Nachrichten und Erinnerungen

Allgemeines

In tomedo¬ģ k√∂nnen Sie Nachrichten und Erinnerungen an andere Nutzer versenden. Diese k√∂nnen als wichtig markiert werden oder patientenbezogen sein. Um Nachrichten zu erstellen, k√∂nnen Sie entweder auf das Nachrichten-Symbol in der Symbolleiste klicken oder das „+“-Symbol in der Nachrichtenverwaltung bet√§tigen.

Nachrichten und Erinnerungen erstellen

Das Fenster zum Erstellen von Nachrichten und Erinnerungen √∂ffnen Sie √ľber das entsprechende „Nachrichten“-Symbol in der Symbolleiste. Sie finden dies in erster Linie in der Symbolleiste der Tagesliste, allerdings auch in der Kartei und den Patientendetails. Letzteres ist vor allem relevant, wenn Sie patientenbezogene Nachrichten verschicken m√∂chten.

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Nachrichten erstellen

Sobald Sie das entsprechende Symbol angeklickt haben, öffnet sich das folgende Fenster:

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Als Absender wird automatisch der aktuelle Nutzer eingetragen. Den oder die Empf√§nger 1 k√∂nnen Sie frei w√§hlen, entweder durch Eintippen der K√ľrzel oder durch Auswahl in den Listen rechts. Genauso k√∂nnen auch konkrete Rechner sowie Nutzer- und Rechnergruppen ausgew√§hlt werden. Sie k√∂nnen au√üerdem direkt „alle Nutzer“ 2 oder „alle Rechner“ 3 w√§hlen. Das Feld darunter 4 ist ein Freitextfeld, in welches Sie den Inhalt der Nachricht schreiben k√∂nnen.

Bei Bedarf k√∂nnen Sie einen Sendezeitpunkt und ein Verfallsdatum 5 angeben. Um die Nachricht nicht direkt zu senden, sondern zu einem festgelegten Termin, aktivieren Sie die „sp√§ter“-Checkbox. Daraufhin erscheint ein weiterer Bereich, in welchem Sie Datum und Uhrzeit festlegen k√∂nnen. Genauso k√∂nnen Sie entscheiden, wann eine Nachricht verf√§llt. In diesem Fall w√§hlen Sie „verf√§llt am“ aus und w√§hlen ein Datum und eine Uhrzeit.

Zudem haben Sie die M√∂glichkeit, Nachrichten als Erinnerungen 6 zu verschicken oder Nachrichten als wichtig 7 zu markieren.

Wenn Sie eine Nachricht aus einer Vorlage heraus erstellen wollen, klicken Sie auf den „Vorlagen“-Button 8.

Bei Klick auf „OK“ wird die Nachricht versandt.

Wichtige Nachrichten erstellen

Sie haben die M√∂glichkeit, eine Nachricht als „wichtig“ zu markieren. Dazu aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Fenster zur Nachrichtenerstellung. Das Fenster f√§rbt sich automatisch rot, um den Unterschied zu einer regul√§ren Nachricht zu verdeutlichen.

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Diese F√§rbung besteht auch, wenn der Empf√§nger die Nachricht angezeigt bekommt. Zus√§tzlich ist in diesem Fall das erscheinende Nachrichten-Fenster f√ľr den Empf√§nger als „Wichtige Nachricht“ betitelt.

Erinnerungen erstellen

√úber das „Nachrichten“-Symbol k√∂nnen Sie neben Nachrichten selber auch Erinnerungen verschicken. Sie k√∂nnen eine Mitteilung √ľber die entsprechende Checkbox als Erinnerung kennzeichnen. Das Fenster erscheint in diesem Fall in blau, um die Mitteilung von einer regul√§ren Nachricht abzugrenzen.

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Auch Erinnerungen k√∂nnen zus√§tzlich als „wichtig“ gekennzeichnet werden. In diesem Fall f√§rbt sich das Fenster zur Verdeutlichung lila.

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Patientenbezogene Nachrichten erstellen und archivieren

Neben allgemeinen Nachrichten und Erinnerungen ist es auch m√∂glich, patientenbezogene Nachrichten zu verschicken. Dazu m√ľssen Sie die Kartei oder die Patientendetails des gew√ľnschten Patienten √∂ffnen und dort in der Symbolleiste auf das Symbol „Nachrichten“ klicken. Der aktuelle Patient wird automatisch in das Nachrichtenfenster eingef√ľgt.

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An der Checkbox „Patient“ 1 erkennen Sie, dass ein Patient mit der Nachricht verkn√ľpft ist. Um dies r√ľckg√§ngig zu machen, entfernen Sie das H√§kchen. Daneben haben Sie au√üerdem Shortcuts zu den Patientendetails und der Kartei. Zudem wird der Name des Patienten angezeigt. Wenn Sie die Nachricht direkt in der Kartei des Patienten archivieren m√∂chten, k√∂nnen Sie dies √ľber die zweite Checkbox 2 tun.

Wenn eine Nachricht archiviert wurde, k√∂nnen Sie diese jederzeit √ľber die Kartei des Patienten wieder ansehen. Sie k√∂nnen von dort aus auch auf die Nachricht antworten.

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Vorlagen f√ľr Nachrichten und Erinnerungen

Wenn Sie mit immer wiederkehrenden Nachrichten und/oder Erinnerungen arbeiten, bietet es sich an, f√ľr gewissen F√§lle Vorlagen anzulegen. Sie gelangen zu Ihren pers√∂nlichen Vorlagen, in dem Sie im Nachrichtenfenster den Button „Vorlagen“ 1 anklicken.

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Im erscheinenden Popup-Fenster sind alle von Ihnen bereits angelegten Vorlagen 2 aufgelistet. Sie k√∂nnen an dieser Stelle eine beliebige Vorlage ausw√§hlen. Falls Sie noch keine Vorlagen erstellt haben, ist diese Liste zun√§chst leer. Dann k√∂nnen Sie auf die drei Punkte 3 klicken, um die Vorlagenverwaltung aufzurufen und neue Vorlagen hinzuzuf√ľgen.

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Die Liste oben zeigt alle bereits vorhandenen Vorlagen 1 an, welche auch nach Bedarf bearbeitet werden k√∂nnen. Um eine neue Vorlage oder Gruppe (zum Sortieren der Vorlagen) anzulegen, klicken Sie auf den Button „+ Vorlage“ beziehungsweise „+ Gruppe“ 2.

Daraufhin geben Sie der neuen Vorlage einen Namen 3 und f√ľgen die gew√ľnschte Nachricht 4 ein. Bei Bedarf k√∂nnen Sie zudem bereits Empf√§nger 5 f√ľr die Nachricht hinterlegen. Auch die Kennzeichnung als „Erinnerung“ oder „wichtig“ 6 ist m√∂glich.

Außerdem kann konfiguriert werden, ob und wenn ja, nach welcher Zeitspanne 7 aus der Vorlage erzeugte Nachrichten verfallen sollen. Es sind Zeitspannen zwischen einer Stunde und 365 Tagen einstellbar.

Nachrichten und Erinnerungen empfangen

Nat√ľrlich k√∂nnen Sie Nachrichten und Erinnerungen nicht nur verschicken, sondern auch empfangen. Dies gestaltet sich allerdings in beiden F√§llen ein wenig anders und wird daher in den n√§chsten beiden Unterkapiteln einzeln erkl√§rt.

Nachrichten empfangen und beantworten

Im folgenden Beispiel ist eine empfangene Nachricht mit Nachrichtenverlauf und Antworten dargestellt. Dieses Fenster erscheint automatisch, sobald eine neue Nachricht f√ľr Sie eingeht. Wenn Nachrichten an Sie verschickt werden, w√§hrend Sie ausgeloggt sind, erscheinen alle verpassten Nachrichten automatisch, sobald Sie sich das n√§chste Mal anmelden.

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Im Nachrichtenfenster sehen Sie den Verlauf der Nachrichten. Dabei kann es sich um eine Nachricht oder um mehrere handeln, wenn bereits Antworten versendet worden sind. Anhand der Ausrichtung der Sprechblasen k√∂nnen Sie schnell erkennen, ob es sich um Mitteilungen von Ihnen oder anderen Nutzern handelt: Die eigenen Nachrichten sind immer nach rechts ausgerichtet 1, die Nachrichten anderer Nutzer nach links 2.

Innerhalb der Nachricht selber sehen Sie neben dem Inhalt auch den Absender, alle Empf√§nger (da einige Nachrichten unter Umst√§nden nur an Sie geschickt worden sind, aber nicht den Rest der urspr√ľnglichen Empf√§nger), sowie Datum und Uhrzeit. Durch Klick auf das Info-Symbol ist ersichtlich welche Vollnamen sich hinter den Nutzerk√ľrzeln verbergen, wann/ob eine Nachricht bereits vom Empf√§nger gelesen wurde, oder ob die Nachricht bereits vom Empf√§nger gel√∂scht wurde.

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In der untersten Zeile sind zudem einige Aktionen 3 dargestellt:

Unterhalb der Nachrichten befindet sich ein Freitextfeld 4, in welchem Sie Ihre Antwort formulieren k√∂nnen. Daraufhin k√∂nnen Sie sich entscheiden, ob die Nachricht an alle aus dem Nachrichtenverlauf oder nur den Originalversender der Nachricht 5 geschickt werden soll.

Au√üerdem besteht die M√∂glichkeit, weitere Empf√§nger durch Klick auf den entsprechenden Button 6 hinzuzuf√ľgen.

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Wenn Sie weitere Empf√§nger hinzuf√ľgen m√∂chten, √∂ffnet sich ein neuer Nachrichtendialog. Innerhalb des Nachrichteninhalts ist der Verlauf der bereits versendeten Nachrichten zu sehen. An der rechten Seite haben Sie dann die M√∂glichkeit, auszuw√§hlen, wer ebenfalls als Empf√§nger hinzugef√ľgt werden soll. Das Fenster ist prinzipiell identisch mit dem Nachrichtenfenster, in welchem Sie neue Nachrichten verfassen und verschicken.

Nachricht später anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht sp√§ter beantworten m√∂chten und diese auch so lange nicht als „gelesen“ markieren wollen, haben Sie die M√∂glichkeit unten auf den Button „Nicht jetzt“ zu klicken. In diesem Fall verschwindet die Nachricht und wird beim n√§chsten Einloggen automatisch erneut angezeigt.

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Erinnerungen empfangen

Erinnerungen werden nicht √ľber das Nachrichtenfenster empfangen. Stattdessen sehen Sie in der Symbolleiste der Tagesliste unter den „Hinweise“-Symbolen anhand des Wecker-Symbols, dass neue Erinnerungen f√ľr Sie vorliegen. Sollten diese als „wichtig“ gekennzeichnet sein, blinkt das Symbol in dunkelblau. Sobald Sie auf das Symbol klicken, erscheinen alle patientenbezogenen Erinnerungen. Weitere Erinnerungen sind √ľber dden Button „x ungelesene Erinnerungen‚Ķ“ verf√ľgbar.

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Aufgabe aus Nachricht erstellen

Wenn Sie Nachrichten empfangen, k√∂nnen Sie an dieser Stelle auch Aufgaben aus diesen Nachrichten erstellen. Dazu klicken Sie in der unteren Zeile der Nachricht auf „neue Aufgabe“ 1. Es √∂ffnet sich ein Popover.

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Wenn Sie bereits √ľber Vorlagen f√ľr Aufgaben aus Nachrichten verf√ľgen, werden diese hier angezeigt 2, sodass Sie sich f√ľr eine dieser Vorlagen entscheiden k√∂nnen.

Hinweis: Sie k√∂nnen ausschlie√ülich √ľber Vorlagen Aufgaben aus Nachrichten erstellen.

Wenn Sie Vorlagen anlegen oder bearbeiten m√∂chten, klicken Sie auf die drei Punkte 3 am unteren Rand des Popovers, um in die Vorlagenverwaltung zu gelangen.

Wenn Sie eine Vorlage ausgew√§hlt haben, erreichen Sie direkt das Fenster, in welchem Sie wie gewohnt eine Aufgabe erstellen k√∂nnen (siehe Kapitel Aufgabenverwaltung). Der Name der Aufgabe entspricht dabei der Name der Vorlage (kann allerdings ver√§ndert werden). In den Details wird der Absender der Nachricht mit Zeitstempel angef√ľhrt sowie die eigentliche Nachricht.

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Erinnerungsliste und Nachrichtenverwaltung

Die Erinnerungsliste und Nachrichtenverwaltung k√∂nnen Sie √ľber Verwaltung ‚Üí Erinnerungen oder Verwaltung ‚Üí Nachrichten aufrufen. Prinzipiell handelt es sich um dasselbe Fenster. Allerdings ist im ersten Fall der Modus „Erinnerungen (f√ľr diesen Nutzer oder Rechner)“ und im zweiten „Nachrichten, ungelesen (an diesen Nutzer oder Rechner)“ voreingestellt.

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Je nach eingestelltem Filter k√∂nnen Sie an dieser Stelle alle Nachrichten und/oder Erinnerungen 1 einsehen. Dabei erhalten Sie Informationen √ľber die Art der Mitteilung, Lesestatus, Absender, Datum, Patientenbezug und einigen anderen Punkten. Sie k√∂nnen wie gewohnt √ľber einen Rechtsklick in der Kopfzeile einstellen, welche Spalten Ihnen angezeigt werden.

Wenn Sie einen Eintrag anklicken, √∂ffnet sich ein Popover 2 mit einigen Informationen √ľber die Mitteilung inklusive der Originalnachricht. Darunter sehen Sie zudem, welche Empf√§nger die Nachricht bereits gelesen oder gel√∂scht haben 3. Sie k√∂nnen sich auch den gesamten Nachrichtenverlauf 4 mit einem Klick auf den entsprechenden Button anzeigen lassen.

F√ľr das Fenster bestehen eine Reihe voreingestellter Filter 5, welche Sie √ľber das Auswahlmen√ľ unten rechts ausw√§hlen k√∂nnen:

  • Erinnerungen (f√ľr diesen Nutzer oder Rechner)
  • Nur Erinnerungen f√ľr diesen Nutzer
  • Nur Erinnerungen f√ľr diesen Rechner
  • Nachrichten von und f√ľr diesen Nutzer
  • Nachrichten, ungelesen (an diesen Nutzer oder Rechner)
  • Nachrichten, auch gelesene
  • Erinnerungen und Nachrichten, ungelesen
  • Erinnerungen und Nachrichten, auch gelesene
  • Erinnerungen, ungelesen (f√ľr diesen Nutzer oder Rechner)
  • Alle Eintr√§ge (nur Administrator)

√úber die „+“- und „‚Äď“-Buttons 6 k√∂nnen Sie au√üerdem neue Nachrichten und Erinnerungen verfassen oder Eintr√§ge aus der Liste l√∂schen.

Umgang mit vielen ungelesenen Nachrichten

Viele Nutzer f√ľhlen sich gest√∂rt, wenn beim Einloggen in tomedo¬ģ zahlreiche ungelesene Nachrichten und Erinnerungen erscheinen. Dem k√∂nnen Sie Abhilfe schaffen, indem Sie in den tomedo¬ģ Einstellungen unter Nutzer ‚Üí Sonstiges einstellen, ab wie vielen ungelesenen Nachrichten stattdessen eine Zusammenfassung in Form eines modalen Dialogs erscheint:

tomedo handbuch nachrichten einstellungen uebersicht

Mit dem Schieberegler k√∂nnen Sie eine Zahl zwischen 0 und 50 ausw√§hlen. Wenn diese Anzahl ungelesener Nachrichten √ľberschritten wird, erscheint statt der Einzelnachrichten der folgende modale Dialog:

tomedo handbuch nachrichten erinnerungsdialog

Sollten unter den ungelesenen Nachrichten auch wichtige Nachrichten sein, werden diese zus√§tzlich erw√§hnt („darunter x wichtige“). Au√üerdem k√∂nnen Sie in diesem Fall direkt nur zu den wichtigen Nachrichten springen.

Ruhemodus

Der Ruhemodus erm√∂glicht Ihnen ungest√∂rtes und konzentriertes Arbeiten. In diesem Modus k√∂nnen Sie f√ľr Ihren Arbeitsplatz entscheiden, welche Nachrichten und Erinnerungen erscheinen sollen oder komplett verborgen werden, bis Sie den Modus wieder deaktivieren.

tomedo handbuch nachrichten erinnerungen ruhemodus aktiv symbol

Der Ruhemodus wird √ľber ein Symbol innerhalb der konfigurierbaren Symbolleiste der Tagesliste und/oder der Kartei aktiviert. Um diesen Button hinzuzuf√ľgen, √∂ffnen Sie √ľber einen Rechtsklick auf die Symbolleiste das Kontextmen√ľ und w√§hlen Sie „Symbolleiste anpassen‚Ķ“. Das Symbol „Ruhemodus“ ist unter der Kategorie „Allgemeines“ zu finden. Ziehen Sie dieses in Ihre Symbolleiste, um es nutzen zu k√∂nnen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Über einen Klick auf das Ruhemodus-Symbol in Ihrer Symbolleiste öffnet sich ein Popup mit Konfigurationsmöglichkeiten.

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Unter den allgemeinen Einstellungen k√∂nnen Sie √ľber zwei Optionen entscheiden: die Dauer des Ruhemodus und die G√ľltigkeit f√ľr Nutzer.

Innerhalb der Dauer 1 haben Sie vier M√∂glichkeiten, wie lange der Modus aktiv sein soll: eine Stunde, vier Stunden, bis morgen (in diesem Fall wird der Ruhemodus um 23:59:59 des aktuellen Tages deaktiviert) oder dauerhaft. Wenn der Modus dauerhaft aktiviert ist, k√∂nnen Sie diesen nur manuell wieder deaktivieren.

Der Ruhemodus ist prinzipiell arbeitsplatzspezifisch. In den G√ľltigkeitseinstellungen 2 k√∂nnen Sie entscheiden, ob dieser am konkreten Arbeitsplatz nur f√ľr den aktuell angemeldeten Nutzer gelten soll, oder auch f√ľr alle anderen Nutzer, die sich an diesem Arbeitsplatz anmelden.

√úber den Pfeil 3 k√∂nnen Sie den Bereich „Der Ruhemodus erlaubt die Anzeige von“ einblenden. An dieser Stelle k√∂nnen Sie entscheiden, welche Nachrichten und Erinnerungen erlaubt oder blockiert werden sollen. Sie haben jeweils die Wahl zwischen „allen“ Nachrichten/Erinnerungen, „wichtigen“ Nachrichten/Erinnerungen und keinen Nachrichten/Erinnerungen. Au√üerdem k√∂nnen Sie entscheiden, ob der Praxisnotruf aktiv sein soll. Hier k√∂nnen Einschr√§nkungen bestehen, wenn in den Einstellungen (Admin ‚Üí Praxisorganisation ‚Üí Praxisnotruf) hinterlegt ist, dass gewissen Notrufe auch im Ruhemodus nicht deaktiviert werden k√∂nnen. Weitere Informationen zum Praxisnotruf finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Sobald Sie die Konfiguration Ihres Ruhemodus abgeschlossen haben, klicken Sie auf den Button „Ruhemodus aktivieren“ 4. Diese Konfigurationen werden an Ihrem Arbeitsplatz dauerhaft gespeichert. Wollen Sie also den Ruhemodus erneut aktivieren, sind Ihre vorherigen Einstellungen bereits vorhanden und, insofern Sie diese nicht anpassen m√∂chten, k√∂nnen Sie schnell und einfach √ľber die Schaltfl√§che den Ruhemodus wieder aktivieren.

Aktivierter Ruhemodus

tomedo handbuch nachrichten erinnerungen ruhemodus deaktiviert symbol

Wenn der Ruhemodus aktiv ist, erscheint die Schaltfläche in der Symbolleiste in farbiger Form.

Wenn Sie nun auf das Symbol klicken, erscheint das Konfigurationsfenster erneut, allerdings k√∂nnen Sie an dieser Stelle keine √Ąnderungen an den aktuellen Einstellungen mehr vornehmen.

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In diesem Popup k√∂nnen Sie sehen, wie lange der Ruhemodus noch aktiv ist. Zum einen wird Ihnen angezeigt, wie viel Restzeit 1 verbleibt, bis der Modus sich automatisch deaktiviert. Au√üerdem ist ersichtlich, zu welcher konkreten Uhrzeit 2 der Ruhemodus ausgeschaltet wird. Sie k√∂nnen den Ruhemodus allerdings auch jederzeit manuell √ľber den Button 3 beenden.

Ablauf

Wenn der Ruhemodus aktiviert ist, werden Nachrichten und Erinnerungen entsprechend Ihrer Konfigurationen vor Ihnen verborgen. Sobald der Modus deaktiviert wird (unabhängig davon, ob dies manuell geschieht oder die eingestellte Zeit abläuft), erscheinen alle verpassen Nachrichten und Erinnerungen automatisch. Deaktivierte Praxisnotrufe werden nicht nachträglich angezeigt.

Nutzerspezifischer Ruhemodus

Wenn ein Ruhemodus nutzerspezifisch aktiviert wurde, betrifft dies auch bei Nutzerwechsel am selben Arbeitsplatz keine anderen Nutzer. Prinzipiell kann jeder Nutzer f√ľr den Arbeitsplatz seinen spezifischen Ruhemodus einzeln einstellen. Sobald ein Nutzer mit aktivem Ruhemodus sich wieder einloggt, wird dieser wie eingestellt fortgef√ľhrt.

Arbeitsplatzspezifischer Ruhemodus f√ľr alle Nutzer

Wenn ein Ruhemodus f√ľr einen konkreten Arbeitsplatz f√ľr alle Nutzer eingestellt wurde, so werden eventuelle nutzerspezifische Ruhemodi automatisch von diesem √ľberschrieben.

Beispiel: Nutzer A aktiviert einen Ruhemodus f√ľr vier Stunden. Nutzer B stellt daraufhin einen Ruhemodus f√ľr alle Nutzer √ľber eine Stunde ein. In diesem Fall gilt zun√§chst der einst√ľndige Ruhemodus auch f√ľr Nutzer A. Sobald dieser allerdings abl√§uft und deaktiviert wird, wird der eigentliche (vierst√ľndige) Ruhemodus f√ľr Nutzer A fortgef√ľhrt.

Sollte ein Nutzer einen arbeitsplatzspezifischen Ruhemodus f√ľr alle Nutzer deaktivieren, ist dieser f√ľr alle anderen Nutzer auch automatisch deaktiviert.

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