Verschlüsselung von E-Mail-Anhängen

Ob eine PDF-Verschlüsselung erfolgen soll, kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Datenschutz eingestellt werden. Diese Funktion umfasst, dass PDF-Dokumente im Anhang von E-Mails mit einem dem Patienten zugeordneten Schlüssel verschlüsselt werden können. Diesbezüglich können folgende Optionen eingestellt werden:

• vorher nachfragen,
• immer wenn möglich
• nie

Als Standardeinstellung wird vor dem Versenden von E-Mails nachgefragt, ob Sie Anhänge verschlüsseln möchte oder nicht. Bereits verschlüsselte Dateien werden automatisch nicht zusätzlich verschlüsselt.

Damit ein PDF-Anhang verschlüsselt versendet werden kann, muss für den Patienten ein Schlüssel hinterlegt sein. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, zu bestimmen, ob mit Öffnen der Kartei automatisch ein Schlüssel für den Patienten gesetzt werden soll. Ob ein Schlüssel generiert werden soll oder falls ja, auf welcher Grundlage, können Sie im Auswahlmenü festlegen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• als Geburtstag
• als Versichertennummer
• als zufällige Zeichenkette
• nicht setzen

In den Patientendetails neben der E-Mail-Adresse kann mit Klick auf den Schlüssel-Button der Dialog ebenfalls ein Schlüssel für den Patienten hinterlegt werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich einen 16-stelligen Schlüssel über den Reload-Button automatisch erzeugen zu lassen oder Sie können selbst einen Schlüssel eingeben.

Hinweis: Der Schlüssel für die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten darf nur Zahlen, Buchstaben (außer ß,ö,ä,ü) und die Zeichen ,.-;:_ enthalten.

Im Anschluss können Sie diesen Schlüssel für den Patienten auf Grundlage einer Briefvorlage für den Patienten ausdrucken oder als SMS versenden.

Als Standard ist die Briefvorlage „Verschlüsselungscode“ gesetzt, falls noch keine andere ausgewählt wurde. Mit dem Briefkommando $[ds_key]$ (siehe: Kommandos → Platzhalter → Text) kann der Schlüssel ausgegeben werden.

Zum Versenden der SMS klicken Sie auf den SMS-Button. Es öffnet sich folgender Dialog. Hier haben Sie die Möglichkeit auf Grundlage einer Textvorlage mit Verwendung des Briefkommandos für den Schlüssel eine SMS an den Patienten zu senden. Zusätzlich können Sie sich dafür einen Karteieintrag erstellen lassen.

Hinweis: Nur wenn Sie ein SMS-Konto unter Admin → Kalender → SMS-Vorlagen im Reiter „Einstellungen“ hinterlegt haben, steht diese Funktion zum SMS-Versand zur Verfügung.

Dieser Schlüssel wird gesetzt, falls Sie PDF-Dokumente verschlüsselt per E-Mail an den Patienten versendet. Ist der Schlüssel leer, wird das Dokument nicht verschlüsselt versendet, wenn Sie die Option „immer wenn möglich“ gewählt haben. Bei Verwendung der Option „immer nachfragen“ öffnet sich folgender Dialog bei E-Mail-Erstellung mit PDF-Anhang aus der Kartei heraus.

Ist für den Patienten kein Schlüssel hinterlegt, dann können Sie den E-Mail-Anhang in dem Status nur unverschlüsselt versenden. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, einen Schlüssel für den Patienten zu hinterlegen. Hier können Sie über die Buttons „Geburtsdatum“ oder „Versichertennummer“ die Daten des Patienten als Schlüssel setzten lassen. Natürlich können Sie auch selbst einen Schlüssel eingeben. Über den Augen-Button kann der Schlüssel sich angezeigt werden lassen und kann ggf. editiert werden.

Haben Sie einen Schlüssel für den Patienten hinterlegt, können Sie diesen Schlüssel jetzt dem Patienten ausdrucken oder eine SMS mit dem Schlüssel senden. Mit Klick auf den Button „Verschlüsselt“ wird der PDF-E-Mail-Anhang verschlüsselt versendet und mit Klick auf „Unverschlüsselt“ entsprechend unverschlüsselt versendet.

Im Massenversand per E-Mail stehen zwei Checkboxen für die PDF Verschlüsselung zur Verfügung:

• „PDF Dateien im Anhang verschlüsseln“ ist, wenn die Einstellung „immer verschlüsseln“ ausgewählt hat, automatisch aktiviert, sonst deaktiviert.
• „PDF Dateien im Anhang auch für Patienten ohne Schlüssel versenden“ erlaubt es, E-Mails auch für Personen ohne Schlüssel zu versenden, falls „PDF Dateien im Anhang verschlüsseln“ aktiviert ist und ist nie automatisch aktiviert. Für Patienten ohne Schlüssel, denen Sie verschlüsselte E-Mails schicken möchten, erscheint eine Abfrage, ob Sie die E-Mail wirklich senden möchten, da kein Schlüssel vorhanden ist.