Aufgaben erstellen und verwenden

Aufgaben anlegen

Eine neue Aufgabe kann auf verschiedene Weisen angelegt werden:

• per Klick auf den „+“-Button des Aufgaben-Panels,
• über die Kommandozeile des Aufgaben-Panels,
• über den Shortcut ⇧Shift + ⌘Command + T,
• über Aktion → Neue Aufgabe oder
• durch Drücken des Buttons „Neue Aufgabe“ in der Symbolleiste der Tagesliste. Wird der Button „Neue Aufgabe“ noch nicht in der Symbolleiste angezeigt, können Sie diesen durch Öffnen des Kontextmenüs per Rechtsklick und Auswahl von „Symbolleiste anpassen…“ einblenden (siehe Tagesliste).

In jedem Fall erscheint daraufhin der Dialog mit den Aufgabendetails.

Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Auswahl für die Verantwortlichen einer Aufgabe. Dabei können sowohl einzelne Nutzer 1 als auch vorhandene Nutzergruppen 2 komplett ausgewählt werden. Die entsprechenden Nutzer erscheinen daraufhin im Feld „Verantwortliche“ 4. Hier kann außerdem ein Häkchen gesetzt werden, der angibt, dass alle ausgewählten Nutzer diese Aufgabe erledigen müssen. Nur wenn alle Verantwortlichen die Aufgabe auf „fertig“ gestellt haben, wird diese als erledigt markiert.

Das Feld „Aufgabe“ 3 ist ein Pflichtfeld. Hier müssen Sie der Aufgabe einen Titel geben, welcher in der Überschrift erscheint. Wollen Sie eine ausführliche Beschreibung hinzufügen, können Sie dies über das Feld „Details“ 5 tun.

Auf der rechten Seite 6 können weitere, freiwillige Einstellungen für die Aufgabe hinterlegt werden. Der Status „privat“ oder „öffentlich“ wird dabei automatisch eingetragen, abhängig davon, was Sie in den Einstellungen unter Arbeitsabläufe ausgewählt haben.

Als Nächstes können Sie die Priorität der Aufgabe einstellen, entscheiden, ob die Aufgabe erst ab einem bestimmten Punkt sichtbar ist und wann die Aufgabe fällig ist. Auch die Anzahl einzuplanender Tage kann bestimmt werden.

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, während ein Patient ausgewählt ist (in der Tagesliste oder durch geöffnete Patientendetails bzw. geöffnete Kartei), wird dieser automatisch der Aufgabe zugeordnet. Sie können aber auch jeden anderen Patienten zu dieser Aufgabe hinzufügen oder über das Mülleimer-Symbol wieder löschen.

Mit einem Klick auf den Namen des Patienten gelangen Sie direkt in die Kartei. Die drei Buttons unterhalb der ID ermöglichen es Ihnen, eine Mail zu schreiben, den Patienten anzurufen oder ihm eine SMS zu schicken. Über die Buttons an der rechten Seite können Sie zudem alle anderen Aufgaben des Patienten öffnen.

Im Bereich „Anhänge“ können sowohl über den „+“-Button als auch per Drag-and-drop Dateien an die Aufgabe gehangen werden. Auch Abschlussbedingungen und Wiederholungen können eingestellt werden.

Über den unteren Reiter des Fensters können zusätzlich Vorlagen geöffnet, die momentane Aufgabe als „bereits erledigt“ gekennzeichnet oder angelegt bzw. angezeigt und angelegt werden.

Verantwortliche hinzufügen

Verantwortliche können direkt in dem vorgesehenen Feld 4 eingetragen werden. Dabei werden zur Eingabe passende Nutzer und Nutzergruppen automatisch vorgeschlagen. Alternativ können die Nutzer und Nutzergruppen über einen Klick auf die Bezeichnung in der Liste (einzelne Nutzer 1 oder Nutzergruppen 2) oder per Drag-and-drop dem Feld hinzugefügt werden.

Aufgabendetails

Das Aufgabendetails-Fenster wird per Doppelklick in die Aufgabenliste oder per Klick auf den Bleistift-Button geöffnet. Die Aufgabe wird dabei direkt in die Arbeitsliste aufgenommen.

Die Aufgabe kann nur von einem Verantwortlichen, vom Ersteller oder von Nutzern mit Administrationsrechten bearbeitet werden. Für „unbefugte“ Nutzer besteht nur die Möglichkeit, Kommentare zur Aufgabe anzulegen, alle anderen Felder bleiben fürs Bearbeiten gesperrt.

Im Vergleich zum Erstellfenster sind die Aufgabendetails um eine Statusleiste 1 und einen Kommentarbereich 2 erweitert.

Die Statusleiste

In der Statusleiste werden bei Aufgaben, die von allen zugeordneten Verantwortlichen bearbeitet werden müssen, die Verantwortlichen nach ihrem individuellen Bearbeitungsstand sortiert angezeigt. Der Status des eingeloggten Nutzers wird – falls er selbst für die Aufgabe verantwortlich ist – grafisch hervorgehoben, indem die entsprechende Überschrift (im Beispiel: „Offen“) grau hinterlegt wird. Die Textfelder „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind Buttons, über die der eingeloggte Nutzer bequem seinen Bearbeitungsstatus verändern kann.

Für Aufgaben, die nur von einem Nutzer erledigt werden müssen, aber mehrere (potenzielle) Verantwortliche haben, gilt eine besondere Regel: Sobald ein Verantwortlicher mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnt oder die Aufgabe abschließt, erscheinen die anderen Verantwortlichen nicht mehr unter dem Feld „Offen“ und ihnen wird diese Aufgabe auch nicht mehr in der Aufgabenübersicht angezeigt.

Der Nutzer kann seinen Status auch zurücksetzen (z.B. von „In Bearbeitung“ auf „Offen“). Bei Patientenaufgaben besteht die Einschränkung, dass sobald eine erledigte Aufgabe in der Kartei archiviert wurde, keine Veränderung des Status mehr möglich ist.

Der Kommentarbereich

Um sich bereits vorhandene Kommentare anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Button „Kommentare“ 1. Möchten Sie einen eigenen Kommentar verfassen, klicken Sie auf den Button „Kommentieren“ 2 oder nutzen Sie das angezeigte Tastenkürzel. Es öffnet sich ein Freitextfenster 3, in welchem Sie schreiben können. Ihren verfassen Kommentar können Sie dann nach Belieben verwerfen 4 oder speichern 5.

Unterhalb des Freitextfeldes sind alle bisherigen Kommentare 6 aufgelistet, mit Verweis auf den Kommentator sowie Verfassungsdatum und -zeitpunkt. Ist ein Kommentar bearbeitet worden, wird auch dies mit „- editiert -“ vermerkt.

Ist ein bereits gespeicherter Kommentar von Ihnen selber geschrieben, können Sie diesen über die Symbole am rechten oberen Rand bearbeiten 7 oder löschen 8. Sollten Sie Administratorrechte haben, können Sie diese Funktion für jeden Kommentar unabhängig vom Verfasser nutzen.

Über den „Log“-Button 9 können Sie sich anstelle der Nutzerkommentare auch Systemkommentare anzeigen lassen. Hier finden Sie Informationen über die Aufgaben selber, beispielsweise welche Verantwortlichen hinzugefügt worden sind oder welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt den Bearbeitungsstatus der Aufgaben verändert hat. Systemkommentare können prinzipiell nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Möchten Sie die Reihenfolge der Kommentare (sowohl von Nutzern als auch vom System) von chronologisch zu antichronologisch oder andersherum wechseln, klicken Sie auf den Pfeil 10.

Aufgaben löschen

Eine Aufgabe kann nur durch den Ersteller oder einen Nutzer mit Administrationsrechten gelöscht werden. Das Löschen der Aufgabe erfolgt entweder per Klick auf den „–“-Button des Aufgabenpanels oder beim Betätigen des „Löschen“-Buttons im Aufgabendetails-Dialog. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, erscheint dabei ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.