Voraussetzungen und Einstellungen für ePA 3.0

Hier geht es zu den FAQ der ePA3.0 (ePA für alle).

Voraussetzungen für den ePA-Einsatz

Für die erfolgreiche Nutzung der ePA müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Anbindung an die Telematikinfrastrutkur (TI), schauen Sie für mehr Informationen in dieses Kapitel.
2. e-Health-Konnektor: Secunet, Koco-Box oder Rise
   • PTV4+ oder höher
   • Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
   • Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.

3. e-Health-Kartenterminal: mindestens ein ggf. mehrere Karteinterminals (je nach Praxis-Aufbau)

4. SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt.

• Achtung: Praxisgemeinschaften müssen pro SMCB einen eigenen Mandaten besitzen wo die SMCB hinterlegt ist. Damit ist gemeinsame Nutzung eines Mandant in Zusammenhang mit der ePA nicht möglich!

Einstellungsoptionen rund um die ePA

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Mehr Informationen

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Aktivierung der ePA 3.0 Version

In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines wählen Sie die ePA Stufe 3.0. Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten.

Wichtig:

An diesem Punkt fragt tomedo nach, ob man alle Voraussetzung für die ePA 3.0 hat und setzt zunächst die Einstellungen zurück. Sollte dies der Fall sein, können Sie die Einstellung noch mal setzen.

Berechtigungen für Upload pro Patient für verschiedene Dokumente festlegen

Die Berechtigungen zum Upload von Dokumenten in die ePA kann in den Patientendetails im Reiter „Datenschutz & ePA“ eingestellt und dokumentiert werden. Standardmäßig ist eingestellt, dass der Patient grundsätzlich dem Upload von Dokumenten zugestimmt 1 hat. Da der Upload von Arztbriefen und Laborbefunden verpflichtend ist, ist auch hier die Einstellung standardmäßig auf „ja, zugestimmt“ 2 vorausgewählt. Weil dem Upload der eAU und BMP der Patient zugestimmt haben muss, ist hier die Auswahl noch offen „keine Angabe“ 3. Nutzen Sie den Button 4, um im Karteieintragstyp „ePA-DOKU“ den aktuellen Widerspruch/Einwilligung zu speichern.

Tipp: Alle Checkboxen haben eine Historie. Diese erreichen Sie über den Rechtsklick auf die jeweilige Checkbox. So können Sie nachvollziehen, durch welchen Nutzer wann welche Einstellung gesetzt wurde.

Erläuterung der Status für den Upload

Vor dem Upload der Dokumente in die ePA, werden die Berechtigungen in den Patientendetails geprüft.

• Hat der Patient zugestimmt, dann erscheint keine extra Abfrage, ob der Upload erfolgen soll.
• Hat der Patient dem Upload für den Dokumententyp widersprochen, erscheint folgender Abfragedialog, ob der Upload in dem Einzelfall dennoch durchgeführt werden soll. Hier stehen folgende Optionen zur Auswahl: 1 „Nicht hochladen“, 2 „Trotzdem hochladen“ oder 3 „Doch, immer für diesen Patienten hochladen“. Wählt der Nutzer die Option 3, dann erscheint ein weiterer Abfragedialog, ob die Einstellung in den Patientendetails (Widerspruch oder Zustimmung) wirklich geändert werden soll bzw. darf.
  • Möchte ein Nutzer keinen Abfragedialog für den Upload erhalten, wenn in den Patientendetails bereits hinterlegt ist, dass der Patient dem Upload für das betreffende Dokument widersprochen hat, dann kann dies über die Checkbox 4 festgelegt werden. In den tomedo Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges → Ignorierte Hinweise finden Sie die Einstellung zur Aktivierung oder Deaktivierung der Option.

• Wurde für den Patienten noch keine Auswahl getroffen (Zustimmung oder Widerspruch), dann erscheint dieser Abfragedialog, wenn versucht wird, diesen Dokumententyp in die ePA Akte zu laden. Im Dialog stehen folgende Optionen zur Auswahl:1 „Ja, immer für diesen Patienten hochladen“, 2 „Ja, hochladen“, 3 „Nein, nie für diesen Patienten hochladen“ oder 4 Nein, nicht hochladen“. Wird die Option 1 oder 3 gewählt, dann erscheint ein weiterer Bestätigungsdialog, ob die Einstellung in den Patientendetails wirklich geändert werden soll/darf.

Vorauswahl des Tabs ePA in der Kartei

Vorbefüllung von Werten pro Dateiupload

Für jeden Karteieintragstyp kann ein Dokumenttitel 1 vorweg definiert werden. Für die Konfiguration sind Kommandos und Textbausteine erlaubt. Die Textbausteine müssen in folgender Syntax %[Textbaustein]% ausgegeben werden. Im Rahmen des Uploads werden die Kommandos und Textbausteine ersetzt. Im Uploadfenster (bzw. Metadatenfenster) können Sie die Angaben nochmal einsehen.

Hinweis: Der Dokumententitel darf maximal 123 Zeichen umfassen. Bei Überschreitung der Zeichenanzahl wird der Titel automatisch gekürzt.

Achtung: Die Konfiguration des Titels wird ignoriert, wenn am gewählten Karteieintrag mehrere Anhänge in die ePA geladen werden. In dem Fall wird der tatsächliche Dateiname des Anhangs als Titel verwendet. Auf diese Weise wird unterstützt, dass die Dateinamen eindeutig sind.

Wählen Sie in der Karteieintragstypenverwaltung unter dem Admin-Menü, welche ePA Dokumentklasse 2 und ePA Dokumenttyp 3 für den gewählten Karteieintragstyp verwendet werden soll. Standardmäßig sind diese Angaben nicht vorbefüllt.

Hinweis: Für bestimmte Karteieintragstypen, wie dem ABR-Eintrag wird die Dokumentenklasse Brief und der Dokumententyp Arztbriefe automatisch im Upload-Fenster gesetzt, wenn keine anderen Angabe in diesem Fenster hinterlegt sind.

So werden Angaben zur Dokumentenklasse und Dokumententyp für Anhänge von diesem Karteieintrag gesetzt, wenn die jeweiligen Dokumente in die ePA geladen werden. So muss diese Angabe nicht pro Dokument manuell gesetzt werden.

Sind die Pflichtangaben, wie Dokumenttyp und keine Dokumentklasse nicht gesetzt, wird das Eingabefeld sowie die Datei im Menü (links) mit einem roten Icon gekennzeichnet

Tipp: Planen Sie vorweg, in welchen Karteieintragstypen, Sie welche Dateien ablegen, um den Anpassungsaufwand zu minimieren.

Hinweis: In der ePA selbst werden die Dokumente entsprechend der Dokumentenklassifizierung eingruppiert und sind entsprechend unter der jeweiligen Dokumentenklasse und -typ zu finden. Beachten Sie dabei, dass ein aussagekräftiger Titel großen Mehrwert beim Finden von Dokumenten stiftet.

Achtung: Der Karteieintragstyp „FOR“ wird allgemein für die Gruppe „Formulare“ verwendet, für die es keinen extra Karteieintragstyp gibt. So gibt es für das Formular „AU“ einen eigenen Karteieintragstyp und erlaubt so eine spezielle Vorkonfiguration. Während für das CustomFormular oder auch KV-Formulare, wie „Krankenpflege“ es keinen extra Karteieintragstyp gibt und so die Vorbefüllung über den Typ „FOR“ für die Gruppe von Formularen erfolgt.

Teil-Automatische Übertragung von Dokumenten in das Metadaten-Upload-Fenster

Dokumente, wie den BMP und eAU können teil-automatisch in die ePA geladen werden. Teil-automatisch bedeutet, dass diese Dokumente „nur“ in das ePA Metadaten-Upload-Fenster übertragen werden und der finale Upload in die ePA-Akte durch den Button-Klick auf „Alle Dokumente in die ePA laden“ bestätigt werden muss.

Im Metadaten-Upload-Fenster haben Sie noch vor dem Upload die Möglichkeit weitere Dokumente hinzuzufügen oder auch den Vorgang ganz abzubrechen.

-> Für BMP

Mit Aktivierung der Checkbox „BMP beim Speichern/Drucken in ePA laden“:

Wird das BMP-PDF automatisch in das Metadaten-Upload-Fenster geladen. Die zu verwendende Dokumentenklassifizierung kann in der Karteieintragtypen Verwaltung vordefiniert werden.

Hat der Patient kein BMP, dann erscheint ein entsprechender Hinweis. Hat die Praxis keinen Zugriff auf die Akte, wird der BMP dennoch in das ePA Upload-Fenster geladen, da in dem Status diese Information noch nicht vorliegt. Der Uplaod in die ePA ist ohne Zugriff auf die Akte natürlich nicht möglich.

-> Für eAU

Soll mit erfolgreichem Versand der eAU an die Krankenkasse, das eAU-Formular in das Metadatenfenster für den manuellen Upload geladen werden? Dann beachten Sie die tomedo Einstellung, Praxis → KIM-Dienste → eAU (KIM).

Hier können Sie wählen, ob das Versichertenexemplar oder das Versicherten- und Arbeitgeberexemplar der eAU in das Metadatenfenster eingestellt werden soll.

Achtung: Die eAU ist kein Dokument, das Sie verpflichtend in die ePA laden müssen. Die eAU darf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten in die ePA geladen werden. Die Einwilligung muss in der Behandlungsdokumentation nachprüfbar festgehalten werden. Siehe im SGB V §347 Absatz 4.

Hinweis: Für die erforderliche Bestätigung pro Patient öffnet sich nach erfolgreich eAU Versand dieser Abfragedialog. Dieser Abfragedialog kann nutzerspezifisch in den tomedo Einstellungen (Nutzer → Sonstiges → Ignorierte Hinweise) deaktiviert bzw. aktiviert werden.

Wenn Sie die Option für die automatische Übertragung der eAU-Forumlare in das ePA-Upload-Fenster nutzen, wird das bekannte Metadatenfenster (ePA-Upload Fenster) mit vorausgewählter Dokumentenklassifizierung geöffnet.

Hinweis: Die Übertragung erfolgt erst nach dem erfolgreichen eAU-Versand und der MDN-Bestätigung durch die zuständige Krankenkasse.

Aktionskettenauslöser ePA → „Dokumente erfolgreich in die ePA hochladen“ für den Praxisworkflow nutzen

Konfigurieren Sie ePA Aktionskettenauslöser im Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ unter dem Admin-Menü → Aktionsketten.

Tipp: So können Sie speziell für Ihren Abrechnungsbereich die passenden Leistungsziffern direkt dokumentieren.

Automatisch EBM-Leistungen zur Befüllung der ePA vorgeschlagen lassen

Das automatische Vorschlagen der EBM-Leistungen ist in den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → ePA zu aktivieren. Standardmäßig ist die Checkbox zur automatischen Scheinanlage aktiviert. Aktivieren Sie Checkboxen für die Leistungen (01647, 01648 und/oder 01431), die automatisch vorgeschlagen werden sollen.

Aktivierung der ePA-Loglevel im Supportfall

Unter Umständen kann es für den Entwickler im Supportfall hilfreich sein, die genauen Log-Meldungen bezüglich der ePA einzusehen, um das Problem zu lösen. Aktivieren Sie in dem Fall die „LogLevelEPA“ unter dem Menü → Logs → Logleves Feinschaltung. Schauen Sie zur Aktivierung bei Bedarf in diesen Handbucheintrag.