Verwaltung der E-Mail-/KIM-Konten

Unter Admin → E-Mail-/KIM-Konten haben Sie die Möglichkeit die Ihre E-Mail und KIM-Mail-Accounts zu hinterlegen. Die E-Mail-Kontenverwaltung listet auf der linken Seite alle konfigurierten Konten auf. Um ein neues Mail- bzw. KIM-Konto anzulegen, klicken Sie auf den Plus Button 1. Mit dem Minus Button 2 können Sie ein markiertes Konto löschen. Wenn Sie die Checkbox gelöschte Konten anzeigen 3 aktivieren, werden Ihnen auch zuvor entfernte Konten in der Liste dargestellt. Gelöschte Konten können in der weitergeleiteten Ansicht bei Bedarf wiederhergestellt werden.

E-Mail Account Einrichtung

Hierbei können Sie im obersten Textfeld dem E-Mail-Account eine Bezeichnung geben und in den Textfeldern darunter den Anzeigenamen sowie die E-Mail-Adresse angeben. Zum Beispiel führt der Anzeigename “zollsoft” und die E-Mail-Adresse “info@zollsoft.de” dazu, dass dann dem Empfänger von E-Mails dieses Accounts der Absender “zollsoft <info@zollsoft.de>” angezeigt wird.

Im ersten Reiter sind die Servereinstellungen des E-Mail-Services einzutragen. In dem zweiten Reiter hinterlegen Sie dann die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Kontos bei diesem Provider. Signaturen können Sie entsprechend im dritten Reiter für jedes E-Mail-Konto einzeln einstellen. Alle drei Reiter werden in den nächsten Unterkapiteln genauer erklärt.

Die Einstellungen unter diesen drei Reitern dienen in erster Linie dem nachträglichen Verändern der Einstellungen eines bereits vorhandenen E-Mail-Kontos, aber nicht für das erstmalige Einrichten eines E-Mail-Kontos. Dafür können Sie unseren E-Mail-Konto-Einrichtungsassistenten nutzen.

Servereinstellungen

Um den Empfang und das Versenden von E-Mails einzurichten, benötigen Sie die korrekte Host-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters und den zum Protokoll passenden Port, den Sie am besten googeln. Gängige Portnummern sind bei IMAP 993, 143, bei SMTP 465, 587, 25 und POP3 995, 110.

Ganz wichtig: Versenden kann tomedo® nur per SMTP-Protokoll, empfangen hingegen nur per POP3 oder IMAP, d.h. Sie brauchen in jedem Fall ein extra E-Mail-Konto zum Versenden mit dem passenden SMTP-Host und -Port Ihres Anbieters und ein anderes E-Mail-Konto in tomedo® mit den gleichen Zugangsdaten, aber dem POP3- oder IMAP-Host und -Port Ihres Anbieters. Sie können sich auch an den Support wenden, um bei der Einrichtung Hilfe zu erhalten.

E-Mail-Konto

Nach erfolgter Konfiguration der Servereinstellungen können Sie im Reiter „Konto“ die Zugangsdaten des E-Mail-Kontos hinterlegen. Zur Authentifizierung gibt es 2 Möglichkeiten: Authentifizierung per Passwort oder OAuth 2.0.

Zudem können Sie wählen, wie der Anzeigename für die E-Mail-Empfänger angezeigt werden soll. Ab Version v1.155 können Sie dazu mit der Option „Anzeigename UTF8 codieren“ auch festlegen, wie die Zeichen „äöüÄÖÜ“ angezeigt werden sollen. Ist die Option deaktiviert, erfolgt eine Ersetzung von z.B. „ä“ → „ae“. Andernfalls werden die Zeichen nicht ersetzt.

Authentifizierung per Passwort

Bei der Authentifizierung per Passwort müssen Sie in das Feld „Passwort“ das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos eintragen.

Open Authentification (OAuth) 2.0

Achtung: Derzeit kann für Google®-Konten der benötigte Zugangscode nicht automatisch durch tomedo® erstellt werden. Um den Code manuell zu generieren gehen Sie daher wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihr Google®-Konto.
2. Wechseln Sie in den Google-Kontoeinstellungen zum Bereich App-Passwörter und generieren Sie ein neues Passwort.
3. Wechsel Sie zu den E-Mail Kontoeinstellungen in tomedo®.
4. Legen Sie über den Einrichtungsassistenten ein neues Google-Konto an.
5. Wählen Sie als Authentifizierungsmethode „Passwort“.
6. Tragen Sie Ihre E-Mail Adresse und das in Schritt 2 generierte Passwort ein
7. Schließe Sie die Einrichtung ab

Bei der Authentifizierung via OAuth 2.0 können Sie nach Drücken auf den Button „Zugangscode“ im Browser einen Zugangscode für das E-Mail-Konto beantragen. Nach Akzeptieren der Authentifikation wird der entsprechende Zugangscode automatisch in tomedo® eingetragen.

In beiden Fällen können Sie mittels „Verbindungstest“ überprüfen, ob Sie alle Credentials korrekt eingegeben haben. Wenn das nicht der Fall ist, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Wenn der E-Mail-Empfang per IMAP-Protokoll konfiguriert ist, können Sie heruntergeladene Mails automatisch als gelesen markieren und sogar das komplette E-Mail-Konto mit allen Unterordnern synchronisieren. Bitte beachten Sie, dass die initiale Synchronisierung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Standardmäßig ist für den Abruf von E-Mails ein Intervall von 60 Sekunden eingestellt. Sie können diesen Wert auch anpassen sowie bei Bedarf den Abruf oder Versand von E-Mails deaktivieren.

Nach Setzen des Hakens in der Checkbox „E-Mails mit Patientenbezug in der Akte archivieren“ können Sie eine E-Mail mit Rechtsklick einem vorhandenen oder neuen Patienten zuordnen. Oft werden Ihnen anhand des Absenders und weiterer Schlagwörter mögliche Patienten vorgeschlagen.

Signaturen

Pro E-Mail-Konto können Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegen. Sie haben dort auch die Möglichkeit, HTML-Blöcke zu verwenden. Diese erstellen Sie am besten mit einem externen HTML-Editor und fügen Sie dann in den HTML-Block in der Signatur ein.

KIM-Mail Account einrichten

Sobald Sie in der Liste ein KIM-Konto auswählen, stehen Ihnen auf der rechten Seite verschiedene Reiter zur Verfügung: Grundeinstellungen, Signatur, TSS und kim+.
Im Reiter Grundeinstellungen konfigurieren Sie die technischen Parameter des Kontos. Hier nehmen Sie die folgenden zentralen Eingaben vor:

1. Bezeichnung: Vergeben Sie einen eindeutigen internen Namen für das Konto.
2. KIM-Sever: Hier ist Name bzw. IP des KIM-Providers (auch KIM-Fachdienst-Host genannt) einzutragen.
3. Ports: Tragen Sie den POP3-Port sowie den SMTP-Port ein. Über die Buttons POP3 Test und POP3 Abruf können Sie die Verbindungseinstellungen direkt prüfen.
4. Benutzername (=KIM-Mail-Adresse): Tragen Sie die bei Ihrem Anbieter registrierte KIM-Mail-Adresse ein.
5. Passwort: Hinterlegen Sie das entsprechende Kennwort für den KIM-Mail-Abruf.
6. Zuständiger Server: In einer Multiserverumgebung, können Sie hier für den Haupt- und Nebenserver festlegen, über welchen Server die Mails der KIM-Mail Konton abgerufen werden dürfen. Bestimmen Sie über das Auswahlmenü den zuständigeb Server. Wählen Sie keine Server aus, dann wird der standardmäßig Hauptserver verwendet.
   Hinweise für Administratoren:
   – Die Auswahloption für den Zuständigen Server wird nur im Multiserverbund angezeigt.
   – Die Zuweisung des Servers an ein KIM-Konto erfolgt praxisweit (nicht arbeitsplatzspezifisch).
   – Es können mehrere KIM-Konten auf demselben Server betrieben werden.
   – Ist das KIM-Client-Modul auf einem Server nicht gestartet, können alle Vorgänge für diesen Server nicht bearbeteit werden und schlagen fehl, unabhängig davon von welchem Arbeitsplatz aus der Vorgang ausgelöst wird. Sobald wieder eine Verbindung zum Server besteht werden die KIM-Mails abgerufen.
   – Nutzen Sie das Serverlog, um einzusehen über welchen Server die Mail abgerufen werden.
7. An dieser Stelle ist die IP des Rechners anzugeben, wo das KIM-Client Modul läuft.
8. Klicken Sie den Buttons „POP3 Test“, um Ihre Konfiguration zu prüfen.
9. Sync-Zeitintervall (s): Legen Sie fest, in welchem zeitlichen Abstand tomedo® auf neue E-Mails prüft.
10. TI-Anbindung: Ordnen Sie das KIM-Konto über die Felder Konnektor, Mandant und WorkplaceID einen Aufrufkontext aus Ihrer Kontektorverwaltung zu.
11. CardID: Tragen Sie hier die Nummer der SMC-B ein, die für die Ver- und Entschlüsselung der KIM-Mails genutzt werden soll. Mit Klick auf das Fragezeichenbutton, können Sie die SMC-B CardID, die über den Aufrufkontext gefunden wird auswählen und in das Eingabefeld übernehmen. Weiter kann im Pop-Up Dialog des Fragezeichenbutton geprüft werden, ob die SMC-B verifiziert ist.
    Wichtig: Damit Sie KIM-Nachrichten erfolgreich entschlüsseln können, muss die CardID korrekt zugewiesen sein. Zur schnellen Übernahme klicken Sie einfach auf den passenden eHBA oder die SMC-B im System.
12. In diesem Block Info werden Hinweise bzw. Fehler zum KIM-Konto gelistet.
13. automatisch eHBA Signierung: Über diese Checkbox steuern Sie, das Dokumente, wie z.B. der eArztbrief, beim Versand automatisch signiert werden.

Fehler bei der KIM-Nutzung vermeiden

Damit Sie KIM-Mail-Konten reibungslos nutzen können, ist ein vollständiger Basiseintrag für den SMC-B im Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur notwendig. Wenn eine E-Mail-Adresse nicht mehr auffindbar ist oder Fehlermeldungen (z. B. Fehler 451) auftreten, liegt dies häufig daran, dass der Basiseintrag fehlt oder durch die KV entfernt wurde. Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis und die entsprechenden Ärzte korrekt im zentralen Verzeichnisdienst hinterlegt sind.

Weitere Informationen zur grundlegenden Einrichtung und den Voraussetzungen finden Sie im separaten Handbucheintrag zur Kommunikation im Medizinwesen (KIM).