Kommentaren und legt es als Anhang eines DOK-Karteieintrags beim Patienten ab.
• Überspringen: Es wird kein zusätzlicher Karteieintrag erstellt.

Kann die Dokumentation nicht erstellt werden, meldet tomedo® „Die Dokumentation für das Formular ‚…‘ konnte nicht in der Kartei gespeichert werden.“ In diesem Fall können Sie das PDF über PDF Export manuell erstellen.

Anwendungsbeispiele

Workflow: Aufklärungsbogen vor einem Eingriff – Patient füllt den Aufklärungsbogen vor dem eigentlichen Aufklärungsgespräch aus

1. Ein Administrator schaltet unter Admin → Patientenformulare über Hinzufügen → Vorlagen entdecken den passenden Thieme-Aufklärungsbogen frei. Im Bereich Elemente und Karteitext legt er fest, welche Angaben in den Karteieintragstext übernommen werden.
2. Am Empfang fordert die MFA den Bogen über Aktion → Patientenformulare anfordern für den bereits angelegten Patienten an. Durch die Patientenzuordnung fällt die Gebühr nur einmal an.
3. Der Patient füllt den Bogen auf seinem Handy aus und schliesst das Formular ab. Damit wird das Formular in die Inbox übertragen und automatisch dem Patienten zugeordnet.
4. Im Aufklärungsgespräch öffnet der Arzt den Bogen in tomedo®. Er sieht die Arzt-Fragen, ergänzt Zeichnungen und Kommentare und klickt zwischendurch auf Speichern.
5. Sobald Patient und Arzt unterschrieben haben, klickt der Arzt auf Abschließen bzw. final speichern. Auf die Frage nach der Dokumentation klickt er auf Exportieren. Das PDF mit allen Annotationen liegt danach als DOK-Karteieintrag in der Kartei.
6. Das PDF kann verschlüsselt via E-Mail an den Patienten als Kopie gesendet werden.

Workflow: Aufklärungsbogen in der Sprechstunde – ad-hoc Aufklärung gemeinsam mit dem Patienten

Sie möchten in der Sprechstunde ad-hoc ein Aufklärungsgespräch auf Basis eines Thieme-Aufklärungsbogens mit dem Patienten führen:

1. Öffnen Sie in tomedo® oder auf dem iPad die Kartei des Patienten
2. Suchen Sie im Menüpunkt Formular das entsprechende Formular heraus. Öffnen Sie am iPad das Formular im ungesicherten Modus.
3. Gehe Sie gemeinsam mit dem Patienten alle Fragen durch und ergänzen Ihre Anmerkungen
4. Sie können jederzeit den aktuellen Stand zwischenspeichern
5. Lassen Sie den Patienten das Formular unterschreiben und unterschreiben Sie selbst das Formular
6. Danach können Sie das Formular abschliessen und das PDF in einen DOK-Karteieintrag exportieren
7. Das PDF kann dann über eine verschlüsselte E-Mail an den Patienten gesendet werden

Workflow: Karteieinträge und Aufgaben auf Basis eines Thieme-Bogens erstellen siehe Video.

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FAQ

Wie nutze ich Thieme-Formulare bei Neupatienten?

Fordern Sie Thieme-Formulare für Neupatienten erst an, wenn der Patient in tomedo® angelegt ist. So vermeiden Sie Mehrkosten durch wiederholte Öffnungen.

Was mache ich, wenn noch eine Unterschrift fehlt, weil der Patient z.B. noch Bedenkzeit benötigt?

Wenn eine Unterschrift noch fehlt, z.B. weil der Patient vor dem Eingriff noch Bedenkzeit hat, speichern Sie das Formular mit Speichern zwischen. Wichtig: Schließen Sie es erst ab, wenn alle Unterschriften vorliegen.

Warum kann ich ein Thieme-Formular nicht bearbeiten?

Inhalt und Aufbau der Thieme-Formulare werden von Thieme gepflegt. Den Titel, das Kürzel, die Karteifarben und die Karteitext-Einstellungen können Sie dagegen anpassen. Weiterhin können Sie in dem Formular Kommentare ergänzen und auf den Bildern zeichnen, wenn Sie das Formular in tomedo® öffnen. Damit ist sicher gestellt, dass auf Basis des Thieme-Formulares eine auf den Patienten abgestimmte Aufklärung durch Sie dokumentiert werden kann.

Speichern Sie die Dokumentation nach dem Abschließen in der Kartei. Das PDF enthält die Zeichnungen und Kommentare aus dem Aufklärungsgespräch.

Warum kann ich für ein Thieme-Formular keinen dauerhaft gültigen Link erstellen?

Für Thieme-Formulare können keine permanenten Links erstellt werden, weil sich die Kosten pro Öffnung bei einem dauerhaft gültigen Link nicht sicher kontrollieren lassen. Deshalb ist die Einstellung Patientenformular ist per dauerhaft gültigem Link erreichbar bei Thieme-Formularen deaktiviert und ausgegraut.

Warum lässt sich das Formular nicht abschließen?

Es fehlen noch Unterschriften. Ergänzen Sie die fehlenden Unterschriften oder speichern Sie das Formular zwischen.