Verordnung anlegen

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Elemente in der Karteiansicht, wie Sie eine Heilmittelverordnung im System anlegen – vom Öffnen des Formulars bis zur abschließenden Validierung. Dabei werden relevante Formulartypen, typische Eingabefelder und Hinweise zur korrekten Dokumentation erläutert.

Überblick: Karteiansicht im Heilmittelerbringer-Modul

Nach Aktivierung des Heilmittelerbringer-Moduls verändert sich die Ansicht der Patientenkartei. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Bereiche, die speziell für die Arbeit mit Heilmittelverordnungen angepasst wurden:

1. Tabelle mit den Heilmittelverordnungen: Zeigt alle Verordnungen für den aktuell geladenen Patienten an. Dabei können unter anderem Verordnungstyp, Bereich, Zusammenfassung, Frequenz und Leitsymptomatik dargestellt werden. Die Tabellenspalten können wie gewohnt passend an Ihre Bedürfnisse nachkonfiguriert werden. Neue Verordnungen werden über das „+“-Symbol hinzugefügt.
2. Termine des Patienten: Listet die zur Verordnung gehörenden Termine auf. Hier kann nachvollzogen werden, wann welche Maßnahme durchgeführt wurde.
3. Heilmittelfortschritt (Patienten-Info-View): Darstellung des aktuellen Fortschritts in grafischer Form – z. B. wie viele Einheiten verordnet, durchgeführt und noch offen sind.
4. Rechnungsübersicht: Tabellarische Ansicht aller zur Verordnung zugehörigen Leistungen, inklusive Abrechnungsstatus, Beträge und Bemerkungen. Hier können Sie auch neue Rechnungen anlegen oder bestehende bearbeiten.

Heilmittelverordnungstypen:

Es stehen verschiedene Heilmittelverordnungstypen (genauer: Formulartypen) zur Auswahl. Neben dem klassischen Muster 13 gibt es auch die Privatverordnung für Privatpatienten. Da es kein genaues Format für die Privatverordnung gibt und wir nicht alle im Umlauf befindlichen Formate abbilden können, haben wir uns dazu entschieden, die Privatverordnung ebenfalls auf dem Muster 13 abzubilden. Dabei ist natürlich die Validierung im Vergleich zum GKV-Fall deutlich abgeschwächt.

Die Zahnärztliche Verordnung wird für verordnete Behandlungen im zahnmedizinischen Bereich verwendet.

Weitere Formulartypen sind das Entlassmanagement und die BG-Verordnung (F2400 und F2402). Das Entlassmanagement wird nach einem Krankenhaus- oder Reha-Aufenthalt ausgestellt. Die Behandlung muss dabei innerhalb von 7 Tagen nach Entlassung begonnen werden. Das Formular entspricht dem Muster 13 mit einem zusätzlichen Schriftzug „Entlassmanagement“ im KBV-Header. Für die BG-Verordnungen gibt es ebenfalls eine eigene Validierung.

Hinweis: Weitere Informationen zum Ausfüllen und Validierung der Verordnung finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.

Anlegen einer Heilmittelverordnung

Verordnungstyp auswählen:

Klicken Sie auf das „+“-Symbol in der Tabelle „Heilmittelverordnungen“. Es öffnet sich ein Auswahlmenü mit verschiedenen Verordnungstypen:

• Muster 13 (gesetzliche Krankenversicherung)
• Privatverordnung (auf Basis von Muster 13, mit reduzierter Validierung)
• Zahnärztliche Verordnung (für logopädische oder physiotherapeutische Leistungen im zahnmedizinischen Kontext)
• Entlassmanagement (bei Verordnung durch Klinik oder Reha-Einrichtung, Behandlung muss innerhalb von 7 Tagen beginnen)
• BG-Verordnung (Formulare F2400/F2402, nur durch D-Ärzte möglich)

Hinweis: Die Privatverordnung wird aus technischen Gründen ebenfalls im Layout des Muster 13 abgebildet. Es erfolgt jedoch keine GKV-Validierung.

Heilmittelbereich wählen:

Im Folgenden wird zunächst der Workflow anhand des Musters 13 verdeutlicht. Das Muster 13 kann dabei auch per Barcode-Scan eingelesen werden. Dies ist speziell für Praxen mit hohem Patientenaufkommen sehr nützlich.

Falls Ihre Praxis mehrere Heilmittelbereiche anbietet (z. B. Physio, Ergo, Logo), erscheint ein modaler Dialog zur Auswahl. Wählen Sie hier den gewünschten Bereich. Die darauffolgende Ausfüllmaske passt sich entsprechend an.

Hinweis: Das Modul unterstützt die Bereiche Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie und Ernährungstherapie. Die Konfiguration dafür erfolgt in den Einstellungen des Zollsoft-Menüs.

Wurde ein Bereich ausgewählt, öffnet sich die entsprechende Ausfüllmaske, hier als Beispiel die Verordnung für die Physiotherapie:

Ausstellenden Arzt auswählen

Da der ausstellende Arzt in der Regel nicht in der Heilmittelerbringer-Praxis tätig ist, sind die Felder für 1 LANR („Arzt-Nr.“) und 2 BSNR („Betriebsstättennummer-Nr.“) beim Anlegen einer neuen Verordnung zunächst leer.

Ab Version 1.135 steht Ihnen für die Zuordnung eine direkte Verknüpfung zur Empfängerliste zur Verfügung. Klicken Sie dazu auf das Toolbar-Icon 3 „Ausstellender Arzt“. Es öffnet sich eine Suchmaske, in der Sie den Arzt bequem über Name, LANR oder BSNR suchen können. Nach Auswahl wird der entsprechende Eintrag übernommen, und die LANR sowie BSNR automatisch in die Verordnung eingefügt.

Alternativ: Sie können die LANR oder BSNR auch manuell in die dafür vorgesehenen Felder der Verordnung eintragen. Das System schlägt in diesem Fall automatisch passende Einträge aus der Empfängerliste vor.

Tipps: Wenn der gesuchte Arzt nicht vorhanden ist, kann er über die Empfängerliste manuell hinzugefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel:
Empfänger (z.B. Ärzte) für Patientendaten konfigurieren und auswählen.
Sollte das Toolbar-Icon bei Ihnen nicht eingeblendet sein, erhalten Sie Unterstützung zur Einrichtung im folgenden Kapitel:
Die konfigurierbare Symbolleiste.

Verordnungsdaten erfassen

Das Verordnungsdatum (Ausstellungsdatum) wird in der Kopfzeile der Verordnung eingetragen. Es ist ein Pflichtfeld und kann per Klick in das entsprechende Feld manuell eingetragen oder automatisch über das Kalenderpopover gesetzt werden. Achten Sie darauf, dass das Datum korrekt ist, da es Auswirkungen auf die Gültigkeit der Verordnung und den möglichen Behandlungsbeginn hat.

Tragen Sie im Formular die relevanten Angaben zur Verordnung ein. Dazu gehören insbesondere:

• Behandlungsrelevante Diagnosen (mindestens ein ICD-10-Code erforderlich)
• Diagnosegruppe gemäß Heilmittelkatalog
• Leitsymptomatik passend zur Diagnosegruppe (wird automatisch vorgeschlagen, kann angepasst werden)
• Heilmittel (z. B. KG, MT, ET)
• Ergänzendes Heilmittel (falls vorgesehen)
• Anzahl der Behandlungseinheiten
• Therapiefrequenz (z. B. 2x/Woche)
• Optional: Angaben zu langfristigem Heilmittelbedarf oder besonderem Verordnungsbedarf

Hinweis zur Blankoverordnung: Wurde keine konkrete Heilmittelposition auf der Verordnung angegeben, kann die Auswahl eines adäquaten Heilmittels durch Sie als Behandelnde erfolgen. Achten Sie hier darauf, die Verordnung als Blankoverordnung zu markieren. Weiterführende Informationen zum Thema Blankoverordnung erhalten Sie im Kapitel Blankoverordnungen ausstellen.

Workflow-Zusammenfassung

Zusammengefasst handelt es sich also um folgenden Workflow:

1. Klick auf „+“ und Auswahl des Verordnungstyps
2. Auswahl des Heilmittelbereichs (falls erforderlich)
3. Ausstellenden Arzt suchen oder manuell über Name, LANR oder BSNR eintragen
4. Verordnungsdatum erfassen
5. Formular ausfüllen (Verordnungsdaten wie ICD, Diagnosegruppe etc.)
6. Fehlerprüfung beachten, ggf. korrigieren
7. Checkbox „vollständig“ aktivieren
8. Verordnung speichern oder drucken

Weitere Funktionen des Formulars:

Der Bereich 6 „Fehler/Hinweise“ zeigt die Ergebnisse einer Validierungsroutine an, die hilft, die Verordnung korrekt auszufüllen.

Unter 9 „Letzte Verordnungen“ (Button ) können Daten von vorherigen Verordnungen als Vorlage für die aktuell auszustellende Verordnung genutzt werden. Das ist sinnvoll bei Dauerpatienten, die alle sechs Wochen eine neue Verordnung mit den gleichen verordneten Heilmitteln mitbringen.

Wird die Verordnung auf 7 „vollständig“ gesetzt, können Termine vereinbart werden. Dies ist möglich, sobald keine Fehler mehr im Validierungsbereich angezeigt werden. Sowohl beim Speichern als auch beim Drucken wird auf Vollständigkeit geprüft und falls zu dem Zeitpunkt der Haken für die Vollständigkeit noch nicht gesetzt wurde, werden Sie durch folgende Hinweise darauf aufmerksam gemacht und können ggf. an der Stelle den Vorgang bestätigen.

Klick auf „Speichern“:

Klick auf „Drucken“:

10 Langfristiger Heilmittelbedarf: Gilt für definierte Indikationen laut Heilmittel-Richtlinie, z. B. bei schweren neurologischen Erkrankungen. Entlastet vom Genehmigungsvorbehalt der Krankenkassen.

11 Besonderer Verordnungsbedarf: Betrifft z. B. bestimmte Diagnosen mit zeitlich begrenztem Mehrbedarf an Therapieeinheiten (z. B. postoperativ). Diese Angabe kann im Formular separat gesetzt werden.

Vordruckerläuterungen zu Muster 13 seitens der KBV erhalten Sie auf der folgenden Seite: https://www.kbv.de/media/sp/Muster_13_Vordruckerlaeuterungen.pdf

Tipp für Ergo- und Physio-Verordnungen

Sie können sich über Aktionsketten Standardvorlagen für Ergo- und Physio-Verordnungen anlegen und über einen Button in der konfigurierbaren Symbolleiste direkt öffnen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Standardvorlage für Ergo- und Physio-Verordnungen.