Voraussetzungen und Einstellungen für ePA 3.0

Voraussetzungen für den ePA-Einsatz

Für die erfolgreiche Nutzung der ePA müssen folgende technische Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Anbindung an die Telematikinfrastrutkur (TI), schauen Sie für mehr Informationen in dieses Kapitel.
2. e-Health-Konnektor: Secunet, Koco-Box oder Rise
   • PTV4+ oder höher
   • Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
   • Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.

3. e-Health-Kartenterminal: mindestens ein ggf. mehrere Karteinterminals (je nach Praxis-Aufbau)

4. SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt.

• Achtung: Praxisgemeinschaften müssen pro SMCB einen eigenen Mandaten besitzen wo die SMCB hinterlegt ist. Damit ist gemeinsame Nutzung eines Mandant in Zusammenhang mit der ePA nicht möglich!

Einstellungsoptionen rund um die ePA

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Mehr Informationen

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Aktivierung der ePA 3.0 Version

In den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → Allgemeines wählen Sie die ePA Stufe 3.0. Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten.

Wichtig:

An diesem Punkt fragt tomedo nach ob man alle Voraussetzung für die ePA 3.0 hat und setzt zunächst die Einstellungen zurück. Sollte dies der Fall sein. können Sie die Einstellung noch mal setzen.

Vorauswahl des Tabs ePA in der Kartei

Vorbefüllung von Werten pro Dateiupload

Wählen Sie in der Karteieintragstypenverwaltung unter dem Admin-Menü, welche ePA Dokumentklasse und ePA Dokumenttyp für den gewählten Karteieintragstyp verwendet werden soll.

So werden Angaben zur Dokumentenklasse und Dokumententyp für Anhänge von diesem Karteieintrag gesetzt, wenn die jeweiligen Dokument in die ePA geladen werden. So muss nicht pro Dokument manuell gesetzt werden.

Tipp: Planen Sie vorweg, in welchen Karteieintragstypen, Sie welche Datein ablegen, um den Anpassungsaufwand zu minimieren.

Hinweis: In der ePA selbst werden die Dokumente entsprechend der Dokumentenklassifzierung eingruppiert und sind entsprechend unter der jeweiligen Dokumentenklasse und -typ zu finden. Beachten Sie dabei, dass ein aussagekräftiger Titel großen Mehrwert beim Finden von Dokumenten stiftet.

Achtung: Der Karteieintragstyp „FOR“ wird allgemein für die Gruppe „Formulare“ verwendet, für die es keinen extra Karteieintragstyp gibt. So gibt es für das Formular „AU“ einen eigenen Karteieintragstyp und erlaubt so eine spezielle Vorkonfiguration. Während für das CustomFormular oder auch KV-Formulare, wie „Krankenpflege“ es keinen extra Karteieintragstyp gibt und so die Vorbefüllung über den Typ „FOR“ für die Gruppe von Formularen erfolgt.

Teil-Automatische Übertragung von Dokumenten in das Metadaten-Upload-Fenster

Dokumente, wie den BMP und eAU können teil-automatisch in die ePA geladen werden. Teil-automatisch bedeutet, dass diese Dokumente „nur“ in das ePA Metadaten-Upload-Fenster übertragen werden und der finale Upload in die ePA-Akte durch den Button-Klick auf „Alle Dokumente in die ePA laden“ bestätigt werden muss.

Im Metadaten-Upload-Fenster haben Sie noch vor dem Upload die Möglichkeit weitere Dokumente hinzuzufügen oder auch den Vorgang ganz abzubrechen.

-> Für BMP

Mit Aktivierung der Checkbox „BMP beim Speichern/Drucken in ePA laden“:

Wird das BMP-PDF automatisch in das Metadaten-Upload-Fenster geladen. Die zu verwendende Dokumentenklassifizierung kann in der Karteieintragtypen Verwaltung vordefiniert werden.

Hat der Patient kein BMP, dann erscheint ein entsprechender Hinweis. Hat die Praxis keinen Zugriff auf die Akte, wird der BMP dennoch in das ePA Upload-Fenster geladen, da in dem Status diese Information noch nicht vorliegt. Der Uplaod in die ePA ist ohne Zugriff auf die Akte natürlich nicht möglich.

-> Für eAU

Soll mit erfolgreichem Versand der eAU an die Krankenkasse, das eAU-Formular in das Metadatenfenster für den manuellen Upload geladen werden? Dann beachten Sie die tomedo Einstellung, Praxis → KIM-Dienste → eAU (KIM).

Hier können Sie wählen, ob das Versichertenexemplar oder das Versicherten- und Arbeitgeberexemplar der eAU in das Metadatenfenster eingestellt werden soll.
Achtung: Die eAU ist kein Dokument, das Sie verpflichtend in die ePA laden müssen. Die eAU darf nur auf ausdrücklichen Wunsch des Patienten in die ePA geladen werden. Die Einwilligung muss in der Behandlungsdokumentation nachprüfbar festgehalten werden. Siehe im SGB V §347 Absatz 4.

Wenn Sie die Option für die automatische Übertragung der eAU-Forumlare in das ePA-Upload-Fenster nutzen: Wird jetzt nach dem erfolgreichen eAU-Versand und der Prozess inkl. MDN-Bestätigung der zuständigen Krankenkasse abgeschlossen ist, das bekannte Metadatenfenster (ePA-Upload Fenster) mit vorausgewählter Dokumentenklassifizierung geöffnet.

Aktionskettenauslöser ePA → „Dokumente erfolgreich in die ePA hochladen“ für den Praxisworkflow nutzen

Konfigurieren Sie ePA Aktionskettenauslöser im Fenster „Verwaltung Auslöser für Aktionsketten“ unter dem Admin-Menü → Aktionsketten.

Tipp: So können Sie speziell für Ihren Abrechnungsbereich die passenden Leistungsziffern direkt dokumentieren.

Automatisch EBM-Leistungen zur Befüllung der ePA vorgeschlagen lassen

Das automatische Vorschlagen der EBM-Leistungen ist in den tomedo Einstellungen unter Praxis → Kartei → ePA zu aktivieren. Standardmäßig ist die Checkbox zur automatischen Scheinanlage aktiviert. Aktivieren Sie Checkboxen für die Leistungen (01647, 01648 und/oder 01431), die automatisch vorgeschlagen werden sollen.

Aktivierung der ePA-Loglevel im Supportfall

Unter Umständen kann es für den Entwickler im Supportfall hilfreich sein, die genauen Log-Meldungen bezüglich der ePA einzusehen, um das Problem zu lösen. Aktivieren Sie in dem Fall die „LogLevelEPA“ unter dem Menü → Logs → Logleves Feinschaltung. Schauen Sie zur Aktivierung bei Bedarf in diesen Handbucheintrag.