Verwendung der ePA 3.0 in der Kartei

Hier geht es zu den FAQ der ePA3.0 (ePA für alle).

Die elektronische Patientenakte in der Kartei

Die elektronische Patientenakte erreichen Sie im Bereich der medizinischen Dokumentation des Patienten.

Die ePA kann vier unterschiedliche Status in der Kartei einnehmen:

1. Patient hat keine ePA – Zu diesem Patienten wurde keine Akte gefunden.
2. Patient hat eine ePA – Sie haben keine Berechtigung, auf diese Akte zuzugreifen.
   Hinweis: Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise, die in dem Zusammenhang erscheinen, um ggf. mehr Details zu dem Zustand zu erhalten. Hier ein Beispiel:
   
3. Patient hat eine ePA – Es gab Probleme beim Laden der ePA.
4. Patient hat eine ePA – Sie haben Zugriff auf die Akte. / Zugriff gewährt.

Hinweis zur Zugriffsberechtigung:
Erlaubt der Patient den Zugriff auf seine ePA erhält die Praxis mit Stecken der eGK Zugriff auf die Akte. Dieser Zugriff ist auf maximal 90 Tage begrenzt. Somit muss nach Auslaufen der Berechtigung, die eGK neu gesteckt werden oder der Patient erlaubt den Zugriff über die ePA App.
Der Zugriff auf die ePA pro Praxis wird über die SMCB gewährleistet. Somit hat jeder Praxis-Nutzer Zugriff auf die Akte, der den Aufrufkontext mit der autorisierten SMCB verwendet. Achtung: Verwenden Sie also mehr als eine SMCB in Praxis haben nicht alle Nutzer Zugriff auf die Akte.

Zugriff auf die ePA von Privatpatienten: Die Freigabe auf die ePA von Privatpatienten erfolgt nicht mit dem Stecken der eGK, da Privatversicherte i.d.R. keine eGK besitzen. Es gibt 2 Möglichkeiten die ePA für Privatpatienten zu nutzen, jedoch machen bisher nicht alle Krankenkassen mit.

1. Möglichkeit: Online Check-In – Der Patient scannt mit seiner Versicherten App den QR Code des Online Check-In’s, erteilt Ihnen die Freigabe für die ePA, Sie übernehmen die Daten aus dem Online Check-In ins tomedo® und klicken auf “aktualisieren” im ePA Reiter in der Kartei s. auch Online Check-In | tomedo® Onlinehilfe.

2. Möglichkeit: Der Patient erteilt über seine Versicherten App die Freigabe für Sie für die ePA, Sie tragen in den Patientendetails (Feld: Vers.-ID) die Versichertennummer des Patienten ein und klicken auf “aktualisieren” im ePA Reiter in der Kartei.

Hat der Nutzer Zugriff auf die ePA des Patienten, erhält er Einblick auf alle freigegebenen Daten 1:

Tipp: Nutzen Sie die Filteroption im Tabellen-Header, um gezielt Dokumente zu finden.

Erwarten Sie neue Daten in der ePA des Patienten, dann klicken Sie auf den Button „Aktualisieren“ 2, um die Daten erneut von der Akte zu laden.

Der Button eML 3 öffnet den elektronischen Medikamentenplan als PDF. Diese elektronische Medikationsliste (read-only) zeigt alle E-Rezepte, die in den letzten 12 Monaten für den Patienten ausgestellt wurden. Private Versicherte können in der Praxis keine Berechtigungen erhalten, sondern müssen diese selbst vorab in ihrer Akte einstellen.

Nutzen Sie die Button 4 „Plus“, um Daten in die ePA zu laden oder den „Minus“ Button, um Daten aus der Akte zu löschen.

Hier 5 können Sie die Version der aktuell verwendeten TI-Services einsehen. Zeigt das Kreissymbol „rot“, haben Sie kein Zugriff auf die TI-Services Modul. In dem Zustand kann nicht auf die ePA zugegriffen werden. Starten Sie in dem Fall die Verbindung neu indem Sie auf auf das Kreissymbol klicken und Kanal neu starten“ wählen.

Hier 6 haben Sie die Möglichkeit die ePA Akte (Tabelle) anders zu strukturieren:
a) Tabellenansicht, beinhaltet keine Gruppierung, standardmäßig sind die Dokumente nach dem Erstelldatum sortiert.
b) weißer Zettel, gruppiert nach dem Upload-Datum
c) blauer Ordner, gruppiert nach der Klassifizierung des Dokuments

Beim Öffnen der elektronischen Patientenakte (ePA) wird die Dokumentenliste jetzt für den laufenden Tag lokal zwischengespeichert. Ruft tomedo im Laufe des Tages erneut die Dokumentenliste eines Patienten ab – etwa beim Wechsel zwischen Karteikarten – werden die bereits geladenen Daten sofort angezeigt, ohne dass eine neue Anfrage an den Aktenanbieter gestellt wird. In der ePA-Tabelle wird angezeigt, 7 wann die Daten zuletzt geladen wurden. Mit dem „Aktualisieren“-Button lässt sich die Dokumentenliste jederzeit manuell neu laden und der Zwischenspeicher leeren. Nach einem erfolgreichen Dokumenten-Upload wird die Liste ebenfalls automatisch aktualisiert. Hinweis: Der Zwischenspeicher ist sitzungsbezogen und wird beim Beenden von tomedo geleert. Dokumente, die an einem anderen tomedo-Client hochgeladen wurden, erscheinen erst nach einer manuellen Aktualisierung.

Daten Upload in die ePA

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

*Nachdem Sie das Video gestartet haben, können Sie mit den Pfeiltasten in der Mitte durch die verfügbaren Videos der Playliste blättern.

Aktuell können ausschließlich PDFs in die Akte geladen werden. So werden bereits verschiedene Datentypen, wie DOCX Dokumente und Bilddateitypen, wie z.B. JPG, TIFF, PNG automatisch in ein PDF/A Dokument umgewandelt, wenn dieser Dateityp für den Upload ausgewählt wird.

Hinweis: Beim Hochladen eines Karteieintrags mit mehreren Bildern werden alle Bilder in einem PDF zusammengefasst. Zusätzlich enthaltene Dateien anderer Art, wie z.B. DOCX, werden weiterhin einzeln hinzugefügt.

Dies erlaubt das Hochladen von Arztbriefen, PDF-Laborbefund, Bilddaten, BMP Formularen, wie eAU usw.

Achtung: Haben Sie die Einstellung „Konvertierung in reinen Text (Bei Drag&Drop in die Kartei)“ in den tomedo Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail aktiv erfolgt keine automatische Konvertierung des Text-Dokuments in ein PDF, wenn der Arztbrief aus dem Popover in die Akte gedroppt wird. Es erfolgt dann „nur“ die automatische Konvertierung zu PDF/A beim droppen des Karteieintrag oder beim laden eine Text-Dokuments in die Akte.

Auf diese Wege kann eine Datei zum Upload in die ePA ausgewählt werden.

1. Selektieren Sie die gewünschten Karteieinträge in der Kartei und nutzten jetzt den Shortcut Cmd + Ctrl + E, um die Dateianhänge der Karteieinträge in die ePA zuladen.
2. Kontextmenü von Karteieintrag
   
   
3. Droppen Sie den gesamten Karteieintrag oder mehrere Karteieinträge in einem Schritt in die ePA. Mit diesem Schritt werden die Anhänge der Karteieinträge in das ePA-Upload-Fenster übernommen.
4. Droppen Sie direkt über den Finder Dokumente in die ePA
5. Nutzen Sie den Plus-Button, um Datein über den Finder in die ePA zu laden.
6. Teilautomatisch wird die eAU und der BMP in das Metadaten Uplaod-Fenster übertragen, wenn die eAU erfolgreich verwendet und der BMP gespeichert/gedruckt wird. (Siehe auch hier für mehr Informationen).
   • Hinweis: Hat der Patient keine ePA bzw. hat die Praxis keine Berechtigung für die ePA, werden die Daten auch nicht zum Upload übergeben und das Uplaod-Fenster wird nicht extra geöffnet.
7. Hinweis zum Versand aus der eAU- und Arztbrief Verwaltung: Beim eAU- und Arztbriefversan über die Verwaltung wird bei zwei oder mehr gleichzeitig ausgewählten Dokumenten das Upload-Fenster unterdrückt und es werden nur AUs und Arztbriefe mit Zustimmung in die jeweilige ePA direkt hochgeladen.

Hinweise zum Datenupload:
1. Es können nur Dokumente von maximal 25 MB sowie ein Datenpaket von maximal 250 MB in die Akte geladen werden.
2. Befindet sich am Karteieintrag nur ein Anhang, wird der Karteieintragstext als Titel für das Dokument gesetzt. Befinden sich mehrere Dokumente am Karteieintrag, wird ausschließlich der Name der Datei als Titel übernommen.
3. Wird ein einzelnes Dokument in die ePA geladen, ist das Feld für den Dokumentennamen automatisch fokussiert bzw. selektiert. So kann der Titel schnell umbenannt werden.
3. Als Erstelldatum, wird bei Übernahme aus der Kartei das Karteieintragsdatum verwendet, während beim Upload aus dem Finder, dass Dateidatum als Erstelldatum übernommen wird.
4. Die Zeichenlänge für den Titel ist begrenzt, so erfolgt bei Überlänge eine automatische Kürzung.
5. Das Erstelldatum darf nicht in der Zukunft liegen. In dem Fall wird das Datum automatisch auf die aktuelle Uhrzeit/Tag gesetzt.
6. Die Vorbefüllung des Autoren-Feldes hochzuladener Dokumente erfolgt absteigend nach folgenden Kriterien:
– eingetragener Arzt aus Formularen / „Erstellt für“ des Briefes
– dokumentierender Nutzer eines Karteieintrags (falls Leistungserbringer)
– angemeldeter Nutzer (falls Leistungserbringer)
– aktueller Behandler
– letzter Behandler aus Besuchshistorie

Dokumente in die ePA einstellen

Sobald Dokumente in die ePA Akte gedroppt bzw. hinzugefügt werden, öffnet sich folgendes Uplaod-Fenster und es erfolgt eine automatische Konvertierung in ePA-konforme PDF/A Dokumente.

Hier haben Sie die Möglichkeit invalide Daten 1 über den Minus-Button 2 wieder zu entfernen. Nutzen Sie den Plus-Button, um weitere Bilder hinzuzufügen. In der Vorschau 3 können Sie die Dokumente nochmal vor dem finalen Upload prüfen. Im rechten Bereich des Fensters können Detail-Angaben 4 passend zum Dokument getroffen werden. Beachten Sie, dass innerhalb der Karteieintragstypenverwaltung der Dokumentenklassen sowie -typ pro Karteieintragstyp vordefiniert werden kann.

Haben Sie alle nötigen Angaben gemacht, klicken Sie „Alle Dokumente in die ePA laden“ 5. Der Button zum Upload ist nur aktiv, wenn alle Daten valide sind.

Tipp: Nutzen Sie den Shortcut fn + Enter oder Numpad-Enter, um den Uplaod auszulösen.
Nutzen Sie den Abbrechen-Button 6, falls der Upload abgebrochen werden soll.

Tipp zur Bearbeitung der Dokumenten-Detaildaten vor dem Upload: Selektieren Sie mehrere Dokumente, um das Kommentar, Dokumententyp, Dokumentenklasse, Fachrichtung, Dokumentensprache, Erstelldatum und Autor in einem Schritt für alle zu bearbeiten.

Den Workflow rund um den Labordaten-Upload in die ePA finden Sie im Labor Kapitel des Handbuchs.

Status-Filterung der ePA in der Kartei

Um den Überblick über den Bearbeitungsstand zu erleichtern, können Sie in der ePA direkt einsehen, ob ein Dokument aus der ePA in die Kartei in tomedo® heruntergeladen oder in die ePA hochgeladen wurde. In der Kartei haben Sie die Möglichkeit, die ePA gezielt nach diesen verschiedenen Status zu filtern. Dies unterstützt Sie dabei, den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der elektronischen Patientenakten Ihrer Patienten im Praxisalltag zu behalten.

Durch die Eingabe spezifischer Anfangsbuchstaben wird die Kartei auf die entsprechenden Einträge gefiltert. Folgende Kürzel stehen zur Verfügung:

• U, H oder 2 – Upload: Filtert nach Einträgen, die erfolgreich hochgeladen wurden.
• D – Download: Zeigt heruntergeladene Dokumente an.
• P – Partial Upload: Filtert nach Einträgen, wo nur ein Teil der Karteieintragsanhänge hochgeladen wurde.
• W oder 0 – Widersprochen: Zeigt Einträge an, bei denen der Upload widersprochen wurde oder das Dokument abgelehnt wurde.
• N – No Status: Filtert nach Einträgen ohne aktuellen ePA-Status.
• F – Fehler: Filtert nach fehlgeschlagenen Übertragungsversuchen.

Workflow zur Aktualisierung des Status: Wenn Sie die ePA aktualisieren und die Metadaten neu laden, geht tomedo® die Karteieinträge durch, um die Einträge in der ePA entsprechend mit dem Up- oder Download-Status zu versehen. Wenn Sie ein Dokument per Drag-and-drop aus der ePA in die Kartei ziehen, wird dieses sofort mit dem Download-Tag markiert.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass beim Durchgehen und Taggen der Einträge nur Karteieinträge berücksichtigt werden, deren Datum nach dem 01.10.2025 liegt. Dabei ist das ursprüngliche Erstelldatum des Karteieintrags entscheidend.

Tipp: Im Tooltipp des jeweiligen Icons für Karteieintrag können Sie ablesen, wann (Datum/Uhrzeit) die Aktion ausgeführt wurde und durch welchen Nutzer.

Nutzung der ePA-Daten

Öffnen Sie die Daten in der ePA über einen Doppelklick.

Droppen Sie die Daten aus der ePA in die tomedo Akte, um die entsprechenden Daten ggf. auch lokal zur Verfügung zu haben.

ePA Statistik

Sie wollen einen Überblick haben, für welchen Patienten Sie eine ePA-Berechtigung haben, um Dokumente für den Patienten in die ePA zu laden? Dann nutzen Sie die Statistik “Patient mit erfolgreicher ePA-Berechtigung”.

Tipp zum Lesen der Statistik:

• Anhand der Spalte “Anzahl Uploads” erkennen Sie, ob in der Praxis bereits Dokumente für den Patienten hochgeladen wurden.
• Anhand folgender Spalten “Berechtigt am”, Tage seit letzter Berechtigung” und “Letzter Upload” sehen Sie, wie lange Sie potenziell noch Zugriff auf die Akte haben.

Laborupload in die ePA

Wie der Laborupload in die ePA funktioniert, finden Sie hier.