E-Rezept Verwaltung

Öffnen der E-Rezeptverwaltung und mögliche Einsellungen

Hier finden Sie eine Übersicht aller erstellten E-Rezepte mit ihrem jeweiligen Status: Gespeichert, Versendet, Fehler und Storniert.

Die E-Rezept-Verwaltung erreichen Sie über Verwaltung → KV → E-Rezept – elektronisches Rezept oder über den Button der Symbolleiste in der Tagesliste sowie der Kartei. Das Menü-Icon kann in der Symbolleistenverwaltung hinzugefügt werden.

Wird die E-Rezeptverwaltung über den Symbolleistenbutton geöffnet, werden alle nicht versendeten Verordnungen geladen, für die der eingeloggte Nutzer verantwortlich ist. Dabei wird das Erstelldatum der Verordnung nicht berücksichtigt. Dies entspricht die Auflistung der Verordnungen in der Inbox.

Wird hingegen die E-Rezeptverwaltung über die tomedo-Spotlitesuche oder über das tomedo Menü geöffnet, wird die Konfiguration in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges berücksichtigt.

tomedo handbuch medikamente medikamentenverordnung eRezept nutzereinstellung

Hier kann der Nutzer selbst wählen, ob 1 beim Öffnen der E-Rezept-Verwaltung:

  • keine Rezepte
  • nicht versendete Rezepte im Zeitraum
  • alle Rezepte im Zeitraum
  • alle nicht versendete Rezepte für Nutzer im Zeitraum
  • alle Rezepte für Nutzer im Zeitraum

automatisch geladen werden sollen.

Weiter kann der Zeitraum in Tagen 2 definiert werden, für den die Verordnungen geladen werden sollen. Hier sollte der Zeitraum nicht zu groß gewählt werden, da bei vielen Verordnungen das Laden länger dauert.

Außerdem ist in den tomedo® Einstellungen an dieser Stelle konfigurierbar, welche Aktion bei Doppelklick auf einen Eintrag 3 in der E-Rezept-Verwaltung ausgeführt werden soll: Öffnen der Rezept-Vorschau, der Kartei, des Medikamentenplan oder bisherige Verordnungen.

Mit Aktivierung der Checkbox 4 werden die Rezept in der Verwaltung inital schneller geladen. Vor Aktionen wie Signieren, Versendne, Medikamntenplan des Patienten anschauen müssen die Patientendaten nachgeladen werden. So kann es hier zu vergleichsweise längeren Ladezeiten kommen. Je nach Workflow kann die eine oder andere Option besser sein. Wollen Sie zum Beispiel die Verordnung schnell öffnen und dort sich schnell einen Überblick verschaffen und später erst Aktionen dort ausführen, ist es gut, die Einstlellung zu aktiveren.

Hinweis: In der E-Rezept Verwaltung können über den Button „Patienten laden“ die fehlenden Daten nachgeladen werden, sodass es bei den Aktionen zu keiner Verzögerung kommt.

Die E-Rezept-Verwaltung

tomedo handbuch eRezept Verwaltung

Mithilfe des Buttons „Im Zeitraum laden“ 1 werden alle E-Rezepte im ausgewählten Zeitraum geladen. Über die Buttons „Alle nicht versendeten laden“ 2 und „Alle fehlerhaften laden“ 3 werden die entsprechenden E-Rezepte der letzten 14 Tage geladen. Nutzen Sie die tomedo-Filter 4 Sie für die weitere Filterung/Einschränkungen die Tabelle. Mit dem Button „Patientenliste-Filter“ 5 und nach Auswahl einer oder mehrerer Patientenlisten werden nur noch Verordnungen von Patienten, welche auch in der gewählten Patientenliste sind, in der Tabelle aufgeführt.

tomedo handbuch eRezept Verwaltung patientenliste

Patientenlisten-Hinweis: Die ursprüngliche Suche nach Rezepten bleibt dabei dudurch erhalten und wird nach Abwahl der Filter wiederhergestellt. Hier ist zu beachten, dass die Tabelle „nur“ die geladenen Verordnungen in dem gewählten Zeitraum berücksichtigt werden. Somit werden Verordnungen von Patienten (welche in der gewählten Patientenliste sind), die außerhalb des Zeitraums sind, nicht aufgeführt.

Patientenlisten-Tipp: Aus dem Patientenlisten-Panel können über folgenden Aktionsbutton tomedo handbuch medikamente medikamentenverordnung eRezept Panel Aktionsbutton  ebenfalls Verordnungen von Patienten in der Patientenliste in der E-Rezeptverwaltung geöffnet werden. Hier ist zu beachten, dass hier die Verordnungen in dem Zeitraum geladen werden, welchen Sie in den tomedo Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges: „E-Rezept-Verwatlung“ festgelegt haben. Somit wird mit dieser Panel-Aktion der gesetzte Zeitraum in der E-Rezept Verwaltung, mit dem vordefinierten Zeitraum aus dem tomedo Einstellungen überschrieben. Die Option, welche die E-Rezept entsprechend der Nutzereinstellung geladen weden, bezieht sich auf die Auswahl, was „bei öffnen der E-Rezept Verwaltung“ gesetzt ist. Sollen z.B. nur E-Rezepte geladen werden, für die der eingeloggte Nutzer verantwortlich ist, dann werden auch nur die Verordnungen der betreffenden Patienten geladen. Mit dem Button „Filter löschen“ 6, werden in einem Schritt die Patientenlistenfilter sowie die Tabellenfilter zurück gesetzt.

tomedo handbuch eRezept Verwaltung patientenliste panel

Haben Sie die Einstellung „schnelles Laden von Rezepten“ aktiviert, haben Sie über den Button „Patienten vorladen“ 7 die Möglichkeit, die nötigen Daten für die Aktionen in der E-Rezept Verwaltung zu laden. Die Daten werden bei Bedarf auch automatisch nachgeladen. Durch das Nachladen kommt es aber zu einer zeitlichen Verzögerung. Durch das Vorladen können Sie die Ladezeit bie Ausführung der gewählten Aktion „überspringen“.

In der E-Rezept-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, Verordnungen zu signieren und zu versenden. Entweder werden erst die Verordnungen signiert 8 und später versendet oder direkt in einem Schritt signiert und versendet (9, 10 und 11). Weiter kann dabei gewählt werden, ob die Aktion direkt für alle Verordnungen in der Liste angewendet werden soll oder alternativ nur für die ausgewählten. Zusätzlich kann für beide Versandoptionen entschieden werden, ob nach dem erfolgreichen E-Rezept-Versand der Patientenausdruck direkt ausgedruckt oder via KIM versendet werden soll.

Ob ein Patientenausdruck standardmäßig nach erfolgreichen Versand ausgedruckt werden soll, kann auch grundlegend in den tomedo® Einstellungen aktiviert werden. Unter „Optionen“ 12 kann die Einstellung eingesehen sowie für die Anwendung in der E-Rezept-Verwaltung geändert werden (Checkbox „Pat.-Ausdruck direkt drucken“). Zudem kann unter „Optionen“ der Drucker, auf dem der Patientenausdruck erfolgen soll, unabhängig vom hinterlegten Druckprofil vorausgewählt werden.

Ob tatsächlich der Patientenausdruck ausgedruckt wird, kann direkt bei der Medikamentenverordnung bestimmt werden. Je nachdem, welche Option dort gewählt wurde („nicht drucken“, „drucken“ oder „offen“) erfolgt ein Ausdruck mit dem E-Rezept-Versand. In der Spalte “Drucken?” 13 wird ggf. ein Icon angezeigt, entsprechend der gewählten Option für den Patientenausdruck beim Speichern oder Ausstellen einer Verordnung:

  • Kreuz – nicht drucken
    • Egal, ob eingestellt ist, dass automatisch ein Pat.Ausdruck gedruckt werden soll. In dem Fall erfolgt kein Ausdruck.
  • Haken – drucken
    • Egal, ob eingestellt ist, dass automatisch kein Pat.Ausdruck gedruckt werden soll. In dem Fall erfolgt ein Ausdruck.
  • Offen – kein Icon
    • Hier wird die Einstellung für den automatischen Ausdruck berücksichtigt. Außerdem wird der Patientenausdruck ausgedruckt, wenn „+Pat.Ausdruck“ gewählt wird.

Der Button „Alle signieren“ 8 dient dazu, alle bereits angelegten und gespeicherten Verordnungen durch den Leistungserbringer zu signieren, aber noch nicht zu versenden. Im Gegensatz dazu kann „Auswahl signieren“ genutzt werden, um nur die markierten Verordnungen durch den Leistungserbringer zu signieren. Auch diese werden noch nicht versendet.

Abhängig vom Workflow in der Praxis haben im Anschluss auch MFAs die Möglichkeit, zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt den reinen Versand von bereits signierten Verordnungen auszulösen.

Über den Button „Auswahl versenden“ 9 werden alle in der Tabelle markierten, nicht signierten und versendeten oder nur nicht versendeten Verordnungen im Stapel bearbeitet, wenn notwendig noch signiert und an den E-Rezept-Fachdienst versendet. Unabhängig von der tomedo® Einstellung wird in dem Fall der Patientenausdruck ausgedruckt, wenn in der Medikamentenverordnung die Auswahl „drucken“ eingestellt wurde.

Über den Button „+ Pat.-Ausdruck“ wird zusätzlich zu „Auswahl versenden“ nach dem erfolgreichen Versand noch der Patientenausdruck über den definierten Drucker mit ausgestellt. Wurde bei der Medikamentenverordnung die Auswahl „nicht drucken“ eingestellt, erfolgt für die Verordnungen auch kein Ausdruck, trotz der Aktion  „+ Pat.Ausdruck“.

Über den Button „+ KIM“ wird zusätzlich zu „Auswahl versenden“ nach dem erfolgreichen Versand noch die Direktzuweisung via KIM an eine Apotheke angestoßen. Die erzeugten E-Rezepte werden dann in der geöffneten KIM-Nachricht als Anhang hinzugefügt.

Hinweis: Nach aktueller Rechtslage dürfen LEI nur Zytostaika-Rezepturen einer Apotheke z.B. via KIM direkt zuweisen. Die Einhaltung unterliegt in der Verantwortung der Praxis

Aktivieren Sie die Checkbox „Forciert“ 11, erfolgt beim Signieren oder Versenden keine Prüfung auf die bereits gestecktte eGK des Patienten im aktuellen Quartal, obwohl dies in den Einstellungen eine Einschränkung diesbezüglich praxisweit konfiguriert wurde. So ermöglicht die aktivierte Checkbox den Versand von Verordnungen, für Patienten ohne gesteckte eGK im Quartal und selbstgewählte tomedo Einstellungen die den Versand dann unterbinden.

Hinweis: Nach jeder Signier-/Versandaktion wird die Checkbox “forciert” automatisch deaktivert, sodass die Einstellung immer wieder bewusst aktivert werden muss.

Wird das E-Rezept erfolgreich versendet, erscheint das E-Rezept direkt in der Gematik-App. Ein extra Versand oder andere Aktionen sind diesbezüglich nicht notwendig.  Ergänzend kann direkt bei Versand des E-Rezepts die Information der Verordnung als Nachricht an die arzt-direkt App des gekoppelten Patienten gesendet werden, wenn die Einstellung unter Optionen „autom. an arzt-direkt senden, wenn Patient gekoppelt ist“ 12 aktiviert ist.

Der Patientenausdruck kann auch nach erfolgreichen Versand über den Button „Druck“ 14 geladen und anschließend ausgedruckt werden oder über den Button „arzt-direkt“ 15 an die arzt-direkt App als Nachricht ohne Token (und damit ohne QR-Code) an den gekoppelten Patienten gesendet werden. Der gedruckte Patientenausdruck wird als separater Karteieintrag „eRezPat“ in der Kartei des Patienten gespeichert. Alternativ kann der Patientenausdruck (also nur für bereits versendete E-Rezepte möglich) via KIM 16 versendet werden. Wählen Sie dazu die gewünschten Verordnungen aus und klicken Sie auf „KIM“. Mit diesem Schritt werden die Patientenausdrucke der ausgewählten Verordnungen an die eine KIM-Mail gehangen. Der Dateiname des Patientenausdrucks umfasst dabei Vorname, Nachname und Geburtstag des Patienten. In der KIM-Mail besteht die Möglichkeit, einen beliebigen KIM-Empfänger aus Ihrer selbsterstellten Ärzteliste (=nicht Verzeichnisdienst), wie z.B. Apotheke oder Altersheim auszuwählen.

Konnte ein E-Rezept aufgrund fehlerhafter/unvollständiger Patienten-/Nutzer-/Betriebsstättendaten in tomedo® nicht erfolgreich versendet werden, können die Daten im Nachgang editiert werden. Damit die Daten auch im E-Rezept aktualisiert werden, darf das E-Rezept nicht signiert sein. Deshalb besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, die Signatur zu entfernen 17.

Muss ein versendetes E-Rezept storniert werden, wählen Sie das E-Rezept aus und klicken Sie auf den Button „Stornieren“ 18.

Hinweis: Es können nur erfolgreich versendete Verordnungen, die noch nicht in der Apotheke eingelöst wurden, storniert werden. „Eingelöst“ umfasst an der Stelle, dass die Apotheke das E-Rezept bereits vom Gematik E-Rezept-Server abgerufen („in Progess“) oder bereits ausgegeben („Completed“) hat. Wurde die Task der Verordnung, z.B. aufgrund des Ablaufdatums gelöscht („Cancelled“), kann die Verordnung ebenfalls nicht storniert werden.

Mit dem Button „Fehler entfernen“ 19 kann der Fehler der ausgewählten Verordnung entfernt und auf den letzten Status der Verordnung zurückgesetzt werden. Ein potenzieller Anwendungsfall ist, wenn eine erfolgreich versendete Verordnung storniert werden soll, diese Aktion aber mit einem Fehler beendet wird, weil eine Apotheke die Verordnung bereits als „quittiert“ (= ausgegeben) hat. Somit kann der Zustand in tomedo® entstehen, dass eine erfolgreich versendete Verordnung mit einem Fehler gekennzeichnet ist. Um das zu beheben, kann mit der Aktion „Fehler entfernen“ der notierte Fehler an der Verordnung entfernt werden.

Achtung: Mit dieser Aktion werden keine (falls vorhanden) tatsächliche Fehler, wie durch Fehlkonfigurationen oder fehlenden Nutzer-, Betriebsstätten-, Patientendaten einer Verordnung, behoben.

Über den Button „Zurücksetzen“ 20 wird die ausgewählte Verordnung auf den Status „Erstellt“ zurückgesetzt. Damit wird die Task-ID sowie die Signatur entfernt. Ein möglicher Anwendungsfall ist, wenn ein E-Rezept nach dem Signieren nicht mehr versendet werden kann, weil die Task abgelaufen ist (nach 5 Tagen). So kann anschließend dieses zurückgesetzte Rezept neu versendet oder gelöscht werden. Vor dem Zurücksetzen muss sichergestellt werden, dass die Verordnung nicht wirklich korrekt versendet wurde. Andernfalls würde es zu einer Doppelausstellung einer Verordnung führen.

Hat eine Verordnung in tomedo® den Status „versendet“ oder „storniert“ kann die Verordnung nicht zurückgesetzt werden, weil in dem Fall davon auszugehen ist, dass die Verordnungsdaten korrekt übermittelt wurden.

Kann eine dringlich auszustellende Vorordnung zum Beispiel aufgrund eines generellen TI-Problems nicht versendet werden, können Sie über den Button Papierrezept 21 die Verordnung als Papierrezept umwandeln und drucken. Wird ein Papierrezept erstellt, wird die Verordnung automatisch aus der E-Rezept-Verwaltung entfernt, da die Verordnung dann nicht mehr einem E-Rezept entspricht. Weiter wird die Verordnung aus dem eMED Eintrag entfernt und in einem MED-Eintrag gespeichert.

Im Bereich 22 können Sie weitere Details zum selektierten E-Rezept einsehen:

  • von welchem Patienten das E-Rezept ist
    • Mit Klick auf den Kartei-Button wird die Kartei des ausgewählten Patienten geöffnet und mit Klick auf das Medikamenten-Icon die Medikamentenverordnung im Reiter „bisher“.
  • das verordnete Präparat
  • den Status des E-Rezepts
  • den Verordner und Rezepttyp 23
    • Der Verordner eines Rezeptes lässt hier anpassen. Dies kann nützlich sein, damit der verantwortliche Arzt diese E-Rezepte auch in der Inbox sieht.
    • Hier kann der Rezepttyp für GKV und Selbstzahlerverordnungen jeweils vor dem Signieren geändert werden. Ausgeschlossen sind Verordnungen auf den Kostenträger BG und UK. Im Stylesheet der Verordnung wird der Kosteträgertyp (rechts unten) entsprechend aktualisiert.
  • Hinweis (generiert durch den Abfragedialog nach Ausstellung eines E-Rezeptes).
    • Über die Buttons 24 (Freigeben, Hinweis, Gesperrt) kann der Status der Verordnung aktualisiert werden.
  • den E-Rezept-Token (Link, Grundlage des 2d-Codes)
  • eine Fehlermeldung, z.B. bei fehlerhaftem Versand

Für den ausgewählten Patienten wird Ihnen außerdem im Bereich 25 der Medikamentenplan sowie die Rezept-Vorschau, wenn vorhanden, angezeigt.

Anhand der Spalte „Status“ 26 können Sie ablesen, ob das eRezept gespeichert, versendet oder storniert wurde oder der Versand aufgrund eines Fehlers nicht möglich war. Beachten Sie auch die anderen Spalten für mehr Informationen zum eRezept, wie z.B. die unterschiedlichen Datumsspalten.

Hinweis: Alle Datumsspalten lassen sich nach Datum sowie nach “Ja” und “Nein” (auch “j” bzw. “n”) filtern.

Tipp: In der Tabelle der E-Rezeptverwaltung können Sie über die Spalte „Rabattprodukte“ einsehen, welche Verordnungen zum Zeitpunkt der Ausstellung ein Rabattprodukt waren. Wie auch in der Statistik „Medikamentenverordnung“ anhand der Rabattprodukt-Spalte.

Achtung: Unter macOS Versionen kleiner 11.0 wird die eRezept-Vorschau 27 in der eRezept-Verwaltung nicht skaliert und kann zum Teil abgeschnitten sein. In dem Fall muss der Bereich der eRezept-Vorschau entsprechend groß gezogen werden, um die Vorschau vollständig zu sehen.

Läuft das eRezept-Modul nicht (roter Kreis), dann habe Sie an der entsprechenden Stelle 28 die Möglichkeit das Modul manuell zu stoppen, zu updaten und erneut zu starten.

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