Voraussetzungen und Einstellungen für ePA 3.0

Hier geht es zu den FAQ der ePA3.0 (ePA für alle).

1. Voraussetzungen für den ePA-Einsatz

Für die erfolgreiche Nutzung der ePA müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Anbindung an die Telematikinfrastrutkur (TI), schauen Sie für mehr Informationen in dieses Kapitel.
2. e-Health-Konnektor: Secunet, Koco-Box oder Rise
   • PTV4+ oder höher
   • Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
   • Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.

3. e-Health-Kartenterminal: mindestens ein ggf. mehrere Karteinterminals (je nach Praxis-Aufbau)

4. SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt.

• Achtung: Praxisgemeinschaften müssen pro SMCB einen eigenen Mandaten besitzen wo die SMCB hinterlegt ist. Damit ist gemeinsame Nutzung eines Mandant in Zusammenhang mit der ePA nicht möglich!

2. Einstellungsoptionen rund um die ePA

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2.1 Aktivierung der ePA 3.0 Version

In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines wählen Sie die ePA Stufe 3.0. Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten.

Wichtig:

An diesem Punkt fragt tomedo nach, ob man alle Voraussetzung für die ePA 3.0 hat und setzt zunächst die Einstellungen zurück. Sollte dies der Fall sein, können Sie die Einstellung noch mal setzen.

2.2 Als Praxis den Upload der eAU, BMP und Arztbrief einschränken

In den tomedo Einstellungen gibt es jeweils eine Option zur automatischen Aktivierung der ePA-Checkbox, siehe Abschnitt: Praxis-Einstellung zur (De-)Aktivierung.

Ist diese Option in den Einstellungen jeweils aktiviert, versucht tomedo bei der Erstellung relevanter Dokumente (eAU, BMP, Briefe), den Upload standardmäßig zu markieren. Dies erfolgt über die Checkbox, die folgende Bilder im entsprechenden Dokument zeigen.

Hinweis: Die Checkbox ist nur automatisch aktiv, wenn auch der Patient dem ePA-Upload zugestimmt hat. Das bedeutet, auch wenn die Praxiseinstellung aktiv ist, bleibt die Checkbox deaktiviert, sofern der Patient keine Angabe gemacht oder dem Upload widersprochen hat

Tipp: In den Dokumenten kann manuell die Checkbox für den ePA-Upload jederzeit aktiviert und deaktiviert werden.

Hinweis bei deaktivierter Praxiseinstellung: Haben Sie die Praxis-Einstellung deaktiviert und Sie aktivieren nun diese Checkbox für den ePA-Upload im Dokument, dann erscheint folgender Abfragedialog (am Beispiel vom BMP).

2.2.1 Praxis-Einstellung zur (De-)Aktivierung

a) eAU-Einstellung

Die tomedo Einstellung für den eAU Upload in ePA befindet sich unter Praxis -> KIM-Dienste -> eAU (KIM): „direkt nach dem Versenden … in die ePA laden“. Damit standardmäßig kein Upload in die ePA erfolgt muss im Auswahlmenü „nein“ gesetzt werden.

b) BMP-Einstellung

Die Einstellung für den BMP Upload in ePA befindet sich unter Praxis -> Mediks -> Bundeseinheitlicher Medikamentenplan (BMP): „BMP direkt nach Drucken/Speichern in die ePA laden“ deaktiviert werden. Wie auch bei der e

c) Arztbrief-Einstellung

Ab der tomedo Version v1.165 erscheint für Administratoren ein Aktivierungsdialog für den ePA-Upload von Arztbriefen. Dieser Dialog wird an folgenden Stellen sichtbar, wenn sie folgende Fenster/Karteieinträge öffnen:

• Im Briefschreibungsfenster
• Arztbrief Kartei-Popover
• In der eArztbriefverwaltung

In diesem Dialog stehen drei Buttons zur Verfügung:

• Später: Wenn Sie diesen Button wählen, schließt sich der Dialog und die Einstellung bleibt unverändert. Der Dialog wird beim nächsten „Trigger“ erneut angezeigt und erscheint so lange bis einmal eine Entscheidung (Ja oder Nein) getroffen wurde.
• Ja: Klicken Sie hier, um die Einstellung für den standardmäßigen Upload zu aktivieren.
• Nein: Wählen Sie nein, wenn der Haken für den Upload nicht aktiviert werden soll.

Alternativ zum Dialog können Sie die Option jederzeit manuell anpassen. Öffnen Sie dazu die tomedo → Einstellungen → Praxis → Brief/Fax/Tel und aktivieren „Haken zum Arztbrief-Upload in die ePA standardmäßig vorausgewählt“.

Schauen Sie in diesen Abschnitt um mehr über den Upload von eArztbriefen in Bezug zu der Einstellung zu erfahren.

2.3 Berechtigungen für Upload pro Patient für verschiedene Dokumente festlegen

Die Berechtigung für den Upload ist individuell für den Patienten einzustellen. Standardmäßig ist für alle Patienten eingestellt, dass sie dem Upload zustimmen. In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei haben Sie die Möglichkeit den Default “akzeptiert Hochladen in die ePA“ für alle Patienten auf “nein“ zusetzen.
Hinweis: Wurde die Einstellung für den Patienten bereits einmal deaktiviert und wieder aktiviert, dann wird durch diese Praxiseinstellung, für den Patienten ignoriert und somit nicht wieder deaktiviert.

Die Berechtigungen zum Upload von Dokumenten in die ePA kann in den Patientendetails im Reiter „Datenschutz & ePA“ eingestellt und dokumentiert werden. Standardmäßig ist eingestellt, dass der Patient grundsätzlich dem Upload von Dokumenten zugestimmt 1 hat. Da der Upload von Arztbriefen und Laborbefunden verpflichtend ist, ist auch hier die Einstellung standardmäßig auf „ja, zugestimmt“ 2 vorausgewählt. Weil dem Upload der eAU und BMP der Patient zugestimmt haben muss, ist hier die Auswahl noch offen „keine Angabe“ 3. Nutzen Sie den Button 4, um im Karteieintragstyp „ePA-DOKU“ den aktuellen Widerspruch/Einwilligung zu speichern.

Tipp: Alle Checkboxen haben eine Historie. Diese erreichen Sie über den Rechtsklick auf die jeweilige Checkbox. So können Sie nachvollziehen, durch welchen Nutzer wann welche Einstellung gesetzt wurde.

Die ePA Uplaod-Zustimmung bzw. -Widerspruch für einzelne Dokumente kann über Ankreuzfelder in Formularen direkt in die Patientendetails zurückgeschrieben werden. Das Formular können Sie in der Formularverwaltung unter dem Admin-Menü entsprechend konfigurieren.
So können Sie direkt im Anamnesebogen die Zustimmung/Widerspruch zum Upload der einzelnen ePA Dokumente abgefragt werden, die anschließend automatisch in den Patientendetails gespeichert werden.

2.4. Erläuterung der Status zur Zustimmung/Widerpruch im Zusammenspiel mit der Praxiseinstellung

Vor dem Upload der Dokumente in die ePA, werden die Berechtigungen in den Patientendetails geprüft. Zur Unterstützung wird in den betreffenden Dokumenten der Patientenwille in einem Badge angezeigt. Im folgenden sehen Sie am Beispiel der eAU die unterschiedlichen Status.

Hinweis zur Verringerung von Rückfragen innerhalb von tomedo: Sollen keine Rückfragen aufgrund des Patienten-Widerspruchs erscheinen, dann nutzen Sie die tomedo-Einstellung unter Nutzer -> Sonstiges -> Ignorierte Hinweise: „Dialog zum ePA-Upload trotz Angabe in den Patientendetails, dass der Patient keinen Upload wünscht, ausblenden.“

3. Vorauswahl des Tabs ePA in der Kartei

4. Vorbefüllung der Metadaten pro Dateiupload

Für den Upload können folgende Werte durch den Admin-Nutzer vorkonfiguriert werden:

• Fachrichtung des Autors
• Dokumenttitel
• Dokumentklasse und Dokumenttyp

4.1 Fachrichtung des Autors

Im Admin-Menü Nutzer im Tab Leistungserbringer kann nutzerspezifisch die Fachrichtung für den ePA-Upload ausgewählt werden. Ist eine Fachrichtung ausgewählt, so wird diese im Uploadfenster vorbefüllt, wenn dieser Nutzer als Autor gesetzt ist.

Standardmäßig ist keine Fachrichtung in der Nutzerverwaltung angegeben, so wird die zuletzt an einem Arbeitsplatz verwendete, benutzt.

Hinweis: Im Upload-Fenster wird nach manueller Änderung des Autors nicht die Fachrichtung des gewählten Autors gesetzt.

4.2 Dokumenttitel, Dokumentklasse und Dokumenttyp

Sie können in tomedo® für jeden Formulartyp, Karteieintragstyp und jede Briefvorlage individuelle ePA-Metadaten hinterlegen. Dazu gehört der ePA-Dokumenttitel, ePA-Dokumentklasse sowie der ePA-Dokumenttyp. Diese Angaben werden beim Upload von Dokumenten in die elektronische Patientenakte (ePA) herangezogen und erleichtern Ihnen den Praxisablauf.

Sie finden die entsprechenden Einstellungen an drei Stellen in tomedo®:

• Admin → Karteieintragtypen für Karteieintragtypen
• Admin → Formulare für Formulartypen
• Admin → Vorlagen für Briefvorlagen

Dokumenttitel

Das Feld ePA Dokumenttitel legt den Dokumentnamen in der ePA fest und ist unabhängig von Dokumentklasse und Dokumenttyp konfigurierbar. Es verhält sich wie folgt:

• Feld bleibt leer: Es wird automatisch der Standardtitel des zugeordneten Karteieintragtyps, Formulartyp oder Briefvorlage verwendet.
• Feld wird befüllt: Der manuell eingetragene Titel hat Vorrang vor allen Standardwerten.
• Nutzung von Makros (Briefkommandos): Das Titelfeld unterstützt Textbausteine und Kommandos. Sie können spezielle Kommandos nutzen, um den Titel dynamisch beim Upload generieren zu lassen.
  • Die Textbausteine müssen in folgender Syntax $[Textbaustein]$ ausgegeben werden. Im Rahmen des Uploads werden die Kommandos und Textbausteine ersetzt. Im Uploadfenster (bzw. Metadatenfenster) können Sie die Angaben nochmal einsehen.
  • Für Laborbefunde steht zusätzlich das Kommando $[befundDatum]$ zur Verfügung um das Befunddatum im Titel mit anzugeben.

Hinweis: Der Dokumententitel darf maximal 128 Zeichen umfassen. Bei Überschreitung der Zeichenanzahl wird der Titel automatisch gekürzt.

Achtung: Die Konfiguration des Titels wird ignoriert, wenn am gewählten Karteieintrag mehrere Anhänge in die ePA geladen werden. In dem Fall wird der tatsächliche Dateiname des Anhangs als Titel verwendet. Auf diese Weise wird unterstützt, dass die Dateinamen eindeutig sind.

Dokumentklasse und Dokumenttyp

Einstellungen in der Formularverwaltung

Unter Admin → Formulare definieren Sie die ePA-Metadaten für Ihre Formulare. Wählen Sie das gewünschte Formular aus. In den Einstellungen finden Sie neben dem ePA Dokumenttitel folgende Felder:

• ePA Dokumentklasse: Ein Auswahlmenü mit der standardisierten Liste der ePA-Dokumentklassen.
• ePA Dokumenttyp: Ein Auswahlmenü der zur gewählten Dokumentklasse passenden Dokumenttypen.

Wenn Sie für einen Formulartyp keine eigenen Werte für Dokumentklasse und -typ festlegen, übernimmt das System automatisch die Standardwerte aus dem entsprechenden Karteieintragtyp. Solange diese Standardwerte aktiv sind, sehen Sie unter den Auswahlmenüs einen entsprechenden Hinweis (z. B. „(aus Karteieintragstyp FOR übernommen)“). Sobald Sie eigene Werte eintragen, werden diese verwendet.

Die Zuordnung der Standardwerte erfolgt nach dieser Logik:

• AU (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung): Übernimmt die Werte aus dem Karteieintragtyp AU (Klasse: ADM, Typ: BESC).
• Rezepte (blaues Rezept, BTM, T-Rezept, grünes Rezept etc.): Übernimmt die Werte aus dem Karteieintragtyp MED.
• Überweisungen (alle Formulare mit „ÜBW“ im Namen): Übernimmt die Werte aus dem Karteieintragtyp ÜBW.
• Alle anderen Formulare: Übernehmen die Werte aus dem Karteieintragtyp FOR.

Hinweis: Beim Formulartyp AU sind die Dokumentklasse und der Dokumenttyp fest vorgegeben. Diese können nicht geändert werden, weshalb die entsprechenden Auswahlmenüs deaktiviert sind.

Einstellungen in der Briefvorlagenverwaltung

Unter Admin → Vorlagen konfigurieren Sie die ePA-Metadaten für Ihre Arztbriefe und Dokumente. Hier stehen Ihnen dieselben Konfigurationsmöglichkeiten wie in der Formularverwaltung zur Verfügung.

Auch für Briefvorlagen greift eine Fallback-Logik, wenn Sie keine eigenen Werte definieren. tomedo prüft die Einstellungen in folgender Reihenfolge:

1. Eigene Werte der Briefvorlage.
2. Werte des verknüpften Karteieintragtyps (sofern die Briefvorlage einem Karteieintragtyp zugeordnet ist und dieser ePA-Werte besitzt). Ein Hinweistext zeigt Ihnen dies an (z. B. „(aus Karteieintragstyp ABR übernommen)“).
3. Werte des Karteieintragtyps ABR als finaler Fallback.

Einstellungen in der Karteieintragtypen-Verwaltung

Unter Admin → Karteieintragtypen verwalten Sie die ePA-Metadaten der Karteieintragtypen. Diese fungieren gleichzeitig als Standardwerte für die zugeordneten Formulare und Briefvorlagen. Standardmäßig sind diese Angaben nicht vorbefüllt.

Hinweis: Für bestimmte Karteieintragtypen sind die ePA-Metadaten fest durch das System vorgegeben und können nicht editiert werden:

• ABR (Arztbrief): Dokumentklasse BRI, Dokumenttyp BERI.
• AU (Arbeitsunfähigkeit): Dokumentklasse ADM, Dokumenttyp BESC.
• BMP (Medikationsplan/Bundesmedikamentenplan): Dokumentklasse PLA, Dokumenttyp MEDI.

Vorbefüllung der ePA-Metadaten im Upload-Fenster

So werden Angaben zur Dokumentenklasse und Dokumententyp für Anhänge von diesem Karteieintrag gesetzt, wenn die jeweiligen Dokumente in die ePA geladen werden. So muss diese Angabe nicht pro Dokument manuell gesetzt werden.

Sind die Pflichtangaben, wie Dokumenttyp und keine Dokumentklasse nicht gesetzt, wird das Eingabefeld sowie die Datei im Menü (links) mit einem roten Icon gekennzeichnet

Tipp: Planen Sie vorweg, in welchen Karteieintragstypen und Formular, Sie welche Dateien ablegen, um den Anpassungsaufwand zu minimieren.

Hinweis: In der ePA selbst werden die Dokumente entsprechend der Dokumentenklassifizierung eingruppiert und sind entsprechend unter der jeweiligen Dokumentenklasse und -typ zu finden. Beachten Sie dabei, dass ein aussagekräftiger Titel großen Mehrwert beim Finden von Dokumenten stiftet.

5. Teil-Automatische Übertragung von Dokumenten in das Metadaten-Upload-Fenster

Dokumente, wie den BMP und eAU können teil-automatisch in die ePA geladen werden. Teil-automatisch bedeutet, dass diese Dokumente „nur“ in das ePA Metadaten-Upload-Fenster übertragen werden und der finale Upload in die ePA-Akte durch den Button-Klick auf „Alle Dokumente in die ePA laden“ bestätigt werden muss.

Im Metadaten-Upload-Fenster haben Sie noch vor dem Upload die Möglichkeit weitere Dokumente hinzuzufügen oder auch den Vorgang ganz abzubrechen.

5.1 Für den BMP

Mit Aktivierung der Checkbox „BMP beim Speichern/Drucken in ePA laden“:

Wird das BMP-PDF automatisch in das Metadaten-Upload-Fenster geladen. Die zu verwendende Dokumentenklassifizierung kann in der Karteieintragtypen Verwaltung vordefiniert werden.

Hat der Patient kein BMP, dann erscheint ein entsprechender Hinweis. Hat die Praxis keinen Zugriff auf die Akte, wird der BMP dennoch in das ePA Upload-Fenster geladen, da in dem Status diese Information noch nicht vorliegt. Der Uplaod in die ePA ist ohne Zugriff auf die Akte natürlich nicht möglich.

5.2 Für die eAU

Soll mit erfolgreichem Versand der eAU an die Krankenkasse, das eAU-Formular in das Metadatenfenster für den manuellen Upload geladen werden? Dann beachten Sie die tomedo Einstellung, Praxis → KIM-Dienste → eAU (KIM).

Hier können Sie wählen, ob das Versichertenexemplar oder das Versicherten- und Arbeitgeberexemplar der eAU in das Metadatenfenster eingestellt werden soll.

Achtung: Die eAU ist kein Dokument, das Sie verpflichtend in die ePA laden müssen. Die eAU darf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten in die ePA geladen werden. Die Einwilligung muss in der Behandlungsdokumentation nachprüfbar festgehalten werden. Siehe im SGB V §347 Absatz 4.

Hinweis: Für die erforderliche Bestätigung pro Patient öffnet sich nach erfolgreich eAU Versand dieser Abfragedialog. Dieser Abfragedialog kann nutzerspezifisch in den tomedo Einstellungen (Nutzer → Sonstiges → Ignorierte Hinweise) deaktiviert bzw. aktiviert werden.

Wenn Sie die Option für die automatische Übertragung der eAU-Forumlare in das ePA-Upload-Fenster nutzen, wird das bekannte Metadatenfenster (ePA-Upload Fenster) mit vorausgewählter Dokumentenklassifizierung geöffnet.

Hinweis: Die Übertragung erfolgt erst nach dem erfolgreichen eAU-Versand und der MDN-Bestätigung durch die zuständige Krankenkasse.

5.3 Für den Arztbrief

Wie verhält sich tomedo nach Aktivierung?

Hat der Patient dem Arztbrief-Upload oder generell dem Uplaod widersprochen, dann muss die Checkbox für den ePA-Upload manuell aktiviert werden.

Stimmt ein Patient generell dem Arztbrief-Upload zu, so wird im Arztbrief, der Haken „mit Druck/Versand in ePA“ bei Brieferstellung zum Upload markiert. Folglich werden die Arztbriefe mit eArztbrief-Versand, Drucken, Faxen und Mailen automatisch zum Metadaten Upload-Dialog übergeben. Wird der Arztbrief aus der eArztbrief-Verwaltung für einen Patienten versendet, dann öffnet sich ebenfalls der Metadaten Upload-Dialog. Werden allerdings aus der eArztbrief-Verwaltung mehrere Briefe an unterschiedliche Patienten in einem Schritt versendet, dann wird ausschließlich die Angabe zum ePA Upload im entsprechend Arztbrief berücksichtigt und der Upload erfolgt direkt ohne das Öffnen des Metadaten Upload-Dialogs.

Lehnt der Patient einmalig ab, ist Ihre manuelle Entfernung des Hakens erforderlich, z.B. wenn der Patient bei

• stigmatisierenden Inhalte,
• sexuell übertragbaren Erkrankungen oder
• genetischen Untersuchungen

nicht zustimmt.

Wie verhält sich tomedo ohne Aktivierung?

In dem Fall ist die Checkbox immer deaktiviert und muss stets manuell bei Bedarf aktiviert werden, unabhängig davon ob der Patient dem Upload zugestimmt hat oder nicht.

6. Aktionskettenauslöser ePA → „Dokumente erfolgreich in die ePA hochladen“ für den Praxisworkflow nutzen

Konfigurieren Sie ePA Aktionskettenauslöser im Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ unter dem Admin-Menü → Aktionsketten.

Tipp: So können Sie speziell für Ihren Abrechnungsbereich die passenden Leistungsziffern direkt dokumentieren.

7. Automatisch EBM-Leistungen zur Befüllung der ePA vorgeschlagen lassen

Das automatische Vorschlagen der EBM-Leistungen ist in den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → ePA zu aktivieren. Standardmäßig ist die Checkbox zur automatischen Scheinanlage aktiviert. Aktivieren Sie Checkboxen für die Leistungen (01647, 01648 und/oder 01431), die automatisch vorgeschlagen werden sollen.

Hinweise zur Leistungsdokumentation: Die Leistungen 01647 und 01648 dürfen jeweils nur einmal auf dem KV-Schein stehen. Außerdem ist die Dokumentation der Leistungen 01647 und 01648 zusammen auf einen KV-Schein nicht erlaubt. Dementsprechend werden diese nicht vorgeschlagen, wenn sie bereits auf dem KV-Schein dokumentiert sind.

Für die Leistung 01431 ist noch mehr zubeachten. Diese darf maximal 4 Mal im Arztfall, im Arztfall nur neben 01430, 01435 und 01820 und nicht neben anderen GOP oder Grundpauschalen abgerechnet werden und nicht mehrfach am Tag. tomedo prüft beim ePA-Upload, ob die ePA-Akte leer ist und schläft infolge dessen nur bei der möglichen ePA-Erstbefüllung auch die Leistung vor. Weiter prüft tomedo für die Dokumentation der „ePA-Unterstützungsleistung“, ob die Regeln in Bezug auf den Patienten erfüllt sind. Hinweis: Es werden alle relevante Scheine für die Prüfung berücksichtigt.

8. Zugriff auf ePA für Nutzer in der Praxis einschränken

Standardmäßig gibt es keine Einschränkung, d.h. jeder Nutzer kann an einem TI-fähigen Arbeitsplatz auf die ePA Akte aller Patienten zugreifen.

In der Rechteverwaltung könne die Zugriffsrechte der Nutzer eingeschränkt werden. Genauer können Lese-, Schreib- und Löschberechtigung erteilt werden, wodurch Nutzer ohne das Recht keinen Zugriff mehr haben. Mit Ausnahme von Admin/Administratoren, welche von Rechten nicht ausgeschlossn werden können.

9. Aktivierung der ePA-Loglevel im Supportfall

Unter Umständen kann es für den Entwickler im Supportfall hilfreich sein, die genauen Log-Meldungen bezüglich der ePA einzusehen, um das Problem zu lösen. Aktivieren Sie in dem Fall die „LogLevelEPA“ unter dem Menü → Logs → Logleves Feinschaltung. Schauen Sie zur Aktivierung bei Bedarf in diesen Handbucheintrag.