Erstellen und Versenden eines eArztbriefes

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einen eArztbrief erstellen und versenden können.

Allgemeine Informationen zur Briefschreibung in tomedo können Sie diesem Kapitel entnehmen.

Erstellung eines eArztbriefes

Im “Brief erstellen”-Fenster wählen Sie wie gewohnt die gewünschte Briefvorlage aus und setzen den Empfänger, z.B. Hausarzt, für den eArztbrief.

tomedo handbuch eArztbrief Empfaenger Auswahl

In der Empfängerliste ist in der Spalte “eAB” anhand des Brief-Icons zu erkennen, welches E-Mail-Konto für den Empfänger hinterlegt ist:

	KVC Empfänger verfügbar
	KIM Empfänger verfügbar
	KVC und KIM Empfänger sind verfügbar

Hinweis: Im Briefpopover bzw. Briefkarteieintrag, in den Patientendetails sowie im Patienteninfopanel ist ebenso für die hinterlegten Ärzte erkennbar, welches E-Mail-Konto im Ärzteverzeichnis hinterlegt ist. Der eArztbrief-Button zeigt ebenso die Möglichkeit des eArztbrief-Versands an.

Ist kein eArztbrief-Versand möglich, erscheint zusätzlich ein Ausrufezeichen auf dem Button.

Ist der eArztbrief-Versand möglich, wird beim Klick auf den Button “eArztbrief” das PDF aus dem Arztbrief generiert und die PDF-Signierung automatisch angestoßen. Wenn weitere PDF-Anhänge im “Neue E-Mail”-Fenster hinzugefügt werden, können diese mit dem Button “sign” signiert werden.

Soll der eArztbrief erst später versendet werden, kann der Arztbrief im ersten Schritt auch gespeichert werden und anschließend aus der Kartei oder über die eArztbriefverwaltung versendet werden.

Versand des eArztbriefes

Der eArztbrief kann aus dem “Brief erstellen”-Fenster oder aus dem gespeicherten Arztbrief-Karteieintrag (ABR) versendet werden. Mit Verwendung der tomedo® Einstellung kann der eArztbrief automatisch als gedruckt markiert werden. Außerdem werden bei aktivierter Einstellung (Punkt 3 im Einstellungsbild) für GKV Patienten automatisch KV-Abrechnungsziffern zur auf dem KV-Schein dokumentiert werden. Beim eArztbrief-Versand für Privatpatienten werden keine KV-Leistungen zur Abrechnung vorgeschlagen.

Versand über KIM

Ist der eArztbrief erfolgreich versendet worden, wird in der Patientenkartei ein Karteieintrag mit dem PDF-Arztbrief angelegt. Welcher Anhang-Karteieintragstyp dafür verwendet wird, können Sie in den tomedo® Einstellungen festlegen.

Weiter sehen Sie in der E-Mail-Verwaltung im Ordner “Gesendet” den versendeten eArztbrief.

Der eArztbrief kann anschließend jederzeit, wie Sie es von der bisherigen Briefschreibung gewohnt sind, aufgerufen und ausgedruckt werden.

Versand über KVConnect

Danach öffnet sich das E-Mail-Fenster. Durch Klick auf das Adressenauswahlsymbol gelangen Sie zum Adressbuch der Ärzte, welche ebenfalls am elektronischen Arztbriefversand teilnehmen. tomedo® führt jeden Morgen eine Abfrage nach neuen Ärzteadressen durch. Sollten Sie die gewünschte Empfängeradresse nicht finden, dann ist diese noch nicht mit durch das aktuelle Update importiert worden. In dem Fall können Sie die Adresse händisch eingeben. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

Versand aus der eArztbriefverwaltung

Die eArztbriefverwaltung erreichen Sie über Verwaltung → KV → eArztbriefverwaltung. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erstellten Arztbriefe: gespeichert, gedruckt und versendet.

Hinweise: Über das Kontextmenü der Tabellenübersicht stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

So haben Sie die Möglichkeit, das Tabellenlayout anzupassen. Beispielsweise können Zeilentrenner eingeblendet werden.
Weiter ist das Löschen eines selektierten Arztbriefes möglich.

Filter der eArztbriefverwaltung

Mithilfe der Buttons „alle“ 1 und „nicht gesendet“ (=gedruckt und nicht gedruckt) 2 werden die Arztbriefe in dem gewählten Zeitraum geladen. Standardmäßig umfasst der gesetzte Zeitraum, die letzten 10 Tage. Der Button darunter 3 lädt alle nicht versendeten Arztbriefe, unabhängig vom gesetzten Zeitraum. Ebenso lädt der Button daneben 4 die relevanten Arztbriefe. Relevante Arztbriefe sind Briefe mit dem Status „Offen“, also nicht versendet oder gedruckt. Aktivieren Sie die erste Checkbox 5 werden mit Öffnen der eArztbriefverwaltung automatisch die relevanten Briefe geladen.

Über Filter 6 können weitere Listenansichten konfiguriert werden nutzen.

Arztbriefdaten in der eArztbriefverwaltung

In der Arztbrieftabelle können Sie unter anderem einsehen, wann der Arztbrief erstellt, gedruckt, das PDF oder DOCX erstellt wurde, signiert am und von, versendet, den Arzt – für den der Arztbrief ausgestellt wurde (erstellt für) sowie den eArztbrief-Empfänger. Außerdem sehen Sie den Status 9. Der eArztbrief kann folgende Status einnehmen:

Offen = nicht gedruckt oder versendetet
Fertig: gedruckt = gedruckt oder gefaxt
Fertig: gesendet = versendet
Fertig: gedruckt, gesendet = gedruckt und versendet

Modus: Strenge Druckfreigabe

Die strenge Druckfreigabe durch den Arzt ist in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Brief/Fax/Tel → Briefschreibung zu aktivieren.

In diesem Modus gibt es anstatt des Status „Offen“ die folgenden Möglichkeiten:

Freigegeben – gelbes Ampelsymbol
noch nicht freigegeben – rotes Ampelsymbol

Die Freigabe von eArztbriefen kann im ABR-Karteieintrag oder direkt in der eArztbriefverwaltung über das Kontextmenü durch Vertragsärzte erfolgen. Freigaben können auch an beiden Stellen zurückgezogen werden.

Achtung: Nur Nutzer mit dem Recht „Briefe zum Druck freigeben können“ können den Freigabestatus ändern. Das Recht kann in der Rechteverwaltung wie gewohnt konfiguriert werden.

Im rechten Bereich 7 können Sie die Vorschau (das PDF) des selektierten Briefes einsehen. Für die Vorschau des Arztbriefes wird das PDF neu erzeugt. Aktivieren Sie die zweite Checkbox 5 wird automatisch das PDF für den eArztbrief generiert bzw. aktualisiert. Ist die Checkbox deaktiviert, wird keine PDF-Vorschau für den gewählten Arztbrief aktualisiert bzw. neu generiert.

Hinweise

Ist in den tomedo ® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail → PDF-Hintergrund die Option „vor dem Faxen/E-Mailen nachfragen“ aktiv, erscheint der Abfragedialog, ob bzw. welcher Hintergrund für den eArztbrief verwendet werden soll. Soll der Abfragedialog nicht erscheinen, muss diese Nachfrage-Option deaktiviert werden.
Wurde der Arztbrief mit einem Hintergrundbild gedruckt, dann wird dieses Hintergrundbild beim eArztbriefversand nicht berücksichtigt, sondern das Hintergrundbild, was für den E-Mail-Versand gewählt wurde, verwendet. Dementsprechend wird das PDF mit dem Hintergrundbild für den E-Mailversand neu generiert, wenn wird für den Druck ein anderer Hintergrund gewählt wurde.
Mit Doppelklick auf einen Arztbrief-Eintrag in der Liste gelangt man in die Kartei des Patienten, wo automatisch das ABR Popover vom gewählten Arztbrief in der Kartei des Patienten geöffnet wird.

Mit Klick auf die Vorschau wird der Arztbrief PDF-Dokument in einem eigenen Fenster geöffnet.

Oberhalb des Briefes sehen Sie den Patientennamen 8, für den der Arztbrief erstellt wurde. Der Button daneben ermöglicht die Navigation in die Kartei des Patienten.

eArztbriefe in der eArztbriefverwaltung signieren und versenden

Selektieren Sie die gewünschten eArztbriefe in der Verwaltung und signieren 10 oder signieren und versenden 11 Sie die eArztbriefe in einem Schritt, mit aktivierter Komfortsignatur oder Einzelsignatur. Mit Drücken der Optionstaste wird die Aktion, welche mit diesen Buttons ausgeführt wird, erweitert: Forciere Selektierte Signieren und Forciere Selektierte Signieren/Senden. So können bereits signierte eArztbriefe erneut signiert werden. Wahlweise kann dafür das eArztbrief-PDF neu generiert werden, wenn es bereits existiert. Hier kann jeweils pro Abfrage zur wiederholten Signierung und PDF-Generierung zwischen folgenden Optionen gewählt werden:

Ja – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
Nein – bezieht sich auf einen einzelnen Arztbrief der selektierten eArztbriefe
Ja merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
Nein merken – bezieht sich ausschließlich auf die gewählten eArztbriefe für diese Aktion
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