FAQ Patientenformulare

Aktuell können Sie selbst noch keine eigenen Logos hinterlegen.

Nur die Stammdaten lassen sich automatisch zurückschreiben. Die weiteren Informationen können z.B. über eine Aktionskette automatisiert zurück geschrieben werden, oder auch via Textbausteine oder CKEs in neue Karteieinträge übertragen werden.

Es gibt verschiedenen Möglichkeiten, die Informationen aus einem Patientenformular in der Kartei des Patienten zu nutzen:

• Stammdaten können schon in der Inbox oder auch automatisch zurück geschrieben werden (siehe Video).
• Alle weiteren Informationen können auch über den Karteitext als Kurzansicht angezeigt werden. Sie können sowohl im Editor den Karteitext generieren (siehe Video) als auch innerhalb von tomedo® den Karteitext anpassen (siehe Video).
• Über eine Aktionskette können die Infos zusätzlich aus dem Formular in einen eigenen Karteieintrag eingefügt werden (siehe Video).
• Über die Nutzung von Textbausteinen können die Informationen auch jederzeit halbautomatisch ausgelesen und an einer beliebigen Stelle eingetragen werden (siehe Video).

Beispiel: Informationen werden automatisch in einen Karteieintrag übertragen, wenn das Patientenformular in der Inbox auf „gelesen“ gesetzt wird

Nein, das geht derzeit nicht. Sie können die Stammdaten nur über die tomedo-App auf dem iPad vorbefüllen lassen. Wird ein Formular über den QR-Code oder über eine E-Mail im Browser aufgerufen, müssen alle Daten – einschließlich der Stammdaten – vom Patienten manuell eingetragen werden.

Der Wunsch ist uns bekannt, ob und wann die Vorbefüllung auch auf dem Endgerät des Patienten und nicht nur in der tomedo-App möglich ist, können wir noch nicht sagen.

Ja, aktuell werden die Patientenformulare aus der Online-Rezeption als „Drittanbieter“ angezeigt.

Wenn Sie das Formular bei den Patientenformularen sehen möchten, dann müssen Sie aktuell mit einem Permalink arbeiten: Sie erstellen ein Patientenformular für die Online-Rezeption, in dem Sie auf die anderen Formulare via Permalink verweisen. Wenn der Patient nun diese Links nutzen, dann erscheinen diese Formulare bei den Patientenformularen, und nicht in der Online-Rezeption.

Wenn Sie das Formular über unseren KI-Generator erstellen, werden in der Regel schon aussagekräftige Bezeichnungen verwendet.

Wenn Sie das Formular oder einzelne Elemente eines Formualres selbst erstellen, müssen Sie darauf achten, einen aussagekräftigen „tomedo Kurz-Titel“ zu vergeben. Wenn Sie das nicht machen, werden automatisch Frage 1, Frage 2 etc. als Kurz-Titel eingetragen und dann so in tomedo® angezeigt.

Wenn Sie den KI-Generator nutzen, bietet dieser schon automatisch Englisch als zusätzliche Sprache als Entwurf an, den Sie dann nur noch kontrollieren müssen.

Sofern Sie die Fragen selbst erstellen, müssen Sie diese übersetzten Texte selbst einfügen.

Wenn Patienten ein Formular direkt innerhalb der Online-Rezeption ausfüllen, wird dieses vom System technisch als ORZ-Anfrage erfasst – nicht als separat eingereichtes Patientenformular. Daher landen diese Dokumente im Posteingang unter den Drittanbieter-Anfragen, und z.B. direkt verknüpfte Aktionsketten für Formulare werden in diesem Fall nicht automatisch angestoßen.

Damit Aktionsketten wie gewohnt auslösen, müssen Patienten das Formular über einen Direktlink separat im Browser öffnen und ausfüllen.

So richten Sie den Prozess Schritt für Schritt ein:

1. Info-Formular zur Übersicht anlegen Erstellen Sie ein zentrales Patientenformular (z. B. „Übersicht Formulare“), das als Verteiler dient und die Links zu den einzelnen Formularen enthält.
2. Direktlinks im Infotext hinterlegen Fügen Sie die Links zu den jeweiligen Formular-URLs in die Komponente Infotext ein. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
   • Direkter Link: Den Link einfach als Klartext-URL einfügen.
   • Hyperlink: Den gewünschten Text eintippen, markieren und über das Klammer-Symbol den Permalink des Formulars hinterlegen.
3. Bereich in der Online-Rezeption einbinden Fügen Sie in der ORZ eine neue Komponente hinzu und hinterlegen Sie dort das erstelle Info-Formular. Patienten können die Links nun einfach anklicken, werden auf die externe Formularseite geleitet und die Aktionsketten greifen nahtlos.

Wenn Sie Ihren Patientinnen und Patienten einen formatierten Link (Hyperlink) mit eigenem Text (z. B. „Hier Fragebogen ausfüllen“) senden möchten, nutzen Sie dafür einen HTML-Block in Ihrer E-Mail-Vorlage.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. HTML-Block einfügen: Fügen Sie anstelle des regulären Briefkommandos einen HTML-Block in Ihre E-Mail-Vorlage ein (nutzen Sie dafür den entsprechenden Button unter dem Textfeld).
2. Code einfügen und anpassen: Geben Sie in den HTML-Block folgenden Code ein:

START_HTML

<a href=$[formularLinksOhneName Kennung]$>Anzeigetext</a>

END_HTML

1. Parameter ersetzen:
   • Kennung: Ersetzen Sie das Wort durch die Kennung Ihres Formulars (z. B. PatF-Gesamter-Schmerzfragebogen). Das ist exakt die Kennung aus dem bisherigen Briefkommando (admin/Patientenformulare)
   • Anzeigetext: Ersetzen Sie diesen Text durch den Begriff, der dem Patienten angezeigt werden soll (z. B. Hier Fragebogen ausfüllen).

Beispiel: <a href=$[formularLinksOhneName PatF-Gesamter-Schmerzfragebogen]$>Hier geht es zum Schmerzfragebogen</a>

Wichtige Hinweise & Kompatibilität

• Vorschau vor dem Versand: Je nach verwendetem E-Mail-Client sehen Sie den HTML-Code vor dem Absenden eventuell noch in der Rohfassung, wie er in der Vorlage hinterlegt ist. Beim Empfänger kommt die E-Mail jedoch korrekt formatiert an.
• Kompatible E-Mail-Clients: Die Funktion ist für die Nutzung mit tomedo Mail optimiert und getestet. Bei der Verwendung von Apple Mail wird diese Funktion derzeit leider nicht unterstützt.
• Empfehlung: Wir empfehlen, die Einrichtung vorab einmalig mit einer Test-E-Mail an Ihre eigene Praxisadresse zu überprüfen.