Patientenformulare

Mit den tomedo® Patientenformularen können Sie Ihre Patienten ein Formular (wie zum Beispiel einen Anamnesebogen) vor dem Praxisbesuch oder auch auf dem iPad in der Praxis ausfüllen lassen. Das ausgefüllte Formular wird dann an Ihre tomedo® Inbox geschickt. Dort können Sie die Antworten im Formular nutzen, um neue Patienten anzulegen oder um Stammdaten und Details von Bestandspatienten zu aktualisieren.

Bitte beachten: Damit die Patientenformulare richtig dargestellt werden können benötigen Sie MacOS höher als 10.15.

Nutzen Sie auch diese Informationsquellen (YouTube):

• Patientenformulare in tomedo
• Patientenformulare erstellen und bearbeiten

Wie bekomme ich Zugang zu den Patientenformularen?

Falls Sie uns noch nicht bezüglich Zugangs zu den Patientenformulare kontaktiert haben, dann senden Sie uns bitte eine Email an patientenformulare@zollsoft.de. Sie erhalten dann den Link für das Auftragsformular per Email. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Patientenformularen um ein kostenpflichtiges Modul handelt.

Nach dem Versand des Auftragsformulars erhalten Sie Zugang zu einem Online-Terminkalender, in dem Sie sich einen Anschalt-Termin aussuchen. Bis zu diesem Anschalt-Termin bereiten wir Ihr arzt-direkt Instanzkonto vor und spielen die Standardformulare für Sie ein. Falls Sie noch kein arzt-direkt Instanzkonto besitzen, richten wir Ihnen eines ein und schicken Ihnen einen Aktivierungslink, mit dem Sie ein Passwort für das Instanzkonto erstellen. Zum Aktivierungs-Termin können Sie (falls zuvor noch nicht geschehen) Ihre arzt-direkt Zugangsdaten als Administrator unter Admin → Arzt Direkt → Instanzkonten hinterlegen.

Tragen Sie dabei bitte den Namen des arzt-direkt Instanzkontos unter Praxiserkennung 1 ein, sowie Ihre E-Mail und das Passwort 2, das Sie erstellt haben. Den Anzeigenamen 3 können Sie frei wählen.

Klicken Sie dann auf den Reiter „Einstellungen“ 4.

Hier können Sie die Patientenformulare für Ihre arzt-direkt Instanz aktivieren. Falls Sie mehr als eine Instanz in Ihrer Praxis verwenden, dann achten Sie bitte darauf, dass nur eine Instanz für Patientenformulare aktiviert ist.

Anmerkung: Diese Einstellung wird nun automatisch vorgenommen, wenn Sie freigeschaltet sind und kann nicht mehr manuell gesetzt werden

Patientenformulare von Patienten manuell per E-Mail anfordern

Unter dem tomedo® Menüpunkt „Aktion“ können Sie nun Patientenformulare via Email versenden.

Entscheiden Sie, ob die Formular-Anfrage an einen Neupatienten oder an einen Bestandspatienten 1 versendet werden soll. Über das „+“-Symbol 2 können Sie die gewünschten Patientenformulare auswählen. Bitte beachten Sie, dass sich die Auswahl der Dokumente unterscheiden kann, abhängig davon, ob es sich um einen Neupatienten oder Bestandspatienten handelt — für Neupatienten werden nur Formulare angeboten, die Name, Vorname und Geburtsdatum abfragen.

Falls Sie keine oder nicht alle Formulare angezeigt bekommen, dann klicken Sie bitte auf das Aktualisierungs-Symbol 3, um die Formulare neu vom Server zu laden.

Nach dem Klick auf OK gelangen Sie in die Email-Vorlage. Hier ist zu beachten, dass die Links nur klickbar sind, wenn Sie tomedo® (und nicht Apple E-Mail) als E-Mail-Client verwenden. Dies können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail ändern.

Die Vorlage, die hier verwendet wird befindet sich unter Admin → E-Mail-Vorlagen. bis zu tomedo® Version 148 muss die Standardvorlage „MUSTER – Patientenformularanforderung“ verwendet werden. Ab Version 149 können Sie neue Vorlagen erstellen und auch zwischen mehreren Vorlagen wählen. Unter „Bearbeiten“ legen Sie fest, dass die Vorlage für Patientenformular-Anforderungen gedacht ist.

Bitte beachten Sie, dass die Vorlage das Kommando $[Formularlinks]$ enthalten sollte. Wenn Sie mehr als eine Vorlage erstellen, dann erscheint ein Dialog zur Auswahl der Vorlage im Anforderungsfenster nachdem Sie die entsprechenden Patientenformulare ausgewählt haben.

Patientenformulare von Patienten automatisch per Terminerinnerung anfordern

Sie können Patientenformulare automatisch per Terminerinnerung anfordern, wenn für eine genutzte Terminart Patientenformulare hinterlegt sind. Dies gilt sowohl für manuell im tomedo® Kalender eingetragene Termine als auch für Termine, die aus dem Online-Terminkalender übernommen wurden.

Ist für diese Terminart ein Terminerinnerungsplan mit einer geeigneten Email-Vorlage eingerichtet, werden nach dem Anlegen eines Termins dieser Terminart im tomedo® Kalender Erinnerungs-Nachrichten verschickt. Einen passenden Terminerinnerungsplan legen Sie in der Terminerinnerungsverwaltung an.

Die für die Terminerinnerung genutzte Email-Vorlage muss für die Erzeugung des oder der Links für die Patientenformulare das Briefkommando $[selektierterTermin %formularlinks]$ enthalten.

Patientenformulare in tomedo® auf MacOS ausfüllen

Sie können die gleichen Formulare auch in tomedo® unter Formular → Patientenformulare einsehen und für den in der Tagesliste ausgewählten Patienten direkt ausfüllen. 

Patientenformulare in tomedo® auf iOS ausfüllen

Alternativ können Sie Ihre Patienten diese Formulare auch über den Workflow via iPad ausfüllen lassen. 

Ausgefüllte Patientenformulare empfangen und bearbeiten

Ausgefüllte Formulare, die per Email angefordert oder am iPad ausgefüllt wurden, werden in der Inbox unter dem Reiter „Patientenformulare“ gesammelt. In der Inbox sind die Formulare nicht editierbar, sie können aber nach erfolgreicher Zuordnung in der Kartei nachbearbeitet werden.

Über die Buttons oben links können Sie

1. die Sichtbarkeitseinstellungen in der Inbox ändern,
2. ein empfangenes Formular löschen,
3. für einen Neupatienten eine Kartei anlegen,
4. eine bestehende Verbindung zwischen dem Patientenformular und einer Kartei aufheben oder
5. nach einer Patientenkartei suchen, zu der das Formular zugeordnet werden soll.

Über eine neue E-Mail-Rückantwort-Schaltfläche können Sie nun auch direkt aus der Inbox auf ein Formular per E-Mail antworten.

Bitte beachten Sie, dass Sie allerdings zuvor eine E-Mail-Vorlage unter Admin → E-Mail-Vorlage erstellen müssen. Unter der Schaltfläche Bearbeiten legen Sie dann fest, dass diese Vorlage für Antworten auf Patientenformulare gedacht ist.

Patientenformulare von Neupatienten sind in der Inbox noch keiner Kartei zugeordnet. Wenn Sie auf den Button mit dem Fragezeichen zum Suchen klicken, dann wird soweit im Patientenformular vorhanden der Name und das Geburtsdatum aus dem Formular automatisch in die Suchleiste eingetragen.

Beim Anlegen eines Neupatienten aus einem Patientenformular wird Ihnen ab der tomedo® Version 144 eine Duplikats-Prüfung angezeigt. Patientenformulare von Bestandspatienten sind bereits der entsprechenden Kartei zugeordnet.

Über die Buttons oben rechts können Sie

1. Formulardaten in die Stammdaten und die Patientendetails des zugeordneten Patienten übertragen,
2. die zugeordnete Kartei öffnen oder
3. die Patientendetails öffnen.

Welche Daten übertragen werden, hängt davon ab, welche Felder des Patientenformulars als Rückschriebfelder markiert sind. Bei unsere Standardformularen sind das die Stamm- und Kontaktdaten inklusive Telefonnummer und E-Mail. Beim Rückschrieb wird Ihnen aber der tomedo®-Version 144 ein Vorher-Nachher-Vergleich angezeigt. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Rückschrieb:

Sie können dann entweder alle Änderungen vornehmen, oder die gewünschten Änderungen einzeln übernehmen.

Es gibt jetzt auch eine Filterverwaltung in der Inbox für Patientenformulare. Hier können Sie eigene Filter erstellen, wie zum Beispiel für ungelesene Formulare eines bestimmten Formulartyps:

Für jeden angelegten Filter wird auch die Anzahl der Formulare angezeigt. Im obigen Bild liegen zum Beispiel vier ungelesene Patientenformulare vom Typ Kontaktdaten vor.

Weiteres Verarbeiten von Patientenformularen

Sie können sich das Patientenformular auch in der zugeordneten Kartei ansehen. Wenn Sie dieses in einem eigenen Fenster öffnen, dann können Sie über den Button auch eine editierbare Kopie des Formulars anlegen. Nach dem Editieren wird die Kopie des Patientenformulars in der Kartei des Patienten abgelegt. Bereits vom Patienten geleistete Unterschriften sind in editierten Kopien eines Patientenformulare nicht mehr enthalten.

Patientenformulare auf Ihre Praxis zugeschnitten

Mit Ihrer Aktivierung erhalten Sie Standardformulare, wie zum Ermitteln der persönlichen Daten eines Patienten oder einen Anamnesebogen. Wollen Sie diese anpassen oder benötigen Sie weitere Formulare, dann können Sie Änderungen zu existierenden Formularen vornehmen oder auch neue Formulare erstellen. Verwenden Sie dafür bitte einen Webbrowser und verwenden Sie die URL
https://app.arzt-direkt.de/{Name Ihrer Arzt-Direkt-Instanz}/dashboard/instanz-einstellungen/formulare, wobei Sie {Name Ihrer Arzt-Direkt-Instanz} mit dem Namen Ihrer Arzt-Direkt-Instanz ersetzen müssen.

Verwendung von Patientenformularen in Aktionsketten

Sie können Patientenformulare auch als Aktionskettenauslöser auswählen. Derzeit ist es möglich eine Aktionskette auszulösen, wenn ein bestimmtes Formular (unten: Kontaktdaten) auf „gelesen“ gesetzt wird.

Einstellungen für jedes Patientenformular

Ähnlich wie bei Custom-Formularen, lässt sich über die Formularverwaltung ein Einstellungsfenster für die Patientenformulare öffnen. Wählen Sie hierfür zunächst ein bestimmtes Patientenformular aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Patientenformular-Einstellungen. Aktuell finden Sie hier Funktionen zum Kopieren von Briefkommandos und Erstellen von Textbausteinen (im Reiter Elemente).

Durch Klick auf „Kopieren“, kopieren Sie das entsprechende Briefkommando. Sie können auch mehrere Elemente (oder über die Schaltfläche unten rechts alle Elemente) auswählen und für diese über die entsprechende Schaltfläche einen Textbaustein erstellen lassen. Dieser Reiter soll Ihnen das Erstellen von Karteieinträgen (z.B. über Aktionsketten) vereinfachen.

Im Reiter „Terminerinnerung“ finden Sie die Anleitung zum Erstellen von Terminerinnerungen, die jeweils mit ausgewählten Patientenformularen als Link verschickt werden sollen.

Sie finden hier auch einen Übersicht bei welchen Terminarten das jeweilige Patientenformular verwendet wird und können dies auch direkt verwalten.

Im dritten Reiter „Anforderung“ können Sie zuvor im Editor gesetzte permanente Links als QR-Code anzeigen lassen. Ausserdem können Sie hier das Briefkommando zum Erstellen eines Links für das ausgewählte Formular kopieren.