ePA 3.0 – Anwendung

Die Benutzung der ePA 3.0 Akte ist im Gegensatz zur ePA 2.0 widerspruchsbasiert. Das bedeutet, der Patient hat so lange eine elektronische Akte, bis er bei seiner Kasse einen Widerspruch eingelegt. Der Patient hat das Recht, die Akte einzusehen und kann auf Wunsch die Löschung von Daten in der Akte veranlassen. So behält der Versicherte die Hoheit über seine Akte.

Die Berechtigungen werden nun durch das Einstecken der Gesundheitskarte vergeben, und zwar direkt nach jedem VSDM (Versichertenstammdatenmanagement). In der Regel gelten diese Berechtigungen für 90 Tage. Alle Einschränkungen, wie etwa der Wunsch, dass bestimmte Personen keinen Zugriff auf bestimmte Daten haben oder diese nur in eingeschränkter Form einsehen dürfen, muss der Patient selbst in seiner Akte einstellen.

Neu hinzugekommen ist die “Read-Only”-Version der elektronischen Medikationsliste. Diese zeigt alle eRezepte, die in den letzten 12 Monaten für den Patienten ausgestellt wurden. Private Versicherte können in der Praxis keine Berechtigungen erhalten, sondern müssen diese selbst vorab in ihrer Akte einstellen.

Vorab-Informationen zur ePA für alle (Stufe 3) ab 2025 haben wir auf dieser Landing-Page zusammengestellt: https://tomedo.de/telematikinfrastruktur/epa/

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

tomedo® Campus: ePA für alle

Einstellungsoptionen rund um die ePA

Aktivierung der ePA 3.0 Version

In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines wählen Sie die ePA Stufe 3.0.

Vorbefüllung von Werten pro Dateiupload

Wählen Sie in der Karteieintragstypenverwaltung unter dem Admin-Menü, welche ePA Dokumentklasse und ePA Dokumenttyp für den gewählten Karteieintragstyp verwendet werden soll. So werden Anhänge von diesem Karteieintrag, die in die ePA geladen werden, diese Angaben direkt übernommen und müssen nicht pro Dokument manuell gesetzt werden.

Tipp: Planen Sie vorweg, in welchen Karteieintragstypen, Sie welche Datein ablegen, um den Anpassungsaufwand zu minimieren.

Hinweis: Der Karteieintragstyp „FOR“ wird für allgemeine Gruppe der Formulare verwendet, für die es keinen extra Karteieintragstyp gibt. So gibt es für das Formular einen eigenen Karteieintragstyp und erlaubt so eine spezielle Vorkonfiguration. Während für das CustomFormular oder auch KV-Formulare, wie „Krankenpflege“ es keinen extra Karteieintragstyp gibt und so die Vorbefüllung über den Typ „FOR“ für die Gruppe von Formularen erfolgt.

Automatischer Uplaod von Datein in die ePA bzw. ePA Upload-Fenster

Für eAU

Soll mit erfolgreichem Versand der eAU an die Krankenkasse, das eAU-Formular in die ePA geladen werden, dann beachten Sie die tomedo Einstellung Praxis → KIM-Dienste → eAU (KIM). Standardmäßig wird das Versichertenexemplar der eAU in die ePA geladen. Alternativ kann aber auch das Versicherten- und Arbeitgeberexemplar oder keins der beiden gewählten werden.

Für BMP

Mit Aktivierung der Checkbox „BMP beim Speichern/Drucken in ePA laden“ wird das BMP-PDF automatisch in das ePA Upload-Fenster geladen. Hat der Patient kein BMP, dann erscheint ein entsprechender Hinweis. Hat die Praxis keinen Zugriff auf die Akte, wird der BMP dennoch in das ePA Upload-Fenster geladen, da in dem Status diese Information noch nicht vorliegt. Der Uplaod in die ePA ist ohne Zugriff auf die Akte natürlich nicht möglich.

Aktionskettenauslöser ePA → „Dokumente erfolgreich in die ePA hochladen“ für den Praxisworkflow nutzen

Konfigurieren Sie ePA Aktionskettenauslöser im Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ unter dem Admin-Menü → Aktionsketten.

Tipp: So können Sie speziell für Ihren Abrechnungsbereich die passenden Leistungsziffern direkt dokumentieren

Vorauswahl des Tabs ePA in der Kartei

Soll der Tab „ePA“ in der Kartei standardmäßig gewählt sein, dann verwenden Sie die nutzerspezifische tomedo Einstellung unter Nutzer → Grundeinstellung → Kartei & Patienteninformationen.

Die ePA in der Kartei

• Kontextmenü
• Finder
• Drag-and-Drop

Daten Upload in die ePA

• Upload-Fenster
  • alles offensichtliche
• Valdierung
• Nutzerfeedback

FAQs zur ePA

1. Praxis hat kein Zugriff auf die elektronische Akte
   • Der fehlende Zugriff auf die ePA ist kein Fehler, sondern Folge eines Widerspruchs oder der Nicht-Einrichtung der Akte.
2. Befüllungspflicht
   • Dokumente wie Laborbefunde, Entlassungsbriefe, Arztbriefe und Befundberichte müssen in der ePA hinterlegt werden, sofern sie im aktuellen Behandlungskontext erstellt werden.
   • Ältere Dokumente müssen nicht rückwirkend hochgeladen werden.
3. Besteht die Möglichkeit der Vorkonfiguration für Dokumentenklasse und Dokumententyp?
   • Hinterlegen Sie pro Karteieintragstyp die passende Dokumentenklasse und -typ pro Karteityp für Dokumentenupload,