elektronische Ersatzbescheinigung (eEB)

Die elektronische Ersatzbescheinigung dient als Versicherungsnachweis, wenn beim Praxisbesuch ausnahmsweise keine elektronische Gesundheitskarte vorgelegt werden kann. Die Zustellung der eEB von der Krankenkasse zu Ihrer Praxis erfolgt elektronisch über den KIM-Dienst. Die manuelle Eingabe der Versicherungsdaten für ein Ersatzverfahren entfällt somit. Folgende Möglichkeiten gibt es, eine eEB zu beantragen:

• Anforderung einer elektronischen Ersatzbescheinigung durch den Patienten selbst: Erstellen Sie für Ihre Praxis über diese Seite der Gematik (für Arztpraxen) ein PDF mit Ihrem individuellen QR-Code; Sie benötigen hierfür Ihre KIM-Mailadresse. Der Patient kann über seine Krankenkassen-App mit seinem Smartphone und dem QR-Code (oder auch alternativ mit Ihrer KIM-Mailadresse) die elektronische Ersatzbescheinigung anfragen. Alternativ kann der Patient auch den QR-Code direkt einscannen und wird dann über diese Seite der Gematik (für Patienten) auf die jeweilige Krankenkassen-Homepage oder zur jeweiligen Krankenkassen-App weiter geleitet, um dann die Zustellung einer elektronischen Ersatzbescheinigung an Ihre Praxis zu veranlassen.
• Achtung – derzeit nicht möglich (Stand 07/2025, Link zu einer aktuellen Diskussion im Forum). Anforderung einer elektronischen Ersatzbescheinigung durch Ihre Praxis: Alternativ können Sie für einen Bestandspatienten, bei dem bereits die Versicherungsdaten vorliegen, aus tomedo® heraus bei der Krankenkasse die elektronische Ersatzbescheinigung anfordern .

Voraussetzung für die Nutzung der eEB in Ihrer Praxis sind folgende:

• TI-Anbindung mit SMC-B und eHBA-Karte und KIM-Mail-Konto. Schauen Sie in das Kapitel Telematikinfrastruktur für mehr Informationen zu dessen Einrichtung.
• Krankenkasse bietet bereits den Versand der elektronischen Ersatzbescheinigung an.

elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) bei der GKV anfordern

Achtung – derzeit nicht möglich (Stand 07/2025)

Für GKV Bestandspatienten kann aus tomedo heraus die elektronische Ersatzbescheinigung in den Patientendetails angefordert werden. Voraussetzung ist, dass die Versicherungsdaten (IK- und Versicherungsnummer) für den Patienten hinterlegt sind.

Öffnen Sie für die eEB-Anforderung die Patientendetails und wählen im Abrechnungsblock „Gesetzl. Krankenkasse“ oder „Zusammenfassung“. Im Behandlungsausweis ist auf den Button „eEB“ zu klicken, um die Anforderung auszulösen. Bevor die Anforderung über KIM-Versand wird, muss über einen Abfragedialog bestätigt werden, dass der Patient damit einverstanden ist.

Hinweis: In der E-Mailverwaltung bzw. Inbox werden im Gesendet-Ordner des verwendeten KIM-Accounts diese Anfragen unter dem E-Mailtyp „EEB“ aufgeführt und können so eingesehen werden.

Eingehende elektronischen Ersatzbescheinigungen

Die von der Krankenkasse versendeten elektronischen Ersatzbescheinigungen können in tomedo® an zwei Stellen eingesehen werden.

Ansicht in der Inbox

In der E-Mailverwaltung bzw. Inbox werden die empfangenen KIM-Mails unter dem Modul „eEB“ 1 aufgeführt. Außerdem sind die empfangenen KIM-Mails der Krankenkasse unter dem E-Mailtyp „EEB“ 2 einsehbar.

Tabellarische Übersicht

Das Verwaltungsfenster der elektronischen Ersatzbescheinigungen erreichen Sie über das Verwaltungsmenü → KV → eEB elektronischen Ersatzbescheinigung. Dort werden ebenfalls die von der Krankenkasse versendeten elektronischen Ersatzverordnungen bzw. Fehlerfeedback aufgelistet.

In der Verwaltung können Sie über den Button alle 1 die eEB entsprechend des angegebenen Zeitraums laden und über den Button nicht zugeordnet 2 nur diese, welche noch nicht geordnet wurden. Der Button 3 lädt unabhängig von angegebenen Zeitraum alle eEB, welche noch keinem Patienten zugeordnet wurden. Mit Aktivierung der Checkbox 4 werden nach Öffnen des Fensters automatisch alle relevanten eEBs aufgelistet. Nutzen Sie die Filterfunktion 5 für Ihre individuellen Bedürfnisse.

Nutzen Sie die Spalten 6, um die eEB einem Patienten zuzuordnen. Klicken Sie dort auf den Button „Kartei einlesen“ 7 Weichen die Daten im eEB von den in tomedo hinterlegten Daten ab, erscheint ein entsprechender Abfragedialog für die Datenübernahme beim Einlesen der eEB. Genauer können Sie wählen zwischen: Karte nicht importieren, anderer Patient und Änderungen übernehmen. Wurde eine Karte eingelesen, wird der in dieser Spalte der Status „wurde zugeordnet“ aufgeführt. Eine erfolgreich zugeordnete eEB wird mit „wurde zugeordnet“ 8 gekennzeichnet. Kann die Krankenkasse für die Anfrage keine eEB senden, wird das Fehlerfeedback hier aufgeführt 9. Nutzen Sie den Löschen-Button 10, um die Rückmeldungen der Krankenkassen ohne eEB (also die Einträge mit Fehlern) zu löschen, damit diese nicht mehr als Offen in der Inbox bzw. als „relevant“ betrachtet werden. Nutzten Sie auch diese Verlinkung zu weiterführenden Informationen rund um die eEB 11.

Weitere Hintergrundinformationen zur elektronischen Ersatzbescheinigung finden Sie auch auf den Seiten der KBV.