Kalenderwochenansicht benutzen

Aufbau der Kalenderwochenansicht

Im Wochenansichtsfenster gibt es vier grundlegende Elemente:

1. Hier können Sie die Anzeigevarianten des Kalenders umstellen. Alle Checkboxen sind arbeitsplatzspezifisch und werden über den Neustart hinaus gespeichert. Dabei haben Sie mehrere Optionen:
   • „Woche„: ändert die Ansicht zwischen ganzer Woche und nur einem Tag
   • „Ressourcen„: zeigt entsprechende Ressourcen im Hintergrund an oder blendet diese aus
   • „Ein Kalender„: lässt immer nur einen Kalender angehakt; somit können Sie schnell zwischen einzelnen Kalendern hin und her wechseln
   • „Kalenderfarbe„: zeigt nicht die Farbe der Terminarten, sondern die des jeweiligen Kalenders, in welchem der Termin liegt
   • „Spaltenweise„: zeigt alle Kalender für einen Tag nebeneinander an
   • „Fixierte Termine„: verhindert das Verschieben von Terminen
2. Hier können Sie den Tag und den Kalender auswählen. Die unten ausgewählte Terminart wird für neu anzulegende Termine genutzt.
3. In der Tages-/Wochenübersicht sehen Sie die Termine und im Hintergrund die Ressourcen. Termine können per Drag-and-drop verschoben werden, wobei die alte Position währenddessen sichtbar bleibt. Auch sehen Sie im verschobenen Termin bis zum Loslassen der Maustaste die Uhrzeit, auf die Sie den Termin legen würden. Neue Termine können durch Doppelklick auf die Uhrzeit oder durch das Ziehen des Terminart-Tokens aus Feld 2 erzeugt werden. Sind Ressourcen eingeblendet, so wird bei Doppelklick in eine Ressource die entsprechend verknüpfte Terminart genutzt (siehe „Ressourcen anlegen“). Termine können durch Herausziehen aus dem Fenster gelöscht werden. Dazu erscheint eine Wolke als Mauszeiger. Vor jedem Löschen wird aber noch einmal nachgefragt, ob die Aktion wirklich erfolgen soll.
4. Hier können Sie einen Termin mittels Termininfo, Namen des Patienten, etc. suchen. Standardmäßig sind zunächst die zeitlich zum heutigen Datum liegenden nächsten 20 Termine (zukünftige und vergangene) als Suchergebnisse angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, über den Button „Mehr Ergebnisse anzeigen“ weitere 20 Treffer nachzuladen. Weiterhin finden Sie hier einen Filter, mit dem Sie Ihre Ansicht nach Betriebsstätte und Lokalität filtern können. Und Sie können die für den Kalender und Tag angezeigten Termine über die Briefschreibung drucken. Die zugehörige Briefvorlage „Kalendertag“ kann hierbei noch angepasst werden, siehe Die Briefschreibung.

Neues Design der Kalenderwochenansicht

Ab tomedo® version 1.118 finden Sie den Kalender in neuem Design. Sie finden dabei weiterhin alle Elemente, die Ihnen bisher auch in der alten Ansicht zur Verfügung standen (ggf. an anderer Stelle) und haben zudem zusätzliche Funktionen zur Hand, die Ihnen das tägliche Arbeiten mit dem Kalender erleichtern können.

Die wichtigsten Verbesserungen/Veränderungen auf einen Blick:

1. Die Datumsauswahl können Sie jetzt im oberen Teil des Fensters nutzen. So haben Sie alle wichtigen Funktionen zum Datum an einer Stelle (Datumsauswahl, Heute-Schaltfläche, Umschalt-Pfeile zum Springen zwischen, Tagen, Wochen, Quartalen).
2. Ebenfalls im oberen Bereich finden Sie eine etwas präsentere Umschalt-Möglichkeit zwischen Tages- und Wochenansicht.
   • Tipps:
     • Im Wochen-Tabellen-Header finden Sie hinter dem Datum eine Angabe in Klammern, wie hier bspw. „Montag 21.11. (2+0)“. Diese gibt Ihnen eine Schnellübersicht über die Anzahl der vorhandenen Termine vormittags + nachmittags. Die trennende Uhrzeit ist dabei 13:00. Diese ist fest vorgegeben.
     • Zoomfunktion: Wenn Sie mit der Maus über den Tabellen-Header oder über die Zeitleisten fahren ändert sich der Mauszeiger in ein Pfeil-Kreuz-Symbol. Wenn Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus hoch/runterziehen bzw. links/rechtsziehen können Sie im Kalenderfenster schnell herein- und herauszoomen.
3. Die Auswahl der Terminart finden Sie jetzt ebenfalls oben links. Wie bereits in der alten Ansicht können Sie anschließend die in blau angezeigte Terminart per Drag-and-drop in den Kalender ziehen oder den ausgewählten Termin per Doppelklick im Kalender anlegen.
4. Die Auswahl der anzuzeigenden Kalender bzw. Kalenderfavoriten finden Sie jetzt unten links. Für beide Anzeige-Einstellungen haben Sie jeweils Filter zur Verfügung die Sie über die kleine Schaltfläche im Header jeweils einfach im jeweiligen Verwaltungsfenster definieren können. Sie haben weiterhin die Schaltflächen um schnell keine, alle, oder die jeweiligen Kalender des Nutzers anzuzeigen. Die Einstellung, dass ggf. nur 1 Kalender angezeigt bleiben soll, wurde jetzt sinnvoll in den Bereich zur Kalenderauswahl integriert.
5. Einstellungen zur Anzeige befinden sich jetzt etwas dezenter im unteren Bereich des Kalenders.
6. Sie haben in der neuen Kalenderansicht die Möglichkeit einen Patienten vorauszuwählen. Legen Sie anschließend einen Termin im Kalender an (durch Drag-and-drop oder durch Doppelklick), dann ist dieser Patient sofort automatisch dem Termin zugeordnet. Ist in der Tagesliste ein bestimmter Patient angewählt und es wird anschließend der Kalender geöffnet, dann ist der ausgewählte Patient auch automatisch im Kalender vorausgewählt. Wie auch im Termindetail-Popover kann über den „–“-Button der ausgewählte Patient entfernt werden.
   Hinweis: Sollten Sie die automatische Patientenvorauswahl nicht wünschen, können Sie die Funktion in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kalender → Patientenvorauswahl aktivieren (nur neues Kalenderfenster) durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox jederzeit deaktivieren.
7. Sie finden in der neuen Kalenderansicht nun auch die visuelle Terminsuche. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit ausgewählt und so optisch in der Wochenansicht nach Terminen gesucht werden.

Sollten Sie dennoch Schwierigkeiten haben, Funktionen zu finden oder vorübergehend Fehler feststellen, haben Sie weiterhin über die tomedo® Einstellungen die Möglichkeit, noch immer zur alten Kalenderansicht zurückzuschalten. Bitte beachten Sie, dass es dabei notwendig ist, tomedo® einmalig neuzustarten.

Visuelle Terminsuche

Sie finden die optische Terminsuche in der Kalenderansicht links. Hier kann ein bestehender Terminsuchefavorit bzw. Kettensuchefavorit 7 ausgewählt werden. Führen Sie die Suche aus, dann werden freie Slots rechts in der Ansicht mit einem grünen Rahmen angezeigt. Innerhalb des grünen Rahmens können Termine dann per Doppelklick angelegt werden. Während die Suche aktiv ist können sämtliche andere Funktionen, bspw. Termine öffnen und verschieben, im Kalender nicht genutzt werden, sondern die Ansicht dient lediglich dem Anlegen eines Termins. Beenden Sie die Suche einfach über das Kreuz. Die visuelle Suche kann sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht durchgeführt werden.

Wird die visuelle Suche durchgeführt, aber in der aktuellen Ansicht ist kein freier Slot zur Verfügung, dann wird eine entsprechende Meldung 8 angezeigt. Dies kann zum z.B. der Fall sein, wenn in der aktuell angewählten Woche keine freien Ressourcen zur Verfügung sind, der gesuchte Kalender gerade noch nicht angezeigt ist oder in der Ansicht ein Betriebsstättenfilter aktiv ist, der nicht die gesuchten Lokalitäten anzeigt. Achten Sie dazu auf die Hinweise im Abfrage-Popover und springen Sie mit Klick auf die entsprechenden Buttons zu den nächstmöglichen Terminslots. Auch hier können Sie die Suche beenden, in dem Sie einfach den „Abbrechen“-Button nutzen. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Ab tomedo® Version 1.135 können auch Ihre vorkonfigurierten Terminkettensuchen in der visuellen Suche genutzt werden. Ist bereits ein Patient vorausgewählt, bevor Sie die Suche durchführen, dann wird dieser für die gesamte Kette automatisch zugewiesen. Um die visuelle Kettensuche durchzuführen, wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Kettensuchefavoriten und klicken Sie auf „Suche durchführen“ 7.

Wie bei der Durchführung von Einzelterminsuchen erscheint ein Abfragefenster, falls keine Slots vorhanden sind bzw. freie Slots gerade noch nicht in der Ansicht zu sehen sind. Sie können mit einem Klick zu den nächsten freien Slots 8 springen.

Es öffnet sich bei der Kettensuche dann außerdem ein neues Popover-Fenster 9. In diesem können Sie die einzelnen Kettenglieder per Klick anwählen. Je Kettenglied werden dann die möglichen Terminslots rechts in der Ansicht als grün bzw. blau markierte Zeitblöcke 10 angezeigt.

Um einen Termin auszuwählen, führen Sie zum gewünschten Zeitpunkt in den angezeigten grünen bzw. blauen Slots einen Doppelklick aus. Der gesetzte Termin wird dann mit der Kettenglied-Nummer 11 angezeigt. Die gewählte Position wird im Kettenpopover hinzugefügt. Bereits gewählte Terminpositionen können mit erneutem Doppelklick auf den Termin in der Ansicht oder durch Klick auf das Kreuzchen im Ketten-Popover wieder abgewählt werden 12.

Hinweis: Ist in Ihrer Suche definiert, dass die Suche Ergebnisse in mindestens 2 Kalendern gleichzeitig haben muss („und“-verknüpft, beispielsweise müssen zwingend ArztA UND ArztB zum Termin anwesend sein), dann müssen Sie in der spaltenweisen Anzeige ggf. in der Ansicht auf beide notwendigen Kalender den Doppelklick machen, um zu bestätigen, dass der Termin in beiden Kalendern gesetzt sein soll 13. Ist die nicht-spaltenweise Ansicht aktiv dann wird der Termin automatisch in die notwendigen/möglichen Kalender gelegt.

Wählen Sie jedes Kettenglied im Ketten-Popover an und setzen Sie per Doppelklick für jedes Kettenglied einen Termin in der Ansicht. Ist für jedes Glied ein Termin gewählt worden, dann wird die Kette automatisch angelegt und es öffnet sich das Termindetail-Popover des ersten Kettentermins. Sie können dann weitere Einstellungen für die Termine vornehmen, wie bspw. Infos hinzufügen.

Eine visuelle Kettensuche komplett abbrechen können Sie in der linken Seite des Kalenders über das Kreuz-Symbol, von wo aus Sie die Suche auch gestartet haben. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick in die Kalenderansicht die Suche beenden.

Achtung: In den in der Kette enthaltenen Suchen können in der Terminsucheverwaltung ggf. Standardeinstellungen zu Übernachtung und OP-Karteieintrag gesetzt sein (sollen automatisch bei Terminanlage mit angelegt werden). In Version 1.135 werden diese für die visuelle Kettensuche noch nicht beachtet, d.h. Übernachtung und OP-Karteieintrag werden bei der Terminanlage noch nicht automatisch mit angelegt, sondern müssen nach Terminanlage manuell in den Terminen gesetzt werden, falls dies gewünscht ist. Das automatische Anlegen wird erst in einer späteren tomedo® Version möglich sein.

Termindetails

Klicken Sie auf einen Termin, so öffnet sich ein Popover, in dem alle Informationen zu diesem Termin aufgelistet werden und editierbar sind. Neben den offensichtlichen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

1. Hier wird der Patient zum Termin ausgewählt. Durch Klick auf den „–“-Button kann diese Verbindung wieder gelöst werden, woraufhin Sie ein Patientensuchfeld sehen und entsprechend einen anderen Patienten suchen können.
2. Diese Symbole geben eine schnelle Verbindung zu Patientendetails, Kartei, Terminen des Patienten oder die Möglichkeit, den Patienten zur Tagesliste hinzuzufügen.
3. An dieser Stelle kann eingestellt werden, ob es sich um einen Termin mit Wiederholung handelt. Diese kann täglich, wöchentlich, sowie alle 2, 3, 4, 6 oder 8 Wochen stattfinden. Außerdem können Sie ein Ende der Wiederholung ansetzen.
4. Wenn Sie einen gesonderten und detaillierteren OP-Plan benötigen, so können Sie zu einem Termin auch einen OP-Karteieintrag anlegen, welcher dann mehr Informationen beinhalten kann. Hier können Sie einen Karteieintrag erstellen und mit dem Termin verknüpfen. Genauere Information und Diskussionen stehen im Forum.
5. Hier sehen Sie Informationen des Patienten, die nicht editierbar sind und aus den Patienteninformationen kopiert werden. Diese Informationen können über den Laden-Button aktualisiert werden.
6. Ein Termin kann auch in mehreren Kalendern liegen. Hier wären diese aufgelistet, wobei durch Klicken auf den Pfeil (>) links die Möglichkeit angezeigt wird, den Termin zu anderen Kalendern hinzuzufügen. Außerdem können weitere Termine angesehen werden, sowie verknüpfte Aufgaben.

Termindetails in neuem Design

Mit der tomedo®-Version v1.112 sind die Terminpopover standardmäßig auf ein neues Design umgestellt. Hier ergeben sich einige neue Funktionen und Konfigurierungsmöglichkeiten. Alle Details, Verbesserungen und Neuerungen sind im Screenshot unten gekennzeichnet:

1. Ob Vor-Ort-Termine, Online-Termine oder TSVG – die Bedienoberfläche Ihrer Termine ist jetzt immer einheitlich. Erstellen Sie einen Termin neu, dann können sofort alle Daten eingetragen werden, auch wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Erstellen Sie anschließend aus dem Popover heraus einen neuen Patienten, werden alle Einträge in die Patientendetails übernommen.
2. Angezeigte Felder und deren Reihenfolge sind jetzt pro Nutzer konfigurierbar. Klicken Sie hierzu auf das Einstellungen-Symbol im Terminpopover. Es öffnet sich das Konfigurierungspopover. In diesem können Sie wählen, welche Felder Sie ein- und ausblenden möchten. Per Drag-and-drop können Sie die Reihenfolge der Felder verändern. Die Konfigurierung, die Sie vornehmen, ist nutzerspezifisch und bleibt für alle Arten von Terminen für diesen Nutzer erhalten.
3. Falls Sie nicht für jeden Nutzer einzeln eine Konfiguration der Popover vornehmen möchten, haben Sie (als Nutzer mit Admin-Rechten) die Möglichkeit, Konfigurationen von einem Nutzer auf andere Nutzer zu übertragen. Die Bearbeitung können Sie durch Nutzerrechte einschränken.
4. Patientenmarker können jetzt in den Termindetails angezeigt werden. Dies ist nur möglich, wenn ein in tomedo® vorhandener Patient zugeordnet ist. Die Marker können dabei auch im Terminpopover hinzugefügt oder entfernt werden und synchronisieren sich mit den Patientendetails.
5. Adressdaten von Patienten können bei Bedarf in den Termindetails angezeigt werden. Auch hier können die Daten bereits eingetragen werden, wenn noch kein Patient zugeordnet ist. Neupatientendaten schreiben Sie einfach direkt in neue Termine, wenn noch kein Kartei-Patient zugeordnet ist – beispielsweise beim Telefonat mit Neupatienten. Wird aus dem Termin heraus ein neuer Patient angelegt, werden die Daten in die Patientendetails übernommen werden. Dies kann bspw. auch bei Terminbuchungen über den Onlineterminkalender der Fall sein.
6. Die Anzeige der Telefonnummern wurde überarbeitet. Es können jetzt mehrere Telefonnummern als Auswahlmenü angezeigt und jeweils einzeln angewählt werden. Ist noch kein Patient zugeordnet, können die Telefonnummern hier hinzugefügt und bearbeitet werden. Beim Anlegen eines Patienten werden die Nummern einzeln in die Patientendetails übertragen. Nach Patientenzuordnung sind die Nummern im Terminpopover nicht mehr bearbeitbar.
7. Die Nachrichtenfunktion steht Ihnen jetzt auch in den Termindetails zur Verfügung.
8. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Terminhistorie aufzurufen.
9. Die Kalender, in die der Termin eingetragen werden soll, können jetzt auch gefiltert werden, um gewünschte Kalender schneller zu finden.
10. Auch hier werden weitere Termine korrekt aufgelistet; Kettentermine sind als solche gekennzeichnet. Markieren Sie einen Kettentermin, dann werden die dazugehörigen Kettenglieder farblich gekennzeichnet. Für die Blöcke rechts im Terminpopover ist es jetzt außerdem nicht mehr nötig, diese einzeln händisch ein- und auszuklappen. Die Anzeige passt sich automatisch an, sobald in einem Bereich Einträge vorhanden sind, sodass alles optimal sichtbar ist.
11. Die neu hinzugekommene rechte Spalte lässt sich ein- und ausklappen. Der zuletzt gewählte Zustand bleibt für den jeweiligen Nutzer dann erhalten.
12. Beim Verschieben von Terminen springt die Ansicht jetzt mit zum neuen Termin und zeigt ggf. auch neue Kalender an.

Vorerst haben Sie weiterhin die Möglichkeit auf das alte Design der Termindetails zurückzusetzen, falls Sie dies wünschen. Dies können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Kalender → Alte Terminpopover verwenden vornehmen. 

Tipps:

• Ab tomedo® Version 1.114 kann das Termindetail-Fenster (neues Design) jetzt durch das Ziehen an der Kopfleiste abgelöst werden. In diesem Zustand schließen sich die Termin-Popover nicht, wenn Sie diese verlassen. So ist es zum Beispiel möglich, die Patientendetails oder die Kartei parallel zu bearbeiten oder mehrere Termine parallel zu öffnen.
• Bisher konnten Sie einfache Termine lediglich über die Terminübersicht des Patienten umsetzen. Für Kettentermine gab es im Termindetail-Popover ebenfalls den „Umsetzen“-Button. Ab tomedo® Version 1.136 finden Sie diesen im Termindetail-Popover jetzt auch für Nicht-Ketten-Termine. Im Gegensatz zum normalen Verschieben über Drag-and-drop im Kalender öffnen Sie durch den „Umsetzen“-Button das Terminsuche-Fenster und können die Suche neu ausführen, um den Termin an eine freie Position zu verschieben. 

Aktionsketten aus Termindetail-Popover starten

Ab tomedo® Version 1.139 können Sie in der Aktionskettenverwaltung (Admin → Aktionsketten → Aktionsketten) über die Checkbox „zur Auswahl im Terminpopover“ je Aktionskette freigeben, dass diese auch aus Terminen heraus gestartet werden kann. 

Im Termindetail-Popover bekommen Sie dadurch in der mittleren Symbolleiste ein zusätzliches Symbol für Aktionsketten angezeigt. Ist dieses in Ihrem Popover nicht zu sehen, können Sie über das Rädchen oben rechts im Popover die Anzeige konfigurieren und es einblenden. Sie können dort auch die Symbole durch Ziehen mit der Maus umsortieren.

Ist das Symbol im Popover angezeigt, können Sie die Aktionskette nun über Klick einfach starten. Haben Sie mehrere Aktionsketten zur Anzeige im Temrinpopover freigeschaltet, dann erfolgt bei Klick zunächst noch eine Abfrage, welche der Aktionsketten ausgeführt werden soll.

Behandler im Termindetail-Popover und Übernahme in den Besuch

Im Termindetail-Popover finden Sie ein Token-Eingabefeld, in dem Sie den oder die Behandler für den Termin eintragen können. Sollte die Zeile bei Ihnen nicht zu sehen sein, haben Sie über das Rädchen-Symbol oben rechts im Termin-Popover die Möglichkeit, die Zeile einzublenden. Durch Ziehen mit der Maus können Sie dort auch die Elemente, die im Popover zu sehen sind, umsortieren. Sie können das Behandler-Token-Feld, falls gewünscht, händisch befüllen, indem Sie, wie Sie es auch aus dem Besuch in den Patientendetails kennen, das Kürzel eines Nutzers eintragen und Enter drücken.

Ab tomedo® Version 1.139 können hier, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, automatisch bereits Kalenderbesitzer voreingetragen sein. Diese sind zunächst als grauer Text (voraussichtliche Behandler) angezeigt, solange sie nicht manuell überschrieben werden oder ein Besuch angelegt wird. Erst dann werden sie zu einem Token (farbiges Element). Wenn dem Termin noch kein Patient zugewiesen ist, werden automatisch erstmal nur die Kalenderbesitzer beachtet.

Wird ein Patient zugewiesen, aktualisiert sich das Feld und es werden die Behandler so eingetragen, wie Sie in den tomedo® Einstellungen vorgegeben haben (Möglichkeiten siehe unten beschrieben). Die Behandler sind dann vorläufig im Termin so gesetzt, wie Sie sich bei Besuchsanlage für den Patienten ergeben würden.

Bei Änderungen an gewählten Kalendern würde sich in diesem Status automatisch das Behandlerfeld updaten und ggf. den Behandler wechseln. 

Manuelle Änderung der Behandler

Sie können in dem Tokenfeld auch manuell Änderungen vornehmen.

Achtung: Sobald einmal händisch Änderungen an dem Feld vorgenommen wurden, werden diese nicht mehr automatisch überschrieben, d.h. bspw. Änderungen an den gewählten Kalendern hätten dann keine Auswirkungen mehr und Kalenderbesitzer würden nicht mehr automatisch eingetragen.

Anzeige in der Terminübersicht

In der Terminübersicht des Patienten haben Sie ab tomedo® Version 1.139 außerdem eine weitere Tabellenspalte, die Ihnen die Behandler zu allen Terminen des Patienten anzeigt. Diese entspricht immer der Anzeige der Behandler im Termin, d.h. wird für den Termin ein Besuch angelegt und im Besuch selbst werden die Behandler manuell geändert (bspw. in der Tagesliste), dann wird diese Änderung nicht mehr zurück in den Termin übertragen und dementsprechend auch nicht in die Terminübersicht des Patienten.

Da auch für Behandler ein Briefkommando existiert, können Sie die Behandler beim Drucken der Terminliste mit ausgeben, falls gewünscht. Fügen Sie dazu das Briefkommando in Ihr Formular „Terminliste“ bzw. das Tabellenkommando in Ihre Briefvorlage „Patiententermine“ ein.

Informationsübernahme bei Besuchsanlage

Sie können bei Besuchsanlage automatisch die Eingabe aus dem Termindetail-Popover in den angelegten Besuch übernehmen (Achtung: Der Termin muss dazu am selben Tag sein wie der Besuch). Ist ein Besuch einmal angelegt, so wird im Termindetail-Popover automatisch das „war da“-Häkchen gesetzt. Das Behandlerfeld ist danach nicht mehr bearbeitbar (grau eingefärbt). Änderungen, die danach in der Tagesliste oder in den Patientendetails am Besuch erfolgen, werden dann nicht automatisch in den Termin übertragen.

Zur Übernahme der Termin-Informationen in den Besuch finden Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Wählen Sie hier die Kombination, die für Ihren Praxisalltag den meisten Nutzen bringt:

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges → Behandler automatisch setzen finden Sie die Einstellungen zur gewünschten Logik bei Besuchsanlage, die auch unabhängig von ggf. angelegten Terminen genutzt wird. Im Aufklapp-Menü finden Sie verschiedene Möglichkeiten, welcher Behandler schon automatisch voreingetragen werden soll. Sie haben trotzdem die Möglichkeit, jederzeit die Behandler auch noch manuell in der Tagesliste oder im Besuch in den Patientendetails händisch zu verändern.

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender → Informationsübernahme bei Besuchsanlage steht Ihnen ein weiteres Menü zur Verfügung. Hier können Sie einstellen, wie sich bereits vorhandene Termine für den Patienten für diesen Tag auf die Besuchsanlage auswirken sollen.

Ab tomedo® Version 1.140 werden Sie eine neue Möglichkeit der Einstellungen für die Behandler-Übernahme finden. Stellen Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges auf die neue Variante um, haben Sie nun zum einen alle Einstellungen dazu an einem Ort und nicht mehr verteilt auf verschiedene Reiter (Praxis → Kalender und Praxis → Sonstiges). Zum anderen haben Sie dadurch weitere Möglichkeiten zur Einstellung zur Verfügung.

Sie können in der neuen Variante bspw. wählen, dass nur Vertragsärzte/Leistungserbringer beachtet werden sollen und auch entscheiden, welcher der Behandler als Hauptbehandler gesetzt werden soll, für den Fall, dass mehrere Behandler für einen Termin eingetragen sind. Standardmäßig bleibt die Einstellung auf die alte Variante gesetzt und Sie können selbst entscheiden, ob Sie die neue Variante nutzen möchten.

Sortierung bei mehreren Behandlern

Sind für einen Termin durch Ihre Einstellung mehrere Behandler eingetragen (bspw. manuelle Behandler, Kalendernutzer, zusätzliche Behandler), so folgt die Sortierung im Termin folgenden Regeln:

1. manuell gesetzte Behandler (zuerst je Termin und bei mehreren Terminen am heutigen Tag Termine untereinander zeitlich sortiert)
2. automatisch berechnete Behandler/Kalendernutzer nach Leistungserbringer-Status (Leistungserbringer → Arzt → Nicht-Arzt und diese innerhalb jeder Kategorie alphabetisch sortiert)
3. danach zusätzliche Behandler (siehe tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges)

Achtung:

neue Variante: Ist in den Einstellungen jedoch etwas anderes definiert (bspw. Hauptbehandler = Arzt der Erstaufnahme), dann wird dieser in der Sortierung ganz nach vorn gesetzt und erst danach folgen die manuell gesetzten Behandler.

alte Variante: Wenn in den Einstellungen “Kalenderbesitzer + letzter Behandler” gewählt ist, dann wird weiterhin wie bisher der letzte Behandler vor die Kalendernutzer sortiert.
Wenn aber nur “Kalenderbesitzer” gewählt ist, dann wird der letzte Behandler nun nach hinten sortiert. Vorher wurde dieser einfach weggelassen. Er bleibt jetzt von den anderen getrennt erhalten und überschreibt auch nicht den Hauptbehandler.

Wiederholungstermine

Im Termindetails-Popover kann durch Konfiguration (Rädchen-Symbol oben rechts im Popover) der Bereich „Wiederholung“ angezeigt werden. Auf diese Weise können für Termine Wiederholungsserien angelegt werden, die den Termin in bestimmten Abständen in gewünschter Anzahl im Kalender vervielfältigen. Die Daten im Termin (zugewiesener Patient, Neupatientendaten, Infos, Terminzeit, Terminart, etc.) werden dabei auf alle Folgetermine übertragen.

Im Bereich „Wiederholung“ im Terminpopover können Sie hierzu zunächst festlegen, in welchen Abständen der Termin wiederholt werden soll. Beim Intervall können Sie dazu aus den vorgegebenen Zeiträumen wählen.

Sie können aber auch individuelle Werte eintragen und dabei die Schnelleingabe-Möglichkeiten nutzen. Hier ein paar Beispiele, wie Werte eingetragen werden können.:

• t → wird als „täglich“ eingetragen
• 2-täglich → wird als „2-täglich“ erkannt und genauso übernommen
• 2-t → wird als „2-täglich“ erkannt
• 2t → wird als „2-täglich“ erkannt
• 2tgl → wird als „2-täglich“ erkannt
• w → wird als „wöchentlich“ eingetragen
• 5w → wird als „5-wöchentlich“ erkannt
• m → wird als monatlich erkannt und als „30-täglich“ eingetragen
• 3m → wird als 3-monatlich erkannt und als „90-täglich“ eingetragen
• invalide Werte → werden automatisch auf „täglich“ gesetzt

Weiterhin muss nach Eingabe des Intervalls der Endzeitpunkt der Serie festgelegt werden. Aus beiden Eingaben errechnet sich dann automatisch die Anzahl der Folgetermine. Sie können alternativ auch nur Intervall und Anzahl der Folgetermine angeben. In diesem Fall errechnet sich automatisch das Ende der Serie. Um die Wiederholungsserie zu erstellen, klicken Sie den „Anlegen“-Button. Die Termine erscheinen nun in der Kalenderansicht. Wird beim Anlegen der Folgetermine einer der Termine an einem bestimmten Tag in einen Bereich eingetragen, in dem bereits ein anderer Termin liegt, so wird für die Kollision eine Warnung angezeigt. Der jeweilige Termin wird aber trotzdem angelegt.

Sie können, wenn einmal angelegt, die Angaben für die Wiederholungsserie nochmals verändern. Bitte beachten Sie, dass Sie dazu den „Ändern“-Button betätigen müssen. Das Schließen des Termindetails-Popovers allein speichert sonst die Änderung nicht.

Wenn Sie einen Termin der Serie bearbeiten oder verschieben (Ersttermin oder Folgetermin), so erfolgt immer eine Abfrage, wie Sie mit den Folgeterminen ab diesem Termin umgehen möchten. Sie können zum einen nur diesen einen Termin verschieben und ihn dadurch aus der Serie herauslösen. Die Serie bleibt dann ohne diesen Termin weiterhin erhalten und kann weiter als Serie bearbeitet werden.

Zum anderen haben Sie auch die Möglichkeit, alle Folgetermine ab diesem gewählten Termin ebenfalls zu verändern/verschieben. Die Serie wird dann an dieser Stelle aufgebrochen: Alle vorherigen Termine bleiben eine eigene Serie und behalten ihre bisherigen Daten und Position und alle Folgetermine ab dem bearbeiteten Termin bilden eine neue Serie.

Auch beim Löschen können Sie entscheiden, ob Sie nur diesen einen Termin löschen möchten oder auch alle Folgetermine. Ist den Terminen ein Patient zugewiesen kann auch, falls gewünscht, für alle Termine der Serie ein Lösch-Karteieintrag angelegt werden.

Bitte beachten Sie:

• Für manche Arten von Terminen ist es nicht möglich, Wiederholungsserien anzulegen, wie zum Beispiel für Onlinetermine und Kettentermine.
• Wenn Sie Terminerinnerungen eingestellt haben, die an die jeweiligen Patienten versendet werden sollen, dann haben Sie im Normalfall die Möglichkeit, bei Verschieben eines Termins, für den bereits eine Terminerinnerung versendet wurde, diese zurückzusetzen und erneut zu versenden. Bei Wiederholungsterminen ist dies momentan noch nicht möglich.
• Das Umsetzen und Kopieren von Teilterminen einer Wiederholungsserie per Rechtsklick ist ab tomedo® Version 1.144 möglich.

Terminanlage für Neupatienten

Wenn ein Neupatient anruft und einen Termin vereinbart, können Sie direkt in den Termindetails die wichtigsten Informationen über diesen Patienten hinterlegen. In den tomedo® Einstellungen können Sie für diesen Fall unter Praxis → Kalender → Termin für Neupatienten festlegen, ob bei Terminanlage direkt ein neuer Patient angelegt werden soll oder nur die Kontaktdaten für den Termin hinterlegt werden. Als dritte Möglichkeit können Sie auch einstellen, dass bei jedem Neupatienten nachgefragt wird, welche der Optionen Sie jeweils wählen wollen.

Wenn Sie sich für die Option „Kontaktdaten für Termin hinterlegen“ entschieden haben, können Sie direkt bei der Terminanlage durch Klicken des Buttons oben rechts 1 die wichtigsten Stammdaten des Patienten 2 hinterlegen. Wenn dann erstmals die Karte des Neupatienten gesteckt wird, können Sie die bereits erhobenen Patientendaten direkt in die Kartei übernehmen. Bei vorhandener E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer können Sie die zugehörigen Kommunikationswege 3 auch sofort nutzen. Durch Setzen des Hakens der Checkbox 4 können Sie dem Neupatienten bereits Terminerinnerungen schicken.

Falls Sie in den tomedo® Einstellungen die Auswahl „Neuen Patienten anlegen“ angeklickt haben, erreichen Sie über den Button oben rechts 1 stattdessen einen neuen Eintrag für die Patientendetails. Wenn Sie Admin-Rechte haben, können Sie auch an dieser Stelle auswählen, ob die aktuelle Entscheidung für zukünftige Neupatienten-Termine gespeichert werden soll. Danach können Sie, je nach gewählter Option, entsprechend die Kontaktdaten für den Termin hinterlegen oder einen neuen Patienten anlegen. Bei der ausgewählten Option „Nachfragen“ erscheint bei Anklicken des Buttons das folgende Fenster: