Warenlager

Die Ansicht der Warenlager erreichen Sie über Admin → Warenwirtschaft (neu) → Logistik → Lager.

An dieser Stelle erhalten Sie einen Überblick über alle von Ihnen angelegten Lager 1. Über das Suchfeld können auch bestimmte Lager gefunden werden. Auch die Filterung nach allen Lagern einer Betriebsstätte ist möglich.

Dabei ist jedes Lager einzeln 2 mit Namen und Betriebsstätte aufgelistet. Die Hintergrundfarben entsprechen dabei den hinterlegten Farben für die jeweiligen Lager und Betriebsstätten. Über das Papierkorb-Symbol 3 können Sie das ausgewählte Lager löschen. Wenn Sie ein neues Lager anlegen möchten, klicken Sie auf den großen «+»-Button 4. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Wenn Sie ein Lager in der Auswahl oben angeklickt haben, können Sie unten die Lagerdetails 5 einsehen und bearbeiten.

Außerdem befinden sich oben rechts drei Buttons 6. Diese dienen zum Ein-, Aus- und Umbuchen von Waren.

Neues Lager anlegen

Wenn Sie über den «+»-Button ein neues Lager anlegen möchten, erscheint das folgende Popup-Fenster.

Hier können Sie dem Lager direkt einen Namen 1 geben. Als «Typ» 2 stehen folgende Möglichkeiten zur Wahl:

• Extern
• Freiwahl
• Kühlschrank
• Roboter (mehr dazu im folgenden Abschnitt)
• Schrank
• Sichtwahl

Danach legen Sie fest, für welche Betriebsstätte 3 das Lager gelten soll. Bei Bedarf können Sie außerdem eine Farbe 4 festlegen und eine Beschreibung 5 hinzufügen.

Roboter

tomedo® unterstützt Warenroboter mit einer WWKS2-Schnittstelle (Warenwirtschaft Kommissioniersystem V2). Ein Warenroboter wird in tomedo® als Warenlager vom Typ „Roboter“ behandelt.

Wenn Sie einen Roboter anlegen, müssen in den Lagerdetails zudem einige weitere Informationen hinterlegt werden.

Um sich mit dem Roboter verbinden zu können, benötigen Sie die URL und den Port (z.B. 10.10.10.10:5050) 1, welche Sie in den Details hinterlegen müssen. Dazu können Sie die Schächte 2 für den Roboter definieren. Über das «+»-Symbol kann ein neuer Schacht angelegt werden; bei Auswahl eines Schachtes kann dieser über den «–»-Button wieder entfernt werden. Die Schächte werden dabei automatisch durchnummeriert; der Name kann allerdings durch Doppelklick geändert werden.

Das Symbol oben rechts zeigt den Verbindungsstatus 3 des Roboters an. Ein roter Kreis mit Ausrufezeichen symbolisiert eine getrennte Verbindung. Bei erfolgreicher Verbindung erscheint der Kreis in grün.

Daneben befinden sich zudem einige Buttons 4 für verschiedene Aktionen. Der Reihe nach handelt es sich um:

• Synchronisiere Warenroboter und Warenwirtschaft.
  • Tipp: Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn der Warenroboter offline war und eventuell nicht mehr auf dem neusten Stand entsprechend der Warenwirtschaft in tomedo® ist.
• Startet die Verbindung zum Warenroboter neu.
• Schließt die Verbindung zum Warenroboter.

In den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Warenwirtschaft können Sie für Ihren Arbeitsplatz den Standardschacht des Warenroboters konfigurieren. Der jeweilige Arbeitsplatz kann unter Arbeitsplatz → Grundeinstellungen ausgewählt werden. Am Warenroboter wird dann das Medikament für den gewählten Schacht ausgebucht.

Einbuchungen in den Warenroboter sind direkt am Warenroboter zu tätigen. In der Regel hat der Warenroboter einen EAN-Scanner, mit dem die Waren eingescannt werden können. Waren, die in der Warenwirtschaft -> Konfiguration -> Artikeldetails nicht als robotertauglich klassifiziert wurden, lehnt der Warenroboter ab. Dies können beispielsweise Waren sein, die gekühlt werden müssen oder unter das Betäubungsmittelgesetz fallen.

Waren einbuchen

Über den ersten der drei Buttons oben rechts in der Übersicht können Sie Waren einbuchen. Die Einbuchung bezieht sich dabei immer auf das Lager, welches Sie vorher in der Übersicht angeklickt haben. Dieses ist in der Überschrift angegeben (z.B. «Einbuchen in Lager B1»).

Sie sehen direkt eine Liste aller verfügbarer Produkte 1 inklusive Ihrer Bezeichnung, der EAN, dem aktuellen Bestand und eventuellen Mindest- und Sollbestandsangaben. Wenn Sie eines dieser Produkte auswählen, können Sie unten die Details 2 der Einbuchung definieren. Dazu gehört in erster Linie die Menge. Sie können dafür die Anzahl der Packungen 3 oder auch, je nach Produkt, Einheiten, Tabletten, Stück oder cl-/ml-Angaben hinterlegen. Die Charge 4 und ein Verfallsdatum 5 können ebenfalls angegeben werden.

Wenn Sie eine Seriennummer 6 angeben möchten, müssen Sie die Checkbox aktivieren und die entsprechende Nummer angeben. Beachten Sie dabei, dass unter der Angabe von Seriennummern immer nur eine Packung eingebucht werden kann. Die Mengenangabe wird automatisch ausgegraut.

Der Einkaufspreis 7 wird automatisch (ausgegraut) hinterlegt, wenn ein vorheriger Einkaufspreis vorhanden ist. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der angegebene Einkaufspreis übernommen. Sie können diesen überschreiben, indem Sie einen anderen Betrag eingeben.

Waren per Scanner einbuchen

Neben der Möglichkeit, manuell Waren zu buchen, können Sie Ein-, Aus- und Umbuchungen nun auch per Scanner durchführen. Dazu klicken Sie im entsprechenden Fenster oben rechts auf den Button „Zum Scanner wechseln“.

Daraufhin erscheint das folgende Popover. An dieser Stelle können Sie über den Button oben rechts zur manuellen Einbuchung zurückwechseln.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das zweistufige Scanverfahren zu aktivieren (hier können Angaben wie Charge, Verfallsdatum, Seriennummer und Einkaufspreis direkt hinterlegt werden). In diesem Fall öffnet sich immer ein weiteres Fenster, sobald Sie einen Barcode gescannt haben, um weitere Informationen über die Ware zu hinterlegen.

Sollte die Ware noch nicht in Ihrer Warenverwaltung vorhanden sein, erscheint ein weiteres Fenster, in welchem Sie die benötigten Daten eingeben können.

Zudem können Sie in der Scanner-Ansicht über den Button „Verlauf“ eine Detailansicht aller Ein-, Aus- und Umbuchen, die über den Scanner erfolgt sind, aufrufen.

Waren beim Einbuchen reservieren

Damit eine Ware für einen Patienten reserviert werden kann, muss in den Artikeldetails in der rechten Spalte unter Seriennummer und Reservieren die Checkbox „Artikel beim Einbuchen für Patient reservieren“ aktiviert sein.

Wird eine solche Ware im Einbuchen-Fenster ausgewählt, kann unten über das +-Symbol ein Patient bestimmt werden. Nach dem Klick auf „Einbuchen“ wird die Ware für diesen Patienten reserviert.

Die reservierte Ware erscheint anschließend in der Warenausgabe des gewählten Patienten und kann dort ausgegeben werden. Sie wird nicht im Ausbuchen- oder Umbuchen-Fenster angezeigt. Wird die Reservierung in der Warenausgabe storniert, erscheint die Ware im Ausbuchen- und Umbuchen-Fenster und kann dort entsprechend aus- oder umgebucht werden. Zudem kann das Medikament nach der Stornierung für einen anderen Patienten verordnet werden.

Waren ausbuchen

Über den zweiten Button können Waren ausgebucht werden. Wie auch bei der Einbuchung bezieht sich die Ausbuchung automatisch auf das in der Übersicht ausgewählte Lager.

Im entsprechenden Popover werden ebenfalls alle verfügbaren Produkte aufgelistet. Bei Bedarf können Sie sich nur Produkte anzeigen lassen, die in den nächsten 14 Tagen verfallen 1. Diese sind in der Detailliste unten automatisch gelb hinterlegt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Bestand des Lagers auszubuchen 2.

Sobald Sie ein Produkt in der Liste auswählen, sehen Sie die jeweiligen Details. Dabei können Sie per Checkbox entscheiden, ob auch angebrochene Packungen angezeigt werden sollen 3. Die Auflistung darunter 4 zeigt alle Chargen mit Verfallsdatum, Bestand, Einheit und, wenn vorhanden, Seriennummer an. Ist ein Eintrag rot hinterlegt, so handelt es sich um ein abgelaufenes Produkt.

Wenn Sie eine Charge ausgewählt haben, können Sie die Menge der Ausbuchung bestimmen, einen Grund 5 hinterlegen (kann für Ihre Statistik interessant sein) und eine Notiz 6 hinzufügen.

Waren per Scanner ausbuchen

Parallel zum Einbuchen von Waren können Sie auch beim Ausbuchen den Scanner nutzen. Dazu klicken Sie wieder oben rechts auf den entsprechenden Button.

Waren umbuchen

Neben der Ein- und Ausbuchen können Sie auch Waren von einem Lager in ein anderes umbuchen.

Das Popup-Fenster entspricht dabei hauptsächlich dem der Ausbuchung. Der einzige Unterschied besteht in dem zusätzlichen Feld «Neues Lager», damit Sie auswählen können, wohin die Ware nun gebucht werden soll.

Waren per Scanner umbuchen

Möchten Sie für das Umbuchen von Waren den Scanner nutzen, klicken Sie im entsprechenden Fenster oben rechts auf den folgenden Button:

Ablaufende Waren

In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Warenwirtschaft können Sie einstellen, ob Waren, die innerhalb einer gewählten Frist (z.B. 14 Tage) ablaufen, farblich markiert werden sollen.

Wenn Sie hier auf das Farbfeld klicken, öffnet sich ein Popup, über welches Sie einstellen können, welche Farbe Sie nutzen möchten.

Im Warenlager können Sie dann beim Einbuchen, Ausbuchen und Umbuchen nicht nur abgelaufene 1 sondern auch bald ablaufende 2 Waren direkt erkennen.

Wenn Sie zusätzlich möchten, dass gewisser Nutzer benachrichtigt werden, wenn Waren kurz vor dem Ablaufdatum stehen, können Sie dies über Admin → Praxisorganisation → Servernachrichtenverwaltung tun. Hier müssen Sie für «Waren laufen bald ab» die gewünschten Nutzer, Nutzergruppen, Arbeitsplätze oder Arbeitsplatzgruppen per Checkbox aktivieren.

Standardlager und -betriebsstätte

Wenn Sie möchten, dass Waren automatisch immer in ein von Ihnen festgelegtes Standardlager gebucht werden sollen, können Sie dies in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Warenwirtschaft hinterlegen. Wenn Sie nun neue Waren einbuchen, ohne aktiv das Lager anzugeben, werden dieses im Standardlager erfasst, da dieses automatisch vorausgewählt ist.

Außerdem können Sie an dieser Stelle eine Standardbetriebsstätte auswählen, welche in der Medikamentenverordnung und der Ausgabe bevorzugt wird.