Wie erstelle ich Briefvorlagen?

Empfohlene Vorgehensweise

1. Seite einrichten, Seitenränder einrichten.
2. Einrichten der Standard-Formatvorlage und weiterer Formatvorlagen, um Kopf-, Fußzeile sowie Standard-Textkörper zu formatieren. Nur die Ausnahmen direkt im Text formatieren, ansonsten (wo es geht) Formatvorlagen benutzen, da dies sicherer ist.
3. Zur genauen Positionierung von Objekten am besten Tabellen verwenden. Über Tabellen-Eigenschaften die Zeilenhöhe und Spaltenbreite direkt vorgeben. Auf keinen Fall Abstände durch wiederholte Leerzeichen erzeugen!
4. Falzmarken in Kopfzeile, damit diese auf jeder Seite erscheinen.
5. „Erste Kopfzeile anders“ andere Kopfzeile für erste Seite.
6. Vorgehen: Kopfzeile für Seiten ab Seite zwei müssen zuerst definiert werden. Als nächstes: Klick auf „Erste Kopfzeile anders“. Text aus Kopfzeile verschwindet, wird aber im Dokument abgespeichert. Jetzt können Sie die leere Kopfzeile mit dem Inhalt für die erste Seite ändern. Zugriff auf die andere Kopfzeile bekommen Sie durch erneuten Klick auf „Erste Kopfzeile anders“.

Auf jedem tomedo®-Anwendertreffen wird mindestens ein Vortrag zur Einführung in die Briefschreibung gehalten. Anhand der Aufzeichnung dieser Beiträge können Sie sich ebenfalls einen guten Überblick über schaffen, wie Sie am besten Briefvorlagen erstellen.

Praxislogo einfügen

Über die Betriebsstättenverwaltung (Admin → Praxisorganisation → Betriebsstätten) kann ein Praxislogo hinterlegt werden. Wenn Sie dieses in Ihre Briefvorlagen einfügen möchten, können Sie dies mittels des Kommandos bLogo tun.

Bekannte Hindernisse

Fehlermeldung: „Klammersetzung bei Kommandos scheint defekt. Falls korrekt, tippen Sie bitte Befehl-Start und – Ende $[ bzw. ]$ erneut ein“

Lösung: Aus Fehlermeldung den Kommando-Namen extrahieren (steht versteckt zwischen Zeichen) und beim darauffolgenden Kommando die Sequenz nochmal neu eingeben (1. Löschen, 2. Hintereinander weg eingeben).

Hintergrund: Die Textverarbeitung setzt sich zwischen das „$„-Zeichen und das „[„-Zeichen. Leider ist das nicht direkt sichtbar. Eine entsprechende Fehlermeldung wird beim Erstellen des Briefes daraufhin ausgegeben.

Serienbriefe funktionieren nicht, aber Einzelbriefe funktionieren.

Lösung: Leerzeichen hinter die Kommandos „fusszeile“, „anrede“, „adressfeld_empfaenger“ und „einleitung“ setzen.

Hintergrund: Es wird mit Libre Office gearbeitet. Hier können die Textmarken nur dann verwendet werden, wenn hinter den Serienbrief-Kommandos „fusszeile“, „anrede“, „adressfeld_empfaenger“, „einleitung“ ein Leerzeichen steht. Das Absatzende (Enter) darf nicht unmittelbar folgen (LibreOffice-Bug).

Leerzeichen aus Vorlage weg

Lösung: Geschütztes Leerzeichen: ⌃Ctrl + ⌥Opt + Leertaste

Weitere bekannte Probleme

• Automatisches Reparieren wird bei Word manchmal nicht ausgeführt. Dann hilft ein nochmaliger Klick auf „Reparieren“, auch wenn die grüne Lampe eine erfolgreiche Reparatur bereits anzeigt.
• Symmetrie bei Klammersetzung überprüfen! Auf $[ muss nach dem Kommando ]$ folgen.