Aufgabenvorlagen

Über die Aufgabenvorlagen können Sie sich häufig wiederkehrende Aufgaben direkt als Vorlage abspeichern und so schnell immer wieder verwenden. Klicken Sie auf den Vorlagen-Button. Es öffnet sich ein Popover, in welchem Sie alle bereits angelegten Vorlagen einsehen können.

Die Vorlagenverwaltung

Über das seitliche Menü können Sie unter dem Punkt „Einstellungen“ die Option „Aufgabenvorlagen“ 1 auswählen. An dieser Stelle werden alle vorhandenen Vorlagen aufgelistet. Außerdem können Sie Vorlagen bearbeiten bzw. neu erstellen.

Für die allgemeinen Vorlagen können Sie über „+ Vorlage“ 2 eine neue Vorlage hinzufügen oder über den „–“-Button auf der rechten Seite wieder entfernen. Wenn Sie Ihre Vorlagen strukturieren möchten, können Sie auch Ordner anlegen 3, um diese zu sortieren.

Einer neuen Vorlage geben Sie zunächst einen Namen 4. Daraufhin legen Sie fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie generelle Verantwortliche 5 namentlich benennen, zum Beispiel wenn immer die MFA dafür zuständig ist, einen Rückruf zu tätigen. Dann fügen Sie diesen Nutzer zum Feld „Verantwortliche“ hinzu. Sollten mehrere Verantwortliche angegeben sein, können Sie außerdem festlegen, ob die Aufgabe von allen genannten Nutzern erledigt werden muss.

Hinweis: Sie können entweder nur namentlich genannte Nutzer als Verantwortliche hinterlegen, nur kontextabhängige Verantwortliche angeben oder beides.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, kontextabhängige Verantwortliche 6 anzugeben, die sich auf die zugrundeliegende Aufgabe beziehen und sich prinzipiell jedes Mal ändern können. Hier haben Sie die folgende Auswahl, aus welcher Sie auch mehrere Verantwortliche benennen können:

• Ersteller (der Aufgabe)
• Kalender-/Ressourceninhaber
  • Hinweis: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die mit einem Termin verknüpft sind. Der jeweilige Kalender- bzw. Ressourceninhaber des Termins kann an dieser Stelle verknüpft werden. In der Verwaltung der Terminarten können Sie festlegen, in welchen Kalendern welche Terminarten erscheinen.
• Erstbehandler
• letzter Behandler
• Nachricht Absender (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)
• Nachricht Empfänger (bei Aufgaben, die aus Nachrichten erstellt wurden)

Bei Bedarf können Sie zusätzliche Details 7 als Beschreibung zur Aufgabenvorlage hinzufügen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, konkrete Details 8 zur Bearbeitung der Aufgabe anzugeben, zum Beispiel bezüglich der Priorität oder der Wiederholung.

Aufgabendetails

Auf der rechten Seite stehen einige weitere, optionale Angaben zur Aufgabe zur Verfügung.

Für die Vorlagen können Sie eine Sichtbarkeit („privat“ oder „öffentlich“) 1 und eine Priorität (niedrigste, niedrig, normal, hoch, höchste) 2 angeben.

Außerdem können Sie entscheiden, ob die Aufgabe erst ab einem bestimmten Zeitpunkt nach der Erstellung bzw. dem dazugehörigen Termin sichtbar 3 ist. Genauso können Sie hinterlegen, bis wann diese Aufgabe fällig 4 ist. In beiden Fällen wird angegeben, um wie viel Tage nach Erstellung oder Termin es sich handelt und um welche Uhrzeit. Auch die einzuplanende Zeit in Tagen 5 kann eingestellt werden.

Wenn die Aufgabe nach der Fertigstellung wiederholt werden soll, können Sie dies über die Aktivierung der entsprechenden Checkbox 6 einstellen. Weitere Informationen zur Wiederholung von Aufgaben finden Sie im nächsten Abschnitt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Abschlussbedingungen für die Aufgabe zu hinterlegen. Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf den „+“-Button 7. Sobald eine Bedingung erscheint, können Sie über das Auswahlmenü 8 wählen, welche Bedingungen Sie für diese konkrete Aufgabenvorlage nutzen möchten. Es handelt sich dabei um die Aktionsketten-Bedingungen. Um diese Bedingungen anzupassen oder neue anzulegen klicken Sie entweder auf die drei Punkte 10 oder gehen Sie über Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen.

Für die Bedingungen innerhalb der Aufgabenverwaltung können Sie zudem über den Stift 9 ein weiteres Popover öffnen, in welchem Sie einen Hinweistext bei Nichterfüllung der Bedingung hinterlegen:

Wiederholungen

Wenn Sie einstellen möchten, dass eine Aufgabe sich nach der Fertigstellung generell wiederholt, können Sie dies über die Checkbox unten tun. Sie können an dieser Stelle zwischen den folgenden Optionen wählen:

• täglich (Mo – Fr)
• wöchentlich
• monatlich
• jährlich

Sollten Sie die Wiederholung anders einstellen wollen, können Sie außerdem „weitere Optionen“ wählen. In diesem Fall öffnet sich ein Popover.

An dieser Stelle können Sie zum Beispiel konkrete Wochentage (inklusive Samstag und Sonntag) angeben, an welchen die Aufgabe sich wiederholen soll. Für die Auswahlen „wöchentlich“, „monatlich“ und „jährlich“ können Sie außerdem angeben, dass die Wiederholung nicht jede/n/s, sondern nur jede/n/s x-te/n/s Woche/Monat/Jahr stattfindet. Außerdem kann bei Bedarf ein Enddatum der Wiederholung hinterlegt werden.