Automatischer Statistikexport

Über tomedo® haben Sie die Möglichkeit, einen automatischen Statistikexport einzurichten. Dies ist dann hilfreich, wenn Sie zum Beispiel jeden Monat automatisch eine Statistik darüber erhalten wollen, wie viele EBM-Leistungen Sie im letzten Monat abgerechnet haben, ohne diesen Auftrag jedes Mal aktiv selber auslösen zu müssen.

Um den automatischen Statistikexport zu nutzen, müssen Sie diesen in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Statistik aktivieren. Daraufhin können alle Nutzer mit Admin-Rechten auf diese Funktion zugreifen.

In der Rechteverwaltung kann mithilfe des Rechtes „Auto-Statistik-Export einrichten und verwalten“ definiert werden, welcher weiteren Nutzer die automatischen Statistikexporte verwalten dürfen. Zur Bearbeitung des Exports müssen die Nutzer außerdem das Recht zur Ausführung der zugehörigen Statistik besitzen.

Achtung: Die Exporte werden an demjenigen Arbeitsplatz ausgeführt an dem sie eingerichtet wurden. Wenn tomedo® an diesem Arbeitsplatz zum geplanten Zeitpunkt des Exportes ausgeschaltet ist, kann kein Export der Daten erfolgen!

Automatischer Statistikexport anlegen

Um einen automatischen Statistikexport anzulegen, gehen Sie in die Statistiken unter Verwaltung → Statistiken und wählen Sie die Statistik aus, für die ein Export erstellt werden soll (z.B, „KVSchein“ unter „EBM“). Klicken Sie unten auf den Button „automatischen Export anlegen“.

Daraufhin öffnet sich das Konfigurationsfenster für den Export. Hier haben Sie eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten:

1. An dieser Stelle sehen Sie den Status des Statistikexports. Möchten Sie den Export momentan nicht mehr nutzen, können Sie diesen per Schaltfläche „inaktiv setzen“ aussetzen.
2. Der Dateiname für die Exportdateien wird automatisch generiert. Der Name beginnt dabei immer mit dem Zeitstempel (Jahr-Monat-Tag-Uhrzeit). Der zweite Teil des Namens beinhaltet den Namen der Statistik, kann aber bei Bedarf verändert werden. Sollte bereits ein automatischer Export zu der selben Statistik vorhanden sein, setzt tomedo® automatisch eine Nummer hinter den Namen (z.B. „KVSchein1“).
3. Im Feld „Ordner“ hinterlegen Sie den Speicherort für die Exportdateien.
4. Der Filtername ist der Name des Vorfilters für welchen ein automatischer Export konfiguriert werden soll. Mehr Informationen zu Exporten mit Vorfiltern finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.
5. Über den Button „Probelauf + Nachfilter“ können Sie den Export testen und eventuelle Nachfilter einstellen. Mehr dazu finden Sie im entsprechenden Unterkapitel.
6. Das Startdatum mit Uhrzeit entscheidet darüber, wann der Export das erste Mal ausgeführt werden soll. Es ist außerdem, je nach ausgewähltem Intervall, relevant für das konkrete Datum jeden Monats oder den Wochentag, falls wöchentlich exportiert werden soll.
7. Das Intervall („dann immer“) sagt aus, in welchen regelmäßigen Abständen exportiert werden soll. Dabei können Sie zwischen täglich, wöchentlich, monatlich und quartalsweise entscheiden.
   Hinweis: Wenn Sie den 29., 30. oder 31. eines Monats als Startdatum auswählen und dann den Intervall „monatlich am selben Datum zur selben Uhrzeit“ anklicken, erscheint eine Fehlermeldung, da nicht alle Monate über das entsprechende Datum verfügen. Es wird in diesem Fall empfohlen, die Option „am letzten Tag des Monats zur selben Uhrzeit“ auszuwählen.
8. Sie haben die Möglichkeit, ein Skript ausführen zu lassen, bevor oder nachdem der Statistikexport durchgeführt wird. Dies kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn Sie zunächst ein Laufwerk einbinden möchten, um dort die Exporte zu speichern. Sie können über das Auswahlmenü alle vorhandenen Skripte auswählen. Außerdem können Sie einen Delay in Sekunden hinterlegen, welcher angibt, wie lange nach dem Ausführen des Skripts der Export stattfinden soll.
9. Sollten beim Export Probleme auftreten (zum Beispiel, weil tomedo® nicht läuft), wird der verantwortliche Nutzer informiert. In der Regel wird der Nutzer, der den Export anlegt, automatisch hinterlegt. Allerdings kann auch jeder andere beliebige Nutzer mit Admin-Rechten ausgewählt werden.
10. Bei Bedarf können Sie die csv Einstellungen anpassen. An dieser Stelle befinden sich Konfigurationen bezüglich der Trennzeichen, der Spaltenüberschriften und der Codierung.
11. Wenn die auszuführende Statistik einen Patientenbezug aufweist, können Sie festlegen dass bei allen betroffenen Patienten der Liste ein bestimmter Marker gesetzt wird. Dieser wiederum kann anschließend zum Beispiel zum Ausführen von Aktionsketten genutzt werden.
12. Es kann eine Aufgabe angelegt werden, sobald die Statistik nicht leer ist.

Über Verwaltung → Auto-Statistik-Export-Verwaltung können Sie die zugehörige Verwaltung öffnen. An dieser Stelle sind alle angelegten Exporte einzusehen, unabhängig davon, ob diese aktiv oder inaktiv sind.

An dieser Stelle finden Sie außerdem Informationen zu den Namen der Statistik, dem Namen der Exportdatei, dem Startdatum, wann der nächste Export stattfindet und wann der letzte Export erfolgreich durchgeführt wurde. Über einen Doppelklick auf die gewünschte Exportstatistik können Sie das bereits bekannte Konfigurations-Fenster erneut öffnen und Veränderungen vornehmen.

Automatischer Statistikexport mit Vorfilter

Neben automatischen Statistikexporten der reinen Statistik, ist es auch möglich, Exporte mit eingestellten Vorfiltern anzulegen. Dazu gehen Sie in die Statistiken unter Verwaltung → Statistiken und wählen die gewünschte Statistik aus. Nun können Sie wie gewohnt Filter für die Statistik einstellen.

Wichtig: Dieser Filter muss gespeichert und dann aktiv ausgewählt werden.

Im unten dargestellten Beispiel wurde zum Beispiel für die Statistik „KVSchein“ ein Filter mit dem Namen „Bereits abgerechnet“ angelegt, der dafür verantwortlich ist, dass nur bereits abgerechnete KV-Scheine in der Exportdatei auftauchen. Der Filter ist aktuell über den oberen Reiter ausgewählt. Nun können Sie auf „automatischen Export anlegen“ klicken.

In den Konfigurationen des Exports ist nun bei „Filtername“ der Name, den Sie Ihrem gespeicherten Filter gegeben haben, hinterlegt. Dieser Name kann nicht verändert werden und dient lediglich zur Information darüber, dass ein Filter für den Statistikexport vorliegt.

Auch in der Verwaltung (Verwaltung → Auto-Statistik-Export-Verwaltung) können Sie direkt einsehen, ob ein Statistikexport einen Vorfilter aufweist.

Automatischer Statistikexport mit Nachfilter

Wenn Sie keinen Vorfilter eingestellt haben, sich aber doch dazu entscheiden, einen Filter für Ihren Export nutzen zu wollen, können Sie dies über den sogenannten Nachfilter tun. Gehen Sie dazu in die Konfiguration des gewünschten Statistikexports und klicken Sie auf den Button „Probelauf + Nachfilter“. Es öffnet sich ein Fenster mit der gewünschten Statistik. An dieser Stelle können Sie nach Bedarf filtern, sowohl über Eingaben in die Kopfzeilen 1 als auch, indem Sie Bedingungen 2 angeben.

Sobald Sie das Fenster schließen, werden die angewandten Filter automatisch als Nachfilter übernommen. Dies können Sie in der Konfiguration des Exports (z.B. indem Sie unter Admin → Auto-Statistik-Export-Verwaltung den entsprechenden Export per Doppelklick auswählen) nachvollziehen.

Fehlgeschlagene Exporte und Rechteverwaltung

Beim automatischen Statistikexport kann es zu Fehlern kommen, zum Beispiel wenn eine Statistik exportiert werden soll, tomedo® aber nicht angeschaltet oder eine externe Festplatte nicht erreichbar ist. Für diesen Fall muss in der Konfiguration angegeben werden, welcher Nutzer über etwaige Fehler des konkreten Exports informiert werden soll. Sie können allerdings auch einen oder mehrere Nutzer auswählen, die generell über fehlgeschlagene Exporte informiert werden sollen.

Gehen Sie hierzu über Verwaltung → Praxisorganisation → Servernachrichtenverwaltung in die entsprechende Rechteverwaltung. Wählen Sie den Eintrag „AutoStatistikExport-Fehler“ und klicken Sie auf der rechten Seite alle Nutzer, Nutzergruppen, Arbeitsplätze oder Arbeitsplatzgruppen an, die eine Nachricht erhalten sollen, wenn ein Export fehlschlägt.

Sollte ein Export tatsächlich fehlschlagen, erhält der ausgewählte Nutzer eine Nachricht, die ihn über diese Fehler informiert. tomedo® versucht außerdem, fehlgeschlagene Exporte nachzuholen. Sollte dies erfolgreich sein, werden die Exportdateien in Ihrem ausgewählten Ordner gespeichert und mit dem Zeitstempel des Moments versehen, in welchem die Datei hätte exportiert werden sollen.