Laborrechnungen

Um einen neuen Laborauftrag anzulegen, öffnen Sie die Patientenkartei und wĂ€hlen im Quadrant unten rechts einen Schein aus, fĂŒr den der Auftrag angelegt werden soll oder legen einen neuen Schein an, falls noch kein Schein fĂŒr diese Behandlung existiert. Haben Sie einen Schein geöffnet und eine Versichertenkarte eingelesen, können Sie auf den Reiter “Labor” wechseln und dort mit “Neuer Auftrag“ zunĂ€chst einen leeren Auftrag mit einer neuen Auftragsnummer anlegen, dessen Status zunĂ€chst als “angelegt” im System vermerkt wird. Um den Auftrag nun zu bearbeiten, öffnen Sie ĂŒber die MenĂŒleiste Verwaltung → KZBV → Planverwaltung das Verwaltungsfenster fĂŒr BehandlungsplĂ€ne.

tomedo handbuch dental Planverwaltung

Um sich den soeben erstellten Auftrag anzuzeigen, können Sie sich mit “Lade Behandlungen im Zeitraum” eine Auflistung der verschiedenen ZE/KBR/KFO-Behandlungen im links davon zu bestimmenden Zeitfenster (standardmĂ€ĂŸig 14 Tage) in der oberen Tabelle anzeigen lassen und aus diesen die gewĂŒnschte Behandlung durch Markierung mit Mauszeiger auswĂ€hlen.

In der Tabelle direkt darunter sind die zur gerade ausgewÀhlten Behandlung gehörenden Laborrechnungen zu sehen. Hier können die AuftrÀge wieder per Mausklick in der Tabelle ausgewÀhlt werden.

Ein angelegter oder erstellter Auftrag kann mit dem Button “Auftrag versendet“ auf den Status “versendet” gesetzt werden. Dies soll geschehen, wenn der Auftrag außerhalb der Praxisverwaltungssoftware ans Labor verschickt wurde und ermöglicht die Filterung nach Behandlungen mit nicht versendeten bzw. schon versendeten AuftrĂ€gen mit den zugehörigen Buttons “Lade nicht versendete AuftrĂ€ge” bzw. “Lade versendete AuftrĂ€ge”.

Der Button “Import zu Auftragsnummer” ermöglicht es, fĂŒr einen bereits versendeten Auftrag die Laborrechnung, die im “.xml”-Format von einem Labor zurĂŒckgekommen ist, aus einem zu bestimmenden Ordner auszulesen, auf dem Server zu hinterlegen und den Laborauftrag mit den entsprechenden Leistungen, Kosten u.a. Rechnungsdaten zu aktualisieren. Hiernach wird der Status der Rechnung auf “eingelesen” gesetzt, was verhindert, dass dieselbe Rechnung noch einmal eingelesen werden kann.

Zuletzt ist noch der Button “Importiere Rechnungen aus Ordner” zu erwĂ€hnen. Hier können Sie alle neuen Rechnungen im “.xml”-Format, die Ihnen von Laboren zugesendet wurden, auf einmal aus einem Ordner einlesen, sofern bereits ein Auftrag mit passender Auftragsnummer im System angelegt wurde. Diese Art des Imports ignoriert den Bearbeitungszustand der AuftrĂ€ge und ĂŒberspringt beim Einlesen nur solche AuftrĂ€ge, die bereits zuvor eingelesen wurden.

Über den Button “Auftrag bearbeiten” ist es möglich, Positionen zum Auftrag hinzuzufĂŒgen. Nach Bearbeitung wird der Status des Auftrags auf “erstellt“ gesetzt. Diese FunktionalitĂ€t wird zur Zeit implementiert. Zur Zeit öffnet sich hierbei das Fenster “Laborauftragserstellung”.

tomedo handbuch dental Laborauftragserstellung

In der Tabelle werden die Leistungen angezeigt, die der ausgewĂ€hlten Rechnung zugeordnet wurden. Es lassen sich nun links unter “Auftragsdetails:” verschiedene Daten zum EmpfĂ€nger des Laborauftrags einstellen.

Ist in der Tabelle eine Leistung ausgewĂ€hlt, können hingegen ĂŒber “Leistungsdetails:” Änderungen an der jeweiligen Leistungsposition vorgenommen werden. Um die Änderungen an den Leistungspositionen ĂŒbernommen werden, mĂŒssen Sie diese ĂŒber den Button “Übernehmen” bestĂ€tigen, bevor Sie eine andere Leistung in der Tabelle auswĂ€hlen.

Leistungen lassen sich ĂŒber “–” von der Rechnung entfernen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn die falsche Position hinzugefĂŒgt wurde – fehlerhafte Mengen- oder Preisangaben lassen sich problemlos ĂŒber die Leistungsdetails anpassen.

Neue Leistungen lassen sich ĂŒber “+” hinzufĂŒgen, hierbei öffnet sich ein MenĂŒ, in dem entweder Labor- oder Materialleistungen ausgewĂ€hlt werden können. WĂ€hlt man eine dieser Optionen aus, öffnet sich ein Popup, ĂŒber das sich neue Leistungen hinzufĂŒgen lassen.

Mithilfe der Buttons ”OK” wird das Fenster geschlossen ohne den Auftrag zu versenden. Weiterhin setzt das System den Status der Rechnung auf “erstellt”, wenn der Auftrag nicht bereits versendet wurde.

Das Notizfeld enthÀlt Anmerkungen, die zu diesem Laborauftrag gehören, bzw. weitere Informationen, die an das Labor weitergegeben werden sollen.

Der Button “Laborauftrag versenden” setzt den Status der bearbeiteten Rechnung auf “versendet” und soll mit Briefschreibung/Erstellung einer XML/Ausdruck/E-Mail kombiniert werden. Hieran wird zur Zeit gearbeitet.

Lassen sich LaborauftrĂ€ge nicht mithilfe der Planverwaltung automatisch einlesen, sollen Sie diese stattdessen auch nach dem Einlesen manuell ihren Patienten zuordnen können. Dieses Feature ist unter Verwaltung → KZBV → Laborrechnungsverwaltung erreichbar.

tomedo handbuch dental Laborrechnungsverwaltung 1

In diesem Fenster lassen sich alle Laborrechnungen/-auftrĂ€ge in einem einzustellenden Zeitfenster anzeigen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, auch alle Rechnungen in der Datenbank anzeigen zu lassen, um einfacher Rechnungen finden zu können, von denen man nicht genau weiß, wann sie angelegt wurden oder auch Rechnungen finden kann, denen kein Datum zugeordnet wurde/werden konnte.

Neben der allgemeinen Übersicht ĂŒber Rechnungsdetails, die durch die Verwendung der Suchfelder im Tabellenkopf bzw. der entsprechenden Filterbuttons der gewĂŒnschten FunktionalitĂ€t angepasst werden kann, besteht die HauptfunktionalitĂ€t dieses Fensters in der Möglichkeit, Rechnungen, die nicht automatisch zugeordnet werden können, manuell zuzuordnen. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn ein Fremdlabor nicht lĂŒckenlos digital arbeitet und Übertragungsfehler bei der Auftragsnummer auftreten oder wenn eine ohnehin nicht automatisch zugeordnete Rechnung falsch manuell zugeordnet wurde.

WĂ€hrend in der ImportfunktionalitĂ€t der Planverwaltung nur alle Rechnungen auf der Datenbank gespeichert wurden, die das System automatisch verarbeiten kann, werden mit Klick auf “Rechnungen aus Ordner einlesen” alle Rechnungen aus .xmls aus dem Ordner importiert, die eine Auftragsnummer angeben.

Nach dem Import sollten die neu hinzugefĂŒgten und aktualisierten Rechnungen ganz oben in der Rechnungstabelle auftauchen. Mit dem Filter “heute eingelesen” lassen sich diese auch aus der Tabelle herausfiltern. Um sich nun explizit die neuen, nicht zugeordneten Rechnungen anzeigen zu lassen, können Sie zusĂ€tzlich noch den Filter “nicht zugeordnet” aktivieren.

WÀhlen Sie eine Rechnung in der Tabelle aus, wird im Suchfeld unten links der zugehörige Patient und im Suchfeld rechts der zu der Rechnung gehörende Behandlungsplan angezeigt. Wurde die Rechnung noch nicht zugeordnet, sollten diese beiden Felder leer sein.

Ist eine nicht zugeordnete Rechnung ausgewĂ€hlt, so kann diese durch Auswahl eines Patienten und eines zu diesem Patienten gehörenden Behandlungsplans durch DrĂŒcken des Buttons “Rechnung zuordnen” diesem Button zugeordnet werden.

Ist eine bereits zugeordnete Rechnung ausgewĂ€hlt, ist die Zuordnung der Rechnung ĂŒber den Button “Rechnung zuordnen” genau dann möglich, wenn sich der zur Zuordnung ausgewĂ€hlte Behandlungsplan von dem Plan unterscheidet, dem die Rechnung gerade zugeordnet ist.

Um Fehler bei dieser Form der Zuordnung zu vermeiden, muss eine solche Neuzuordnung von Rechnungen explizit ĂŒber einen hierbei geöffneten Dialog bestĂ€tigt werden. Wird die Neuzuordnung nicht bestĂ€tigt, wird diese nicht vorgenommen und die Auswahl des Behandlungsplans auf den Anfangsstatus zurĂŒckgesetzt.

Über das Karteisymbol neben der Auswahl des Behandlungsfalls wird die Kartei des ausgewĂ€hlten Patienten geöffnet. Dort kann unkompliziert ein neuer Behandlungsfall fĂŒr den ausgewĂ€hlten Patienten angelegt werden, wenn die Rechnung einem Patienten zugeordnet werden soll, fĂŒr den der Behandlungsfall zu diesem Laborauftrag noch nicht angelegt wurde.

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