Einrichtung eines Scanners

(am Beispiel eines fujitsu ScanSnap ix500)

Um große Mengen an Vorbefunden schnell zu scannen, ist die Einrichtung so beschrieben, dass zunächst keine Zeichenerkennung (OCR) stattfindet. Um einen neuen Scanner einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor.

Schritt 1: SCAN-Lauschordner anlegen

Legen Sie über den Finder einen Ordner am Arbeitsplatz an, an dem die gescannten gespeichert werden sollen. In diesem Ordner schaut tomedo® nach, ob eine neue Datei abgelegt wurde. Im Beispiel heißt dieser Ordner SCAN heißen.

Schritt 2: Scanner-Software installieren

Laden Sie zunächst die Treibersoftware Ihres Scanners von der Webseite des Herstellers herunter.

Die anschließende ScanSnap-Kontoregistrierung ist nicht erforderlich, wenn Sie nicht mit der fujitsu-Cloud arbeiten möchten.

Die derzeitige Software (stand 20.6.2019) heißt „ScanSnap Home“. Nach dem Starten der App kann mit Rechtsklick auf das Symbol im Dock die Optionen „im Dock behalten“ und „bei der Anmeldung öffnen“ ausgewählt werden (diese sind dann mit einem Häkchen markiert).

Schritt 3: ScanSnap Home einrichten

Für die Konfiguration in ScanSnap Home gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn das ScanSnap Symbol nicht schon im Dock ist, kann es vom „Programme“-Ordner aus ins Dock gelegt werden.
2. ScanSnap Home → Voreinstellungen auswählen.
3. Jetzt unter „Ändern…“ den angelegten SCAN-Ordner auswählen. Prüfen Sie anhand eines Testscans, ob die Dateien auch im eingestellten Ordner abgelegt werden. Sollte dies nicht der Fall sei, müssen Sie ein neues Scan-Profil anlegen.

Schritt 4: Neues Scan-Profil einrichten

ScanSnap Home → Scaneinstellungen auswählen. Es erscheint das folgende Fenster:

Oben im Fenster klicken Sie auf das „+“-Symbol 1 und im erscheinenden Fenster wählen Sie „neues Profil hinzufügen“ aus.. Im nun erscheinenden Fenster stellen Sie sicher, dass der „Speichern unter“-Ordner korrekt ist und das Häkchen im Bereich von „In ScanSnap Home verwalten“ entfernt ist.

Danach sollten Sie noch einmal prüfen, ob bei einem Scan die Dateien auch im angelegten SCAN-Ordner ankommen.

Schritt 5: Karteieintragstyp anlegen

In tomedo® als Admin anmelden und danach Admin → Karteieintragstypen öffnen.

Wenn noch kein SCAN-Eintragstyp angelegt ist, kann dieser mit dem „+“-Button unter der Tabelle angelegt werden. Zudem achten Sie darauf, den Standardeintragstyp, Kürzel, Name usw. entsprechend einzutragen, eine beliebige Farbe zu wählen und bei Bedarf ein Bild zu hinterlegen.

Schritt 6: tomedo® Einstellungen vornehmen

Dies geschieht in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Karteieinträge.

1. Auf „Eintragstypen aktualisieren“ klicken.
2. Für den SCAN-Eintragstyp in der Spalte links vor den Kürzeln die Checkbox in der Spalte „aktiv“ anhaken.
3. Wählen Sie den zuvor angelegten Ordner SCAN aus.
4. Hier kann spezifiziert werden, auf welche Dateien der Lauscher reagieren soll.
5. Hier sollte der Haken in der Checkbox gesetzt werden, wenn Sie nicht wollen, dass alle bereits archivierten Dateien im Lauschordner liegen bleiben.
6. Jetzt auf „Starten“ klicken.

Schritt 7: Testen

Jetzt können Sie den Vorgang testen, indem Sie ein Dokument, welches Ihren eingestellten Vorgaben entspricht, in den SCAN-Ordner legen. tomedo® sollte jetzt eigenständig einen Karteieintrag für dieses Dokument für den aktuellen Patienten anlegen.