Patienteneinschreibung Grundeinstellungen

Bevor Sie Patienten in einen HZV-Vertrag einschreiben, legen Sie fest, auf welchem Weg die Einschreibung erfolgt, die sogenannte Verfahrensart. Diese Grundeinstellung treffen Sie je Betriebsstätte und Vertrag und speichern sie als Voreinstellung. Sie bestimmt, welcher Ablauf gilt, wenn Sie anschließend einen Patienten in diesen Vertrag einschreiben.

Zur Verfügung stehen:

• Offline – das papierbasierte Verfahren: Der Versicherteneinschreibebeleg wird bedruckt und an den vertragsspezifisch festgelegten Empfänger versendet. Die Versichertenteilnahmeerklärung verbleibt in der Praxis, ein Exemplar erhält der Patient. Eine elektronische Übermittlung findet nicht statt (Einzelheiten siehe Patienteneinschreibung – offline).
• Online – die elektronische Übermittlung: Die Teilnahmeerklärung wird gedruckt und nach der Unterschrift des Patienten über das HÄVG-Prüfmodul an das Rechenzentrum übermittelt. Nach erfolgreicher Übermittlung wechselt der Teilnahmestatus des Patienten auf Beantragt (Einzelheiten siehe Patienteneinschreibung – online).
• Digital (DETE Vorgang) – die papierlose Einschreibung mit digitaler Signatur. Sie steht nur zur Verfügung, wenn der Vertrag einen DETE-Vorgang vorsieht und in der Praxis eine DETE-Software eingesetzt wird (Einzelheiten siehe Patienteneinschreibung – digital (DETE)).

Welche dieser Verfahrensarten möglich sind, ist von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich. Nicht jeder Vertrag bietet jede Variante an. Die Auswahl treffen Sie BSNR- und vertragsbezogen (also je Betriebsstätte und Vertrag).

Verfahrensart je Vertrag festlegen

Die Verfahrensart legen Sie im Fenster „Verwaltung Verfahrensarten der Versicherteneinschreibung“ fest. Sie öffnen es über Verwaltung -> Selektivverträge (HÄVG) -> Verwaltung Verfahrensarten der Versicherteneinschreibung. Zusätzlich erreichen Sie es über einen Button in der HZV-Einschreibung des Patienten. Über die Navigation am linken Rand wechseln Sie zwischen 1 Allgemein (übergreifende Einstellungen) und 2 Verträge (Einstellungen je Vertrag).

Im Bereich Verträge sehen Sie die Vertragsliste mit den 3 Spalten Vertrag, Name, Verfahrensarten und Typ. Über die Kontrollkästchen unter der Liste können Sie die Anzeige einschränken (4 nur Verträge für eigenen KV-Bereich anzeigen, 5 ungültige Verträge ausblenden).

Ob ein Vertrag offline oder online eingeschrieben wird, stellen Sie im 6 Detailbereich des ausgewählten Vertrags ein:

• Markieren Sie in der Liste den gewünschten 7 Vertrag.
• Wählen Sie im Detailbereich die 8 Betriebsstätte, für die die Einstellung gelten soll.
• Wählen Sie über die Optionen 9 Offline oder Online die gewünschte Verfahrensart.

Um eine bereits gesetzte Verfahrensart zu ändern, klicken Sie auf 10 Einschreibeart zurücksetzen.

Hinweis: Die gewählte Verfahrensart gilt je Betriebsstätte und ist für das laufende Quartal festgelegt. Wurde für einen Vertrag in einem Quartal bereits eine Variante genutzt, ist die andere für dieses Quartal nicht mehr wählbar. Ein Wechsel ist erst zu Beginn des Folgequartals wieder möglich. Ist für einen Vertrag bereits die Online-Einschreibung erfolgt, ist eine Rückkehr zur Offline-Einschreibung in der Regel nicht mehr möglich.

Für Verträge, die aufgrund Ihrer Anforderung nur ein Verfahren unterstützen, wird im Detailbereich angezeigt, dass nur eine Verfahrensart zur Verfügung steht.

Die digitale Einschreibung (DETE) aktivieren Sie nicht über diese Optionen, sondern separat – siehe den folgenden Abschnitt.

Digitale Einschreibung (DETE) konfigurieren

Die digitale Einschreibung (DETE) richten Sie im selben Fenster ein. Im Bereich 1 Allgemein wählen Sie zunächst unter 2 Eingesetzte DETE-Software aus einem 3 Auswahlmenü, welche DETE-Software die Praxis nutzt (keine, Drittanbieter oder tomedo, sobald verfügbar). Mit der Checkbox 4 Einschreibungen für alle (auch zukünftigen) Verträge im Rahmen eines DETE-Prozesses durchführen aktivieren Sie die digitale Einschreibung für alle geeigneten Verträge auf einmal. Verträge, die DETE erst künftig unterstützen, werden dann automatisch einbezogen, ohne dass Sie sie einzeln nachtragen müssen.

Für einen einzelnen Vertrag steuern Sie die Einstellungen im Bereich 1 Verträge im Detailbereich des jeweiligen Vertrags:

• 2 Einschreibungen im Rahmen eines DETE-Prozesses durchführen – schaltet die digitale Einschreibung für diesen Vertrag ein. Wobei diese Option schon gesetzt ist, wenn Sie zuvor in den allgemeinen Einstellungen die DETE konfiguriert haben. Sie können die Option aber auch für diesen Vertrag deaktivieren. Alle anderen Verträge bleiben davon unberührt.
• 3 automatischer Versand an institutionelle Endempfänger – versendet versandfertige Vorgänge automatisch an den Endempfänger (z. B. das Rechenzentrum der HÄVG)
• 4 Druck/Versand Patientenbeleg – legt über ein Auswahlmenü den bevorzugten Weg fest, auf dem das Belegexemplar dem Patienten bereitgestellt wird (keine, Druck, eMail-Versand, ePA oder Patienten-App)

Sollten Sie in der „Allgemein“-Konfiguration noch keine DETE-Software aktiviert haben, erhalten Sie beim ersten Aktivieren für einen Vertrag eine Sicherheitsabfrage „Ist bereits DETE-Software im Einsatz?„. Bestätigen Sie sie nur, wenn tatsächlich eine DETE-Software genutzt wird – das Vorhandensein einer DETE-Software ist Voraussetzung für diese Voreinstellung. Die Bestätigung der Abfrage mit „Ja“ setzt automatisch den Wert „Drittanbieter“ in das Feld „Eingesetzte DETE-Software“ im Bereich Allgemein -> Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE).

Hinweis: Standardmäßig erfolgt kein automatischer Versand.

Automatischen Abruf von DETE-Vorgängen einrichten

Den automatischen Abruf konfigurieren Sie unter tomedo -> Einstellungen -> Arbeitsplatz -> HZV im Bereich Digitale Einverständnis- und Teilnahmeerklärung (DETE). Mit der Checkbox 1 „Dieser Rechner ist für den regelmäßigen Abruf von DETE-Vorgängen verantwortlich“ bestimmen Sie, welcher Rechner die Vorgänge abruft. Über das Feld 2 „Automatischer Abruf erfolgt alle … Minuten“ legen Sie das Intervall fest. Möglich sind 15 bis 240 Minuten (also 15 Minuten bis 4 Stunden, Voreinstellung: 60 Minuten). Der Zeitpunkt des letzten Abrufs wird unter „letzter automatischer Abruf:“ angezeigt.

Hinweis: Änderungen an diesen Einstellungen werden erst nach einem Neustart von tomedo® wirksam.

Automatisierung des Einschreibeassistenten konfigurieren

Die Einschreibung eines Patienten führen Sie über den Einschreibeassistenten durch. Dieser fragt nacheinander den Anlagemodus, die Verfahrensart, die Vorgangsvorlage und den betreuenden Arzt ab, wobei je nach Anlagemodus und Verfahrensart einzelne Schritte entfallen. Steht in einem Schritt ohnehin nur eine Möglichkeit zur Auswahl, kann der Assistent das Feld selbst vorbelegen und von allein zum nächsten Schritt weiterblättern.

Diese Automatisierung stellen Sie unter tomedo -> Einstellungen -> Praxis -> HZV im Bereich Einschreibung ein. Mit der Checkbox 1 „Im Einschreibungs-Assistenten Felder automatisch vorbelegen“ legen Sie fest, ob der Assistent Auswahlfelder ausfüllt. Die Checkbox 2 „Bei eindeutiger Datenlage automatisch zum nächsten Schritt weiterschalten“ steuert, ob er nach einer eindeutigen Vorbelegung ohne Ihr Zutun weiterblättert. Beide Einstellungen sind voreingestellt aktiv und gelten für alle Arbeitsplätze der Praxis. Das automatische Weiterschalten lässt sich nur ändern, solange die Vorbelegung aktiv ist. Schalten Sie die Vorbelegung ab, wird das Weiterschalten mit abgeschaltet.

Hinweis: Die Praxiseinstellungen stehen nur Nutzern mit Administratorrechten zur Verfügung. Den „Anlagemodus“ leitet der Assistent aus dem Ergebnis der Teilnahmeprüfung ab. Ist eine Beantragung zulässig, wird Beantragung gesetzt, bei einem laufenden Wechsel „Arztwechsel beantragen„, andernfalls „Vertretung“ oder „Direktaktivierung„, sofern der Vertrag diese Optionen zulässt. Weitergeschaltet wird nur, wenn genau eine der drei Optionen überhaupt auswählbar ist. Bei der Verfahrensart wird „Digital (DETE Vorgang)“ gesetzt, wenn der Vertrag die digitale Einschreibung bevorzugt und sie für den Patienten möglich ist. Andernfalls greift die einzige zulässige „Verfahrensart“ oder, wenn mehrere möglich sind, die in diesem Fenster hinterlegte Voreinstellung. „Vorgangsvorlage“ und „Betreuarzt“ werden vorbelegt, wenn jeweils nur ein Eintrag zur Auswahl steht.

Hinweis: Beim „Betreuarzt“ wird nie automatisch weitergeschaltet, da Sie das Anlegen der Teilnahme in diesem Schritt selbst bestätigen müssen. Ändern Sie eine automatisch getroffene Auswahl nachträglich, verwirft der Assistent die Vorbelegung der nachfolgenden Schritte und ermittelt sie neu.