Workflows in der Praxis

Wie erstelle ich automatisiert Privatrechnungen?

Über eine sogenannte Aktionskette kann die automatische Erstellung einer Privatrechnung eingestellt werden. Der Standard in tomedo® ist so voreingestellt, dass bei einer Besuchsanlage geprüft wird, ob der Privatpatient bereits eine offene Rechnung hat oder nicht. Falls nicht, fragt tomedo® über ein Popup-Fenster, ob eine neue Rechnung angelegt werden soll. Wird diese Abfrage bestätigt, werden Sie weitergeleitet und können bei Bedarf den Rechnungstypen anpassen.

Wird gewünscht, dass bei mehreren Behandlern und entsprechend mehreren Rechnungstypen automatisiert der korrekte Rechnungstyp und Behandler ausgewählt wird, so muss dies über eine Aktionskette definiert werden. Hierzu muss zusätzlich die Standardeinstellung in den tomedo®-Einstellungen deaktiviert werden.

Dafür im Fenster selbst auf „Nicht mehr fragen“ klicken, oder bereits im Vorhinein in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges die Checkbox „Nachfrage ‚Keine offenen Rechnungen vorhanden‘ unterbinden“ aktivieren.

Daraufhin erscheint die Abfrage nicht mehr und die Aktionskette kann erstellt werden.

Achtung: Die erste Privatrechnung muss für jeden Patienten einmal manuell (wenn gewollt mit Rechnungsvorlage) angelegt werden, bevor sie automatisiert erstellt werden kann!

Damit eine Privatrechnung nur dann erstellt wird, wenn ein Patient auch wirklich in der Praxis war, muss als erstes der Auslöser für die Aktionskette definiert werden. Dazu stellen Sie unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Auslöser als Objekt 1 „Besuch“ und als Aktion des Objektes 2 „anlegen“ ein. Hier werden noch keine weiteren Bedingungen festgelegt.

Unter „Ausführende Aktionskette“ 3 muss später die allgemeine Aktionskette eingetragen werden.

Tipp: Falls ein Patient ohne Termin in die Praxis kommt und bei der Besuchsanlegung dementsprechend noch ein Behandler manuell eingegeben werden muss, kann unter „Warten vor Ausführen (in ms):“ 4 eine zeitliche Verzögerung eingestellt werden, damit die Aktionskette erst nach der vollständigen Eingabe in Kraft tritt. Dazu einfach die gewünschte Zeit (in Millisekunden) in das Eingabefeld eintragen.

Danach müssen zunächst für alle Behandler unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen eigene Bedingungen aufgestellt werden, damit die individuellen Rechnungsvorlagen erstellt werden. Das gewünschte Ergebnis lässt sich in diesem Fall über folgende Aktionsketten-Bedingungen erzielen:

Alle der folgenden Einträge ist/sind wahr

• $[besuchHauptbehandler_vorname]$ ist "Vorname" – filtert den Arzt, der beim Besuch als Hauptbehandler angegeben wird, anhand des Vornamens raus
• $[versichertenstatus]$ ist "privat" – filtert nur die Privatpatienten raus

Einer der folgenden Einträge ist wahr

• $[pr.visible]$ ist 1 – Rechnung ist storniert
• $[pr.abgerechnet]$ ist 1 – Rechnung ist abgerechnet

Hinweis: Durch Drücken und Halten der alt/option-Taste wird das „+“Symbol 1 zu drei Punkten, über die sich per Klick Unterkategorien (Bedingungen) erstellen lassen. Via Drag-and-drop können einzelne Bedingungen unter die jeweilige (Unter-)Kategorie gezogen werden.

Jetzt kann über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten im Fenster „Verwaltung Aktionsketten“ eine allgemeine Aktionskette angelegt werden. Dazu muss zunächst unter Typ 1 „Abrechnungs-Tab“ mit dem Wert 2 „Privat“ eingestellt werden, damit tomedo® dann später in der Patientenkartei in das Privat-Fenster springt und danach die unterschiedlichen Aktionsketten-Bedingungen nacheinander prüft.

Für jeden Behandler braucht es daher zusätzlich eine spezifische Aktionskette 3, welche wiederum unter der allgemeinen Aktionskette als „Aktionskettenbedingung“ 4 eingeordnet werden. Unter dem Reiter „Wert“ 5 müssen die bereits erstellten Aktionsketten Bedingungen und unter „Konfiguration“ 6 diese spezifischen Aktionsketten mit dem dazu passenden Behandler ausgewählt werden.

Die Checkbox „Zeige Verlauf“ 7 sollte deaktiviert und die Checkbox „in Dropdowns/Kommandozeile ausblenden“ 8 aktiviert werden, damit die Aktionskette zwar automatisch, aber nicht über die Kommandozeile gestartet wird.

Wechseln Sie nun wieder in das erste Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ zurück und stellen Sie die allgemeine Aktionskette unter „Ausführende Aktionskette“ ein.

Die einzelnen Aktionsketten pro Behandler erstellen dann die Rechnungen von der jeweils gewünschten Rechnungsvorlage. Dazu fügen Sie unter dem Reiter Typ 1 „Privatrechnung“, unter „Wert“ 2 auch „Privatrechnung“ und unter „Vorbefüllung“ 3 die entsprechende Rechnungsvorlage ein.

Tipp: Durch Anlage einer Muster-Privatrechnung könnten dann auch die Standard-Ziffern direkt mit abgerechnet werden (z.B. die GOÄ 1).

Wie unterscheide ich zwischen IGeL und Privatrechnungen?

Um Rechnungen mit IGeL- und Privatleistungen voneinander trennen zu können sollten unterschiedliche Privatrechnungstypen verwendet werden. Zum Einen können dadurch unterschiedliche Briefvorlagen zum Drucken/Versenden von Rechnungen und Mahnungen verwendet werden, andererseits sind auch eigene Rechnungskreise konfigurierbar.

Rechnungskreise lassen sich im Menü Admin → Privat → Rechnungskreise/Kostenstellen einstellen. Entscheidend ist, dass sich der Rechnungspräfix zwischen IGeL- und Privatrechnungen unterscheidet. Im Beispiel wird der Präfix „IG“ für IGeL-Rechnungen verwendet, während für Privatrechnungen kein Präfix konfiguriert ist.

Im nächsten Schritt wird ein neuer Rechnungstyp für IGeL-Rechnungen angelegt und mit dem IGeL-Rechnungskreis verknüpft.

Beim Anlegen einer neuen Rechnung kann man nun wählen zwischen dem Rechnungstyp einer Privatrechnung oder einer IGeL-Rechnung 1. Wird im Anschluss eine IGeL-Rechnung gedruckt, enthält die Rechnungsnummer den Präfix „IG“ gefolgt von der fortlaufenden Rechnungsnummer für den Rechnungskreis 2.

In der Rechnungsverwaltung lässt sich nun, mit Hilfe der Spalte für die Rechnungsnummer 1, ein Filter z.B. für IGeL-Rechnungen anlegen 2.

Wie versende ich Privatrechnungen an mehrere Patienten per E-Mail?

Wechseln Sie zunächst in die Privatrechnungsverwaltung und suchen Sie nach allen Rechnungen die Sie per E-Mail versenden möchten.

Klicken Sie auf den Button 1 für den E-Mail Versand. Für alle als noch nicht gedruckt markierten Rechnungen, muss zunächst das Rechnungsdatum für den Druck definiert werden.

Anschließend werden die PDF-Dokumente für den Versand erzeugt.

Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie im rechten Bereich wie viele Rechnungen versendet werden sollen inkl. einer Abschätzung wie lange Ihr tomedo® Server für den Versand benötigen wird 2. Es kann zudem festgelegt werden ob zusätzliche Dokumente aus bestimmten Karteieinträgen angehängt werden sollen und ob PDF-Dokumente verschlüsselt gesendet werden 3. Des Weiteren kann eine E-Mail Vorlage, das zu verwendende E-Mail Konto und ggf. eine Signatur vorgegeben werden 4.

Im linken Bereich 5 sehen Sie den zu sendenden Text mit den verwendeten Briefkommandos und ein konkretes Beispiel wenn die Kommandos ausgeführt werden. Des Weiteren können zusätzliche Anhänge mitgesendet werden und bestimmte E-Mail Header können vorgegeben werden.

E-Mails werden nur an Patienten verschickt, bei denen folgende Bedingungen erfüllt sind:

• E-Mail Adresse vorhanden 6
• Akzeptiert Kontakt per E-Mail 7
• erlaubt Versand Rechnungen 8

Diese Angaben finden Sie in den Patientendetails im Bereich „Zusammenfassung“.

Wie finde ich alle Patienten für die in einem bestimmten Zeitraum noch keine Rechnung erstellt wurde?

Wechseln Sie in das Menü Verwaltung → Statistiken und suchen Sie nach der Statistik „Tagesübersicht Karteieinträge/Leistungen/Diagnosen“. Geben Sie als Prüfdatum den gewünschten Zeitraum an und wählen Sie bei „Karteieintragstyp (Kürzel)“ die Auswahl „enthält keinen der folgenden Texte“. Geben Sie in das zugehörige Textfeld das Kürzel eines zu erwartenden Karteieintragstypen an, dass vorhanden wäre wenn eine Rechnung ausgestellt würde. Sie können auch mehrere Kürzel mit Komma getrennt angeben. Wenn Sie auch an fehlenden Kostenvoranschlägen interessiert sind, wählen Sie außerdem bei „Umgang mit Kostenvoranschlägen“ die Option „alle Rechnungen“ aus.

Im Beispiel werden Kostenvoranschläge ignoriert sowie alle Patienten für die in dem angegebenen Zeitraum weder ein Besuchs- (BES) noch ein Rechnungskarteieintrag (RECHN) vorliegt.

Führen Sie nun die Statistik aus. In der Ergebnisliste wählen Sie die Aktion „Gruppierung per Spalte“ und anschließend „patientId“ aus. Damit erhalten Sie die Liste der gesuchten Patienten. Über die Aktionen können Sie diese Liste als kommaseparierte CSV-Datei oder XLS-Datei für Tabellenkalkulationsprogramme abspeichern oder bei Bedarf auch als interne Liste speichern und anderen Nutzern innerhalb von tomedo® zur Verfügung stellen.