Hybrid-DRG Verwaltung

Das Fenster der Hybrid-DRG Verwaltung untergliedert sich in mehrere Fenster:

• Fälle
  • Offene – Diese Fälle wurden noch nicht bearbeitet und befinden sich so noch in keiner Abrechnung
  • In Abrechnung – Diese Fälle befinden sich bereits in einer Abrechnung bzw. Abrechnungsdateien.
  • Abgerechnete – Diese Fälle werden nach einem gewählten Zeitraum gelade und angezeigt.
  • Ignorierte – Diese Fälle werden nach einem gewählten Zeitraum gelade und angezeigt.
  • Gelöschte – Diese Fälle werden nach einem gewählten Zeitraum gelade und angezeigt.
• Abrechnungen
  • Aktuelle – Umfasste Fälle in einer Abrechnung, welche versendet oder unversendet sind.
  • Archivierte – Umfasste archivierte Abrechnungen von Fällen, welche bereits versendet wurden.

Hinweis für die Abrechnung: Die Abrechnung kann tagesaktuell erfolgen, nicht quartalsweise, wie bei der KV.

Tipp für den Überblick: Nutzen Sie die Statistik „Hybrid-DRG-Abrechnungsfälle“, um einen Überblick über Ihre Abrechnungsfälle zu erhalten.

Tipp zur Navigation: Über das Kontextmenü (öffnen mit Rechtsklick) eines selektierten Falls, können Sie in die Kartei des Patienten öffnen oder zu der dazu gehörigen Hybrid-DRG-Abrechnung, wo der Fall enthalten ist springen. Wenn Korrekturen für den Fall existieren, wird die Abrechnung (bzw. Korrektur) mit dem aktuellsten Datum gewählt.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Offene

In der Verwaltung unter offene Fälle findet die Auswahl der Fälle für die Abrechnung statt. Beachten Sie dafür die Spalte „Status“ 1

Hinweis: Fälle mit Status „versendet“, „abgerechnet“, „in Abrechnung“, „gelöscht“ oder „ignorierte für die Abrechnung“ werden hier nicht aufgeführt.

Anhand der Icons in der Status-Spalte ist abzulesen, ob die Abrechnung noch Fehler/Warnungen 2 enthält. Wird dennoch ein Fall mit Warnungen oder Fehler zur Abrechnung hinzugefügt, erscheint ein Hinweis.

Tipp: Mit Doppelklick auf die Zeile oder über das Kontextmenü öffnen Sie die Kartei des Patienten vom Fall.

Das graue Status-Symbol 3 visualisiert, dass keine Fehler vorliegen. Weiter kann ein Fall maximal in einer Abrechnung enthalten sein. Die Notiz-Spalte 4 kann je nach Workflow bei der Filterung der Hybrid-DRG-Fälle hilfreich sein.

Mit Klick auf den Button 5 werden alle aufgelisteten Fälle zur Abrechnung hinzugefügt, wohingegen mit Klick auf den Button 6 nur die selektierten Fälle in die Abrechnung übernommen werden.

Hinweis: Nachdem ein Fall einer Abrechnung hinzugefügt wurde, wird diese unter dem Punkt „Offene“ nicht mehr aufgeliestet.

Wechseln Sie nun in das Menü „Aktelle“ 7, um die erstellte Abrechnung zu versenden.

Mit dem Schließen-Button 10 wird das Fenster geschlossen.

Hybrid-DRG-Verwaltung – In Abrechnung

Wurden im Menü Offene eine oder mehrere Fälle für die Abrechnung ausgewählt und eine Abrechnung erstellt, sind die Fälle im Menü „In Abrechnung“ aufgelistet. Der Spalte „Enthalten in Abrechnung“ ist zu entnehmen, in welcher Abrechnung der aufgelistete Fall enthalten ist.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Abgerechnete

Im Menü „Abgerechnete“ werden alle bereits abgerechneten Fälle aufgeführt. Standardmäßig werden die Fälle des letzten Monats geladen. Der Zeitraum kann oberhalb der Tabelle angepasst und die Fälle über den Button „Aktualisieren“ geladen werden.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Ignorierte

Im Menü „Ignorierte“ werden alle für die Abrechnung ignorierte Fälle aufgeführt. Hinweis: In den Fall-Details befindet sich Checkbox „Ignorieren für Abrechnung“. Standardmäßig werden die Fälle des letzten Monats geladen. Der Zeitraum kann oberhalb der Tabelle angepasst und die Fälle über den Button „Aktualisieren“ geladen werden.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Gelöschte

Das Menü „Gelöschte“ wird nur Admin/Administratoren-Nutzer angezeigt. In diesem Bereich werden alle gelöschten Fälle aufgeführt. Standardmäßig werden die Fälle des letzten Monats geladen. Der Zeitraum kann oberhalb der Tabelle angepasst und die Fälle über den Button „Aktualisieren“ geladen werden.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Aktuelle

Das Menü „Aktuelle“ umfasst alle Abrechnungen (versendet sowie unversendet) und die darin enthaltenden Fälle.

Das Fenster „Aktelle“ lässt sich wie folgt gegliedert:

1. Im oberen Bereich finden Sie alle erstellten Abrechnungen.
2. Im mittleren Bereich werden die in der ausgewählten Abrechnung enthaltenen Fälle aufgelistet.
3. Im unteren Bereich befinden sich die generierten Abrechnungsdaten.

Erstellen Sie eine Abrechnung im Menü „Offene“ wird diese Abrechnung anschließend in der oberen Tabelle zu finden sein und die darin enthaltenen Fälle in der mittleren Tabelle. Am Prüfstatus 4 können Sie ablesen, ob die Abrechnung Fehler enthält. Der Status 5 der enthaltenden Fälle zeigt, welcher Fall konkret Fehler/Warnungen enthält und eine Nachbearbeitung erfordern. Dies können Fehler sein, die durch tomedo bereits in der Kartei erkannt und notiert werden oder Fehler, die das Abrechnungsmodul meldet. Beachten Sie dafür auch die Datei „Prüfprotokolle“ 6 untern den Abrechnungsdateien, um den Fehler zu finden. Machen Sie einen Doppelklick auf den betreffenden Fall, um die Kartei mit der Abrechnung zu öffnen und den Fehler ggf. einzusehen sowie zu beheben.

Hinweis: Abrechnungen mit Fehlern können nicht versendet werden.

Wurde der Fehler behoben, klicken Sie den Button „neu generieren“ 7, damit die Änderungen auch in den Abrechnungsdateien enthalten sind. Löschen 8 Sie ggf. die Abrechnung und erstellen eine Neue mit den Fällen, die zu keinem Abrechnungsfehler führt.

Sind alle Fehler behoben, kann die Abrechnung versendet werden. Unterstützt die KV des Paitenten die 1Click-Abrechnung und haben Sie die TI-Umgebung eingerichtet, kann die Abrechnung via 1Click-Abrechnung 9 versendet werden. Nutzen Sie ggf. auch die 1Click-Testabrechnung 10 zu Prüfzwecken. In der Spalte 1Click-Abrechnung 11 sehen Sie den Versand-Status mit dessen fachlichen Verarbeitung speziell für den KIM-Versand. Klicken Sie auf das Briefsymbol 12, um die KIM-Mail mit der Rückmeldung einzusehen.

Alternativ zum KIM-Versand muss die XKM-Datei 13 durch die Praxis an die KV geschickt werden. Exportieren 14 Sie dafür die Abrechnungsdateien oder ziehen Sie via Drag-and-drop die XKM-Datei in Ihren Finder bzw. Schreibtisch. Haben Sie die Abrechnungsdatei manuell an die KV versendet, markieren Sie anschließend hier 15 die Abrechnung als versendet.

Unabhängig davon wie die Abrechnung versendet wurde, werden Abrechnungen mit dem Status in der Spalte „Versendet“ wie folgt gekennzeichnet 16.

Korrektur erstellen für versendete Abrechnung

Unter Umständen muss die Abrechnung aufgrund der Rückmeldung von der KV nachbearbeitet werden. Legen Sie dazu eine Korrektur an. Dieser Button wird nur für die ausgewählte Abrechnung angeboten, wenn diese auch versendet ist.

Mit dieser Aktion wird eine neue Abrechnung mit allen enthaltenen Fällen angelegt. Die Version der Abrechnung wird damit um 1 hoch gezählt und das „Versendet“ Symbol für die zu korrigierende Abrechnung wird geändert, siehe Abbildung.

Nehmen Sie nun die nötigen Korrekturen vor und generieren Sie anschließend über die Aktion „Neu generieren“ die Abrechnungsdateien neu. Solange die Dateien nicht generiert wurden, hat die Abrechnung den Prüfstatus „Nicht gestartet“.

Sobald die Dateien generiert sind und keine Fehler durch das Prüfmodul festgestellt werden, kann die Version 2 der Abrechnung versendet werden.

Hinweis: In der Abrechnung Version 1 steht nun ein Button zur Verfügung, um „zur Korrektur“ zu springen. Unter Umständen kann es auch Hilfreich sein nach der GUID zu filtern, um die gewünschte Abrechnung zu finden.

Archivierung einer versendeten Abrechnung

Wurde eine Abrechnung erfolgreich versendet und vergütet kann diese auch archiviert werden. Klicken Sie dazu den Button Archivieren. Mit dieser Aktion wird die Abrechnung nicht mehr unter dem Menü „Aktuelle“ aufgeführt, sondern unter „Archivierte“.

Beispiel für Anwendungskontext: Archivieren Sie Ihre Abrechnungen, wenn das Geld eingegangen ist und die Buchhaltung geprüft hat.

Hybrid-DRG-Verwaltung – Archivierte

Unter dem Menü Archivierte werden ausschließlich die archivierten Abrechnungen aufgelistet. Wählen Sie den Zeitraum und klicken Sie auf den Button „Aktualisieren“, um die gewünschten Abrechnungen zu laden 1. Mit dem Button „Details anzeigen“ 2 können Sie die enthaltenen Fälle sowie Abrechnungsdatein einsehen (Analog zur Ansicht „Aktuelle“). Bei Bedarf kann der Archivierungsstatus rückgängig gemacht werden. Klicken Sie dazu den Button „Archiviert-Status zurücksetzen“ 3.