Voraussetzungen und Einstellungen für ePA 3.0

Hier geht es zu den FAQ der ePA3.0 (ePA für alle).

Voraussetzungen für den ePA-Einsatz

Für die erfolgreiche Nutzung der ePA müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Anbindung an die Telematikinfrastrutkur (TI), schauen Sie für mehr Informationen in dieses Kapitel.
2. e-Health-Konnektor: Secunet, Koco-Box oder Rise
   • PTV4+ oder höher
   • Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
   • Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.

3. e-Health-Kartenterminal: mindestens ein ggf. mehrere Karteinterminals (je nach Praxis-Aufbau)

4. SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt.

• Achtung: Praxisgemeinschaften müssen pro SMCB einen eigenen Mandaten besitzen wo die SMCB hinterlegt ist. Damit ist gemeinsame Nutzung eines Mandant in Zusammenhang mit der ePA nicht möglich!

Einstellungsoptionen rund um die ePA

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Mehr Informationen

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Aktivierung der ePA 3.0 Version

In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines wählen Sie die ePA Stufe 3.0. Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten.

Wichtig:

An diesem Punkt fragt tomedo nach, ob man alle Voraussetzung für die ePA 3.0 hat und setzt zunächst die Einstellungen zurück. Sollte dies der Fall sein, können Sie die Einstellung noch mal setzen.

Als Praxis dem Upload der eAU und BMP einschränken

In den tomedo Einstellungen können Sie zentral dem Upload der eAU und BMP einschränken. Das bedeutet, dass die Haken für den ePA Upload im AU-Formular und BMP-Fenster standardmäßig deakiviert sind, unabhängig davon was in den Patientendetails hinterlegt ist.

• Einstelltung für eAU Upload in ePA: Unter Praxis -> KIM-Dienste -> eAU (KIM): „direkt nach dem Versenden … in die ePA laden“ muss im Auswahlmenü auf „nein“ gesetzt werden, damit standardmäßig kein Upload in die ePA erfolgt.

• Einstelltung für BMP Upload in ePA: Der BMP Upload kann unter Praxis -> Mediks -> Bundeseinheitlicher Medikamentenplan (BMP): „BMP direkt nach Drucken/Speichern in die ePA laden“ deaktiviert werden.

Wird eine eAU oder BMP ausgestellt, für einen Patienten, der dem Uplaod nicht widersprochen hat, erscheint eine extra Abfrage, ob diese Einstellung aktiviert werden kann. Soll diese Abfrage nicht erscheinen aktivieren Sie zusätzlich jeweils den Haken für „Dialog zu dieser Eintellung ausblenden“.

Berechtigungen für Upload pro Patient für verschiedene Dokumente festlegen

Die Berechtigung für den Upload ist individuell für den Patienten einzustellen. Standardmäßig ist für alle Patienten eingestellt, dass sie dem Upload zustimmen. In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei haben Sie die Möglichkeit den Default “akzeptiert Hochladen in die ePA“ für alle Patienten auf “nein“ zusetzen.
Hinweis: Wurde die Einstellung für den Patienten bereits einmal deaktiviert und wieder aktiviert, dann wird durch diese Praxiseinstellung, für den Patienten ignoriert und somit nicht wieder deaktiviert.

Die Berechtigungen zum Upload von Dokumenten in die ePA kann in den Patientendetails im Reiter „Datenschutz & ePA“ eingestellt und dokumentiert werden. Standardmäßig ist eingestellt, dass der Patient grundsätzlich dem Upload von Dokumenten zugestimmt 1 hat. Da der Upload von Arztbriefen und Laborbefunden verpflichtend ist, ist auch hier die Einstellung standardmäßig auf „ja, zugestimmt“ 2 vorausgewählt. Weil dem Upload der eAU und BMP der Patient zugestimmt haben muss, ist hier die Auswahl noch offen „keine Angabe“ 3. Nutzen Sie den Button 4, um im Karteieintragstyp „ePA-DOKU“ den aktuellen Widerspruch/Einwilligung zu speichern.

Tipp: Alle Checkboxen haben eine Historie. Diese erreichen Sie über den Rechtsklick auf die jeweilige Checkbox. So können Sie nachvollziehen, durch welchen Nutzer wann welche Einstellung gesetzt wurde.

Die ePA Uplaod-Zustimmung bzw. -Widerspruch für einzelne Dokumente kann über Ankreuzfelder in Formularen direkt in die Patientendetails zurückgeschrieben werden. Das Formular können Sie in der Formularverwaltung unter dem Admin-Menü entsprechend konfigurieren.
So können Sie direkt im Anamnesebogen die Zustimmung/Widerspruch zum Upload der einzelnen ePA Dokumente abgefragt werden, die anschließend automatisch in den Patientendetails gespeichert werden.
Achtung: Unter tomedo iOS funktioniert der Rückschrieb für diese Angaben erst ab Version XXX.

Erläuterung der Status für den Upload

Vor dem Upload der Dokumente in die ePA, werden die Berechtigungen in den Patientendetails geprüft.

Der Patient hat zugestimmt und es erscheinen keine Rückfragen.

• Ist die BMP Checkbox aktiviert, dann ist auch im BMP Fenster, die ePA-Checkbox für den ePA Upload aktiviert. Im BMP Fenster kann diese Checkbox optional deaktivert werden.
• Wurde dem eAU Upload zugestimmt, dann ist im AU-Formular ebenfalls die ePA-Checkbox für den ePA Upload aktiviert. Im AU Formular kann diese Checkbox optional deaktivert werden.
  Hinweis: Ist die Praxiseinstellung auf „nein“ gesetzt oder wünscht der Patient keinen eAU-Upload, ist das Häkchen nicht gesetzt.

Der Patient hat dem Upload für den Dokumententyp widersprochen. Der Upload ist dadurch nicht möglich.

• Hinweis für den Upload der eAU und BMP: Die Checkbox im AU Formular/BMP ist dadurch deaktiviert. Aktiviert der Nutzer die Checkbox, wird damit die generelle eAU- oder BMP-Zustimmung des Patienten in den Patientendetails gesetzt und die AU/BMP kann in die ePA geladen werden.

Hier hat der Patient für die eAU oder BMP noch keine Auswahl getroffen.

• Workflow für eAU Upload: In diesem Status ist die Checkbox im AU Formular aktiv. Mit Speichern, Abschließend, Druck oder Versand der AU wird abgefragt, ob dem Uplaod generell zugestimmt wird: 1 Ja, hochladen und 2 Nein, nicht hochladen. Diese Angaben werden in den Patientendetails entsprechend gespeichert.
  Hinweis zur eAU ePA-Praxiseinstellung: Ist die Praxiseinstellung auf „nein“ gesetzt oder wünscht der Patient keinen eAU-Upload, ist das Häkchen nicht gesetzt.
  Hinweis zum Versand aus der eAU-Verwaltung: Beim eAU-Upload über die Verwaltung wird bei zwei oder mehr gleichzeitig ausgewählten AUs das Upload-Fenster unterdrückt und es werden nur AUs mit Zustimmung in die jeweilige ePA direkt hochgeladen.
  
• Workflow für BMP Upload: Wurde für den Patienten noch keine Auswahl getroffen (Zustimmung oder Widerspruch), dann erscheint der Abfragedialog, wie bei der eAU, wenn versucht wird, diesen Dokumententyp in die ePA Akte zu laden.
  Hinweis zur BMP ePA-Praxiseinstellung: Ist die Praxiseinstellung auf „nein“ gesetzt oder wünscht der Patient keinen BMP-Upload, ist das Häkchen nicht gesetzt.

Vorauswahl des Tabs ePA in der Kartei

Vorbefüllung von Werten pro Dateiupload

Für den Upload können folgende Werte vorkonfiguriert werden:

• Fachrichtung des Autors
• Dokumenttitel
• Dokumentklasse und Dokumenttyp

Fachrichtung des Autors

Im Admin-Menü Nutzer im Tab Leistungserbringer kann nutzerspezifisch die Fachrichtung für den ePA-Upload ausgewählt werden. Ist eine Fachrichtung ausgewählt, so wird diese im Uploadfenster vorbefüllt, wenn dieser Nutzer als Autor gesetzt ist.

Standardmäßig ist keine Fachrichtung in der Nutzerverwaltung angegeben, so wird die zuletzt an einem Arbeitsplatz verwendete, benutzt.

Hinweis: Im Upload-Fenster wird nach manueller Änderung des Autors nicht die Fachrichtung des gewählten Autors gesetzt.

Dokumenttitel

Für jeden Karteieintragstyp kann ein Dokumenttitel 1 vorweg definiert werden. Für die Konfiguration sind Kommandos und Textbausteine erlaubt. Die Textbausteine müssen in folgender Syntax %[Textbaustein]% ausgegeben werden. Im Rahmen des Uploads werden die Kommandos und Textbausteine ersetzt. Im Uploadfenster (bzw. Metadatenfenster) können Sie die Angaben nochmal einsehen.

Hinweis: Der Dokumententitel darf maximal 128 Zeichen umfassen. Bei Überschreitung der Zeichenanzahl wird der Titel automatisch gekürzt.

Achtung: Die Konfiguration des Titels wird ignoriert, wenn am gewählten Karteieintrag mehrere Anhänge in die ePA geladen werden. In dem Fall wird der tatsächliche Dateiname des Anhangs als Titel verwendet. Auf diese Weise wird unterstützt, dass die Dateinamen eindeutig sind.

Dokumentklasse und Dokumenttyp

Wählen Sie in der Karteieintragstypenverwaltung unter dem Admin-Menü, welche ePA Dokumentklasse 2 und ePA Dokumenttyp 3 für den gewählten Karteieintragstyp verwendet werden soll. Standardmäßig sind diese Angaben nicht vorbefüllt.

Hinweis: Für bestimmte Karteieintragstypen, wie dem ABR-Eintrag wird die Dokumentenklasse Brief und der Dokumententyp Arztbriefe automatisch im Upload-Fenster gesetzt, wenn keine anderen Angabe in diesem Fenster hinterlegt sind.

So werden Angaben zur Dokumentenklasse und Dokumententyp für Anhänge von diesem Karteieintrag gesetzt, wenn die jeweiligen Dokumente in die ePA geladen werden. So muss diese Angabe nicht pro Dokument manuell gesetzt werden.

Sind die Pflichtangaben, wie Dokumenttyp und keine Dokumentklasse nicht gesetzt, wird das Eingabefeld sowie die Datei im Menü (links) mit einem roten Icon gekennzeichnet

Tipp: Planen Sie vorweg, in welchen Karteieintragstypen, Sie welche Dateien ablegen, um den Anpassungsaufwand zu minimieren.

Hinweis: In der ePA selbst werden die Dokumente entsprechend der Dokumentenklassifizierung eingruppiert und sind entsprechend unter der jeweiligen Dokumentenklasse und -typ zu finden. Beachten Sie dabei, dass ein aussagekräftiger Titel großen Mehrwert beim Finden von Dokumenten stiftet.

Achtung: Der Karteieintragstyp „FOR“ wird allgemein für die Gruppe „Formulare“ verwendet, für die es keinen extra Karteieintragstyp gibt. So gibt es für das Formular „AU“ einen eigenen Karteieintragstyp und erlaubt so eine spezielle Vorkonfiguration. Während für das CustomFormular oder auch KV-Formulare, wie „Krankenpflege“ es keinen extra Karteieintragstyp gibt und so die Vorbefüllung über den Typ „FOR“ für die Gruppe von Formularen erfolgt.

Teil-Automatische Übertragung von Dokumenten in das Metadaten-Upload-Fenster

Dokumente, wie den BMP und eAU können teil-automatisch in die ePA geladen werden. Teil-automatisch bedeutet, dass diese Dokumente „nur“ in das ePA Metadaten-Upload-Fenster übertragen werden und der finale Upload in die ePA-Akte durch den Button-Klick auf „Alle Dokumente in die ePA laden“ bestätigt werden muss.

Im Metadaten-Upload-Fenster haben Sie noch vor dem Upload die Möglichkeit weitere Dokumente hinzuzufügen oder auch den Vorgang ganz abzubrechen.

-> Für BMP

Mit Aktivierung der Checkbox „BMP beim Speichern/Drucken in ePA laden“:

Wird das BMP-PDF automatisch in das Metadaten-Upload-Fenster geladen. Die zu verwendende Dokumentenklassifizierung kann in der Karteieintragtypen Verwaltung vordefiniert werden.

Hat der Patient kein BMP, dann erscheint ein entsprechender Hinweis. Hat die Praxis keinen Zugriff auf die Akte, wird der BMP dennoch in das ePA Upload-Fenster geladen, da in dem Status diese Information noch nicht vorliegt. Der Uplaod in die ePA ist ohne Zugriff auf die Akte natürlich nicht möglich.

-> Für eAU

Soll mit erfolgreichem Versand der eAU an die Krankenkasse, das eAU-Formular in das Metadatenfenster für den manuellen Upload geladen werden? Dann beachten Sie die tomedo Einstellung, Praxis → KIM-Dienste → eAU (KIM).

Hier können Sie wählen, ob das Versichertenexemplar oder das Versicherten- und Arbeitgeberexemplar der eAU in das Metadatenfenster eingestellt werden soll.

Achtung: Die eAU ist kein Dokument, das Sie verpflichtend in die ePA laden müssen. Die eAU darf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten in die ePA geladen werden. Die Einwilligung muss in der Behandlungsdokumentation nachprüfbar festgehalten werden. Siehe im SGB V §347 Absatz 4.

Hinweis: Für die erforderliche Bestätigung pro Patient öffnet sich nach erfolgreich eAU Versand dieser Abfragedialog. Dieser Abfragedialog kann nutzerspezifisch in den tomedo Einstellungen (Nutzer → Sonstiges → Ignorierte Hinweise) deaktiviert bzw. aktiviert werden.

Wenn Sie die Option für die automatische Übertragung der eAU-Forumlare in das ePA-Upload-Fenster nutzen, wird das bekannte Metadatenfenster (ePA-Upload Fenster) mit vorausgewählter Dokumentenklassifizierung geöffnet.

Hinweis: Die Übertragung erfolgt erst nach dem erfolgreichen eAU-Versand und der MDN-Bestätigung durch die zuständige Krankenkasse.

Aktionskettenauslöser ePA → „Dokumente erfolgreich in die ePA hochladen“ für den Praxisworkflow nutzen

Konfigurieren Sie ePA Aktionskettenauslöser im Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ unter dem Admin-Menü → Aktionsketten.

Tipp: So können Sie speziell für Ihren Abrechnungsbereich die passenden Leistungsziffern direkt dokumentieren.

Automatisch EBM-Leistungen zur Befüllung der ePA vorgeschlagen lassen

Das automatische Vorschlagen der EBM-Leistungen ist in den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → ePA zu aktivieren. Standardmäßig ist die Checkbox zur automatischen Scheinanlage aktiviert. Aktivieren Sie Checkboxen für die Leistungen (01647, 01648 und/oder 01431), die automatisch vorgeschlagen werden sollen.

Zugriff auf ePA für Nutzer in der Praxis einschränken

Standardmäßig gibt es keine Einschränkung, d.h. jeder Nutzer kann an einem TI-fähigen Arbeitsplatz auf die ePA Akte aller Patienten zugreifen.

In der Rechteverwaltung könne die Zugriffsrechte der Nutzer eingeschränkt werden. Genauer können Lese-, Schreib- und Löschberechtigung erteilt werden, wodurch Nutzer ohne das Recht keinen Zugriff mehr haben. Mit Ausnahme von Admin/Administratoren, welche von Rechten nicht ausgeschlossn werden können.

Aktivierung der ePA-Loglevel im Supportfall

Unter Umständen kann es für den Entwickler im Supportfall hilfreich sein, die genauen Log-Meldungen bezüglich der ePA einzusehen, um das Problem zu lösen. Aktivieren Sie in dem Fall die „LogLevelEPA“ unter dem Menü → Logs → Logleves Feinschaltung. Schauen Sie zur Aktivierung bei Bedarf in diesen Handbucheintrag.