Erstellen von PVS- und Sammelrechnungen

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Einrichtung PVS- und Sammelrechungen

Für die folgenden Schritte benötigen Sie Administratorrechte. Um Sammelrechnungen zu erstellen, muss in der Verwaltung der Sammelrechnungstypen (Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ)→ PAD- / PVS- / Sammelrechnungstypen) über den „+“-Button zunächst ein entsprechender Sammelrechnungstyp erstellt werden. Dabei wird unterschieden zwischen PVS-Export und Sammelrechnungen, sowie zwischen Privat- und BG-Rechnungen. Zur Auswahl haben Sie dabei insgesamt:

• Sammelrechnung an Krankenhaus privat
• Sammelrechnung an Krankenhaus BG
• Sammelrechnung an eine Firma
• PVS Export Privat
• PVS Export BG
• PVS Export Privat (PADneXt)

Einrichtung Typ Sammelrechnung: Für Sammelrechnungen ist die Angabe von Rechnungskreis, zwei Briefvorlagen (für Briefkopf und Briefdetails) und einem Krankenhaus notwendig. Bei den Briefvorlagen empfehlen wir, auf die Standard-Vorlagen „Sammelrechnung-Kopf“ und „Sammelrechnung-Details“ zurückzugreifen. Diese können bei Bedarf in der Briefvorlagenverwaltung bearbeitet werden. Die für die Briefkopf-Vorlagen verfügbaren Kommandos sind in der unter Admin → Kommandoliste → Kommandos nach Kontext → Sammelrechnung aufgelistet. Für die Briefdetails-Vorlage können die Privatrechnungs-Kommandos verwendet werden.

Einrichtung Typ PVS-Export: Bei den Typen für PVS-Export sollten Volume-Name, Mitgliedsnummer und ein Text angegeben werden. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Uhrzeit, Warnungen bei fehlenden Diagnosen und Abrechnungsanweisungen der Rechnungen exportiert werden sollen. Auch das Trennzeichen zwischen Diagnosen innerhalb der erzeugten PAD-Datei kann definiert werden.

Hinweise: Wenn der Volume-Name nicht bekannt ist, tragen Sie bitte „tomedo“ ein. Klären Sie die weiteren Einstellungspunkte (wie z.B. Trennzeichen zwischen Diagnosen) ggf. auch mit Ihrer privaten Verrechnungsstelle ab, um sicherzustellen, dass die notwendigen Informationen korrekt hinterlegt sind.

Einrichtung PVS-Export vom Typ PADneXt: Zur Einrichtung von PADnext müssen sie zu erst ihr PADneXt Zertifikat, das sie von ihrem Abrechnungsdienstleister erhalten haben, hinterlegen. Öffnen Sie dazu die Zertifikatverwaltung und klicken Sie auf den + Button 1 um ein neuen Eintrag anzulegen. Vergeben Sie im Feld Name 2 eine Bezeichnung Ihrer Wahl. Wählen Sie im Feld Typ 3 den Eintrag PADneXt aus dem Dropdown-Menü aus. Die Zertifikatsdatei (.pem) 4 ziehen Sie anschließend aus ihrem Ordner per Drag & Drop in das Feld oben rechts.

In der Verwaltung der PAD-/PVS-/Sammelrechnungstypen können Sie über den +-Button 1 einen neuen Eintrag anlegen. Wählen Sie als Typ „PVS Export Privat (PADneXt)“ aus und vergeben Sie einen Namen. Hinterlegen Sie anschließend Ihre Mitgliedsnummer sowie die PVS-Gegenstelle 2, an die der Export übermittelt wird. Unter Zertifikat 3 wählen Sie das zuvor in der Zertifikateverwaltung importierte PADneXt-Zertifikat aus – über den Button „Neues PADneXt Zertifikat anlegen“ können Sie direkt in die Zertifikateverwaltung wechseln. Optional können Sie unter Text 4 und Endtext individuelle Freitexte hinterlegen, die beim Export an die PVS-Stelle übergeben werden und für die dortige Bearbeitung der Abrechnung hilfreich sein können.

Nutzung PVS- und Sammelrechungen

Neuanlage

Hinweis: Sofern Sie in der Verwaltung der Privatabrechnungen die Knöpfe Export oder Sammelrechnung nicht sehen, können Sie sich diese im Fenster unten rechts unter den 3-Punkten einblenden (zusätzliche Optionen, Arbeitsplatzspezifisch).

Neuanlage Typ Sammelrechnung: Über die Verwaltung der Privatrechnungen (Verwaltung → Privat/BG → Privat/abrechnung) können Sie eine neue Sammelrechnung erstellen. Wählen Sie dazu alle Rechnungen aus die Sie zu einer Sammelrechnung zusammenfassen möchten und klicken Sie auf den Button „Sammelrechnung“ 1. Wählen Sie nun den gewünschten Sammelrechnungstyp aus 2 und klicken Sie auf „OK“. Die Rechnungen werden überprüft und wenn Fehler auftreten erscheint eine Tabelle anhand derer Sie direkt auf die fehlerhafte Rechnung klicken um dorthin gelangen zu können. Bei der Erstellung einer Sammelrechnung wird eine bearbeitbare .docx-Datei mit allen Rechnungen im Textverarbeitungsprogramm geöffnet. Zudem springen Sie sofort in die Verwaltung der Sammelrechnungen.

Neuanlage Typ PVS-Export: Möchten Sie stattdessen eine PAD-Datei für Ihre PVS (private Verrechnungsstelle) erzeugen, klicken Sie auf den Button „Export“ 3 und wählen Sie den Exporttyp aus. Im Falle des PVS-Exports wird eine sogenannte PAD-Datei erstellt. Dann springen Sie nach der Erstellung der neuen Datei in die Übersicht aller PVS-Abrechnungen.

Hinweis zur Sortierung der Leistungen im PAD-Export:
Die Reihenfolge der Leistungen in der PAD-Datei können Sie in tomedo unter Einstellungen → Praxis → Abrechnung → PAD-Export über die Option „Reihenfolge der Leistungen aus tomedo übernehmen“ steuern.

• Ist die Option deaktiviert, werden die Leistungen in der PAD-Datei immer chronologisch nach Leistungsdatum sortiert – unabhängig von der Reihenfolge auf der Rechnung.
• Ist die Option aktiviert, wird die Reihenfolge der Leistungen von der Rechnung übernommen.

Beachten Sie bei aktivierter Option: Wenn auf der Rechnung zusätzlich „Nach Nummer sortieren einschalten“aktiviert ist, werden die Leistungen in der PAD-Datei nach Nummern sortiert. Ist diese Funktion deaktiviert, erfolgt die Sortierung chronologisch.

Neuanlage PVS-Export vom Typ PADneXt: Möchten Sie stattdessen eine PADneXt-Datei für Ihre PVS erzeugen, klicken Sie auf den Button „Export“ 3 und wählen Sie den erstellten PADneXt Exporttyp aus. Im Falle des PADneXt-Exports wird eine zip-Datei erstellt, die alle exportierten Rechnungen mit Ihren Daten enthält. Auch hier springen Sie nach der Erstellung der neuen Datei in die Übersicht aller PVS-Rechnungen.

Einsehen und exportieren

Sie können die Übersicht aller erstellen PVS- und Sammelrechnungen unter Verwaltung → Privat/BG → PVS- und Sammelrechnungen (PAD-Export) aufrufen.

Einsehen Typ Sammelrechnung: Unter dem Reiter „Sammelrechnung an Krankenhaus“ finden Sie alle bisher erstellten Sammelrechnungen und können auch diese bearbeiten oder direkt drucken. Über den Button „Neu generieren“ ist es weiterhin möglich, eine existierende Sammelrechnung neu zu erstellen. Dabei können Einzelrechnungen entfernt und andere Rechnungen hinzugefügt werden. Der Sammelrechnungstyp lässt sich jedoch nicht mehr verändern.

Einsehen Typ PAD-Export: Unter dem Reiter „PVS-Abrechnung“ sind hier alle bisherigen PVS-Abrechnungen aufgelistet. Im unteren Teil finden Sie die PAD-Datei und die gepackte PAD-Datei. Meist benötigen die PVS die gepackte Version. Mittels des Exportknopfes wird diese dann auf den Schreibtisch gelegt.

Hinweis: In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Abrechnung kann auch ein anderer Speicherort festgelegt werden.

Einsehen Typ PADneXt-Export: Unter dem Reiter „PVS-Abrechnung“ finden Sie auch alle exportierten PADnext-Dateien. Im unteren Bereich sehen Sie die erzeugte zip-Datei mit allen Informationen über Ihre Rechnungen. Per Doppelklick kommen Sie in den Ordner der zip-Datei.

PAD-Format und Rechnungsnummer

Im PAD-Format sind Rechnungsnummern auf maximal 6 Zeichen begrenzt. Werden Rechnungen per PAD an eine Privatärztliche Verrechnungsstelle übermittelt, kann es beim späteren Buchungsimport dazu kommen, dass diese Rechnungen nicht korrekt erkannt werden. Um dies zu vermeiden, aktivieren Sie in tomedo unter Einstellungen → Praxis → Abrechnung → PAD-Export die Option „Reihenfolge der Leistungen aus tomedo übernehmen“. In diesem Fall werden beim Buchungsimport nur die letzten 6 Zeichen der Rechnungsnummer berücksichtigt, was eine eindeutige Zuordnung sicherstellt.

Rechnungen auf bezahlt setzen

Achten Sie darauf, dass Sie die exportierten Privatrechnungen auf „bezahlt“ setzen, damit diese nicht in Mahnläufen erscheinen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Privatrechnungsverwaltung.