Formulare

Formulare dienen der strukturierten Erfassung und Weitergabe von medizinischen Informationen. Häufig genutzte Formulare im Praxisalltag sind die KV-Formulare wie z.B. das Überweisungsformular. Teilweise sind die KV-Formulare mittlerweile auch in digitaler Form vorhanden (eAU, eRezept). Patientenformulare in tomedo® sind eine moderne Form der strukturierten digitalen Befunderhebung schon in der Häuslichkeit und können auch sehr gut für strukturierte Anfragen (z.B. Rezeptanfragen) genutzt werden. Custom-Formulare wiederum erlauben die Erstellung praxisspezifischer Formulare zum vor-Ort ausfüllen und sind sehr gut zum ausdrucken geeignet. Eine sehr schnelle Art der individuellen Formularerstellung ist zusätzlich über die (Brief-)Vorlagen (Brief-als-Formular oder PDF-Formular) möglich.

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Verwaltung

Die Formularverwaltung wird über Admin → Formular geöffnet. In der Formularverwaltung befinden sich eine Reihe von Standardformularen. Weiter können Sie Ihre eigenen praxisspezifischen Formulare gestalten, die sogenannten Custom-Formulare. Über die „+“- und „–“-Buttons können die Formulare erstellt und entfernt werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Formulare zu importieren und zu exportieren sowie aus dem Tausch-Center herunterzuladen bzw. dem Tausch-Center hinzuzufügen (Upload). Auf diese Weise können Sie bequem Formulare mit Ihren Kollegen teilen. Formulare die bei den (Brief-)Vorlagen als Formular (Checkbox Formular ist gesetzt) konfiguriert wurden, finden Sie unter Admin → Vorlagen (Briefe, Rechnungen, PDF-Formulare).

Tipp: Für per E-Mail zu versendende Formulare ist der Dateiname jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar (%d_%n_%p wäre z.B. Datum_Formularname_Patientenname).

 Allgemeine Konfiguration von Formularen

Mit der Definition des Kürzels 1 kann das Custom-Formular in der Kommandozeile aufgerufen werden. Weiter erscheint das Kürzel in der Symbolleiste. Im Name 2 kann das Formular und dessen Funktion näher erläutert werden. Der Name erscheint, wenn mit der Maus über das definierte Bild gefahren wird. Ein Bild zur Darstellung in der Symbolleiste kann in das Feld „Eigenes Bild“ 3 hochgeladen werden. Die Text- und Hintergrundfarbe 4 bezieht sich ausschließlich auf die Visualisierung des Karteieintrags in der Kartei.

Die Verfügbarkeit des Formulars in der Kommandozeile und unter der tomedo iOS-App wird durch Checkboxen geregelt 5.

Des Weiteren stehen für den Druck relevante Einstellungen zur Verfügung 6:

• Sie können über eine Checkbox den direkten Druck ohne vorherige Anzeige aktivieren.
  
• Sie können den Drucker einer Formulargruppe zuordnen. Die Wahl einer Gruppe ordnet das Formular automatisch einem bestimmten Druckprofil zu. Über das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Feld „Gruppe“ kommen Sie zur außerdem zur Formulargruppenverwaltung, wo Sie Einstellungen für die Formulargruppen vornehmen können (mehr Details dazu s.u.).
  • Alternativ können Sie unter Druckprofil das Formular auch direkt einem Druckprofil zuordnen. Dies hat den gleichen Effekt wie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile

Hinweis: Wenn Sie einzelne Formulare direkt einem Druckprofil zuordnen, so ist diese Zuordnung stärker als die Zuordnung über die Gruppe. Dabei gilt:
1. Die direkte Zuordnung einzelner Formulare zu Druckprofilen kann an jedem Arbeitsplatz individuell vorgenommen werden.
2. Die Einteilung von Formularen in Formulargruppen gilt praxisweit

• Außerdem können Sie hier den Druck für dieses Formular praxisweit konfigurieren wie für ein anderes Formular, das sie aus einem Drop-Down-Menü auswählen können.

Zusätzlich können Sie noch die entsprechenden zu druckenden Seiten unter 7 angeben, was praxisweit zum Tragen kommt. Wie in jedem OSX- bzw. MacOS-Druckfenster können Sie dabei die Seiten mit „,“ (Komma) für Aufzählungen oder mit „–“ (Minus) für Bereiche getrennt angeben, z.B.: 1,2,6 oder 1–4,6 oder 1,2,1,2.
Hierbei gibt es zwei Optionen: Blankodruck (mit Hintergrund) und Direktdruck (ohne Hintergrund). Wenn Sie diese leer lassen, so werden alle verfügbaren Seiten gedruckt. Haben Sie zusätzlich die „sparsamer Blankodruck“-Checkbox (tomedo® Einstellungen) aktiviert, so werden dementsprechend weniger Seiten gedruckt.

Mit der Auswahl „Vorschlag für:“ 8 können Custom-Formulare für das Kassenbuch, Terminzettel, Armband, Onlinesprechstunde und Umschlagdruck direkt ausgewählt werden.

Ausgelieferte Formulare sind einer Kategorie 9 zugeordnet. Standardmäßig stehen folgende Kategorien zur Auswahl:

• Andere
• BG
• Custom-Formulare
• Extern
• KV
• Laborüberweisung
• Privat
• Psychotherapie

Über das Konfigurationsmenü können auch eigene Kategorie angelegt und entsprechend im Auswahlmenü ausgewählt werden. Über die Hausschaltfläche wird automatisch eine Kategorie, in Abhängigkeit der zugeordneten Betriebsstätte zum Arbeitsplatz (AP) in den tomedo Einstellungen, erstellt bzw. gesetzt. Lautet am AP das Kürzel der Betriebsstätte „Jena“, dann wird eine Kategorie „Betriebsstätte Jena“ angelegt, wenn diese noch nicht existiert und wird direkt dem Formular zugeordnet.

Hinweis: Wird das Kürzel der Betriebsstätte nachträglich geändert, wird nicht automatisch auch die Kategorie angepasst.

In der Formularliste 10 kann nach der Kategorie sowie Name und Kürzel des Formulars gesucht und gefiltert werden.

Über den Button „Editieren“ 11 gelangen Sie zur Custom-Formuar-Verwaltung, dem Konfigurationsfenster für Custom-Formulare, siehe folgenden Abschnitt.

Hier besteht die Möglichkeit, sich gelöschte Formlare anzeigen zu lassen 12 und ggf. wieder auf „nicht gelöscht“ zu setzen. Weiter können Formulare, welche über die Augen-Schaltfläche ausblendet wurden, sich die ausblendeten Formulare anzeigen zu lassen.

Außerdem können Sie über die Tabelle unten links 13 die Formulare nach Kategorien gruppiert einsehen. Sofern ein Formular in dieser Tabelle von den (Brief-)Vorlagen kommt, ist dieses kursiv ausgeschrieben.

Tipps für Formulardruck

Formulare werden immer auf den eingerichteten Drucker gedruckt. Möchten Sie aber zwischendurch auf einen anderen Drucker/Warteschlange drucken, funktioniert das auch ohne die Druckeinstellungen umständlich zu ändern. Dazu drücken Sie mit der gedrückten ⌥Option-Taste das Drucksymbol im Formularfenster. Anschließend erscheint eine Auswahlliste von allen Druckern in der Praxis (bzw. solche, die im Netzwerk freigegeben sind) sowie eine Fax-Schaltfläche.

Des Weiteren können Sie fast alle Formulare als Leerdruck ausdrucken, d.h. Druck ohne Befüllung der Felder. Dazu muss bei Klick auf das Drucksymbol im Formularfenster die fn-Taste gedrückt werden.

Tipp für Formularbefüllung

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Formulardruck ist einstellbar, dass bei Drag-and-drop von Karteieinträgen in ein Formularfeld nur der Text oder mit Karteieintragtyp und Datum eingefügt werden soll.

Tipp zum AU-Formular

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Formulardruck gibt es eine Option, die zuletzt hinzugefügte Tagesdiagnosen automatisch auf eine neue AU (Erstverordnung) eintragen zu lassen. Dauerdiagnosen werden dabei nicht berücksichtigt.

Tipp für Ergo- und Physio-Verordnungen

Sie können sich über Aktionsketten Standardvorlagen für Ergo- und Physio-Verordnungen anlegen und über einen Button in der konfigurierbaren Symbolleiste direkt öffnen. Mehr Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Formulargruppenverwaltung

Die Funktion der Formulargruppen ist, dass Sie den hier aufgeführten Formulargruppen unter Einstellungen → Arbeitsplatz → Druckprofile dann Druckprofile zuweisen können, siehe dazu unter Druckprofile zuweisen.

Zur Formulargruppenverwaltung gelangen Sie wie bereits oben erwähnt über die drei Punkte neben dem Textfeld Gruppe im Fenster für die Formularverwaltung.

Es gibt zwei verschiedene Typen von Formulargruppen, nämlich Standard-Formulargruppen und Custom-Formulargruppen, die im Folgenden erläutert werden.

Standard-Formulargruppen

In der Formulargruppenverwaltung gibt es von tomedo© vorgegebene Standard-Formulargruppen.

Diese haben den Typ 1 Standard, einen fest zugewiesenen Namen 2 und sind bestimmten Druckertypen 3 fest zugewiesen.

Des Weiteren sind bestimmte Formulare automatisch bestimmten Standard-Formulargruppen zugewiesen, beachten Sie dazu den Hinweis auf der linken Seite des Fensters 4.

Sie können diese Standardgruppen unter 5 über den „-„-Button nicht löschen.
Über 6 können Sie zur Formularverwaltung gelangen.
Beachten Sie auch den Hinweis 7, siehe dazu ebenfalls den Hinweis oben unter der Formularverwaltung.

Custom-Formulargruppen

Des Weiteren können Sie selbst in tomedo© Formulargruppen vom Typ „Custom“ 1 anlegen.

Gegen über den Standard-Formulargruppen gibt es in der Funktionalität der Formulargruppenverwaltung bei den Custom-Formulargruppen diese Abweichungen:

Für die Custom-Formulargruppen können Sie diesen unter 2 eigene Namen zuweisen.

Sie können für die Custom-Formulargruppen unter 3 die Zuweisbarkeit zu bestimmten Druckertypen konfigurieren.

Unter 4 können Sie Custom-Formulargruppen über das „+“-Symbol hinzufügen bzw. über das „–“-Symbol löschen.

Bei einem Klick auf „Formulare zuweisen“ 5 öffnet sich ein weiteres Menü, in dem Sie Formulare einer Custom-Formulargruppe zuweisen oder eine derartige Zuweisung wieder aufheben können.

Formulare in der Symbolleiste

In den geöffneten Formularen, können Sie das Kontextmenü im Formularkopf mit der rechten Maustaste (oder Tastenkombination ⌃ Ctrl + linke Maustaste) öffnen. Dort klicken Sie auf „Symbolleiste anpassen …“, um die verfügbaren Buttons (Favoriten) in der Symbolleiste zu ergänzen. In diesem Fenster „Bewege deine Favoriten in die Symbolleiste…“ können Sie das Symbol „Vorlage…“ via Drag-and-drop zu den anderen Symbolen im Formularkopf hinzufügen.

In dem Menü „Vorlage“ können Vorlagen  erstellt werden, die über das Aktivieren der Checkbox als Standard definiert werden können. Demenstprechend werden die Formulare gemäß der definierten Vorlage vorausgefüllt. Für die Überweisung gibt es bereits eine „Standardvorlage“ die automatisch „kurativ“ & „Mit-und Weiterbehandlung“ ankreuzt.

KBV-Formular Blanko Drucken

KBV-Formulare können ohne formularspezifische Daten und optional auch ohne KBV-Header Blanko gedruckt werden. Dafür muss beim Klick auf „Drucken“ die fn-Taste gedrückt werden. Anschließend öffnet sich ein Abfragedialog, in welchem gewählt werden kann, ob der Blankodruck mit oder ohne KBV-Header gewählt werden kann. 

Hinweise

• Wird der Blanko-Druck direkt bei Formularerstellung ausgedruckt, dann wird das Formular nicht extra in der Kartei unter der medizinischen Dokumentation des Patienten gespeichert.
• Der Ausdruck ist nur über Drucker möglich, die in den praxisweiten Drucker-Einstellungen „nutzt Blankoformulare“ aktiviert haben. Diese Einstellung befindet sich unter Admin → Geräteeinstellungen → Drucker. Außerdem muss das Papierformat für den verwendeten Drucker mit dem des Formulars übereinstimmen.

Anwendungsfall

• Für Hausbesuche kann die Vorbereitung mit einem Blanko-Formular hilfreich sein.

Kein Datum im KBV-Header (bzw. Formulare) beim drucken

Für den KBV-Header steht Ihnen ein Alternativ-Button „KBV-Header ohne Datum“ zur Verfügung. Für die anderen Formulare können Sie das Datum per Mausklick darauf entfernen. Wenn Sie das Datum des Hausbesuchs jedoch vorher wissen, können Sie dieses zukünftige Datum folgendermaßen eintragen:

• Klicken Sie auf den entsprechenden Formular-Button klicken, um das Formular zu erstellen.
• Auf die Formular-Symbolleiste rechts klicken, und „Symbolleiste anpassen“ auswählen, dann den Button „Datum“ in die Symbolleiste ziehen (muss nur einmalig für jedes Formular gemacht werden, danach bleibt der Button dort).
• Jetzt kann über den Datum-Button ein beliebiges Datum, auch vordatiert, ausgewählt werden.

Selbsterstelltes Privatrezept

Um ein selbsterstelltes Privatrezept zu konfigurieren, müssen Sie als Nutzer mit Administrator-Rechten eingeloggt sein. In den tomedo® Einstellungen können Sie dann unter Praxis → Medikamente den Button „abweichendes blaues Rezept“ betätigen und Ihre Einstellungen hinterlegen.