Voraussetzung und Konfiguration für eArztbrief

In diesem Kapitel erhalten Sie alle Informationen zu den vielseitigen Konfigurationsmöglichkeiten rund um die eArztbrief-Erstellung und -Versand.

Voraussetzung

Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärzte und Psychotherapeuten einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Mithilfe des Ausweises kann die rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Der eArztbrief kann ausschließlich über ein KIM- oder KVConnect-Account versendet werden. Dies beinhaltet, dass der Absender sowie der Empfänger jeweils ein KIM- oder KVConnect-Account haben müssen. Das KIM und KVConnect E-Mail-Konto ist in tomedo® unter Admin → E-Mail-Konten zu hinterlegen.

Konfiguration

In der Nutzerverwaltung (Admin → Nutzerverwaltung) müssen Sie im Reiter „Mitarbeiter“ das zu verwendende E-Mail-Konto (KIM oder KVC), über welchen der eArztbrief versendet werden soll, für den Nutzer hinterlegen.

1. Damit ein eArztbrief versendet werden kann, muss der Empfänger und Sender ein KIM-Konto oder beide ein KVConnect-Konto haben. 

In der Hausärzteverwaltung sind die 1 KIM- und 2 KVC-Adressen der Ärzte hinterlegt.

Das „KVC E-Mail“-Feld kann manuell oder über den Button zur KV-Connect-Account-Suche befüllt werden. Für die KIM-Adresse gibt es eine Schnellsuche, welche die Hausarztdaten auf direktem Wege nutzt.

Ist das Feld „KIM-E-Mail“ bzw. „KVC-E-Mail“ nicht befüllt, erfolgt einmal täglich ein automatischer Abgleich mit dem Server.

• Ist bereits ein Eintrag vorhanden, wird dieser jedoch nicht überschrieben.
• Bei eindeutiger Zuordnung einer Adresse wird diese automatisch übernommen.
• Bei nicht eindeutiger Zuordnung wird das Feld nicht befüllt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.

Hinweis: Nutzt ein Arzt die KIM oder KVC-E-Mail Adresse nicht, obwohl diese hinterlegt ist, dann kann über das Deaktivieren der Checkbox unterbunden werden, dass an den Arzt KIM- oder KVC-E-Mails versendet werden, weil dann diese Mail-Adressen nicht berücksichtigt werden.

2. Konfiguration in den tomedo® Einstellungen → Praxis → KIM-Dienste

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → KIM-Dienste kann der gewünschte Übertragungsmodus 1 vorausgewählt werden:

• nutze das, was funktioniert
• präferiere KVConnet
• präferiere KIM

Hinweis: Ist der Versand zum Beispiel über KIM nicht möglich und Sie haben die Einstellung “präferiere KIM” gewählt, dann wird automatisch der alternative funktionierende Übertragungsmodus beim eArztbrief-Versand genutzt.

Zusätzlich können Sie weitere Einstellungen zur Erleichterung der eArztbrief-Abrechnung aktivieren. Achtung: Nicht alle KVn unterstützen die extra Vergütung den eArztbrief an! Dementsprechend steht nicht in jedem KV-Bereich die GOP 86900 und 86901 im EBM-Katalog zur Verfügung.

Mit Aktivierung der Checkboxen “eArztbrief Empfang automatisch abrechnen” und “eArztbrief Versand automatisch abrechnen” 2 wird die EBM Leistung automatisch auf dem KV-Schein des Patienten gespeichert. Zu Beginn eines jeden Quartals muss der Arzt seine Zustimmung für die automatischen Abrechnungen von eArztbriefen bestätigen. Aus diesem Grund muss die Checkbox für jedes Quartal erneut aktiviert werden. Im Auswahlmenü 3 ist einzustellen, welcher Nutzer als Leistungserbringer und Abrechner für die GOP 86900 verwendet werden soll.

Hinweis: Erstellen Sie einen eArztbrief für einen Patienten am Folgetag, also kein Besuch für den aktuellen vorliegt, ist darauf zu achten, dass der Patient so geöffnet wird, dass der letzte Besuch geladen wird. Der letzte Besuch wird geladen, wenn der Patient z.B. über die Tagesliste oder aus der Besuchsstatistik geöffnet wird. Wird der Patient aber über die Tageslisten-Suche oder über eine Aufgabe geöffnet, wird der letzte Besuch des Patienten nicht geladen und kann für die Bestimmung des Leistungserbringers/Abrechners nicht berücksichtigt werden.

Im folgenden werden die Grenzfälle bzw. was bei den einzustellenden Optionen zu berücksichtigen ist, aufgelistet:

A Wird kein Besuch vom Patienten gefunden und der MFA Nutzer erstellt den eArztbrief, dann wird kein Leistungserbringer und kein Abrechner für die GOP automatisch dokumentiert.

B Ist der Leistungserbringer (kein Abrechner) der verantwortliche Nutzer des Briefes, dann wird der Leistungserbringer auch als Abrechner für die GOP automatisch dokumentiert.

C Ist der eingeloggte Nutzer eine MFA Nutzer, dann wird dieser als Leistungserbringer automatisch für die GOP gesetzt.

Hat der Patient keinen aktuellen KV-Schein für das Quartal, kann die Leistung nicht automatisch auf dem Schein dokumentiert werden. Damit die automatische Dokumentation dennoch erfolgen kann, aktivieren Sie die Checkbox “KV-Schein automatisch anlegen” 4. Wird die neue Begleitdateigenerierung 5 verwendet, werden gemäß der KBV Anforderungen die fehlenden Patienteninformationen, die nicht in der Begleitdatein enthalten sind, als extra Seite an das PDF (also dem eArztbrief) gehangen.

Für eArztbriefe wird standardmäßig eine Empfangsbestätigung 6 angefordert. Zusätzlich wird bei empfangenen eArztbriefen, die einem Patienten zugeordnet werden, automatisch eine Empfangsbestätigung an den Absender 7 gesendet. Zusätzlich kann die MDN als extra E-Mail in tomedo gespeichert werden 8. Bei dem eArztbrief-Empfänger erscheint dann die Sendebesätigungs-Mail im Gesendet-Ordner und der KIM-Mail Absender erhält die Sendebestäigungs-Mail im Posteingang. Mit Deaktivierung der Checkboxen kann wahlweise der Versand und das extra Speichern der Bestätigungen unterbunden werden.

• Wurde eine Empfangsbestätigung angefordert, dann wird das in der E-Mail-Verwaltung sowie Inbox über ein Briefumschlag-Icon neben den Patienten im E-Mail-Eintrag visualisiert.
• Erhält der Absender die Empfangsbestätigung im Posteingang, dann erscheint in dem Icon zusätzlich ein grüner Haken.
• Versendet der Absender die Empfangsbestätigung, dann erscheint in dem Icon im gesendet Ordner ebenso zusätzlich einen grünen Haken.

Ist der automatische Versand für die Empfangsbestätigung mit der Patientenzuordnung deaktiviert, dann kann über manuell über das Kontextmenü in der E-Mail-Verwaltung/Inbox die Empfangsbestätigung versendet werden. Eine Empfangsbestätigung kann nur einmal versendet werden.

Weiter können Sie bestimmte Optionen für die Dokumentation von eArztbriefen in tomedo® für den Versand über KIM 9 und KVConnect 14 festlegen.

KIM Optionen:

• 10 Diese Einstellung ist zu aktivieren, wenn nicht extra der E-Mail-Versand Dialog geöffnet werden soll
• 11 Zusätzlich können Sie definieren, ob auch die Begleitdatei und Signaturprüfung mit im ausgewählten Karteieintrag gespeichert werden sollen.
• 12 Dies ist zu aktivieren, wenn der PDF-Inhalt direkt in den Karteieintrag übernommen werden soll.
• 13 Hier können Sie für ausgehende und eingehende eArztbriefe einen bestimmten Karteieintragstyp vom Medientyp Anhang auswählen, in denen der PDF-eArztbrief jeweils gespeichert wird.
  Optional kann hier der Karteitext für ausgehenden und eingehende KIM-E-Mails konfiguriert werden. Bleibt das Textfeld leer, wird der Karteieintrag mit dem tomedo-standard befüllt. Für die Konfiguration können Platzhalter verwendet werden, welche auch in den Tooltipp aufgeführt sind.
  • E-Mailtyp: %pre
  • Absender E-Mailadresse: %fr
  • Absender E-Mailadresse mit dem Wort “Von:” davor: %frF
  • Empfänger E-Mailadresse: %to
  • Empfänger E-Mailadresse mit dem Wort “An:” davor: %toF
  • cc-Empfänger E-Mailadresse: %cc
  • cc-Empfänger E-Mailadresse mit dem Wort “Kopie:” davor: %ccF
  • Betreff: %sub
  • Betreff mit Wort “Betreff” davor: %subF
  • führt zu neuer Zeilen, wenn das Briefkommando davor befüllt wird und diese ohne Leerzeichen direkt dahinter steht: %cnl 
  • fügt den Inhalt der PDF ein: %pdf

3. Soll im ABR Karteieintrag der Status auf “gedruckt/versendet“ gesetzt werden, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde, dann nutzen Sie die tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail und aktivieren Sie die „Brief nach Senden (Mail, Fax, eArztbrief, Onlinebrief) auf gedruckt setzen“.

Standardmäßig ist eingestellt, dass ein Abfragedialog erscheint, wenn der eArztbrief erfolgreich versendet wurde.

4. Damit der KIM eArztbrief beim direkt beim Herunterladen erfolgreich entschlüsselt werden kann, hinterlegen Sie in der E-Mail-Kontoverwaltung im Reiter „Grundeinstellungen“ zusätzlich die CardID.

Nutzen Sie den Fragezeichen-Button zum Herausfinden der SMCB Card-ID.