eNachrichten (KIM-Mails)

KIM-E-Mails werden über tomedo® als eNachrichten versendet. Dazu gehören Nachrichten, die zum Beispiel aus den Patientendetails oder der medizinischen Dokumentation einer Kartei versendet werden. Sie sind in der E-Mail-Verwaltung entsprechend als eNachrichten gekennzeichnet. Beim Versand einer eNachricht wird automatisch ein Karteieintrag für den entsprechenden Patienten erstellt.

Informationen über die Einrichtung von KIM-E-Mails erhalten Sie im Kapitel Kommunikation im Medizinwesen.

Einstellungen eNachricht

Die Einstellungen zu den eNachrichten finden Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste. Hier können Sie entscheiden, welche Karteieintragstypen für eingehende und eventuell ausgehende genutzt werden sollen.

Standardmäßig werden für eNachrichten automatisch Empfangsbestätigungen angefordert („MDN (manuelle Empfangsbestätigung) anfordern“). In den Einstellungen kann dies bei Bedarf deaktiviert werden.

Wenn Sie eine solche Bestätigung anfordern, dann wird dies sowohl in der E-Mail-Verwaltung als auch in der Inbox über ein Briefumschlag-Icon neben dem Patienten des Eintrags visualisiert. Sobald der Absender die Empfangsbestätigung im Posteingang erhält, erscheint zusätzlich in dem Icon ein grüner Haken. Wenn der Absender dann die Bestätigung tatsächlich versendet, erscheint in dem Icon im gesendeten Order ebenso ein grüner Haken.

Außerdem können Sie aktivieren, dass die Sendebestätigung als extra E-Mail gespeichert wird (Checkbox „MDN speichern“). In diesem Fall erscheint beim Empfänger die Sendebestätigungs-Mail im Gesendet-Ordner. Der KIM-Mail-Absender erhält die Sendebestätigungs-Mail im Posteingang.

TI-Anwendungen Workflows: eNachricht Versand und Empfang

Eine KIM-eNachricht versenden

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMC-B Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.

• Gehen Sie zu Verwaltung → E-Mail.
• Wählen Sie im E-Mail-Verwaltungsfenster die Adresse aus, von der Sie versenden möchten.

• Dann wählen Sie in der oberen Leiste des Fensters den „+“-Button an.

• Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die E-Mail entsprechend verfassen können.
• Der Absender wird automatisch übernommen, kann dort aber auch angepasst werden.

• Wählen Sie dann die Empfänger-Suchleiste an, um nach Adressen zu suchen. Es wird nun automatisch im geschlossenen KIM-Verzeichnisdienst gesucht. Sie können zum Suchen bspw. Teile des gewünschten Praxisnamens oder Fachgebiet, Ort, etc. eingeben. Es erfolgt automatisch die Suchanfrage im Hintergrund. Ein kleines Ladeanzeige-Fenster zeigt dies an. Anschließend öffnet sich eine Liste der zur Suchanfrage passenden Adressen.

• In der Tabellen-Spalte “E-Mail” sehen Sie dabei, welche der Praxen bereits eine eingetragene KIM-Adresse besitzen, an die Sie auch Nachrichten versenden können.
• Es kann eine Nachricht an einzelne Empfänger versendet werden, oder (durch Eingabe in einer weiteren Suchleiste) auch an mehrere Empfänger gleichzeitig.

• Alle weiteren Funktionen sind entsprechend der herkömmlichen E-Mail-Nutzung: Sie können Betreff und E-Mail-Text hinzufügen oder auch Dokumente (bspw. eArztbrief, zukünftig auch andere) anhängen u.a. indem Sie diese per Drag-and-drop in den Anhangs-Bereich im Fenster hineinziehen.
  • Falls ein E-Mail-Anhang signiert werden soll, muss der eHBA im Kartenlesegerät gesteckt sein und am Kartenlesegerät die passende PIN eingegeben werden.
• Versenden Sie die E-Mail.
  Bitte beachten Sie: Der Versand von KIM-E-Mails kann einige Sekunden in Anspruch nehmen, je nach aktueller Auslastung der KIM-Server (In tomedo® selbst kann dies leider nicht beschleunigt werden). Sie bekommen einen entsprechenden Hinweis, sobald erfolgreich versendet wurde.

• Im Ordner “Gesendet” ist die E-Mail mit aufgelistet.

Eine KIM-eNachricht empfangen

• Stellen Sie sicher, dass zum Empfang von KIM-E-Mails (insbesondere während der Geschäftszeiten, zu denen der hauptsächliche Mail-Verkehr stattfindet) die TI korrekt verbunden ist und die Karten (SMC-B und eHBA) korrekt gesteckt sind, um die E-Mails entschlüsselt empfangen zu können. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Gehen Sie zu Verwaltung → E-Mail.
• Wählen Sie im E-Mail-Verwaltungsfenster die Adresse aus, für die Sie die empfangenen E-Mails einsehen möchten.
• Die empfangene KIM-Mail erscheint in Ihrem Posteingang.
• Öffnen Sie die E-Mail.
• Sie sehen die Inhalte der E-Mail:
  • Absender und Sendezeiten
  • Textinhalte
  • Informationen zur Entschlüsselung
  • Signatur-Prüfbericht: Wird immer zusätzlich mitgesendet. Dieser bestätigt, dass die E-Mail korrekt verschlüsselt versendet worden ist.
  • Anhänge als PDF (bspw. eArztbrief)
  • bei Anhängen außerdem immer zusätzlich eine Begleit-Datei (xml)
• Ist die Mail zunächst keinem Patienten zuzuordnen, dann sehen Sie dies an der Mail selbst. Um eine nicht zugeordnete E-Mail einem Patienten zuzuweisen, klicken Sie bitte das Patienten-Symbol an der E-Mail. Sie können hier die E-Mail entweder einem bestehenden Patienten zuordnen oder einen neuen Patienten anlegen und die E-Mail somit diesem Patienten zuweisen.
• Wurde ein Patient zugewiesen, wird die KIM-Nachricht entsprechend in der Kartei des Patienten hinterlegt. Die Anhangs-Dateien werden ebenfalls in der Kartei gespeichert.