Erstellen und Versenden eines eArztbriefes

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einen eArztbrief erstellen und versenden können.

Allgemeine Informationen zur Briefschreibung in tomedo können Sie diesem Kapitel entnehmen.

Erstellung eines eArztbriefes

Im “Brief erstellen”-Fenster wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Briefvorlage aus und setzen den Empfänger, z.B. Hausarzt, für den eArztbrief.

In der Empfängerliste ist in der Spalte “eAB” anhand des Brief-Icons zu erkennen, welches E-Mail-Konto für den Empfänger hinterlegt ist:

	KVC Empfänger verfügbar
	KIM Empfänger verfügbar
	KVC und KIM Empfänger sind verfügbar

Hinweis: Im Briefpopover bzw. Briefkarteieintrag, in den Patientendetails sowie im Patienteninfopanel ist ebenso für die hinterlegten Ärzte erkennbar, welches E-Mail-Konto im Ärzteverzeichnis hinterlegt ist. Der eArztbrief-Button zeigt ebenso die Möglichkeit des eArztbrief-Versands an.

Ist kein eArztbrief-Versand möglich, erscheint zusätzlich ein Ausrufezeichen auf dem Button.

Ist der eArztbrief-Versand möglich, wird beim Klick auf den Button “eArztbrief” das PDF aus dem Arztbrief generiert und die PDF-Signierung automatisch angestoßen. Wenn weitere PDF-Anhänge im “Neue E-Mail”-Fenster hinzugefügt werden, können diese mit dem Button “sign” signiert werden.

Soll der eArztbrief erst später versendet werden, kann der Arztbrief im ersten Schritt auch gespeichert werden und anschließend aus der Kartei oder über die eArztbriefverwaltung versendet werden.

Versand des eArztbriefes

Der eArztbrief kann aus dem “Brief erstellen”-Fenster oder aus dem gespeicherten Arztbrief-Karteieintrag (ABR) versendet werden. Mit Verwendung der tomedo® Einstellung kann der eArztbrief automatisch als gedruckt markiert werden. Außerdem werden bei aktivierter Einstellung (Punkt 3 im Einstellungsbild) für GKV Patienten automatisch KV-Abrechnungsziffern zur auf dem KV-Schein dokumentiert werden. Beim eArztbrief-Versand für Privatpatienten werden keine KV-Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen.

Versand über KIM

Ist der eArztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag mit dem PDF-Arztbrief angelegt. Welcher Anhang-Karteieintragstyp dafür verwendet wird, können Sie in den tomedo® Einstellungen festlegen.

Weiter sehen Sie in der E-Mail-Verwaltung im Ordner “Gesendet” den versendeten eArztbrief.

Der eArztbrief kann anschließend jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen und ausgedruckt werden.

Versand über KVConnect

Danach öffnet sich das E-Mail-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo® führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

Versand aus der eArztbriefverwaltung

Die eArztbriefverwaltung erreichen Sie über Verwaltung → KV →  eArztbriefverwaltung. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erstellten Arztbriefe: gespeichert, gedruckt und versendet.

Hinweise: Über das Kontextmenü der Tabellenübersicht stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

• So haben Sie die Möglichkeit, das Tabellenlayout anzupassen. Beispielsweise können Zeilentrenner eingeblendet werden.
• Weiter ist das Löschen eines selektierten Arztbriefes möglich.

Filter der eArztbriefverwaltung

Mithilfe der Buttons „alle“ 1 und „nicht gesendet“ (=gedruckt und nicht gedruckt) 2 werden die Arztbriefe in dem gewählten Zeitraum geladen. Standardmäßig umfasst der gesetzte Zeitraum, die letzten 10 Tage. Der Button darunter 3 lädt alle nicht versendeten Arztbriefe, unabhängig vom gesetzten Zeitraum. Ebenso lädt der Button daneben 4 die relevanten Arztbriefe. Relevante Arztbriefe sind Briefe mit dem Status „Offen“, also nicht versendet oder gedruckt. Aktivieren Sie die erste Checkbox 5 werden mit Öffnen der eArztbriefverwaltung automatisch die relevanten Briefe geladen.

Über Filter 6 können weitere Listenansichten konfiguriert werden nutzen.

Arztbriefdaten in der eArztbriefverwaltung

In der Arztbrieftabelle können Sie unter anderem einsehen, wann der Arztbrief erstellt, gedruckt, das PDF oder DOCX erstellt wurde, signiert am und von, versendet, den Arzt – für den der Arztbrief ausgestellt wurde (erstellt für) sowie den eArztbrief-Empfänger. Außerdem sehen Sie den Status 9. Der eArztbrief kann folgende Status einnehmen:

• Offen = nicht gedruckt oder versendetet
• Fertig: gedruckt = gedruckt oder gefaxt
• Fertig: gesendet = versendet
• Fertig: gedruckt, gesendet = gedruckt und versendet

Modus: Strenge Druckfreigabe

Die strenge Druckfreigabe durch den Arzt ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel → Briefschreibung zu aktivieren. 

In diesem Modus gibt es anstatt des Status „Offen“ die folgenden Möglichkeiten:

• Freigegeben – gelbes Ampelsymbol
• noch nicht freigegeben – rotes Ampelsymbol

Die Freigabe von eArztbriefen kann im ABR-Karteieintrag oder direkt in der eArztbriefverwaltung über das Kontextmenü durch Vertragsärzte erfolgen. Freigaben können auch an beiden Stellen zurückgezogen werden.

Achtung: Nur Nutzer mit dem Recht „Briefe zum Druck freigeben können“ können den Freigabestatus ändern. Das Recht kann in der Rechteverwaltung wie gewohnt konfiguriert werden.

Im rechten Bereich 7 können Sie die Vorschau (das PDF) des selektierten Briefes einsehen. Für die Vorschau des Arztbriefes wird das PDF neu erzeugt. Aktivieren Sie die zweite Checkbox 5 wird automatisch das PDF für den eArztbrief generiert bzw. aktualisiert. Ist die Checkbox deaktiviert, wird keine PDF-Vorschau für den gewählten Arztbrief aktualisiert bzw. neu generiert.

Hinweise

• Ist in den tomedo ® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → PDF-Hintergrund die Option „vor dem Faxen/E-Mailen nachfragen“ aktiv, erscheint der Abfragedialog, ob bzw. welcher Hintergrund für den eArztbrief verwendet werden soll. Soll der Abfragedialog nicht erscheinen, muss diese Nachfrage-Option deaktiviert werden.
• Wurde der Arztbrief mit einem Hintergrundbild gedruckt, dann wird dieses Hintergrundbild beim eArztbriefversand nicht berücksichtigt, sondern das Hintergrundbild, was für den E-Mail-Versand gewählt wurde, verwendet. Dementsprechend wird das PDF mit dem Hintergrundbild für den E-Mailversand neu generiert, wenn wird für den Druck ein anderer Hintergrund gewählt wurde.
• Mit Doppelklick auf einen Arztbrief-Eintrag in der Liste gelangt man in die Kartei des Patienten, wo automatisch das ABR Popover vom gewählten Arztbrief in der Kartei des Patienten geöffnet wird.

Mit Klick auf die Vorschau wird der Arztbrief PDF-Dokument in einem eigenen Fenster geöffnet.

Oberhalb des Briefes sehen Sie den Patientennamen 8, für den der Arztbrief erstellt wurde. Der Button daneben ermöglicht die Navigation in die Kartei des Patienten.

eArztbriefe in der eArztbriefverwaltung signieren und versenden

Selektieren Sie die gewünschten eArztbriefe in der Verwaltung und signieren 10 oder signieren und versenden 11 Sie die eArztbriefe in einem Schritt, mit aktivierter Komfortsignatur oder Einzelsignatur. Mit Drücken der Optionstaste wird die Aktion, welche mit diesen Buttons ausgeführt wird, erweitert: Forciere Selektierte Signieren und Forciere Selektierte Signieren/Senden. So können bereits signierte eArztbriefe erneut signiert werden. Wahlweise kann dafür das eArztbrief-PDF neu generiert werden, wenn es bereits existiert. Hier kann jeweils pro Abfrage zur wiederholten Signierung und PDF-Generierung zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

• Ja – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
• Nein – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
• Ja merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
• Nein merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
• Überspringen
• Abbrechen

Hinweise

• Aus der eArztbriefverwaltung können nur Arztbriefe versendet werden, welche bereits signiert wurden bzw. welche dort beim Versand signiert werden.
• Die Anwendung der Stapelsignatur ist für den eArztbriefversand noch nicht möglich.

Im Modus: Strenge Druckfreigabe

Wird dieser Modus angewendet, dann können nur Nutzer mit dem entsprechenden Recht eArztbriefe ohne Einschränkung direkt versenden. Andere Nutzer, ohne diesem Recht, können nur freigegebene eArztbriefe versenden.

TI Anwendungen Workflows: eArztbrief-Versand aus der Kartei

eArztbrief aus der Kartei heraus versenden und manuell signieren

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMCB Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Annahme: eHBA ist zunächst nicht gesteckt.
• Öffnen Sie die Kartei des Patienten, für welchen Sie einen eArztbrief versenden möchten.
• Klicken Sie das Icon “Brief” in der Kartei, um das herkömmliche Briefschreibungs-Fenster zu öffnen. Zunächst ist hier das eArztbrief-Symbol noch ausgegraut (nicht klickbar).
• Wählen Sie dort die gewünschte Vorlage für Ihren Brief.
• Wählen Sie den jeweiligen Arzt aus, an welchen der Brief versendet werden soll (bspw. Hausarzt des Patienten). Besitzt dieser eine KIM-Adresse, so wird durch das Auswählen des Arztes nun automatisch der Button “eArztbrief” aktiv.
• Klicken Sie nun den Button “eArztbrief”.
• Es wird nun geprüft, ob Sie die Berechtigung zum Signieren besitzen. Daraufhin öffnet sich automatisch das E-Mail-Fenster zum Verfassen der KIM Nachricht. Der eArztbrief ist bereits als Anhang eingefügt. Es erscheint ein Hinweis, dass Sie den eArztbrief verpflichtend mit dem eHBA signieren müssen. Ist der eHBA dabei noch nicht korrekt im Kartenlesegerät gesteckt, erscheint ein Fehler.
• Sie müssten den eHBA spätestens jetzt korrekt stecken, um das Dokument signieren zu können.
• Wird der eHBA gesteckt, dann erscheint eine Meldung in tomedo® zur PIN-Eingabe.
• Bestätigen Sie diese, erscheint ein Rauschen am Kartenlesegerät und Sie müssen dort zunächst die CH-PIN (Karten-PIN) des eHBA am Kartenlesegerät eintippen, um die Karte entsprechend zur Verwendung freizugeben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
• Der eArztbrief wird automatisch signiert. Fügen Sie weitere Anhänge zur E-Mail hinzu, können die PDF-Anhänge ebenso signiert werden. Gehen Sie dazu in das E-Mail-Fenster und klicken Sie den “Sign”-Button neben dem E-Mail-Anhang (hier eArztbrief).
• Es erscheint eine Meldung in tomedo®, dass die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfolgt.
• Es erscheint erneut ein Rauschen am Kartenlesegerät.
• Geben Sie dort nun die QES-PIN (Achtung ggf. abweichend zur CH-PIN) passend zum gesteckten eHBA am Kartenlesegerät ein.
• Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
• Ist die Signatur korrekt erfolgt, dann erscheint statt des “Sign”-Buttons nun ein grüner Haken am E-Mail-Anhang.
• Ergänzen Sie ggf. weitere Angaben in Ihrer Mail (Betreff, E-Mail-Inhalt, etc. wie gewünscht).
• Klicken Sie auf “Versenden”.
• Es erscheint auch hier eine Meldung, sobald die E-Mail erfolgreich versendet worden ist.
• Es erscheint außerdem ein Hinweis, dass entsprechende Leistungen zum Versenden des signierten Dokumentes (eArztbrief-Versandpauschalen) auf dem Schein des Patienten hinzugefügt wurden, da diese entsprechend abgerechnet werden können.
• Hinweis: Ist der eHBA einmal gesteckt und Sie möchten anschließend erneut einen eArztbrief versenden, dann wird nicht erneut die CH-PIN des eHBA abgefragt, sondern beim Klick auf den “eArztbrief”-Button und Öffnen der neuen Mail wird automatisch sofort die QES-PIN-Eingabe am Kartenleser angefragt. Sie müssten demnach nicht nochmals manuell den “Sign”-Button am Anhang betätigen.
• Hinweis: Ein eArztbrief, der bereits als Karteieintrag besteht, kann auch erneut versendet werden. Hierzu ist der Karteieintrag anzuwählen. Es öffnet sich das Karteieintrags-Fenster. In diesem kann über das Server-Symbol ebenfalls erneut das E-Mail-Fenster zum Versenden der KIM-Nachricht geöffnet werden.

eArztbrief aus der Kartei heraus mit Komfortsignatur versenden

• Stellen Sie sicher, dass die TI-Umgebung komplett eingerichtet ist, eine Verbindung besteht und die SMCB Ihrer Praxis gesteckt ist. Eine korrekte Verbindung erkennen Sie anhand des grünen Kartensymbols auf dem Server-Icon.
• Der eHBA des Arztes ist gesteckt, die CH-PIN wurde am Kartenlesegerät eingegeben.
• Der zugehörige Nutzer zum eHBA ist eingeloggt.
• Diesem Nutzer sind in der Nutzerverwaltung auch Konnektor und ein eindeutiger Mandant zugewiesen.
• Im Konnektor-Portal sind die gewünschten Einstellungen für die Komfortsignatur vorgenommen worden (bspw. max. 250 Signaturen, max. 24 Stunden Aktivierung).
• Der eingeloggte Nutzer aktiviert für sich die Komfortsignatur. Dies geschieht durch Klick auf das Server-Symbol und dann Klick auf “Aktivieren”. Die Aktivierung bleibt nun 24 Stunden und für 250 Signaturen für diesen Nutzer aktiv, selbst wenn sich in der Zwischenzeit andere Nutzer ein- und wieder ausgeloggt hatten.
• Der eingeloggte Nutzer öffnet eine Patientenkartei.
• Aus der Patientenkartei heraus wird die Briefschreibung geöffnet.
• Es wird dort eine Vorlage ausgewählt.
• Es wird bspw. ein Arzt als Empfänger des Briefs ausgewählt. Dieser besitzt eine KIM-Adresse.
• Der eArztbrief-Button wird aktiv.
• Diese wird geklickt.
• Es öffnet sich das E-Mail-Fenster zum KIM-E-Mail-Versand.
• Beim Öffnen des Fensters erfolgt die Signatur des Anhangs komplett automatisch, ohne dass der Nutzer nochmals eine PIN am Kartenleser eingeben muss. Nach ein paar Sekunden ist die Signatur erfolgt. Es erscheint der grüne Haken am Anhang.
• Auch hier werden bei Versand der KIM-E-Mail die zugehörigen Leistungen entsprechend automatisch auf den Schein des Patienten eingetragen.
• Auch für weitere versendete eArztbriefe wird keine PIN-Eingabe erforderlich sein, solange bis das Signatur-Kontingent für diese Aktivierung aufgebraucht ist (250), die Zeit von 24 Stunden abgelaufen ist oder die Komfortsignatur händisch über das Server-Symbol vom eingeloggten Nutzer wieder deaktiviert wird.
• Nach Deaktivierung wird dann eine erneute PIN-Eingabe am Kartenlesegerät wieder erforderlich sein. Die Komfortsignatur kann erneut aktiviert werden.