E-Mail-Versand von Karteieinträgen

Sie können auch konkrete Karteieinträge per E-Mail versenden. Dazu ist es zunächst einmal nötig, ein entsprechendes Karteiversandprofil anzulegen, um über dieses die Karteieinträge auszuwählen.

Karteiversandprofile

Die Verwaltung der einzelnen Profile finden Sie unter Admin → Karteiversandprofile. Dabei ist ein Standard-Profil von tomedo® voreingestellt. Dieses können Sie allerdings nicht verändern.

Um ein neues Karteiversandprofil anzulegen, klicken Sie auf den „+“-Button 1 unterhalb der linken Liste bestehender Profile. Genauso können Sie über den „–“-Button Profile wieder löschen. Dem neuen Profil sollten Sie daraufhin zunächst einmal einen Namen 2 geben.

Der oberste Bereich bestimmt die Vorlagen 3, die für den Versand relevant sind. Wenn Sie die E-Mails aus einer konkreten Vorlage heraus erstellen wollen, so müssen Sie die zugehörige Vorlage auswählen. Sollten Sie noch keine entsprechende Vorlage erstellt haben, können Sie dies wie oben beschrieben über Admin → E-Mail-Vorlagen tun. Außerdem können Sie einen Brief aus Ihren Vorlagen anhängen. Bei diesen handelt es sich um Ihre Briefvorlagen aus Admin → Briefvorlagen.

Sie können zudem entscheiden, welche Karteieinträge 4 für den E-Mail-Versand berücksichtigt werden sollen. Dabei können Sie wählen, ob das Profil für alle Karteieinträge zur Verfügung steht oder nur solche, die ab dem aktuellen Tagesdatum erstellt werden. Auch der Umgang mit Anhängen der Karteieinträge und die Übernahme von Dateien mit bestimmten Endungen kann hier konfiguriert werden.

Im dritten Bereich wird der Umgang mit bestimmten tomedo®-Funktionen 5 hinterlegt. So können Sie einzeln für Briefe, Formulare, offene Privatrechnungen und zukünftige Termine entscheiden, ob diese prinzipiell der E-Mail angehängt werden sollen oder nicht.

Zuletzt legen Sie fest, für wen das Karteiversandprofil sichtbar 6 ist. Sie können hier sowohl „alle“ Nutzer über die Checkbox an der rechten Seite auswählen, als auch einzelne Nutzer und/oder Nutzergruppen über die Liste unten bestimmen.

Hinweis 1: Diese Versandprofile können auch zur E-Mail-Erstellung per Aktionskette genutzt werden.

Hinweis 2: Die Versandprofile können in der Karteikarte in der oberen Symbolleiste hinzugefügt werden. Klicken Sie dafür in der Kartei mit der rechten Maustaste auf diese Symbolleiste, wählen im dann ausklappenden Menü die Option “Symbolleiste anpassen” aus. Anschließend wählen Sie unter den für diese Anpassung angebotenen Schaltflächen unter dem Punkt „E-Mails / Karteiversand“ aus Ihren Versandprofilen per Drag-and-drop diejenigen Profile aus, die Sie in die Symbolleiste der Kartei übernehmen möchten.

Versand aus der Kartei

Um einen Karteieintrag zu versenden, müssen Sie in der Kartei des gewünschten Patienten innerhalb der medizinischen Dokumentation per Rechtsklick das Kontextmenü für den entsprechenden Karteieintrag öffnen.

An dieser Stelle werden Ihnen alle erstellen Karteiversandprofile, die für den jeweiligen Nutzer sichtbar sind, angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Profil aus und klicken Sie auf „neue E-Mail“, also zum Beispiel „neue E-Mail (Spezial)“ 1 für das Profil mit dem Namen „Spezial“. Wollen Sie das generelle Profil übernehmen, haben allerdings keine E-Mail-Vorlage hinterlegt oder wollen eine andere nutzen, können Sie stattdessen „neue E-Mail mit Vorlage“ 2 auswählen. Über den Pfeil auf der rechten Seite erscheinen automatisch alle vorhandenen E-Mail-Vorlagen, die Sie nutzen und mit einem Klick öffnen können.

Daraufhin öffnet sich automatisch ein Fenster, welches Ihnen anzeigt, welche nötigen Vorgänge bereits erledigt sind, momentan ausgeführt werden, oder noch anstehen.

Falls aktiviert, erscheint außerdem ein Popup-Fenster, in welchem Sie entscheiden können, ob die E-Mail verschlüsselt versandt werden soll und wenn ja, welcher Schlüssel genutzt wird. Für mehr Informationen diesbezüglich beachten Sie diesen Abschnitt .

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint das Fenster, in welchem Sie die E-Mail weiter konfigurieren oder absenden können.

Versand aus Kartei-Popover

Wenn Sie in der Medizinischen Dokumentation einen Arztbrief anklicken, öffnet sich ein Popover. In diesem können Sie auf den Briefumschlag-Button klicken, um diesen Eintrag als Mail zu versenden.

Das Verhalten von tomedo® ist dabei abhängig davon, ob Sie E-Mail-Vorlagen (Admin → E-Mail-Vorlagen) für den Typ „Arztbrief“ konfiguriert haben. Innerhalb der Vorlagenverwaltung können Sie an dieser Stelle sehen, für welche Funktionen diese Vorlage vorgeschlagen wird, z.B. für Arztbriefe.

Wenn Sie keine Vorlage besitzen, die für Arztbriefe vorgeschlagen werden soll, können Sie beim Klick auf den Briefumschlag-Button im Popover direkt die E-Mail ohne Vorlage versenden.

Sobald Sie mindestens eine Vorlage für Arztbriefe konfiguriert haben, erscheint ein Popover-Menü, sobald Sie auf den Button klicken. Sie können an dieser Stelle auswählen, welche Vorlage Sie für diesen Arztbrief nutzen möchten.

Versandfenster für E-Mails

Sie können an dieser Stelle noch den Absender 1 verändern oder eine (andere) Signatur 2 auswählen. Außerdem werden hier die Empfänger 3 der E-Mail bestimmt. Sie können diese über die Buttons („Patient“, „Hausarzt“, „Folgearzt“, „Facharzt“) auswählen, insofern die E-Mail-Adressen in den Patientendetails hinterlegt sind, einen konkreten Arzt oder eine sonstige Adresse über die Suchfelder finden, oder die E-Mail-Adresse manuell im Feld darunter eintippen. Des Weiteren können Sie über das Menü unter 4 einstellen, ob Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse eine normalen Empfängers, eines Empfängers in CC oder eines Empfänger in BCC eingeben.

Die angehängten Dateien 5 der E-Mail werden auf der linken Seite angezeigt. Über den Büroklammer-Button können Sie zudem weitere Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage definiert haben, sind die entsprechenden Vorgaben für den Betreff 6, die sogenannten Header der E-Mail 7 und das Freitextfeld 8 bereits eingetragen. Sie können diese allerdings an dieser Stelle noch verändern. Sie können den Text der E-Mail auch über die Buttons „HTML Block“ und „A“ unten rechts entsprechend bearbeiten.

Die oben erwähnten Header sind zusätzliche Angaben zu Ihren E-Mails. Sie können diese einstellen, indem Sie auf den Header-Button 7 klicken. Dann öffnet sich ein zusätzliches Textfeld, in dem Sie durch das Drücken eines „+“-Buttons diverse Header einstellen können.

Im Einzelnen sind:

• benutzerdefiniert: Hier können Sie zusätzliche Kommentare als Freitext angeben.
• Disposition-Notification-To: E-Mail-Adresse für Empfangsbestätigung
• Expires: Hier können Sie Datum und Uhrzeit eines Verfallstermins angeben, ab dem diese E-Mail dem Empfänger nicht mehr angezeigt werden soll.
• Importance: Hier können Sie die Wichtigkeit der E-Mail angeben.
• Keywords: Hier können Sie Schlüsselwörte angeben, die das Thema der E-Mail beschreiben.
• Priority: Hier können sie das Prioritätsniveau der E-Mail angeben.
• Reply-to: Hier können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die die Antwort des Empfängers gesendet werden soll.
• Sensitivity: Hier können Sie darauf hinweisen, wie sensibel die Informationen in dieser E-Mail behandelt werden sollen (z.B. „streng vertraulich“).

Des Weiteren können Sie selbst unter dem Punkt „benutzerdefiniert“ eigene E-Mail Header definieren und für diese Angaben festlegen.

Sobald Sie die Konfigurationen der E-Mail beendet haben, können Sie diese über den entsprechenden Button 9 versenden.

Tipps:

• Der Dateiname für per E-Mail zu versendende Formulare ist jetzt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel einstellbar.
• Des Weiteren können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → E-Mail den Standard Karteieintragstyp für eingehende bzw. ausgehende E-Mails einstellen (dabei können Sie zwischen BMP, DOK und RÖN wählen).