DMP-Abrechnung

Zum Abrechnen von DMP-Dokumentationen wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung → DMP-Dokumentation, siehe obiges Fenster.

Hier können Sie entweder Dokumentationen für einen bestimmten Zeitraum vom Server laden 1 (da es möglicherweise sehr viele Dokumentationen geben kann, werden immer nur die angeforderten Dokumentationen auf den jeweiligen Arbeitsplatz übertragen), oder alle noch offenen (nicht verschickten) Dokumentationen 2. Das Laden der Dokumentation kann bei vielen Dokumentationen längere Zeit in Anspruch nehmen (als Richtwert gilt 10 Dokumentationen pro Sekunde).

In der Spalte „Status“ 3 sehen Sie, welche Dokumentation versendet werden können (Status „komplett“). Um fehlerhafte Dokumentationen schnell korrigieren zu können, brauchen Sie lediglich eine Zeile in der Tabelle mit der Maus doppelt anzuklicken. Falls Sie weitere Daten eines Patienten einsehen wollen, können Sie über das Symbol in der Spalte „zum Patient“ 4 die Kartei des jeweiligen Patienten öffnen.

Zum Exportieren der Dokumentationen müssen Sie die Dokumentationen mit der Maus auswählen. Dabei können Sie mit der ⇧Shift-Taste ganze Bereiche in der Tabelle auswählen beziehungsweise über die ⌘Cmd– Taste einzelne Dokumentationen zur Auswahl hinzufügen. Neben dem Button „Ausgewählte abrechnen“ sehen Sie, wie viele Bögen 5 in der Auswahl enthalten sind.

Die ausgewählten Dokumentationen werden über den Button „Ausgewählte abrechnen“ 6 zu einer Abrechnung hinzufügt. Dabei werden die ausgewählten Dokumentationen der letzten offenen DMP-Abrechnung hinzugefügt. Falls keine DMP-Abrechnung mehr offen ist, wird automatisch eine neue DMP-Abrechnung angelegt. In beiden Fällen öffnet sich automatisch das Fenster DMP-Abrechnungsdetails für die letzte offene/neu erstellte Abrechnung. Der weitere Ablauf der Erstellung einer DMP-Abrechnung wird im nachfolgenden Kapitel Abrechnungsdetails-Fenster beschrieben.

Abrechnungsdetails-Fenster

Im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster kann das Von-Bis-Datum der Abrechnung 1 eingeben werden. Die Abrechnungsdateien werden über den Button „Abrechnungsdateien neu erstellen“ 2 erstellt. Falls Sie zusätzliche Informationen zur Abrechnung speichern wollen, können Sie diese Informationen in das Feld „Notiz“ 3 eingeben. Diese Informationen werden nicht mit an die Datenannahmestelle gesendet. Mit dem Button „XKM-Abrechnungsdatein speichern“ 4 kann separat die XKM-Datei auf ihrem Rechner gesichert werden. Wollen Sie sich zu den erstellten Abrechnungsdatein im Finder hin navigieren, dann drücken Sie den Button „Alle Datein im Finder anzeigen“ 5.

Beim Erstellen der Abrechnungsdateien erscheint das Fenster „Export der Abrechnung“ in dem die Aktivitäten des Servers dargestellt werden (die Abrechnungsdateien werden auf dem Server generiert, d.h. Sie können eine DMP-Abrechnung nicht im Offline-Betrieb erstellen).

Sobald das Herunterladen der Abrechnungsdateien vom Server beendet ist, werden die Dateien im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster angezeigt und der Status der DMP-Abrechnung auf „verschickt“ gesetzt. Die Abrechnungsdatei im DMP-Abrechnungsfenster können Sie auch via Drag-and-drop auf Ihren Rechner extra sichern.

Achtung: das folgende Bildschirmfoto wurde als admin-Nutzer gemacht; das Feld „gelöscht“ ist für einen Nicht-Admin-Nutzer ausgeblendet.

Im Feld mit den Abrechnungsdateien 6 sind nun die neu erstellten Dateien zu sehen. Je Datenannahmestelle werden drei Dateien erzeugt:

• <Name der Datenannahmestelle> Transportbegleitzettel.docx
• <Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt
• <Name der Datenannahmestelle>.zip

Die eigentlichen .idx- und .XKM-Abrechnungsdateien sind in der .zip-Datei (Archiv-Datei).

Versand auf Datenträger

Um die Abrechnung per Datenträger zu versenden, muss das Archiv mit den Abrechnungsdateien zuerst entpackt werden. Dazu brauchen Sie lediglich auf das Symbol mit der Archiv-Datei einen Doppelklick mit der Maus zu machen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das ausgepackte Verzeichnis angezeigt wird. Dieses kann je nach den bei Ihnen gemachten Einstellungen für den Finder ein bisschen anders aussehen.

Hier müssen Sie die Dateien aus dem Ordner anzeigen und alle mit der Maus auswählen. Die ausgewählten Dateien können dann über einen Rechtsklick auf die Auswahl auf CD gebrannt werden, indem Sie den Punkt „X Objekte auf CD/DVD brennen …“ anklicken.

Falls Sie auf dem Mac, an dem Sie die Abrechnungsdateien erzeugt haben, keine Möglichkeit haben CDs zu brennen, können Sie die Abrechnungsdateien auch von einem anderen Mac brennen, solange tomedo® dort läuft. Um an diesem Rechner die Abrechnungsdateien angezeigt zu bekommen, müssen Sie die Abrechnung über die DMP-Abrechnungsverwaltung (nicht DMP-Verwaltung!) öffnen und können wie oben beschrieben fortfahren.

In dem Fall, dass Sie CDs nur auf externen Rechnern brennen können, auf denen kein tomedo® läuft (zum Beispiel auch auf Windows-PCs), müssen Sie die Abrechnungsdateien per USB-Stick oder über eine Netzwerkfreigabe auf diesen Rechner übertragen. Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, wenden Sie sich bitte an ihren IT-Betreuer.

Achtung: Beachten Sie, dass auf den Datenträger ausschließlich nur die Abrechnungsdateien (.idx-Dateien und .XKM-Dateien) aufgespielt werden dürfen, wobei diese Dateien sich in keinem Unterordner befinden dürfen. Dies ist eine Anforderung der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

Die gebrannte CD sollte mit einem CD-Marker beschriftet werden, wobei die minimalen Informationen in der Datei „<Name der Datenannahmestelle> Beschriftung Datentrager.txt“ zu finden ist. Weiterhin müssen Sie die Datei „<Name der Datenannahmestelle> – Transportbegleitzettel.docx“ ausdrucken und der CD beilegen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail gibt es eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die bei Ihnen zum Einsatz kommen könnten. Im Rahmen dieses Handbuches sei der Versand exemplarisch am Beispiel des Mac-eigenen E-Mail-Programmes „Mail“ demonstriert.

Um DMP-Abrechnungsdateien mit dem Mac-eigenen Programm „Mail“ zu verschicken, müssen Sie im DMP-Abrechnungsdetails-Fenster auf den Button „Mail“ klicken.

Als Empfänger tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer zuständigen Datenannahmestelle ein. Falls Sie diese nicht mehr wissen, können Sie die Kontaktdaten der Datenannahmestelle über Admin → Verwaltung Datenannahmestellen anzeigen lassen (siehe Abschnitt Verwaltung der DMP-Datenannahmestellen). Dazu müssen Sie als Admin in tomedo® eingeloggt sein.

Achtung: Die E-Mail-Adressen, die auf den Homepages der Datenannahmestellen zu finden sind, sind in den meisten Fällen nicht die für die Abrechnung zugelassenen Adressen. So gibt es zum Beispiel für die Datenannahmestelle „Data Systems Berlin“ verschiedene E-Mail-Adressen, wobei die Adresse DMP-Annahme-Berlin@data-experts.de ausschließlich für den Versand von DMP-Abrechnungsdateien für Praxen der KV Berlin verwendet werden darf, während die E-Mail-Adresse dmpdatenstelle@data-experts.de nur für allgemeine Anfragen an die Firma Data Experts GmbH verwendet werden kann.

Verwaltung der DMP-Abrechnungen

Die Übersicht über alle bisher erstellten DMP-Abrechnungen ist unter dem Menüpunkt Verwaltung → DMP-Abrechnungsverwaltung aufrufbar. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Um die Details einer DMP-Abrechnung anschauen zu können, müssen Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle doppelklicken. Es öffnet sich das DMP-Abrechnungsdetails-Fenster (siehe Abschnitt Abrechnungsdetails-Fenster).