eVO – elektronische Heilmittelverordnung der AOK PLUS

Ab April 2024 können Sie für AOK Plus Versicherte (ab einem Alter von 15 Jahren) in tomedo® das Muster-13, zunächst papierbegleitend, als elektronische Heilmittelverordnung (eVO) verordnen.

Voraussetzung ist, dass Sie ein funktionierendes KIM-Postfach konfiguriert und erfolgreich im Einsatz, wie z.B. auch für die Übertragung von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs ), haben.

Verordnung ausfüllen

Öffnen Sie durch Klick auf den Button “Physio” in der Kopfleiste der Tagesliste bzw. Kartei oder durch Eingabe der ersten Buchstaben der Schlagworte “Physio” oder “Heilmittel” in der Suchleiste der Kartei das Formular “Muster-13 für die Heilmittelverordnung”.

Ergänzen Sie im Muster-13 die bereits vorausgefüllten Informationen zum Patienten und Leistungserbringer im Weiteren durch Angabe folgender Informationen:

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Formular
  1. Therapie-Art
  2. behandlungsrelevante Diagnose (ICD-10 Code)
  3. Diagnosegruppe
  4. tomedo® gibt dann automatisch die notwendigen “Heilmittel nach Maßgabe des Kataloges” an, welche mit der
  5. Angabe der Behandlungseinheiten ergänzt werden müssen
  6. (optional) Auswahl der Anfrage eines “Therapiebericht”
  7. (optional) Angabe “Dringlicher Behandlungsbedarf”
  8. (optional) Angabe weiterer “Therapieziele / weitere med. Befunde und Hinweise”

Damit ist das Muster-13 vollständig ausgefüllt und es kann der elektronische Versand der Heilmittelverordnung für den und die AOK Plus Versicherte(n) beginnen.

Verordnung versenden

Für den elektronischen Versand der Heilmittelverordnung Muster-13 stehen auch immer Informationen zum Versand zur Einsicht bereit. Diese sind im Formular unten links über den Button “info eVersand” per Klick aufrufbar.

Der elektronische Versand kann wahlweise über den blauen Button „eVersand + Druck“ unten rechts oder über den grünen Button „eVersand + Druck“ im Kopfbereich gestartet werden.

Im folgenden Pop-Up bestätigen Sie, dass der Patient mit dem elektronischen Versand einverstanden ist.

Zusätzlich können Sie noch ein PDF mit Informationen zum Verfahren für den Patienten anzeigen.

Im Zweifel können Sie den elektronischen Versand an dieser Stelle abbrechen, z.B. wenn der Patient nicht einverstanden ist. Dann wird die Heilmittelverordnung nur ausgedruckt.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Druck Abfragedialog

Mit dem Auslösen des elektronischen Versandes wird eine KIM-Nachricht erstellt und im Hintergrund an die zuständige AOK Plus versendet. Dieser Vorgang wird wie gewohnt durch Hinweisfenster zum Status in tomedo® quittiert, zum Beispiel „Versand war erfolgreich“.

Anschließend startet automatisch der Druckfenster, um den Druckvorgang zu starten. Dieses können Sie bei Bedarf abbrechen. Wir empfehlen aktuell, bei Beginn den Druck zusätzlich auszuführen und dem Patienten zur Verfügung zu stellen.

Statusanzeigen

Die elektronisch versendeten Heilmittelverordnungen können jeweils im Dokument „Muster-13“ nach Ihrem aktuellen Status nachvollzogen werden.

In dem grünen Button im Kopfbereich erscheinen nach dem Versand zwei Pfeile. Der obere Pfeil zeigt des Status des Versandes und der untere den Status der Empfängerseite und zugehörigen Rückmeldung an.

Anzeige erfolgreicher Versand

Ist der oberen Haken grün und der unter Haken rot, war der elektronische Versand erfolgreich, aber es liegt noch keine Rückmeldung der AOK Plus vor:

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Druck Button Status

Zusätzlich wird im Muster-13 im Bereich „Therapieziele“ die Referenz-ID zum erfolgten Versand hinterlegt. Diese kann auch im Zweifel zum Abgleich der Kommunikation und erfolgreich übermittelten Heilmittelverordnung an die AOK Plus dienen. Diese ID befindet sich auch auf dem gedruckten Formular als Nachweis.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand ID Formular

In der Patientenkartei wird der elektronische Versand per Karteieintrag dokumentiert und zusätzlich bestätigt, dass der Patient mit dem Versand einverstanden war.

eVO-Verwaltung

Für eine Übersicht aller elektronisch versendeten Heilmittelverordnungen existiert unter Verwaltung → eVO ein Verwaltungsfenster mit der Übersicht zum jeweiligen Status einer ausgeführten Verordnung.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Rueckmeldung erhalten

Hinweis: tomedo® ruft i.d.R. alle 6 Minuten einen aktuellen Status ab und aktualisiert diese Anzeige.

Der jeweilige Status einer Meldung wird über die Ampelfarben angezeigt. Wenn die Rückmeldung eingegangen ist, wird dies durch die grüne Ampel angezeigt. Per Doppelklick auf den Eintrag in der Verwaltung öffnet sich automatisch das Muster-13 zu dieser Heilmittelverordnung. Hier wird der erfolgreiche Eingang durch den zweiten grünen Haken in der Schaltfläche in der Kopfzeile optisch quittiert.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Button erfolgreich

Negative Rückmeldung der Krankenkasse

Wenn der elektronische Versand erfolgt ist und die Krankenkasse dennoch einen Fehler festgestellt hat, dann wird Sie über die elektronische Thena-Rückmeldung darüber informieren. tomedo® liest auch die Thena-Rückmeldung elektronisch ein und zeigt die Ablehnung in der eVO-Verwaltung für die entsprechende Heilmittelverwaltung an.

Der Status ändert sich in dem Fall auf Rückmeldung erhalten und der Anzeige der roten Ampel. In der Spalte “Letzte Thena-Rückmeldung” erscheint der entsprechende Fehlerstatus. Zusätzlich zeigt tomedo® noch einen Hinweis über die tomedo® Nachrichtenfunktion zum Fehler der Heilmittelverordnung an.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Rueckmeldung Fehler erhalten

Korrektur

Per Doppelklick auf die fehlerhafte Heilmittelverordnung der eVO-Verwaltung öffnet sich das entsprechende Muster-13. Anschließend wählen Sie den Button “eKorrektur” im Kopfbereich, um den Editiermodus zu aktivieren und die Verordnung anschließend zu korrigieren. 

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Druck Button Status

Nach erfolgter Korrektur muss der elektronische Versand neu gestartet werden.

Stornierung

Für eine Stornierung einer elektronischen Heilmittelverordnung markieren Sie die zu stornierende Verordnung in der eVO-Verwaltung und klicken unten links auf „Storno“.
Die anschließende Sicherheitsabfrage im Pop-Up bestätigen Sie mit OK oder brechen den Stornierungsprozess optional ab.

Der Versand der erfolgten Stornierung wird in der Verwaltung entsprechend quittiert und durch ein gelbes Kreuz visualisiert.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Storno

Zusätzlich wieder über einen Hinweis in den tomedo®-Nachrichten angezeigt.

Sobald die Antwort zur Stornierung vorliegt, wird diese durch ein grünes Kreuz in der Verwaltung visualisiert.

tomedo handbuch Heilmittelverordnung eVO Versand Rueckmeldung erhalten2

Eine erfolgte Stornierung wird im entsprechenden Muster-16 durch das Wasserzeichen “STORNO” angezeigt.

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