Statistikabfragen für Patientengruppen und Praxiskennzahlen

Statistiken liefern Ihnen eine Übersicht über Ihre Patienten und Praxiskennzahlen. Hiermit können Sie systematisch nach Fehlern z.B. bei Dokumentation und Abrechnung suchen als auch einen Überblick über wichtige Kennzahlen (Besuche, Häufigkeit von ToDos, Patientengruppen) erhalten. Statistiken werden in tomedo® hierarchisch gefiltert: Im ersten Schritt entscheiden Sie sich in der Auswahlliste (tomedo Menü unter Verwaltung → Statistik) für eine Kategorie (z.B. EBM-Leistungen). Im zweiten Schritt engen Sie die Daten mittels Vorfilterung ein (z.B. Daten nur von diesem Quartal) und im letzten Schritt können Sie die resultierenden Daten sortieren, erneut nach weiteren Kriterien filtern (Nachfilter), ggf. gruppieren und, wenn nötig, auch exportieren.

Statistiken auf YouTube: tomedo® Handbuch – Statistik

Die Auswahlliste

In der Auswahlliste stehen verschiedene Kategorien von Abfragen zur Verfügung 1, wie etwa EBM-Leistungen, Diagnosen, Privatrechnungen oder auch Inventurstatistiken. Ein Hinzufügen oder Umsortieren der Abfragen ist durch einen Nutzer mit Administratorrechten via Statistikverwaltung möglich 2.

Nach Auswahl einer Abfrage sehen Sie eine Kurzbeschreibung 3 und können eine Vorfilterung 4 vornehmen. Es werden je nach Abfrage verschiedene Parameter zur Vorfilterung angeboten 5, durch die die Größe der Ergebnisliste beschränkt werden kann. Eine ausführlichere (Nach-)Filterung ist dann innerhalb der Ergebnisliste noch möglich (siehe unten). Grenzen Sie bei der Vorfilterung Ihre Abfrage wenn möglich so ein, dass eine möglichst kleine Ergebnisliste entsteht. Dies ist vor allem für den Zeitraum relevant 6. Die Filterung z.B. nach bestimmten Textpassagen ist über die Option der Nachfilterung (siehe unten) deutlich flexibler. Suche und Filter in Freitext sind häufig fehlerbehaftet und sollte deshalb wenn möglich erst auf Ebene der Nachfilterung erfolgen.

Für Einsteiger: Nutzen Sie die Schnellfilter-Funktion, um gezielt einen Überblick über die vorhandenen Abfragen zu bekommen. Wenn Sie sich für eine Abfrage entschieden haben, probieren Sie verschiede Filtereinstellungen bei den Vor- und Nachfiltern aus und schauen sich die Ergebnisse ihrer Filter an.

Für Fortgeschrittene: Im Vorfilterungsbereich können Sie einmal definierte Vorfilter für eine regelmäßige Wiederverwendung speichern. Zum Speichern eines Filters auf das Dreieck-Symbol klicken, „Filter speichern unter…“ wählen und einen Namen (z.B. Sachkosten) eingeben.

Wenn Sie mehrere Parameter auswählen, dann erhalten Sie Fälle auf die alle diese Filter zutreffen (UND-Verknüpfung).

Wichtig: Datumsvariablen werden relativ gespeichert. Das heisst wenn Sie das Datum auf heute einstellen, dann sehen Sie nach Speicherung des Filter immer die Daten des aktuellen Tages. Beispiele:

• Wer am 6.8.2024 einen Parameter “für Quartal 3/2024” als Vorfilter speichert, erhält am 1.10.2024 damit den Parameter ”für Quartal 4/2024” (=aktuelles Quartal +-0 Quartale).
• Wer am 6.8.2024 einen Parameter “Anlagedatum ab 1.8.2024” als Vorfilter speichert, erhält am 1.10.2024 damit den Parameter ”Anlagedatum ab 26.9.2024” (=heutiges Datum -5 Tage).

Für Experten: Sie können auch einen automatischen Export von Statistiken einrichten, genaueres finden Sie hier: Automatischer Statistikexport.

Für Experten: Über den Reiter „SQL“ kann die an den Server gesendete Anfrage eingesehen (und geändert) werden. Eigene neue Anfragen einrichten können Sie als Administrator im Verwaltungsfenster der Statistiken.

Ergebnisliste

Nach Auswahl der Parameter in der Vorfilterung klicken Sie unten rechts auf „Ausführen“. Jetzt öffnet sich ein Fenster mit den Ergebnissen Ihrer Abfrage. Sofern die Ergebnisliste patientenbezogene Daten enthält (daran erkenntlich dass die Spalte „Patientid“ bzw. auch der Name des Patienten vorhanden ist), können Sie von hier durch Doppelklick direkt zur Kartei des entsprechenden Patienten springen.

Die Ergebnisliste enthält das Ergebnis Ihrer Abfrage entsprechend der gewählten Suchparametern (1 im Beispiel ohne Filterung 119 Einträge). Unter der Tabelle befindet sich eine Summenspalte 2, welche die Summe aller Zahlenwerte der entsprechenden Spalte enthält.

Die Ansicht der Ergebnistabelle kann folgendermaßen angepasst werden:

• Sortierung: anpassbar über einen Mausklick auf den jeweiligen Spaltennamen
• Spaltenreihenfolge: anpassbar via Drag-and-drop
• Spalte ein- und ausblenden: durch Rechtsklick auf den Tabellenkopf

Einträge die in der Liste untereinander stehen, können Sie manuell selektieren (Klick auf die Zeile, Shift gedrückt halten und weitere Zeilen markieren, diese können dann z.B. über einen Rechtsklick gedruckt werden). Die Anzahl der manuell ausgewählten Einträge sehen Sie ebenfalls rechts in der Mitte 3.

Es gibt zwei verschiedene Filtermöglichkeiten. Wir empfehlen, zu Beginn die Filterung über den Tabellenkopf 4. Hier sehen Sie das Ergebnis Ihrer Filterung sofort. Dies ist besonders wichtig bei Filterung in Texten. Bei der Filterung im unteren Bereich (für Experten) können Sie mehrere Bedingungen verknüpfen – hier sehen Sie das Ergebnis jedoch erst, wenn Sie die Zeile verlassen bzw. mit Return bestätigen 5. Rechts in der Mitte sehen Sie jeweils die Anzahl der Einträge nach Anwenden der Filter 6. Einmal definierte Filter lassen sich wie üblich durch Klick auf das Dreieck-Symbol speichern 7.

Für Einsteiger: Nachfilter über den Tabellenkopf. Sie möchten z.B. EBM-Leistungen für einen bestimmten Abrechner sehen. Hierfür suchen Sie in der Statistik „EBM-Leistungen“ die Spalte „Abrechnender Arzt“ und geben das Kürzel des Arztes ein. Damit wird die Ergebnisliste für diesen Arzt gefiltert.

Für Fortgeschrittene: Mit einem Minus („–“) können Sie auch Spalten, die eine bestimmte Information nicht enthalten (siehe Bild Beispiel „- AnMi“), ausschließen. Bei Filterung in Textspalten können Sie auch für mehrere Begriffe filtern, indem Sie die Textpassagen mit einem Freizeichen trennen.

Für Experten: Komplexe Filterungen können im unteren Teil des Fensters per „+“-Button vorgenommen werden. Enthält eine Filterzeile ein Eingabefeld, wird die Filterung erst dann vorgenommen, wenn Sie das entsprechende Feld verlassen (nicht schon während des Tippens). Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und anschließend auf den „+“-Button drücken, können ineinander verschachtelte Filterungen erzeugt werden.

Achtung: Die Nachfilter finden finden immer auf Basis der initialen Ergebnisliste statt. Die Ergebnisliste muss daher schon alle gewünschten Einträge enthalten.

Gruppierung: Je nach Statistik sehen Sie einzelne Zeilen (weiß) oder Gruppen von Zeilen (grau). Die Bilder oben zeigen alle einzelne Zeilen. Im folgenden Beispiel sehen Sie die gleiche Ergebnisliste ohne Filter, jedoch nach Abrechnern gruppiert. Dies können Sie für diese Statistik selbst einstellen unter Aktionen → Gruppierung per Spalte → abrechnender_arzt (für dieses Beispiel, je nach Ergebnisliste stehen andere Spalten zur Auswahl). Im Beispiel sehen Sie in der ersten Zeile Einträge, bei denen der abrechnende Arzt nicht dokumentiert ist.

Durch Klick auf den Pfeil 1 links könne Sie sich die einzelnen Einträge genauer anschauen. Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile 2 springen Sie in die Akte und können den Fehler korrigieren.

Sie können auch auf mehreren Ebenen gruppieren. Im folgenden Beispiel sind die Daten nach PatientenId und Abrechnender Arzt gruppiert, und für den Patienten mit der Nummer 22 gefiltert. Für diesen Patienten wurden im gewählten Zeitrum 26 Leistungen von dem Abrechner AnMi erfasst und 22 Leistungen von dem Abrechner HoMu. Die Spalten Euro und Punkte liefern jeweils die Summen der gewählten Einträge (also konkret in der ersten Zeile die Summe der Leistungen für Patient 22 auf Abrechner AnMi sind im gewählten Zeitraum 2436,47 Euro – der Zeitraum wurde im Vorfilter festgelegt):

Weitere Aktionen für Ergebnislisten

Befinden Sie sich in einer Ergebnisliste, erscheint in der Menüleiste der Punkt „Statistik“. Außerdem können Sie den Button „Aktionen“ betätigen. In beiden Fällen erscheinen die oben aufgelisteten Möglichkeiten.

Neben der Option „Aktuell ausgewählte Einträge in neuem Fenster öffnen“ besteht die Möglichkeit, die aktuelle Liste in eine XLS (für Numbers oder Excel) oder CSV-Datei (comma separated values) zu exportieren. Diese kann von allen gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen wieder eingelesen werden.

Vor dem Export können Sie festlegen ob auch die Summenzeile, sofern vorhanden, mit exportiert werden soll. Die Summenzeile enthält die Werte aller aufsummierten Spalten. Dazu zählen beispielsweise die Spalten Anzahl, Eurowert und Punkte von Leistungen. In der Statistikverwaltung können Sie für jede Statistik individuell festlegen ob die Zeile exportiert werden soll oder ob eine Standardauswahl durch die Option „nachfragen“ für den Export verwendet werden soll. Bitte beachten Sie dazu auch den zugehörigen Tooltip.

Die Standardauswahl bewirkt, dass für den CSV-Export und Druck der Tabelle aus dem Kontextmenü heraus die Summenzeile standardmäßig nicht ausgegeben wird. Vor dem Export bzw. Druck hat man die Möglichkeit dies durch die entsprechenden Checkboxen anzupassen.

Expertentipp: Sollte sich bei der Erzeugung einer XLS-Datei nicht automatisch ein Tabellenkalkulationsprogramm öffnen, ist wahrscheinlich kein Standardprogramm zum Öffnen von .xls-Dateien auf dem Rechner festgelegt.

Des Weiteren können Sie:

• Bestimmte Spalten der Liste in eine vorher per Briefvorlagenverwaltung/Statistikverwaltung definierte Briefvorlage übernehmen (z.B. einen geeignet formatierten OP-Plan).
• Die angezeigte Liste als Grundlage für einen vorher per Briefvorlagenverwaltung/Statistikverwaltung definierten Serienbrief nutzen. (z.B. für Recall-Briefe).
• Einzelne Briefe erstellen und als PDF- und DOCX-Datei abspeichern.
• Eine SMS oder E-Mail an alle Patienten der Liste versenden.
• Ein vorher definiertes AppleScript für die angezeigten Einträge ausführen (z.B. Serien-Recall-E-Mails).
• Eine Aktionskette für alle Einträge ausführen.
  Achtung: Je nach verwendeter Aktionskette und Anzahl der Einträge, kann Dies zu erheblichen Einschränkungen in der Bedienung führen!
• Die angezeigte Liste speichern und somit anderen Nutzern zugänglich machen (z.B. für Fehlerberichte an die Ärzte am Quartalsende). Die gespeicherten Statistiken sind über Verwaltung → Gespeicherte Statistikergebnisse für andere Nutzer einsehbar.
• Die Patienten der Liste in das Panel „Patientenliste“ als neue Liste hinzufügen. Voraussetzung dafür ist, dass die Ergebnisliste eine Spalte „Patientid“ enthält.
• Die Patienten der Liste zu einer Gruppenbehandlung hinzufügen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, die vorhanden Daten mit anderen Listen zu verknüpfen bzw. eine Umgruppierung vorzunehmen. Konkret können Sie

• zusätzliche Daten für die aktuelle Liste anzeigen lassen. Beispielsweise lassen sich im Menü „Neue Liste erstellen…“ alle Leistungen für eine Liste von Scheinen anzeigen. Die jeweils möglichen zuschaltbaren Informationen unterscheiden sich von Anfrage zu Anfrage. Zum Beispiel lassen sich für eine Patientenliste alle Scheine anzeigen, nicht aber alle Leistungen. Dafür muss der „Umweg“ über die Anzeige aller Scheine gewählt werden. Voraussetzung für das Bilden einer Verknüpfung ist die Existenz eines „…id“-Attributes (z.B. „Patientid“ oder „Besuchid“).
• eine Differenzliste zwischen zwei vorhandenen Listen bilden. Voraussetzung für das Bilden einer Differenzliste ist die Existenz eines gemeinsamen „…id“-Attributes (z.B. „Patientid“ oder „Besuchid“) in beiden Listen. Dabei werden aus der aktuell ausgewählten Liste alle diejenigen Einträge gelöscht, deren …id auch in der anderen Liste vorhanden ist. Gibt es mehrere gemeinsame „…id“-Attribute in beiden Listen, müssen Sie sich bei der Auswahl der Differenztabelle für eins dieser Attribute entscheiden.
• analog zu Differenzliste, eine Schnittmenge zwischen zwei Ergebnislisten bilden. Es werden dann aus der aktuell ausgewählten Liste alle Einträge angezeigt, die in beiden Listen enthalten sind.
• eine vorhandene Ergebnisliste bzgl. einer bestimmten Spalte gruppieren (z.B. in der Scheinstatistik eine Gruppierung nach Patientid vornehmen, um die Anzahl der Scheine pro Patient herauszufinden). Sie haben die Möglichkeit, pro Statistik eine arbeitsplatzspezifische Standardgruppierung für die Ergebnisliste zu hinterlegen.

Anwendungsbeispiele

Tagesübersicht über Dokumentation und Leistungen

Mit der Statistik „Tagesübersicht Karteieinträge/Leistungen/Dokumentationen“ sehen Sie in einer Zeile einen Überblick über die erstellten Karteieinträge und abgerechneten Leistungen pro Patient und Tag. Damit lässt sich z.B. überprüfen, für welche Patienten mit einem bestimmten Karteieintrag eine entsprechend abzurechnende Ziffer fehlt. Nutzen Sie den Vorfilter, um sich den Zeitraum festzulegen, den Sie kontrollieren möchten. Mit Hilfe der Nachfilter können Sie dann gezielt nach Ziffern ohne passende Dokumentation (z.B. Ultraschallziffer abgerechnet, kein Ultraschalleintrag) oder Dokumentation ohne passende Leistungserfassung (z.B. Ultraschalleintrag ist da, aber keine Ultraschallziffer) filtern. Die Tabelle beinhaltet die Leistungsziffern von EBM, GOÄ und HzV in separaten Spalten.

Der Karteieintrag „Besuch“ wird ebenfalls angezeigt, darüber können Sie auch nach Besuchsinformationen filtern. Wenn Sie die Tabelle nach der Patientennummer gruppieren und nur Zeilen mit dem Karteieintrag BES anzeigen lassen, erhalten Sie eine Übersicht, welcher Patient wie häufig z.B. im letzten Quartal anwesend gewesen ist.

E-Mails an Patienten senden

Wir betrachten den Fall, dass eine E-Mail an alle Patienten gesendet werden soll, die bei einer bestimmten Krankenkasse versichert sind.

Wählen Sie die Statistik „Behandlungsausweise/Chipkarte“ und nehmen Sie nach Bedarf eine Vorfilterung z.B. nach dem aktuellen Quartal vor. Unterhalb der Ergebnisliste wird die Option „Eine der folgenden Bedingungen ist wahr“ eingestellt und durch Klick auf das „+“-Symbol ein neuer Eintrag erstellt. In der ersten Spalte wählen Sie den Spaltennamen nach dem die Sortierung erfolgen soll. Im Beispiel „kassenname“. In der zweiten Spalte wird der Vergleichsoperator gewählt, hier: „enthält“. In die dritte Spalte schreiben Sie schließlich den Namen der Kasse z.B. „AOK“. Die Eingabe kann um beliebige Einträge ergänzt werden.

Anschließend wählen Sie Aktionen → E-Mail an alle Patienten der Liste verschicken. Hier wird beispielsweise vorgegeben, welche E-Mail-Adressen verwendet oder ob Karteieintrage angehängt werden sollen. Außerdem legen Sie die E-Mail-Vorlage fest, die unter anderem eine Datei im Anhang beinhalten kann, die Absenderadresse und ggf. eine Signatur. Durch Klick auf „Verschicken“ wird, an alle Patienten bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, die entsprechende Nachricht gesendet.

Statistik der EBM-Fachgruppen

Die Statistik „Erlaubte Fachgruppen EBM“ dient dazu, für eine oder mehrere EBM-Ziffern, eine Liste aller erlaubten Fachgruppen die diese Ziffer(n) abrechnen dürfen auszugeben.

Besuchsstatistik

Mit Hilfe der Statistik „Besuch“ können Sie sich einen Überblick über die Besuche Ihrer Patienten verschaffen. Dabei können Sie unter anderem nach Zeitraum, Infotext, Patientenname sowie den nutzerspezifischen Besuchs- und Patientenfeldern filtern. Die Ergebnisliste enthält anschließend Informationen über den Patienten und den Grund des Besuches. Des Weiteren können anhand der Spalten „Gesamtdauer ToDos in min“, „Beginn Erstes ToDo“, „Wartezeit bis Termin in min“, „Wartezeit Termin bis 1. ToDo in min“ und „Wartezeit ab Termin in min“ Kennzahlen der Wartezeiten abgelesen werden. Die Bedeutung dieser Spalten können Sie der nachfolgenden Tabelle entnehmen:

Spaltenname	Bedeutung	Besonderheiten
Gesamtdauer ToDos in min	Summiert die Dauer der einzelnen ToDos eines Besuchs auf
Beginn Erstes ToDo	Uhrzeit, zu der das 1. ToDo des Besuchs startete
Wartezeit bis Termin in min	Zeit zwischen Ankunft des Patienten und Uhrzeit des Termins	Falls kein Termin vorhanden oder Patient nach Terminbeginn ankommt = 0
Wartezeit Termin bis 1. ToDo in min	Zeit zwischen Uhrzeit des Terminbeginns und Beginn des 1. ToDos	Falls kein Termin vorhanden oder Patient nach Terminbeginn ankommt: Zeit zwischen Ankunft und Beginn 1. ToDo
Wartezeit ab Termin in min	Wartezeit ab Terminbeginn, inkl. Wartezeit zwischen den ToDos	Falls kein Termin vorhanden oder Patient nach Terminbeginn ankommt: Gesamtdauer des Besuchs – Gesamtdauer der ToDos