Erstellen von Privatrechnungen

Der Abrechnungsteil

Wenn Sie die Kartei eines Patienten öffnen, finden Sie auf der rechten Seite den Abrechnungsteil in welchem Sie Leistungen und Diagnosen dokumentieren können. Hier können Sie durch einen Klick auf „Privat“ die Privatrechnungen öffnen.

In der Auswahlliste 1 sind alle Privatrechnungen des Patienten aufgelistet. Über die „+“- und „–“ Buttons rechts von der Auswahl können Rechnungen hinzugefügt oder entfernt werden. Die Leistungen der aktuell ausgewählten Rechnung werden in der oberen Tabelle 2 dargestellt, während die untere Tabelle 3 die Diagnosen anzeigt. Außerdem befindet sich im unteren Bereich eine Fehlerbeschreibung 4, falls Hinweise zu den abzurechnenden Leistungen und Diagnosen vorhanden sind.

Hinweis: Über den Rechtetyp „Abrechnungsfehler/-Warnungen/-Hinweise: Aktion ignorieren/nicht ignorieren erlauben“ ist konfigurierbar, welche Nutzer Abrechnungsfehler, Warnungen und Hinweise ignorieren dürfen und welche nicht.

In der Auswahlliste wird ein Kurztext für die Rechnung angezeigt, sodass das Finden der richtigen Rechnung erleichtert wird. Dieser Kurztext umfasst das Datum der Rechnungserstellung 1, sowie die Rechnungsnummer 2 und um welchen Rechnungstypen 3 es sich handelt. Außerdem sehen Sie, ob die Rechnung bereits abgerechnet und gedruckt 4 oder an Privatverrechnungsstelle (PVS) 5 übergeben wurde und ob die Rechnung bereits bezahlt 6 wurde. Zudem wird, wenn vorhanden, der abrechnende Arzt 7 angezeigt.

Erstellen einer Privatrechnung

Eine neue Privatrechnung erstellen Sie, indem Sie im Abrechnungsteil oben rechts auf das „+“-Symbol klicken. Daraufhin erscheint das folgende Fenster. Dieses wird auch dann geöffnet, wenn Sie die Detailansicht einer Privatrechnung auswählen, zum Beispiel um diese zu editieren.

1.  Sollte die Rechnung noch nicht über eine Rechnungsnummer verfügen, kann über den Button „R.Nr“ eine neue Nummer automatisch generiert werden. Wenn bereits eine Rechnungsnummer vorhanden ist, wird diese an dieser Stelle angezeigt.
2. Hier kann der Rechnungstyp ausgewählt werden. Es gibt Standard-Rechnungstypen sowie weitere Rechnungstypen, die Sie selbst unter Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → Privatrechnungstypen anlegen können.
3. Außerdem kann der Tarif der Rechnung eingestellt werden. Die Ziffern in der Klammer geben die maximalen Steigerungsfaktoren für medizinische, technische und Laborleistungen an.
4. Unter „Krankenkasse“ geben Sie den Namen der Kasse ein. Bei Privatversicherten wird dieses Feld, falls bekannt, mit der Privatkasse des Patienten vorbelegt und muss entsprechend nicht verändert werden. Das Feld gilt in diesem Fall zur Kontrolle, ob der Patient noch immer bei der angegebenen Kasse versichert ist. Falls für einen gesetzlich versicherten Patienten eine GOÄ-Rechnung erstellt wird, bleibt dieses Feld leer.
5. Neben der Krankenkasse kann auch die PKV-Versichertennummer des Patienten eingetragen werden. Diese wird in der Regel von einer eventuell vorhandenen PKV-Versichertenkarte übernommen. Bei Versicherten der GKV bleibt dieses Feld leer. (Hinweis: Die Versichertennummer der GKV hat nichts mit der Versichertennummer der PKV zu tun.)
6. Das Rechnungsdatum wird automatisch mit dem Dokumentationsdatum vorbelegt und entspricht in der Regel dem aktuellen Datum, kann aber beliebig verändert werden. Außerdem können Sie ein „Fällig bis“ Datum anlegen, wenn benötigt.
7. Das Feld „Abrechner“ ermöglicht Ihnen, den aktuell abrechnenden Arzt auszuwählen. Dieser Arzt wird als Absender auf dem Rechnungsdruck verwendet, kann aber vom Leistungserbringer der einzelnen Leistungen auf der Rechnung abweichen.
8. Die Checkboxen geben Ihnen die Möglichkeit, anzugeben, ob die Rechnung bereits versandt wurde, sie für eine Privatrechnungsstelle (PVS) bestimmt ist oder zu einer Sammelrechnung gehört.
9. Im Bereich „Mahnstufe“ können Sie angeben, ob es sich um eine Rechnung oder bereits um eine Mahnung handelt. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:
   • 0 – Rechnung
   • 1 – Zahlungserinnerung
   • 2 – Mahnung
   • 3 – Letzte Mahnung
   • 4 – Inkasso
   Außerdem können Sie über die Checkboxen markieren, wenn die Rechnung gedruckt und bezahlt wurde.
10. Auf der rechten Seite können Sie weitere Angaben zur aktuellen Rechnung machen. Über das Feld „Abzug“ kann eingestellt werden, ob es sich um eine ambulante, stationäre, belegärztliche oder Konsiliarbehandlung handelt, da in einigen Fällen prozentuale Abzüge vom Gesamtrechnungsbetrag gemacht werden. Außerdem kann ein Rabatt und die abzurechnende Umsatzsteuer hinterlegt werden. Oberhalb dieser Felder ermöglicht der Button „In neue Rechnung übernehmen“ Ihnen, die erstellte Privatrechnung in eine neue Rechnung zu übernehmen.
11. Wenn Sie die erstellte Privatrechnung als Muster speichern möchten, können Sie dies über den Button „Als Muster speichern“ tun. Dies kann vor allem bei IGEL-Leistungen nützlich sein. Eine Rechnungsvorlage muss vorher von Ihnen erstellt worden sein. Näheres zum Speichern von Vorlagen finden Sie im Abschnitt Rechnungsmuster.

Umsatzsteuersatz (Ust.-Satz)

In den Rechnungsdetails kann der USt.-Satz hinterlegt werden. Dieser gilt für alle ärztlichen Leistungen und für Sachkosten, für die keine USt. oder eine USt. von 0 % angegeben ist und wird auf die in der Rechnung angegebenen Einfachkosten aufgeschlagen.

Ist für die Sachkosten ein abweichender Ust.-Satz anzurechnen, ist dieser im Fenster „Verwaltung – Sachkosten Privatabrechnung“ zu hinterlegen. Dieses Fenster erreichen Sie zum Beispiel über das Sachkosten-Favoriten-Fenster.

Für Sachkosten ist hierbei der Brutto-Betrag zu hinterlegen. Der in den Rechnungsdetails angegebene USt.-Satz hat auf diese Kosten keinen Einfluss.

Reiter der Privatrechnung

Neben den oben erklärten Feldern der Privatrechnung, befindet sich im unteren Bereich ein Reiter mit verschiedenen Überschriften. Diese Eingabemasken werden im Folgenden näher erläutert.

Rechnungsanschrift

In den Feldern des Reiters „Rechnungsanschrift“ können Sie die Adresse angeben, an die die Rechnung verschickt werden soll. Dabei wird die Adresse mit einer der Adressen der folgenden Liste (in absteigender Priorität) vorbelegt:

1. die Rechnungsanschrift des Patienten (wird im Fenster „Patienteninformationen“ eingegeben)
2. die Adresse des Hauptversicherten
3. die „normale“ Adresse des Patienten

Außerdem können Sie auch direkt über das Feld „Adresse von“ rechts oben auswählen, ob die Adresse aus den Patientendetails (Pat.-Details) übernommen, oder die Adresse der Kasse oder des Arbeitgebers ausgewählt werden soll.

Zahlungseingänge

An dieser Stelle sehen Sie direkt, welchen Betrag der Patient bereits geleistet hat und welcher Betrag verbleibend ist. Im Feld „Teilbetrag“ können Sie entsprechende Zahlungen, sowie in Teilen als auch den Gesamtbetrag, eintragen. Außerdem wählen Sie eine Zahlungsart (Bar, Kartenzahlung, Überweisung, Guthaben, Sonstiges). Wenn Sie „Bar“ auswählen, werden Ihnen automatisch nur bare Kassenbücher angezeigt. Entsprechend werden Ihnen für „Kartenzahlung“ nur unbare Kassenbücher angezeigt. Bei Aktivieren der Checkbox „Beleg“ wird automatisch ein Beleg der Zahlung erstellt. Weitere Informationen zu den Zahlungseingängen finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Drucken

Im Reiter „Drucken“ können Sie die Rechnung im Original sowie eine beliebige Anzahl an Kopien ausdrucken, als PDF erstellen oder per E-Mail versenden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sowohl für Rechnungen als auch für Stornobelege eine Internetmarke hinzuzufügen.

Alle gespeicherten Rechnungen, Mahnungen und Stornierungen werden ebenfalls in diesem Bereich hinterlegt.

Nach dem Erstellen eines Dokuments können Sie es in der unteren Liste verwalten:

• Mit dem Symbol ganz links wird die erzeugt Rechnung angezeigt.
• Mit dem Bildschirm-Symbol können Sie die Rechnungen einer Handoff-List hinzufügen und damit die Rechnung an ein iPad senden und dort zur Unterschrift vorlegen. Nähere Informationen dazu unter: Rechnungen am iPad unterschrieben
• Mit dem Druckersymbol kann sie ausgedruckt werden.
• Falls der Patient über die arzt-direkt®-App mit Ihrer Praxis gekoppelt ist, können Sie die Rechnung durch Klick auf das erscheinende arzt-direkt-Symbol direkt an den Patienten senden.
• Mit dem E-Mail-Symbol kann sie per Mail versendet werden.
• Mit dem Papierkorb werden die Dokumente gelöscht.

Hinweis: Wenn Sie über den Drucken-Button die Rechnung ausdrucken möchten und dabei auch eventuelle Kopien mitausgedruckt werden sollen, muss die Checkbox „Auch für Druck aus Kartei“ aktiviert sein.

Bereits gesendete Rechnungen nochmals drucken

Falls aus gegebenem Anlass (z.B. Patient erbittet erneute Zustellung der Rechnung) eine Rechnung nochmals ausgedruckt werden soll, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie bei der Rechnung auf „Details zeigen“.
2. Suchen Sie in der Tabelle im Reiter „Drucken“ Ihr Druck-Dokument.
3. Klicken Sie auf das Icon in der Tabelle vor dem Namen, um das Dokument anzuzeigen und erneut zu drucken.

Info

Die Felder des Reiters „Info“ ermöglichen es Ihnen, Notizen, Bemerkungen und Aktenzeichen für die Rechnung zu hinterlegen. Außerdem können Sie nach einem Überweiser suchen oder diesen direkt neu anlegen.

Anhänge

An dieser Stelle können Sie bei Bedarf Anhänge zur Rechnung hinzufügen. Sie können diese über den „+“-Button anhängen oder über den „–“-Button wieder entfernen. Zusätzlich können Custom-Formulare aus der Kartei per Drag-and-drop eingefügt werden.