Früherkennungsverwaltung

In der Früherkennungsverwaltung können Sie Ihre entsprechenden Vorsorgeuntersuchungen definieren und konfigurieren. Hierbei werden die Kriterien und Regeln für die Untersuchungen festgelegt, die später bestimmen werden, ob in der Patientenkartei das Früherkennungssymbol leuchten/blinken wird oder nicht.

In der Früherkennungsverwaltung können Sie dabei sowohl Untersuchungen für alle Patienten festlegen, als auch patientenbezogene/individuelle Untersuchungen. Mit anderen Worten: Sie bestimmen, ob eine Vorsorgeuntersuchung für alle Patienten gilt oder nur für einen oder bestimmte Patienten.

*In der Playliste finden Sie oben rechts das Inhaltsverzeichnis der verfügbaren Videos.

Definition einer Früherkennungsuntersuchung

Jede einzelne Früherkennungsuntersuchung bzw. Vorsorgemaßnahme sollte eine spezifische klinische Fragestellung abdecken (Beispiel Check-Up). Klassischerweise werden hier die von der GKV vorgegebenen Früherkennungsuntersuchungen wie z.B. die U-Untersuchungen jeweils einzeln aufgeführt. Schlussendlich können Sie jedoch alle wiederkehrenden Untersuchungen hier erfassen. Wenn Sie mehrere verschiedene Abrechnungsarten nutzen, wie z.B. GKV, HzV und PKV, dann müssen Sie ggf. für eine Untersuchung mehrere separate Regeln für jede einzelne Abrechnungsart anlegen.

Konkret benötigen Sie z.B. für einen Check-Up für GKV-Patienten in der Regel ein 3-Jahres-Intervall, für HzV ein 2-Jahres-Intervall und für PKV-Patienten ggf. auch ein 1-Jahres Intervall. Bei GKV und HzV ist es auch möglich, dass Sie für einzelne Kassen eigenen Regeln (Intervalle, Altersregeln etc.) anlegen müssen. Das heisst je mehr Abrechnungsarten Sie in Ihrer Praxis nutzen, desto mehr Regeln pro Untersuchung sind ggf. nötig.

Einrichtung einer Früherkennungsuntersuchung

Zur Konfiguration der Früherkennungsuntersuchung müssen Sie sich vor der ersten Nutzung als Nutzer mit administrativen Rechten einloggen und auf das Symbol für Früherkennungsuntersuchung klicken. Wenn Sie in dem erscheinenden Status-Fenster auf das Zahnrad klicken, öffnet sich das Konfigurations-Fenster. Alternativ gelangen Sie auch über Admin → Früherkennungsverwaltung zu diesem Fenster.

Auf der linken Seite 1 befindet sich eine Übersicht über alle hinterlegten Vorsorgemaßnahmen. Einige Untersuchungen sind bereits in tomedo® angelegt. Diese können Sie natürlich ergänzen, oder verändern bzw. auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch Betätigen des „+“-Symbols können Sie weitere Vorsorgemaßnahmen anlegen. Rechts oben 2 können Sie den Namen der Vorsorgemaßnahme eintragen und festlegen, ob Sie für alle Patienten aktiviert sein soll. Diese Einstellungen sind auch in der Übersicht zu sehen.

Sie können eine Terminart konfigurieren 3 die mit dieser Untersuchung verknüpft sein soll. Diese Terminart wird in den Patientenkurzinfos der Vorsorgeuntersuchungen dazu verwendet, um einen Termin für die Untersuchung anzulegen.

Außerdem kann ab Version v1.153 eine Aktionskette 4 hinterlegt werden, die nach dem Anlegen der Untersuchung ausgeführt wird.

Festlegung der Regeln und Kriterien

Nun können Sie mit dem Button „neue Regel anlegen“ je Untersuchung Regeln erstellen, wann die entsprechende Früherkennungsuntersuchung durchzuführen ist. Legen Sie fest, ob die Untersuchung für alle Patienten gilt oder nicht. Setzen Sie den Haken, gilt Sie für alle Patienten. Setzen Sie den Haken nicht, müssen im Früherkennungsmodul über das Radar individuelle Regeln festgelegt werden.

Mit dem Button „Regel duplizieren“ können Sie eine vorhandene Regel duplizieren, um sie anschließend zu modifizieren. Nicht mehr benötigte Regeln können Sie ebenso wie ganze Vorsorgemaßnahmen mit dem „–“-Symbol in der Übersicht links entfernen. Im zweiten Fall ist zu beachten, dass die zugehörigen Untersuchungen dadurch verloren gehen. Sie können dies vermeiden, indem Sie mit dem „Auge“-Symbol die nicht mehr benötigte Vorsorgemaßnahme auf unsichtbar setzen.

Eine Regel besteht aus einer Verknüpfung von allgemeinem Untersuchungsfilter 5, allgemeinem Patientenfilter 6 und weiteren komplexeren Filtern 7.

Abstände zwischen Untersuchungen: Das Intervall zwischen zwei Untersuchungen können Sie in Tagen oder Monaten spezifizieren. Alternativ wählen Sie eine der Optionen monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, wenn die Untersuchung jeweils ab dem ersten Tag des Monats/Quartals usw. wieder möglich ist. Zudem können Sie einen Mindestabstand vorgeben der immer einzuhalten ist. Die Felder „Maximal“ und „Im Zeitraum“ können Sie verwenden, falls die Untersuchung in dem angegebenen Zeitraum nicht beliebig oft wiederholt werden darf. Auch hier gibt es die Möglichkeit, eine Untersuchung erst wieder ab einer gewählten Kalendereinheit zuzulassen.

Patientenfilter sind das Geschlecht, die Art der Versicherung sowie die Altersspanne, in der die Vorsorgeuntersuchung anzubieten ist. Durch Freilassen von „ab Alter“ oder „bis Alter“ können Sie halboffene Altersintervalle angeben.

In der ersten Tabelle 7 können Sie weitere Patientenfilter hinterlegen. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen

• HzV-Vertrag
• Krankenkasse
• Karteieintrag
• Untersuchung
• Leistung
• Diagnose
• Marker

Die Diagnose können Sie auch durch ICD-Codes spezifizieren. Hierbei können Sie mehrere Codes durch Semikolon getrennt hinterlegen, zum Beispiel „E11.10;E11.11“. Wenn der Patientenfilter z.B. mit „E11.1-“ (oder einfach nur „E11.1“) angelegt wird, wird die Vorsorgemaßnahme entsprechend für alle Patienten mit ICD-Code E11.1* aktiviert. Bei Auswahl von „Untersuchung“ können Sie angeben ob eine bestimmte Vorsorgeuntersuchung in den letzten Monaten stattgefunden haben muss oder noch nicht stattgefunden haben darf.

Kriterien: In der Tabelle „Kriterien“ 8 können Sie Kriterien hinterlegen, die dann automatisch auf den Krankenscheinen gesucht und in die Historie aufgenommen werden. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen den Typen

• EBM-Ziffer
• GOÄ-Ziffer
• HzV-Ziffer
• ICD-Ziffer

Leere Felder werden ignoriert. Innerhalb eines Kriteriums sind alle Ziffern mit „UND“ verknüpft. Das heißt, dass beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung mit diesem Kriterium alle Ziffern abgerechnet werden oder eingetragen werden. Einzelne Kriterien sind hingegen mit „ODER“ verknüpft.

Beim Anlegen einer Früherkennungsuntersuchung in der Kartei erhalten Sie dann eine Auswahl mit den für diesen Patienten möglichen Kriterien. Welche Kriterien möglich sind, hängt von den abzurechnenden Ziffern und existierenden Scheinen/Rechnungen des Patienten ab.

Wenn Sie ein Kriterium noch einmal bearbeiten wollen, klicken Sie einfach auf den Button „editieren“. Nachdem alles eingetragen ist, können Sie das Konfigurations-Fenster wieder schließen und sich als Arzt einloggen.

Individuelle Regeln

Wenn Sie individuelle Regeln für Patienten verwenden wollen, dann ist es immer sinnvoll, diese Regel in einer dafür vorgesehenen Vorsorgemaßnahme anzulegen und den Haken für alle Patienten zu deaktivieren. Die individuelle Regel wird dann über das Radar aktiviert. Um alle Untersuchungen anzeigen zu lassen, welche standardmäßig “deaktiviert” sind, klicken Sie auf den Button “Deaktivierte anzeigen”.

Umgekehrt können Sie auch einzelne Patienten von bestimmten Untersuchungen ausschließen. Dazu aktivieren Sie den Haken für alle Patienten in der Vorsorgemaßnahme und legen dann eine individuelle Regel für den Patienten an. Hier können Sie die Vorsorgemaßnahme für den Patienten dann deaktivieren (siehe Radar).

Der Unterschied zwischen einer individuellen Regel und einer patientenbezogenen Regel liegt darin, dass die patientenbezogenen Regeln von mehreren Patienten erfüllt werden können, eine individuelle Regel nur an einem Patienten aktiv ist.